Instellingen

De pagina Instellingen is uw configuratiecentrum voor het aanpassen van Invotify aan uw bedrijfsbehoeften. Instellingen zijn georganiseerd in tabbladen, bereikbaar via de linker zijbalk (een vervolgkeuzemenu op mobiel).

Tabbladen instellingen: - Bedrijfsinformatie - Bedrijfsprofiel, logo, btw-/fiscaalnummers, PEPPOL-ID en adres - Documentinstellingen - Factureer-/offertenummering, standaardvaluta, betaalgegevens, betalingstermijnen, boetes voor te late betaling, betalingsherinneringen, btw-voorinstellingen en standaard notities & voorwaarden - Functies - Platformfuncties in- of uitschakelen (Offertes, Producten, Kalender, enz.) - Goedkeuringen - Goedkeuringsregels die vereisen dat documenten worden ondertekend vóór verzending (Pro) - Beveiliging - Wachtwoord, tweefactorauthenticatie (2FA), toegangssleutels en actieve sessies - Facturering - Abonnementsbeheer, planupgrades en betaalmethode - Integraties - Stripe en PayPal verbinden voor online betalingen, plus bankreconciliatie (Plaid) - Meldingen - Kies welke waarschuwingen u ontvangt en via welke kanalen - Privacy & Gegevens - Gegevensexport en accountverwijdering

Belangrijk: De pagina Instellingen is altijd toegankelijk, ook als uw abonnement is verlopen. Dit zorgt ervoor dat u altijd uw facturering en account kunt beheren.

Uw bedrijfsinformatie verschijnt op alle facturen en offertes en is essentieel voor professioneel ogende documenten.

Bedrijfslogo: - Upload uw bedrijfslogo - Ondersteunt PNG-, JPG-, GIF- en WebP-indelingen (maximaal 5 MB) - Vierkante afbeeldingen werken het best voor consistente weergave - Het logo verschijnt in het blok "Merk" op uw sjablonen - Verwijderknop beschikbaar om het huidige logo te verwijderen

Bedrijfsgegevens: - Bedrijfsnaam - Uw bedrijfs- of handelsnaam (verschijnt op alle documenten) - Zakelijk e-mailadres - Contact-e-mailadres voor klantinformatie - Telefoonnummer - Zakelijk contactnummer - Fiscaalnummer - Uw lokale belasting-/registratienummer - Btw-nummer - Voor btw-naleving en B2B-facturering - PEPPOL-ID - Uw elektronisch adres voor e-factureringsroutering — voer alleen het deelnemersnummer in (bijv. 1234567890123; het GLN-schema 0088 wordt automatisch toegepast). Gebruikt bij het exporteren van UBL/CII/Peppol e-facturen — zie de sectie E-facturering & Compliance voor details - Belastingschema - Het belastingstelsel dat uw bedrijf gebruikt (bijv. btw, gst, sst)

Adresgegevens: - Straatnaam en huisnummer - Stad - Staat / provincie - Postcode - Land

Al deze informatie wordt gebruikt in: - Het blok "Van" op facturen en offertes - E-mailafzenderinformatie bij het verzenden van documenten - PDF-generatie voor professionele uitstraling

Opmerking: Bankgegevens (banknaam, IBAN, SWIFT/BIC) die worden gebruikt in het blok Betaalgegevens worden ingesteld onder Documentinstellingen, niet hier.

Documentinstellingen bepalen hoe uw facturen en offertes worden genummerd en welke standaarden worden toegepast op nieuwe documenten. Facturen en offertes worden onafhankelijk genummerd.

Documentnummering: Stel uw nummeringsindeling samen uit uitwisselbare onderdelen, met een live voorbeeld van het volgende nummer: - Voorvoegsel - Letters vóór het nummer (bijv. "FAC", "OF") — maximaal 6 tekens - Jaar / Maand - Schakel in of het jaar en/of de maand in het nummer verschijnen - Kort jaar - Gebruik een 2-cijferig jaar (bijv. 24) in plaats van het volledige jaar - Scheidingsteken - Het teken tussen segmenten (bijv. -, /, ., of geen) - Cijfers - Hoeveel cijfers de reeks wordt aangevuld tot (bijv. 4 → 0001) - Reeksreset - De teller kan jaarlijks worden gereset zodat elk jaar opnieuw begint

Een live voorbeeld toont precies hoe het volgende documentnummer eruitziet (bijv. FAC-2026-0042).

Standaardvaluta: Stel uw meest gebruikte valuta in. Invotify ondersteunt 102 valuta's wereldwijd. De standaardvaluta is vooraf geselecteerd bij het aanmaken van nieuwe facturen en offertes (u kunt dit nog steeds per klant of per document overschrijven).

