Digitala signaturer

Invotify låter dig signera fakturor och offerter elektroniskt — och låter även dina kunder signera dem, utan ett konto. Din egen signatur visas på dokumentet via signaturblocket, förifylld från din företagsprofil; kunder ritar sin signatur direkt på den publika delningssidan, och varje sparad signaturpost bär undertecknarens identitet och ett manipuleringsbeständigt granskningsspår — ingen utskrift, skanning eller tredjeparts e-signaturtjänst krävs.

Digitala signaturer är tillgängliga på alla planer (Starter, Pro och Lifetime) utan extra kostnad.

Vad som registreras med varje signaturpost: - Signaturbilden (lagras som base64-bilddata) - Undertecknarens namn - Undertecknarens e-postadress (valfritt) - IP-adressen som signaturen kom från - Webbläsarens user-agent-sträng - Den exakta tidsstämpeln för signeringen

Så fungerar signering idag: - Signering på dokumentet — signaturblocket renderar ditt undertecknarnamn, din titel, signaturbild och ditt datum på fakturan eller offerten, förifyllt från standardvärdena i Inställningar, så att ditt företag signerar varje dokument konsekvent. - Kundsignering på delningssidan — vem som helst du delar en faktura med kan öppna länken, ange sitt namn, rita sin signatur på en signeringsplatta och skicka in — inget Invotify-konto behövs. - Signaturposter — registrerade kundsignaturer lagras mot det exakta dokumentet och listas på fakturans detaljsida, så att du alltid vet vem som signerat och när.

När du delar en faktura innehåller den publika delningssidan en ”Signera detta dokument”-sektion — din kund kan signera precis där de visar fakturan, utan konto och utan extra tjänst.

Så signerar en kund: 1. Öppna delningslänken du skickade till dem. 2. Ange sitt fullständiga namn (en e-postadress är valfri men stärker granskningsspåret). 3. Rita sin signatur på signeringsplattan — den fungerar med mus, finger eller penna. 4. Skicka in. Signaturen registreras omedelbart och en bekräftelse visas.

Den signerade posten — den ritade signaturbilden plus undertecknarens namn, valfria e-post, IP-adress, webbläsare och exakta tidsstämpel — visas på fakturans detaljsida i din instrumentpanel.

Inbyggda skyddsåtgärder: - Inskickningar har frekvensbegränsning per IP (en handfull per timme) för att förhindra missbruk. - Ett dokument kan inte signeras två gånger under samma undertecknarnamn — ett dubblettförsök avvisas med ett tydligt meddelande. - En signatur accepteras endast mot en giltig, för närvarande delad faktura eller offert; en ogiltig eller återkallad länk avvisas. - Den publika slutpunkten kan endast skapa en signatur — den kan aldrig läsa befintliga.

Att signera dina dokument som företaget går via signaturblocket och din företagsprofil.

Ställ in en gång i Inställningar: Spara ditt standardundertecknarnamn, undertecknartitel och signaturbild i Inställningar → Företagsinformation. Dessa blir standardvärdena för varje dokument som innehåller ett signaturblock.

Signera medan du skapar: När du skapar eller redigerar en faktura eller offert vars mall innehåller ett signaturblock fyller blocket automatiskt i ditt undertecknarnamn, din titel, signaturbild och dagens datum på det verkliga dokumentet — återkommande dokument signeras konsekvent utan att ange uppgifterna på nytt varje gång.

För hur dina kunder signerar ett delat dokument, se ”Kunder signerar på delningssidan” ovan.

Varje signaturpost är mer än en bild — den är en post byggd för ansvarsutkrävande.

Vad som lagras för varje signaturpost: - Undertecknarens namn: Namnet undertecknaren angav. Obligatoriskt för varje signatur. - Undertecknarens e-post: En valfri e-postadress för undertecknaren. - Signaturbild: Signaturen, lagrad som base64-bilddata på dokumentets signaturpost. - IP-adress: Den ursprungliga IP-adressen, avläst från begäran, registrerad automatiskt. - User-agent: Undertecknarens webbläsar-/enhets-user-agent-sträng (lagrad, med mycket långa värden avkortade). - Tidsstämpel för signering: Det exakta ögonblick då signaturen registrerades.

Var du ser signaturer: På fakturans detaljsida listar en informationsrad varje signatur — ”Signerad av [namn] den [datum]” — bredvid dokumentets visningsstatistik, så att signeringshistoriken ligger vid sidan av resten av dokumentets aktivitet.

Vem som kan visa signaturer: Signaturposter är avgränsade till ditt företag. Endast medlemmar i ditt företag med rätt behörigheter kan lista och visa ett dokuments signaturer; data är aldrig synliga för andra konton. Den publika slutpunkten för signaturregistrering kan endast skapa en signatur via en giltig delningstoken — den kan aldrig läsa befintliga.

I Mallbyggaren styr signaturblocket hur ett signaturområde visas på det utskrivna/PDF-dokumentet. Det är ett av standardmallblocken, så du kan placera, dimensionera och styla det som vilket annat som helst.

Vad blocket visar: - En valfri rubrik/etikett (standard är ”Signature”, och kan anpassas eller döljas) - En valfri signaturlinje för hand- eller ritade signaturer att vila på - Undertecknarens namn, titel och signeringsdatum - En valfri signaturbild

Förifyllning från din företagsprofil: På verkliga dokument (inte byggarens förhandsvisning) fyller blocket automatiskt i undertecknarnamn, undertecknartitel, signaturbild och dagens datum från din företagsprofils standardvärden — så att dina egna dokument kommer ut signerade utan att ange uppgifterna på nytt varje gång.

Konfigurera blocket (fliken Fält): - Visa etikett — slå rubriken på eller av och åsidosätt dess text. - Visa signaturlinje — slå på/av understrecket som signaturen vilar på.

Styling och PDF-paritet: Bakgrund, ram, hörnradie, utfyllnad och teckenstyling som ställs in i byggaren förs vidare till den genererade PDF:en, och blocket följer den dokumentövergripande textskalan. I byggaren renderas det med exempeluppgifter för undertecknare så att du kan se layouten; på ett live-dokument visar det den verkliga undertecknaren, titeln, datumet och bilden.

Invotifys digitala signaturer är utformade för att ge dig en tydlig, försvarbar registrering av vem som signerat ett dokument och när. Det är viktigt att förstå exakt vad den registreringen är — och vad den inte är.

Vad Invotify tillhandahåller: - En registrerad signaturbild - Undertecknarens namn och valfria e-post - IP-adressen som signaturen kom från - Undertecknarens webbläsar-user-agent - En exakt tidsstämpel för signeringen - Företagsavgränsad lagring så att endast ditt team kan visa posten

Tillsammans bildar dessa ett granskningsspår som dokumenterar signeringshandlingen.

Vad Invotify inte hävdar: - Detta är inte en kvalificerad elektronisk signatur och är inte eIDAS-certifierat. - Invotify tillhandahåller inte identitetsverifiering av undertecknaren utöver de uppgifter de anger och de tekniska metadata som registreras. - Invotify lämnar ingen garanti om rättslig verkställbarhet i någon särskild jurisdiktion.

Huruvida en elektronisk signatur är juridiskt bindande beror på ditt lands lagar, dokumenttypen och de inblandade parterna. Om verkställbarhet är viktig för ett specifikt avtal, rådfråga en kvalificerad juridisk yrkesperson eller använd en dedikerad leverantör av kvalificerade e-signaturer där lagen kräver en.