Digitale handtekeningen

Met Invotify ondertekent u facturen en offertes elektronisch — en kunnen ook uw klanten ze ondertekenen, zonder account. Uw eigen handtekening verschijnt op het document via het handtekeningblok (Signature block), vooraf ingevuld vanuit uw bedrijfsprofiel; klanten zetten hun handtekening rechtstreeks op de openbare deelpagina, en elk vastgelegd handtekeningrecord bevat de identiteit van de ondertekenaar en een audittrail die manipulatie zichtbaar maakt — printen, scannen of een externe e-handtekeningdienst is niet nodig.

Digitale handtekeningen zijn beschikbaar in elk abonnement (Starter, Pro en Lifetime) zonder extra kosten.

Wat bij elk handtekeningrecord wordt vastgelegd: - De handtekeningafbeelding (opgeslagen als base64-afbeeldingsgegevens) - De naam van de ondertekenaar - Het e-mailadres van de ondertekenaar (optioneel) - Het IP-adres waarvandaan de handtekening is gezet - De user-agent-tekenreeks van de browser - Het exacte tijdstip van ondertekening

Hoe ondertekenen vandaag werkt: - Ondertekening op het document — het handtekeningblok toont uw ondertekenaarsnaam, functietitel, handtekeningafbeelding en datum op de factuur of offerte, vooraf ingevuld vanuit de standaardwaarden in Instellingen (Settings), zodat uw bedrijf elk document consistent ondertekent. - Klantondertekening op de deelpagina — iedereen met wie u een factuur deelt, kan de link openen, zijn of haar naam invoeren, een handtekening op het tekenvlak zetten en verzenden — zonder Invotify-account. - Handtekeningrecords — vastgelegde klanthandtekeningen worden bij het exacte document opgeslagen en op de detailpagina van de factuur getoond, zodat u altijd weet wie wanneer heeft ondertekend.

Wanneer u een factuur deelt, bevat de openbare deelpagina een sectie "Onderteken dit document" ("Sign this document") — uw klant kan ondertekenen op precies de plek waar hij de factuur bekijkt, zonder account en zonder extra dienst.

Hoe een klant ondertekent: 1. Hij opent de deellink die u heeft gestuurd. 2. Hij voert zijn volledige naam in (een e-mailadres is optioneel, maar versterkt de audittrail). 3. Hij zet zijn handtekening op het tekenvlak — dat werkt met een muis, vinger of stylus. 4. Hij verzendt. De handtekening wordt direct vastgelegd en er verschijnt een bevestiging.

Het ondertekende record — de getekende handtekeningafbeelding plus de naam van de ondertekenaar, het optionele e-mailadres, het IP-adres, de browser en het exacte tijdstip — verschijnt op de detailpagina van de factuur in uw dashboard.

Ingebouwde waarborgen: - Inzendingen zijn per IP-adres beperkt in aantal (een handvol per uur) om misbruik te voorkomen. - Een document kan niet twee keer onder dezelfde ondertekenaarsnaam worden ondertekend — een dubbele poging wordt met een duidelijke melding geweigerd. - Een handtekening wordt alleen geaccepteerd voor een geldige, op dat moment gedeelde factuur of offerte; een ongeldige of ingetrokken link wordt geweigerd. - Het openbare eindpunt kan een handtekening alleen aanmaken — bestaande handtekeningen kan het nooit uitlezen.

Het ondertekenen van uw documenten namens uw bedrijf verloopt via het handtekeningblok en uw bedrijfsprofiel.

Eenmalig instellen in Instellingen: Sla uw standaard ondertekenaarsnaam, functietitel en handtekeningafbeelding op via Instellingen → Bedrijfsgegevens (Settings → Business Information). Deze gegevens worden de standaardwaarden voor elk document met een handtekeningblok.

Onderteken terwijl u aanmaakt: Wanneer u een factuur of offerte aanmaakt of bewerkt waarvan de sjabloon een handtekeningblok bevat, vult het blok automatisch uw ondertekenaarsnaam, functietitel, handtekeningafbeelding en de datum van vandaag in op het echte document — terugkerende documenten worden consistent ondertekend zonder dat u telkens de gegevens opnieuw hoeft in te voeren.

Hoe uw klanten een gedeeld document ondertekenen, leest u hierboven onder "Klanten ondertekenen op de deelpagina" ("Clients Sign on the Share Page").

Elk handtekeningrecord is meer dan een afbeelding — het is een record dat is opgebouwd met het oog op verantwoording.

