Digitale handtekeningen

Invotify laat u facturen en offertes elektronisch ondertekenen — en laat uw klanten ze ook ondertekenen, zonder account. Uw eigen handtekening verschijnt op het document via het handtekeningblok, vooraf ingevuld vanuit uw bedrijfsprofiel; klanten tekenen direct op de openbare deelpagina, en elk vastgelegd handtekeningrecord bevat de identiteit van de ondertekenaar en een audittrail dat onvervalsbaar is — geen afdrukken, scannen of externe e-handtekeningdienst nodig.

Digitale handtekeningen zijn beschikbaar op elk plan (Starter, Pro en Lifetime) zonder extra kosten.

Wat bij elk handtekeningrecord wordt vastgelegd: - De handtekeningafbeelding (opgeslagen als base64-afbeeldingdata) - De naam van de ondertekenaar - Het e-mailadres van de ondertekenaar (optioneel) - Het IP-adres waarvan de handtekening afkomstig was - De browser-gebruikersagentstring - Het exacte tijdstip van ondertekening

Hoe ondertekenen vandaag werkt: - Ondertekening op het document — het handtekeningblok geeft de naam, titel, handtekeningafbeelding en datum van de ondertekenaar weer op de factuur of offerte, vooraf ingevuld vanuit de standaarden in Instellingen, zodat uw bedrijf elk document consistent ondertekent. - Klantondertekening op de deelpagina — iedereen met wie u een factuur deelt, kan de link openen, hun naam invoeren, hun handtekening tekenen op een ondertekeningspad en verzenden — geen Invotify-account nodig. - Handtekeningrecords — vastgelegde klanthandtekeningen worden opgeslagen bij het exacte document en worden weergegeven op de detailpagina van de factuur, zodat u altijd weet wie wanneer heeft ondertekend.

Wanneer u een factuur deelt, bevat de openbare deelpagina een sectie "Dit document ondertekenen" — uw klant kan direct ondertekenen waar ze de factuur bekijken, zonder account en zonder extra dienst.

Hoe een klant ondertekent: 1. Open de deelkoppeling die u hen heeft gestuurd. 2. Voer hun volledige naam in (een e-mailadres is optioneel maar versterkt het audittrail). 3. Teken hun handtekening op het ondertekeningspad — het werkt met een muis, vinger of stylus. 4. Verzenden. De handtekening wordt direct vastgelegd en een bevestiging verschijnt.

Het ondertekende record — de getekende handtekeningafbeelding plus de naam, het optionele e-mailadres, IP-adres, browser en het exacte tijdstip van de ondertekenaar — verschijnt op de detailpagina van de factuur in uw dashboard.

Ingebouwde beveiligingen: - Verzendingen zijn snelheidsbeperkt per IP (een paar per uur) om misbruik te voorkomen. - Een document kan niet twee keer worden ondertekend onder dezelfde ondertekenaarsnaam — een duplicaat wordt geweigerd met een duidelijke melding. - Een handtekening wordt alleen geaccepteerd voor een geldige, momenteel gedeelde factuur of offerte; een ongeldige of ingetrokken link wordt geweigerd. - Het openbare eindpunt kan alleen een handtekening aanmaken — het kan nooit bestaande handtekeningen lezen.

Het ondertekenen van uw documenten als bedrijf verloopt via het handtekeningblok en uw bedrijfsprofiel.

Eenmalig instellen in Instellingen: Sla uw standaard ondertekenaarsnaam, ondertekenaarstitel en handtekeningafbeelding op in Instellingen → Bedrijfsinformatie. Dit worden de standaarden voor elk document dat een handtekeningblok bevat.

Ondertekenen terwijl u aanmaakt: Wanneer u een factuur of offerte aanmaakt of bewerkt waarvan de sjabloon een handtekeningblok bevat, wordt het blok automatisch ingevuld met uw ondertekenaarsnaam, titel, handtekeningafbeelding en de datum van vandaag op het echte document — terugkerende documenten worden consistent ondertekend zonder elk keer opnieuw gegevens in te voeren.

Zie voor hoe uw klanten een gedeeld document ondertekenen "Klanten ondertekenen op de deelpagina" hierboven.

Elk handtekeningrecord is meer dan een afbeelding — het is een record opgebouwd voor verantwoording.

