Team & rechten

Invotify is vanaf dag één gebouwd voor teams. Nodig uw accountant, een virtuele assistent, een operationeel manager of uw zakenpartner uit — en bepaal precies wat iedere persoon mag zien en doen. Belangrijke acties worden vastgelegd, zodat u altijd weet wie wat heeft gedaan.

Wat u krijgt met teams: - Drie rollen — Eigenaar (Owner), Beheerder (Admin), Lid (Member) — die het volledige bevoegdhedenspectrum dekken - Negen granulaire rechten voor fijnmazige controle per lid - Verlopende e-mailuitnodigingen, gekoppeld aan het e-mailadres van de genodigde - Een activiteitenlogboek van belangrijke acties - Volledige gegevensisolatie op bedrijfsniveau — uw team ziet uitsluitend de gegevens van uw bedrijf

Bedrijfsgebonden gegevens: Elke factuur, offerte, klant, product, sjabloon, planning en creditnota hoort bij een bedrijf. Uw teamleden zien alleen wat bij uw bedrijf hoort — nooit de gegevens van iemand anders. Dit wordt op elke laag van het systeem afgedwongen, niet alleen in de gebruikersinterface.

Plekken per abonnement: Hoeveel personen er in een team kunnen, hangt af van uw abonnement. Pro omvat maximaal 10 teamleden (de eigenaar telt als één plek). Starter en Lifetime zijn voor één gebruiker — ze bevatten slechts 1 plek (de eigenaar). Wilt u teamleden toevoegen, upgrade dan naar Pro. Openstaande uitnodigingen reserveren een plek, zodat u nooit boven de limiet van uw abonnement uitkomt.

Invotify gebruikt een rolhiërarchie met drie niveaus. Elke rol heeft een duidelijk doel en een duidelijke bovengrens.

Eigenaar (Owner) De eigenaar is de accounthouder — meestal de persoon die zich heeft geregistreerd. De eigenaar heeft volledige toegang tot alles, inclusief de facturering, en kan niet uit het team worden verwijderd. Elk account heeft precies één eigenaar. Moet de eigenaar het account overdragen, neem dan contact op met support — de eigendomsoverdracht wordt voor u geregeld.

Beheerder (Admin) Beheerders hebben altijd alle negen rechten — inclusief facturering. Ze kunnen facturen, offertes, klanten, producten, sjablonen, planningen, rapporten, teamleden en het abonnement beheren. Beheerdersrechten kunnen niet afzonderlijk worden beperkt: wilt u dat iemand bijna — maar niet helemaal — volledige toegang heeft, houd die persoon dan Lid en ken in plaats daarvan de specifieke rechten toe. U kunt zoveel beheerders hebben als de plekken van uw abonnement toelaten.

Lid (Member) Leden zijn de flexibele rol. Een lid begint met precies de rechten die u toekent — en niets meer. Standaard kunnen nieuwe leden facturen, offertes en klanten beheren en rapporten bekijken, maar komen ze niet aan producten, sjablonen, planningen, teaminstellingen of de facturering. De rechten van elk lid zijn afzonderlijk aan te passen — zo kan het ene lid uitsluitend de klantenservice doen, terwijl een ander de planningen voor terugkerende facturen beheert.

Negen rechten dekken het volledige functionele oppervlak van de app. Elk recht regelt de toegang tot een specifiek domein van gegevens en acties. Rechten zijn expliciet, niet impliciet — heeft een lid een recht niet, dan kan het dat gebied letterlijk niet zien of aanraken, zelfs niet door URL's te raden.

Beschikbare rechten:

Facturen beheren (Manage Invoices) — Facturen aanmaken, bewerken, versturen en verwijderen. Betalingen registreren. PDF's genereren. Zonder dit recht heeft een lid helemaal geen toegang tot facturen (er is geen alleen-lezen-modus).

Offertes beheren (Manage Quotes) — Offertes aanmaken, bewerken, versturen en verwijderen. Offertes omzetten in facturen. Het verlopen van offertes afhandelen.

Klanten beheren (Manage Customers) — Klanten toevoegen, bewerken en verwijderen. Klantgeschiedenis bekijken.

Producten beheren (Manage Products) — Producten toevoegen, bewerken en verwijderen. Prijzen bijwerken. Voorraad beheren (indien ingeschakeld). Handig voor magazijn- en voorraadmedewerkers.

Sjablonen beheren (Manage Templates) — Factuur- en offertesjablonen ontwerpen, opslaan en verwijderen. Zelden nodig — in de meeste teams zijn één of twee personen verantwoordelijk voor het sjabloonontwerp.