Wat per handtekeningrecord wordt opgeslagen: - Naam van de ondertekenaar: de naam die de ondertekenaar heeft ingevoerd. Verplicht voor elke handtekening. - E-mailadres van de ondertekenaar: een optioneel e-mailadres van de ondertekenaar. - Handtekeningafbeelding: de handtekening, opgeslagen als base64-afbeeldingsgegevens bij het handtekeningrecord van het document. - IP-adres: het IP-adres van herkomst, uitgelezen uit het verzoek en automatisch vastgelegd. - User-agent: de user-agent-tekenreeks van de browser/het apparaat van de ondertekenaar (opgeslagen; zeer lange waarden worden afgekapt). - Tijdstip van ondertekening: het exacte moment waarop de handtekening werd vastgelegd.

Waar u handtekeningen ziet: Op de detailpagina van de factuur toont een informatiebalk elke handtekening — "Ondertekend door [naam] op [datum]" ("Signed by [name] on [date]") — naast de weergavestatistieken van het document, zodat de ondertekeningsgeschiedenis bij de overige activiteit van het document staat.

Wie handtekeningen kan bekijken: Handtekeningrecords zijn beperkt tot uw bedrijf. Alleen leden van uw bedrijf met de juiste rechten kunnen de handtekeningen van een document weergeven en bekijken; de gegevens zijn nooit zichtbaar voor andere accounts. Het openbare eindpunt voor het vastleggen van handtekeningen kan via een geldig deeltoken alleen een handtekening aanmaken — bestaande handtekeningen kan het nooit uitlezen.

In de sjabloonbouwer (Template Builder) bepaalt het handtekeningblok (Signature block) hoe een handtekeninggedeelte op het afgedrukte/PDF-document verschijnt. Het is een van de standaard sjabloonblokken, dus u kunt het plaatsen, schalen en opmaken zoals elk ander blok.

Wat het blok toont: - Een optionele kop/label (standaard "Handtekening" (Signature), aan te passen of te verbergen) - Een optionele handtekeninglijn waarop een geschreven of getekende handtekening kan rusten - De naam, functietitel en ondertekeningsdatum van de ondertekenaar - Een optionele handtekeningafbeelding

Vooraf invullen vanuit uw bedrijfsprofiel: Op echte documenten (niet in de buildervoorvertoning) vult het blok automatisch de ondertekenaarsnaam, functietitel, handtekeningafbeelding en de datum van vandaag in vanuit de standaardwaarden van uw bedrijfsprofiel — zo worden uw eigen documenten ondertekend aangemaakt zonder dat u telkens de gegevens opnieuw invoert.

Het blok configureren (tabblad Velden (Fields)): - Label tonen (Show label) — schakel de kop in of uit en pas de tekst ervan aan. - Handtekeninglijn tonen (Show signature line) — schakel de onderstreping in of uit waarop de handtekening rust.

Opmaak en PDF-pariteit: Achtergrond, rand, hoekafronding, opvulling en lettertypestijlen die u in de bouwer instelt, worden overgenomen in de gegenereerde PDF, en het blok respecteert de documentbrede tekstschaal. In de bouwer wordt het blok met voorbeeldgegevens van een ondertekenaar weergegeven zodat u de indeling kunt zien; op een echt document toont het de werkelijke ondertekenaar, functietitel, datum en afbeelding.

De digitale handtekeningen van Invotify zijn ontworpen om u een helder, verdedigbaar record te geven van wie een document heeft ondertekend en wanneer. Het is belangrijk om precies te begrijpen wat dat record is — en wat het niet is.

Wat Invotify biedt: - Een vastgelegde handtekeningafbeelding - De naam van de ondertekenaar en een optioneel e-mailadres - Het IP-adres waarvandaan de handtekening afkomstig is - De user-agent van de browser van de ondertekenaar - Een nauwkeurig tijdstip van ondertekening - Opslag beperkt tot uw bedrijf, zodat alleen uw team het record kan bekijken

Samen vormen deze een audittrail die de ondertekeningshandeling documenteert.

Wat Invotify niet claimt: - Dit is geen gekwalificeerde elektronische handtekening en is niet eIDAS-gecertificeerd. - Invotify biedt geen identiteitsverificatie van de ondertekenaar buiten de gegevens die deze invoert en de technische metadata die worden vastgelegd. - Invotify geeft geen garantie op juridische afdwingbaarheid in welk rechtsgebied dan ook.

Of een elektronische handtekening juridisch bindend is, hangt af van de wetgeving in uw land, het type document en de betrokken partijen. Als afdwingbaarheid voor een specifiek contract van belang is, raadpleeg dan een gekwalificeerde juridische professional of gebruik een gespecialiseerde aanbieder van gekwalificeerde e-handtekeningen waar de wet dat vereist.