Betaalgegevens: Stel uw bankgegevens in zodat ze verschijnen in het blok Betaalgegevens op documenten: - Banknaam - SWIFT / BIC - IBAN

Standaard betalingstermijnen: Kies de standaardtermijnen die worden toegepast op nieuwe documenten: Bij ontvangst verschuldigd, Net 7, Net 15, Net 30, Net 60 of Net 90 dagen. De vervaldatum wordt automatisch berekend op basis van deze termijnen.

Boetes voor te late betaling: Configureer automatische boetes voor achterstallige facturen — respijtperiode, een percentage of vast bedrag, een optionele maximale limiet en of de boete terugkeert.

Betalingsherinneringen: Schakel automatische herinnerings-e-mails in die een ingesteld aantal dagen voor en/of na de vervaldatum worden verstuurd.

Btw-voorinstellingen: Sla herbruikbare btw-configuraties op (zie de sectie Btw-voorinstellingen hieronder).

Handtekening: Stel een standaard ondertekenaarnaam en -titel in die kan verschijnen in het blok Handtekening op documenten.

Standaard notities & voorwaarden: Geef standaardtekst voor notities en algemene voorwaarden die vooraf wordt ingevuld op nieuwe facturen en offertes.

Btw-voorinstellingen laten u gewone btw-tarieven eenmalig opslaan en hergebruiken op facturen en offertes, in plaats van percentages elke keer opnieuw in te typen. Ze zijn beschikbaar op alle plannen.

Wat een voorinstelling opslaat: - Naam - Een label voor het tarief (bijv. "Standaard btw", "Verlaagd tarief", "Nultarief") - Tarief - Het btw-percentage (0–100%) - Beschrijving - Optionele opmerking die aangeeft wanneer het te gebruiken - Standaard - Optioneel één voorinstelling als standaard markeren die wordt toegepast op nieuwe regelitems

Voorinstellingen beheren: 1. Ga naar Instellingen → Documentinstellingen en zoek de sectie Btw-voorinstellingen 2. Klik op Toevoegen om een voorinstelling aan te maken, of bewerk/verwijder een bestaande 3. Markeer een voorinstelling als standaard met de sterrenschakelaar zodat deze vooraf is geselecteerd op nieuwe documenten

Hoe voorinstellingen worden gebruikt: Bij het toevoegen van btw aan een regelitem of document kunt u een opgeslagen voorinstelling kiezen om het tarief direct in te vullen. U kunt het tarief nog steeds per regelitem overschrijven — voorinstellingen zijn een gemak, geen vergrendeling.

Automatisch standaard op basis van land: Als u geen voorinstelling als standaard heeft gemarkeerd, worden nieuwe regelitems vooraf gevuld met het standaard btw-tarief van uw land (afgeleid uit het bedrijfsland in Instellingen — bijv. Nederland → 21%). Het instellen van een standaard voorinstelling overschrijft dit altijd, inclusief een expliciete 0%-voorinstelling voor bedrijven die geen btw berekenen. Voor landen zonder één nationaal tarief (zoals de Verenigde Staten) wordt geen tarief aangenomen en beginnen nieuwe items op 0%.

Gerelateerde btw-functies: - Dubbele btw per regelitem (alle plannen) — pas twee onafhankelijke btw-tarieven toe per rij - Per-klant btw-instelling (alle plannen) — sla een standaard btw-ID en -tarieven op per klant - Per-product btw-categorieën (Pro) — stel primaire en secundaire btw-standaarden in per product

Invotify biedt meerdere beveiligingsopties om uw account te beschermen.

Wachtwoordbeheer: Wijzig uw wachtwoord via het tabblad Beveiliging: 1. Voer uw huidige wachtwoord in 2. Voer uw nieuwe wachtwoord in 3. Bevestig het nieuwe wachtwoord 4. Klik op "Wachtwoord wijzigen" om bij te werken

Tweefactorauthenticatie (2FA): Voeg een extra beveiligingslaag toe met e-mailgebaseerde tweefactorauthenticatie: - Wanneer ingeschakeld, wordt bij elke aanmelding een eenmalige verificatiecode naar uw e-mail gestuurd - Voer de 6-cijferige code in om het inloggen te voltooien - Codes zijn tijdgebonden voor de veiligheid

2FA inschakelen: 1. Ga naar Instellingen → Beveiliging 2. Schakel in de sectie "Tweefactorauthenticatie" de optie "E-mailcode" in 3. 2FA is direct actief — vanaf uw volgende aanmelding wordt een 6-cijferige code naar uw e-mail gestuurd om het inloggen te voltooien