Wat per handtekeningrecord wordt opgeslagen: - Ondertekenaarsnaam: De naam die de ondertekenaar heeft ingevoerd. Vereist voor elke handtekening. - Ondertekenaar-e-mail: Een optioneel e-mailadres voor de ondertekenaar. - Handtekeningafbeelding: De handtekening, opgeslagen als base64-afbeeldingdata in het documenthandtekeningrecord. - IP-adres: Het herkomst-IP, gelezen uit het verzoek, automatisch vastgelegd. - Gebruikersagent: De browser/apparaat-gebruikersagentstring van de ondertekenaar (opgeslagen, met erg lange waarden ingekort). - Tijdstip van ondertekening: Het exacte moment waarop de handtekening werd vastgelegd.

Waar u handtekeningen ziet: Op de detailpagina van de factuur toont een informatiebalk elke handtekening — "Ondertekend door [naam] op [datum]" — naast de weergavestatistieken van het document, zodat de ondertekeningsgeschiedenis naast de rest van de activiteit van het document staat.

Wie handtekeningen kan bekijken: Handtekeningrecords zijn beperkt tot uw bedrijf. Alleen leden van uw bedrijf met de juiste machtigingen kunnen de handtekeningen van een document bekijken; de gegevens zijn nooit zichtbaar voor andere accounts. Het openbare eindpunt voor het vastleggen van handtekeningen kan via een geldig deeltoken alleen een handtekening aanmaken — het kan bestaande nooit lezen.

In de sjabloonbouwer bepaalt het handtekeningblok hoe een handtekeninggebied eruitziet op het afgedrukte/PDF-document. Het is een van de standaardsjabloonblokken, dus u kunt het plaatsen, grootte geven en stylen als elk ander.

Wat het blok toont: - Een optioneel opschrift/label (standaard "Handtekening", kan worden aangepast of verborgen) - Een optionele handtekeninglijn waarop hand- of getekende handtekeningen staan - De naam, titel en datum van ondertekening van de ondertekenaar - Een optionele handtekeningafbeelding

Vooraf invullen vanuit uw bedrijfsprofiel: Op echte documenten (niet de bouwer-preview) vult het blok de naam, titel, handtekeningafbeelding en datum van vandaag van de ondertekenaar automatisch in vanuit de standaarden van uw bedrijfsprofiel — zodat uw eigen documenten ondertekend worden zonder elk keer opnieuw gegevens in te voeren.

Het blok configureren (tabblad Velden): - Label tonen — schakel het opschrift aan of uit en overschrijf de tekst ervan. - Handtekeninglijn tonen — schakel de onderlijn waarop de handtekening staat aan of uit.

Stijl en PDF-pariteit: Achtergrond, rand, afronding, opvulling en lettertypestyling ingesteld in de bouwer worden meegenomen naar de gegenereerde PDF, en het blok respecteert de documentbrede tekstschaal. In de bouwer wordt het weergegeven met voorbeeldgegevens van de ondertekenaar zodat u de lay-out kunt zien; op een live document toont het de echte ondertekenaar, titel, datum en afbeelding.

De digitale handtekeningen van Invotify zijn ontworpen om u een duidelijk, verdedigbaar record te geven van wie een document heeft ondertekend en wanneer. Het is belangrijk te begrijpen wat dat record precies is — en wat het niet is.

Wat Invotify biedt: - Een vastgelegde handtekeningafbeelding - De naam en het optionele e-mailadres van de ondertekenaar - Het IP-adres waarvan de handtekening afkomstig was - De browser-gebruikersagent van de ondertekenaar - Een precies tijdstempel van ondertekening - Per-bedrijf opslag zodat alleen uw team het record kan bekijken

Samen vormen deze een audittrail die de handeling van ondertekening documenteert.

Wat Invotify niet claimt: - Dit is geen gekwalificeerde elektronische handtekening en is niet eIDAS-gecertificeerd. - Invotify biedt geen identiteitsverificatie van de ondertekenaar anders dan de ingevoerde gegevens en de vastgelegde technische metadata. - Invotify geeft geen garantie van juridische afdwingbaarheid in enige jurisdictie.

Of een elektronische handtekening juridisch bindend is, hangt af van de wetten van uw land, het type document en de betrokken partijen. Als afdwingbaarheid van belang is voor een specifiek contract, raadpleegt u een gekwalificeerde juridische professional of gebruikt u een toegewijde aanbieder van gekwalificeerde e-handtekeningen waar de wet dat vereist.