Fakturowanie elektroniczne i zgodność

Invotify pomaga spełnić dwa nowoczesne wymagania jednocześnie: ustrukturyzowane e-faktury odczytywane maszynowo na potrzeby rozliczeń B2B i z administracją publiczną oraz pełna kontrola nad własnymi danymi w ramach RODO.

Ustrukturyzowane e-faktury (Pro): Oprócz zwykłego pliku PDF Invotify może generować zgodną ze standardami wersję XML dowolnej faktury. Pobierasz plik XML i wysyłasz lub wgrywasz go tam, gdzie wymaga tego nabywca lub organ podatkowy. Obsługiwane są trzy formaty: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) i Peppol BIS 3.0.

Dane i prywatność (wszystkie plany): Każde konto może wyeksportować swoje dane — jako gotowe do otwarcia pliki CSV dla księgowego lub jako jeden pełny archiwum JSON — oraz trwale usunąć konto, gdy nie jest już potrzebne.

Eksport e-faktury to funkcja Pro (dostępna również w planie Lifetime). Eksport danych i usunięcie konta są dostępne na każdym planie — pełne archiwum JSON i usunięcie konta działają nawet po wygaśnięciu subskrypcji.

Invotify generuje trzy ustrukturyzowane formaty e-faktur. Wszystkie trzy są tworzone na podstawie tych samych danych faktury, więc możesz wybrać ten, którego wymaga odbiorca lub jurysdykcja.

UBL 2.1: Standard OASIS Universal Business Language. Powszechnie akceptowany w całej UE i najczęstszy punkt wyjścia dla ustrukturyzowanego fakturowania elektronicznego.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, zgodny z EN 16931. To format stojący za XRechnung (Niemcy) i Factur-X (Francja) — wybierz CII, gdy wystawiasz faktury niemieckim lub francuskim podmiotom sektora publicznego i wielu odbiorcom B2B.

Peppol BIS 3.0: Profil UBL 2.1 z metadanymi specyficznymi dla Peppol — CustomizationID i ProfileID oraz obowiązkowe identyfikatory EndpointID zarówno po stronie dostawcy, jak i nabywcy. Wybierz ten format, gdy odbiorca prosi o fakturę Peppol.

Ważne — Invotify generuje plik, ale go nie przesyła. Eksport Peppol tworzy prawidłowy dokument XML Peppol BIS 3.0. Faktyczne dostarczenie go do sieci Peppol wymaga dostawcy punktu dostępu Peppol (np. Pagero, Basware lub Storecove). Invotify dostarcza Ci XML; wysłanie lub wgranie go to Twój ostatni krok.

E-fakturę eksportujesz z poziomu pojedynczej faktury. Eksport pobiera plik .xml o nazwie zawierającej numer faktury i format (np. INV-001-ubl.xml).

Jest to funkcja Pro dostępna wyłącznie dla faktur — ofert cenowych nie można eksportować jako e-faktur.

Faktury Peppol identyfikują każdą stronę za pomocą identyfikatora uczestnika Peppol zwanego EndpointID. Po stronie dostawcy identyfikator ten pochodzi z ID PEPPOL Twojej firmy, które ustawiasz jednorazowo w Ustawieniach.

Wprowadź wyłącznie swój zarejestrowany numer uczestnika — np. 1234567890123 — a Invotify automatycznie zastosuje schemat GLN (0088) podczas zapisywania EndpointID dostawcy w każdym eksporcie Peppol BIS 3.0. Nie dodawaj kodu schematu samodzielnie. Jeśli pole pozostaniesz puste, Invotify zastąpi je adresem e-mail firmy jako punktem końcowym, czego większość odbiorców Peppol nie zaakceptuje.

Twoje ID PEPPOL jest częścią profilu firmowego, więc jest współdzielone przez całą firmę i ponownie używane w każdym eksporcie Peppol — nie trzeba go podawać przy każdej fakturze.

Invotify daje Ci pełny dostęp do własnych danych, wspierając prawo do przenoszenia danych wynikające z RODO (art. 20). Dostępne są dwa uzupełniające się sposoby eksportu na każdym planie.

Eksport CSV (dla księgowego): Pobierz arkusze, które możesz otworzyć w Excelu, Numbers lub dowolnym programie księgowym. Dostępne są w miejscu, gdzie przechowywane są dane, i wymagają aktywnej subskrypcji: - Klienci — eksportowane ze strony Klienci (Eksport CSV): nazwa, e-mail, telefon, NIP, pełny adres i data utworzenia. - Faktury — eksportowane z listy faktur: numer faktury, status, daty, klient, waluta, kwota netto, podatek, rabat, sumy, zapłacona kwota, dostawca płatności/status i uwagi. Możesz filtrować według zakresu dat i statusu.

Pełne archiwum JSON (kompletna kopia zapasowa): Jeden ustrukturyzowany plik JSON zawierający wszystko, co obejmuje Twoje konto — profil konta i firmy, klientów, wszystkie dokumenty (faktury, oferty, noty kredytowe, wydatki), szablony, harmonogramy cykliczne, płatności i szablony podatkowe, połączenia bankowe, produkty i ruchy magazynowe, pliki i notatki klientów oraz dziennik audytu. Nazwy pól są powiązane, aby archiwum było czytelne. Archiwum pobierasz z Ustawienia → Prywatność i dane, działa nawet po wygaśnięciu subskrypcji.

Gdy nie potrzebujesz już Invotify, możesz trwale usunąć swoje konto, korzystając z prawa do bycia zapomnianym wynikającego z RODO (art. 17). Funkcja jest dostępna na każdym planie.

Usunięcie jest nieodwracalne. Aby zapobiec przypadkowemu działaniu, musisz wpisać dokładną frazę DELETE MY ACCOUNT. Po potwierdzeniu Invotify: 1. Anuluje aktywną subskrypcję (w miarę możliwości). 2. Usuwa dane firmy i rekord firmy (jeśli jesteś właścicielem). 3. Usuwa Twoje dane osobowe, profil i dane logowania. 4. Czyści przesłane pliki z przestrzeni dyskowej. 5. Wylogowuje Cię.

Jeśli jesteś członkiem firmy, której nie jesteś właścicielem, usunięcie konta usuwa Twoje członkostwo, ale pozostawia firmę i jej dane dla pozostałych członków zespołu.