Kunder
Administrer kundedatabasen og kontaktinformasjonen din
Oversikt over kundeadministrasjon
Kundedatabasen din er sentral for effektiv fakturering. Ved å holde nøyaktige kunderegistre kan du raskt opprette fakturaer med automatisk utfylt informasjon og følge forretningsforholdene dine over tid.
Fordeler med kundeadministrasjon: - Rask fakturaopprettelse med automatisk utfylling i ett klikk - Konsistent kundeinformasjon på tvers av alle dokumenter - Se kundens fullstendige fakturahistorikk - Hold oversikt over kundens kontaktinformasjon og forretningsopplysninger - Dokumenter kan vises på kundens språk, slik at hver kunde leser fakturaer og tilbud på sitt foretrukne språk - Validering av EU-MVA (VIES) med automatisk utfylling av firmanavn og adresse - Interne notater og filvedlegg lagres per kunde - Organiser kontakter med søk og sortering
Alle kundefunksjonene som beskrives her, er tilgjengelige i hver plan.
Sentralisert lagring av all kundeinformasjon
Se alle fakturaer og tilbud for hver kunde
Vis hver kundes fakturaer og tilbud på deres foretrukne språk
Valider EU-MVA-numre (VIES) og fyll automatisk ut firmanavn og adresse
Legge til kunder
Du kan legge til kunder fra kundesiden eller direkte mens du oppretter en faktura eller et tilbud.
Felter for kundeinformasjon:
Obligatorisk: - Navn (privatperson eller firmanavn) - E-post (for å sende fakturaer og tilbud)
Valgfritt: - Type (Kunde eller Prospekt — hold oversikt over potensielle kunder atskilt fra aktive kunder) - Kontaktnavn (enkeltperson som kontakt i et firma) - Telefonnummer - Skatte-ID (lokalt registreringsnummer) - MVA-nummer (EU-MVA — valideres mot VIES mens du skriver) - Gateadresse - By - Region / Fylke - Postnummer - Land
MVA-validering og automatisk utfylling: Når du skriver inn et EU-MVA-nummer, validerer Invotify det mot EU-kommisjonens VIES-database i sanntid. Et gyldig nummer bekreftes med en grønn hake; et ugyldig nummer flagges før du lagrer. Ved et vellykket oppslag fylles det registrerte firmanavnet og adressen automatisk ut i alle felter du har latt stå tomme — slik at du kan opprette en komplett B2B-kunde bare ut fra et MVA-nummer.
Legge til fra kundesiden: 1. Gå til Kunder i sidefeltet 2. Klikk på knappen «Legg til kunde» 3. Fyll ut kundeopplysningene 4. Klikk på Lagre
Legge til mens du oppretter en faktura: 1. I Faktureres til-delen i fakturaredigereren, bytt til «Legg til kunde» 2. Fyll ut de obligatoriske minimumsfeltene (navn og e-post) 3. Lagre — kunden lagres i kundelisten din og velges automatisk for fakturaen
- Inkluder alltid e-postadresser for fakturalevering
- Legg til skatte-ID for B2B-kunder for korrekt skattedokumentasjon
- Komplette adresser får fakturaene dine til å se mer profesjonelle ut
- Bruk konsistente navngivningskonvensjoner for enkelt søk
- Legg til kontaktnavn ved fakturering av firmaer for å gjøre kommunikasjonen mer personlig
Administrere kunder
Kundelisten gir verktøy for å søke, sortere og administrere kundedatabasen din effektivt.
Listefunksjoner: - Søk på tvers av navn, e-post og telefonnummer - Sorter etter navn, e-post, telefon eller sted (klikk på kolonneoverskriftene) - Filtrer etter type (Kunder eller Prospekter) - Sidenummerering (10 kunder per side) - Flervalg med massesletting (Shift-klikk for å velge et område) - Hurtighandlinger for hver kunde
Kundehandlinger: - Vis - Åpne kundens detaljside med fullstendig profil og historikk - Rediger - Endre kundeinformasjon - Slett - Fjern kunde (med bekreftelsesdialog)
Kundens detaljside: Hver kunde har en dedikert side som viser: - Fullstendig kontaktinformasjon (navn, kontaktperson, e-post, telefon, skatte-ID, MVA-nummer) - Fullstendig forretningsadresse - Inntektsstatistikk for kunden (i år, i fjor, gjennomsnittlig faktura, prognose) - Alle fakturaer knyttet til kunden (nummer, dato, beløp, status) - Et aktivitetsområde for interne notater og filvedlegg som lagres på kunden - En generator for kundeutdrag — velg et datointervall for å lage en PDF med løpende saldo - Hurtighandlinger (rediger, slett, opprett ny faktura for denne kunden)
Kundefiler: Filvedlegg ligger i kundens aktivitetsområde og teller mot kontoens fillagringskvote. Se Filer-delen for lagringsgrenser og støttede filtyper.
Finn kunder etter navn, e-post eller telefonnummer
Sorter etter navn, e-post, telefon eller sted; filtrer Kunder mot Prospekter
Se fullstendig kundeprofil og hele fakturahistorikken
Lag en PDF med løpende saldo for et hvilket som helst datointervall
Beste praksis
Følg denne beste praksisen for å holde en ren og nyttig kundedatabase.
Datakvalitet: - Verifiser e-postadresser før du lagrer for å sikre fakturalevering - Bruk konsistent formatering for telefonnumre - Inkluder fullstendige adresser for alle forretningskunder - Oppdater informasjon når kunder varsler deg om endringer
Organisering: - Bruk firmanavn for B2B-kunder - Bruk fullstendige navn for privatkunder - Legg til kontaktnavn for å skille mellom personer i samme firma - Hold skatte-ID-er oppdaterte for samsvar
Vedlikehold: - Gjennomgå og oppdater kundeinformasjon jevnlig - Fjern duplikatoppføringer ved hjelp av søkefunksjonen - Eksporter kundedata som CSV fra kundesiden (Eksporter CSV), eller som en del av det fullstendige JSON-arkivet via Innstillinger → Personvern og data
- Send en test-e-post for å verifisere kundens e-postadresser før du sender faktiske fakturaer
- For EU-B2B-kunder, skriv inn MVA-nummeret først og la VIES automatisk fylle ut firmanavn og adresse
- Velg dokumentspråk i faktura- eller tilbudsredigereren slik at hver kunde leser det på sitt eget språk
- Bruk søkefunksjonen for å unngå å opprette duplikatkunder
- Komplette adresser hjelper med skattesamsvar og et profesjonelt inntrykk