Team & Machtigingen

Invotify is van meet af aan gebouwd voor teams. Nodig uw accountant, een virtuele assistent, een operationeel verantwoordelijke of uw zakenpartner uit — en bepaal precies wat iedereen kan zien en doen. Sleutelacties worden geregistreerd zodat u altijd weet wie wat heeft gedaan.

Wat u krijgt met teams: - Drie rollen — Eigenaar, Beheerder, Lid — die het volledige bevoegdheidsspectrum afdekken - Negen gedetailleerde machtigingen voor nauwkeurige controle per Lid - Verlopen e-mailuitnodigingen, gebonden aan het e-mailadres van de uitgenodigde - Een activiteitenlogboek van sleutelacties - Volledige per-bedrijf gegevensafscherming — uw team ziet alleen de gegevens van uw bedrijf, nooit die van iemand anders

Bedrijfsgebonden gegevens: Elke factuur, offerte, klant, product, sjabloon, schema en creditnota behoort tot een bedrijf. Uw teamleden zien alleen wat bij uw bedrijf hoort — nooit van iemand anders. Dit wordt op elke laag van het systeem afgedwongen, niet alleen in de interface.

Zetels per plan: Het aantal mensen in een team hangt af van uw plan. Pro omvat maximaal 10 teamleden (de eigenaar telt als één zetel). Starter en Lifetime zijn voor één gebruiker — ze omvatten slechts 1 zetel (de eigenaar). Om teamleden toe te voegen, upgradet u naar Pro. Openstaande uitnodigingen reserveren een zetel, zodat u de limiet van uw plan niet kunt overschrijden.

Invotify gebruikt een drielaagse rolhiërarchie. Elke rol heeft een duidelijk doel en een duidelijk plafond.

Eigenaar De Eigenaar is de accounthouder — meestal de persoon die zich heeft aangemeld. De Eigenaar heeft volledige toegang tot alles, inclusief facturering, en kan niet uit het team worden verwijderd. Elk account heeft precies één Eigenaar. Als de Eigenaar het account moet overdragen, neemt u contact op met ondersteuning — overdracht van eigenaarschap wordt voor u geregeld.

Beheerder Beheerders hebben altijd alle negen machtigingen — inclusief facturering. Ze kunnen facturen, offertes, klanten, producten, sjablonen, schema's, rapporten, teamleden en het abonnement beheren. Beheerdermachtigingen kunnen niet afzonderlijk worden beperkt: als u wilt dat iemand bijna-maar-niet-alle toegang heeft, houdt u hem op Lid en verleent u de specifieke machtigingen. U kunt zoveel Beheerders hebben als het zetelenaantal van uw plan toestaat.

Lid Leden zijn de flexibele rol. Een Lid begint met precies de machtigingen die u verleent — niets meer. Standaard kunnen nieuwe Leden facturen, offertes en klanten beheren en rapporten bekijken, maar ze kunnen geen producten, sjablonen, schema's, teaminstellingen of facturering beheren. De machtigingen van elk Lid kunnen afzonderlijk worden aangepast, zodat u één Lid kunt hebben dat alleen klantenservice afhandelt en een ander dat terugkerende factureringsschema's beheert.

Negen machtigingen dekken het volledige oppervlak van de app. Elke machtiging beheert de toegang tot een specifiek domein van gegevens en acties. Machtigingen zijn expliciet, niet impliciet — als een Lid een machtiging niet heeft, kan hij dat gebied letterlijk niet zien of aanraken, zelfs niet door URL's te raden.

Beschikbare machtigingen:

Facturen beheren — Facturen aanmaken, bewerken, verzenden, verwijderen. Betalingen registreren. PDF's genereren. Zonder deze machtiging heeft een Lid geen toegang tot facturen (er is geen alleen-lezen modus).

Offertes beheren — Offertes aanmaken, bewerken, verzenden, verwijderen. Offertes omzetten naar facturen. Verlopen van offertes afhandelen.

Klanten beheren — Klanten toevoegen, bewerken, verwijderen. Klantgeschiedenis bekijken.

Producten beheren — Producten toevoegen, bewerken, verwijderen. Prijzen bijwerken. Voorraad beheren (indien ingeschakeld). Nuttig voor magazijn-/voorraadpersoneel.

Sjablonen beheren — Factuur-/offertesjablonen ontwerpen, opslaan en verwijderen. Zelden nodig — de meeste teams hebben één of twee mensen die het sjabloonontwerp beheren.