Planningen beheren (Manage Schedules) — Planningen voor terugkerende facturen aanmaken en wijzigen. Planningen pauzeren en hervatten. Handig voor operationele medewerkers.

Rapporten bekijken (View Reports) — Toegang tot rapporten over omzet, winst en verlies, ouderdomsanalyse (aging), DSO en belasting. Losgekoppeld van het factuurbeheer, zodat u rapportagetoegang kunt geven zonder schrijfrechten.

Team beheren (Manage Team) — Nieuwe leden uitnodigen, rollen wijzigen, rechten aanpassen, leden verwijderen. Doorgaans alleen de eigenaar en vertrouwde beheerders.

Facturering beheren (Manage Billing) — Het Invotify-abonnement bekijken en beheren (upgraden, downgraden, opzeggen, betaalmethode bijwerken).

Standaardinstellingen: - Eigenaar (Owner): Alle 9 rechten (niet te wijzigen) - Beheerder (Admin): Altijd alle 9 rechten (niet afzonderlijk aanpasbaar) - Lid (Member): Facturen beheren, Offertes beheren, Klanten beheren en Rapporten bekijken (aanpasbaar)

Een teamlid toevoegen duurt nog geen minuut.

Zo nodigt u iemand uit: 1. Open de pagina "Team" via de zijbalk 2. Klik op "Lid uitnodigen" (Invite member) 3. Voer het e-mailadres van de persoon in 4. Kies de rol — Beheerder of Lid 5. Bij een lid past u aan welke van de 9 rechten het krijgt (de standaardwaarden zijn vooraf ingevuld) 6. Klik op "Uitnodiging versturen" (Send invite)

De genodigde ontvangt een e-mail in uw huisstijl met een acceptatielink. De link bevat een verlopend token dat 7 dagen geldig is en alleen kan worden geaccepteerd door een account dat is aangemeld met het uitgenodigde e-mailadres. Na het klikken op de link wordt de persoon door het aanmaken van een Invotify-account geleid (of door het inloggen, als die er al een heeft) en belandt hij of zij direct in de werkruimte van uw bedrijf — met de rol en rechten die u hebt ingesteld.

Uitnodigingen beheren: De Team-pagina toont elke openstaande uitnodiging. Zodra een uitnodiging is geaccepteerd, verschijnt de persoon in de ledenlijst; ingetrokken of verlopen uitnodigingen verdwijnen simpelweg uit de lijst met openstaande uitnodigingen.

U kunt een openstaande uitnodiging op elk moment intrekken. Na het intrekken werkt de link niet meer. U kunt een uitnodiging ook opnieuw versturen als de oorspronkelijke is verlopen of in een spammap is beland.

De rol of rechten van een lid wijzigen: Zodra iemand is toegetreden, opent u zijn of haar profiel via de Team-pagina. U kunt de rol wijzigen (Lid → Beheerder), de individuele rechten van leden aanpassen of de persoon uit het team verwijderen. Wijzigingen gaan direct in — opnieuw inloggen is niet nodig.

Belangrijke acties van uw team worden vastgelegd in een activiteitenlogboek. Dit dient de verantwoording, het oplossen van problemen en uw gemoedsrust — vooral wanneer er iets misgaat en u moet achterhalen wat er is veranderd en wie dat heeft gedaan.

Wat wordt vastgelegd: - Factuur aangemaakt, verstuurd en handmatig als betaald gemarkeerd - Product aangemaakt - Belastingvoorinstelling aangemaakt of verwijderd - Teamlid uitgenodigd, rol gewijzigd, uitnodiging opnieuw verstuurd - Bankrekening gekoppeld of ontkoppeld, en banktransacties gematcht met facturen

Wat bij elke vermelding wordt opgeslagen: - De uitvoerder (wie het deed) — gekoppeld aan zijn of haar teamprofiel - De actie (wat er gebeurde) - Het doelobject (waarop de actie betrekking had — een factuur, een klant, enz.) - Een tijdstempel - Een korte contextnotitie waar dat relevant is

Het logboek bekijken: Open "Activiteit" (Activity) via de zijbalk (schakel het onderdeel in onder Instellingen → Functies (Settings → Features) als het verborgen is) om de volledige feed te zien. Filter op persoon, datumbereik of objecttype om de lijst te verfijnen.

Bewaartermijn: Vermeldingen in het activiteitenlogboek blijven bewaard gedurende de hele levensduur van uw account. Ze maken deel uit van uw gegevensexport — wanneer u uw gegevens downloadt via Instellingen → Privacy & gegevens (Settings → Privacy & Data), zit het activiteitenlogboek erbij.