Schema's beheren — Terugkerende factuurschema's aanmaken en wijzigen. Schema's pauzeren en hervatten. Nuttig voor operationeel personeel.

Rapporten bekijken — Toegang tot omzet-, W&V-, ouderdomsanalyse-, DSO- en btwrapporten. Los van factuurenbeheer zodat u rapportagetoegang kunt verlenen zonder schrijftoegang.

Team beheren — Nieuwe leden uitnodigen, rollen wijzigen, machtigingen aanpassen, leden verwijderen. Meestal alleen de Eigenaar en vertrouwde Beheerders.

Facturering beheren — Het Invotify-abonnement bekijken en beheren (upgraden, downgraden, annuleren, betaalmethode bijwerken).

Standaard voorinstellingen: - Eigenaar: Alle 9 machtigingen (kan niet worden gewijzigd) - Beheerder: Alle 9 machtigingen, altijd (niet afzonderlijk aanpasbaar) - Lid: Facturen beheren, Offertes beheren, Klanten beheren en Rapporten bekijken (kan worden aangepast)

Een teamgenoot toevoegen duurt minder dan een minuut.

Hoe u uitnodigt: 1. Open de Teampagina vanuit de zijbalk 2. Klik op "Lid uitnodigen" 3. Voer het e-mailadres van de persoon in 4. Kies hun rol — Beheerder of Lid 5. Als Lid, pas dan aan welke van de 9 machtigingen ze krijgen (standaarden zijn vooraf ingevuld) 6. Klik op Uitnodiging versturen

De uitgenodigde ontvangt een huisstijl-e-mail met een acceptatiekoppeling. De koppeling bevat een verlopen token dat 7 dagen geldig is en alleen kan worden geaccepteerd door een account dat is aangemeld met het uitgenodigde e-mailadres. Wanneer ze op accepteren klikken, worden ze begeleid bij het aanmaken van hun Invotify-account (of aanmelden als ze er al een hebben) en landen ze direct in de werkruimte van uw bedrijf met de rol en machtigingen die u heeft ingesteld.

Uitnodigingen beheren: De Teampagina toont elke openstaande uitnodiging. Zodra een uitnodiging is geaccepteerd, verschijnt de persoon in de ledenlijst; ingetrokken of verlopen uitnodigingen vallen gewoon van de openstaande lijst af.

U kunt een openstaande uitnodiging op elk moment intrekken. Eenmaal ingetrokken werkt de koppeling niet meer. U kunt een uitnodiging ook opnieuw versturen als de oorspronkelijke is verlopen of in een spammap is terechtgekomen.

Rol of machtigingen van een lid wijzigen: Nadat iemand is toegetreden, opent u hun profiel van de Teampagina. U kunt hun rol wijzigen (Lid → Beheerder), afzonderlijke machtigingen voor Leden aanpassen of hen uit het team verwijderen. Wijzigingen zijn direct van kracht — er is geen vereiste om opnieuw in te loggen.

Sleutelacties die uw team neemt, worden vastgelegd in een activiteitenlogboek. Dit is voor verantwoording, probleemoplossing en gemoedsrust — vooral wanneer er iets misgaat en u moet uitzoeken wat er is veranderd en wie het heeft gewijzigd.

Wat wordt geregistreerd: - Factuur aangemaakt, verzonden en handmatig als betaald gemarkeerd - Product aangemaakt - Btw-voorinstelling aangemaakt of verwijderd - Teamlid uitgenodigd, rol gewijzigd, uitnodiging opnieuw verstuurd - Bankrekening verbonden of verbroken, en banktransacties gekoppeld aan facturen

Wat per item wordt opgeslagen: - De uitvoerende persoon (wie het heeft gedaan) — gekoppeld aan hun teamprofiel - De actie (wat er is gebeurd) - Het doel (waarop ze hebben gehandeld — een factuur, een klant, enz.) - Een tijdstempel - Een korte contextuele noot waar relevant

Het logboek bekijken: Open Activiteit vanuit de zijbalk (schakel het in via Instellingen → Functies als het verborgen is) om de volledige feed te zien. Filter op persoon, datumbereik of entiteitstype om het te beperken.

Bewaartermijn: Activiteitenlogboekitems worden bewaard voor de levensduur van uw account. Ze zijn onderdeel van uw gegevensexport — wanneer u uw gegevens downloadt via Instellingen → Privacy & Gegevens, wordt het activiteitenlogboek meegeleverd.