Toegangssleutels (WebAuthn): Gebruik moderne wachtwoordloze authenticatie met toegangssleutels: - Meld u aan met vingerafdruk, gezichtsherkenning of pincode van het apparaat - Veiliger dan wachtwoorden - bestand tegen phishing-aanvallen - Ondersteunt hardware-beveiligingssleutels (YubiKey, enz.) - Meerdere toegangssleutels kunnen per account worden geregistreerd

Toegangssleutels instellen: 1. Ga naar Instellingen → Beveiliging 2. Klik op "Toegangssleutel toevoegen" 3. Volg de aanwijzingen van uw apparaat (vingerafdruk, gezicht of pincode) 4. De toegangssleutel is geregistreerd en kan worden gebruikt voor toekomstige aanmeldingen 5. U kunt meerdere toegangssleutels registreren voor verschillende apparaten

Toegangssleutels beheren: - Bekijk alle geregistreerde toegangssleutels in het tabblad Beveiliging - Verwijder toegangssleutels die u niet meer gebruikt - Voeg nieuwe toegangssleutels toe voor extra apparaten

Actieve sessies: Het tabblad Beveiliging toont ook elk apparaat dat momenteel is aangemeld bij uw account. Uw huidige apparaat is gemarkeerd als "Dit apparaat". U kunt een afzonderlijke sessie afmelden of alle andere sessies tegelijk afmelden als u ongeautoriseerde toegang vermoedt.

Zie de sectie Beveiliging & Authenticatie voor volledige details over alle authenticatiemethoden (inclusief aanmelden met Google en Apple en wachtwoordherstel).

Invotify laat u bepaalde platformfuncties in- of uitschakelen om uw werkruimte te vereenvoudigen. Uitgeschakelde functies zijn verborgen in de zijbalk en de interface, en alle gegevens worden bewaard zodat u ze opnieuw kunt inschakelen.

Schakelbare functies: - Offertes - De sectie Offertes. Wanneer uitgeschakeld, wordt Offertes verwijderd uit de zijbalk en werkt u alleen met facturen. - Producten - De productcatalogus. Wanneer uitgeschakeld, wordt Producten verwijderd uit de zijbalk. - Voorraadregistratie - Voorraadbeheer voor producten. Dit is een subfunctie van Producten en is alleen beschikbaar wanneer Producten is ingeschakeld — Producten uitschakelen schakelt ook Voorraadregistratie uit. - Kalender - De kalenderweergave van geplande en terugkerende documenten. - Creditnota's - Terugbetalingen en creditnota's uitschrijven tegen facturen. - Rapporten - Het rapportagegebied (omzet, ouderdomsanalyse, btw, winst & verlies, en meer). - Activiteit - Het live auditlogboek van wijzigingen in uw werkruimte. - Team - Leden uitnodigen en rollen en machtigingen beheren.

Functies in- of uitschakelen: 1. Ga naar Instellingen → Functies 2. Zet de schakelaar naast een functie aan of uit om hem in of uit te schakelen 3. Wijzigingen zijn direct van kracht

Waarom functies uitschakelen? - Vereenvoudig uw werkruimte door functies die u niet gebruikt te verbergen - Verminder zijbalkruis voor een schonere interface - Concentreer u op de tools die van belang zijn voor uw werkproces - Functies kunnen altijd opnieuw worden ingeschakeld met alle gegevens bewaard

Beheer uw Invotify-abonnement via de sectie Facturering in Instellingen.

Weergave huidig plan: - Uw plannaam met een pictogram (Starter, Pro of Lifetime) - Abonnementsstatus (Actief, Geannuleerd, enz.) - Factureringsperiode of "Levenslange toegang" voor eenmalige aankopen - Huidige prijs en verlengingsinformatie - Knop "Abonnement beheren" (opent Stripe Klantenportaal) - Knop "Plan wijzigen" om te vergelijken en upgraden

Upgradeproces: 1. Klik op "Plan wijzigen" om alle beschikbare plannen te zien 2. Vergelijk functies tussen Starter, Pro en Lifetime 3. Klik op de upgradeknop voor uw gekozen plan 4. Voltooi de betaling veilig via Stripe Checkout 5. Uw plan wordt direct geüpgraded en nieuwe functies zijn meteen beschikbaar

Abonnement beheren: De knop "Abonnement beheren" opent het Stripe Klantenportaal waar u kunt: - Uw creditcard of debetkaart bijwerken - Uw volledige factuurgeschiedenis bekijken - Betalingsbewijzen en facturen downloaden - Uw abonnement annuleren - Overstappen van maandelijkse naar jaarlijkse facturering

Het tabblad Integraties laat u externe diensten verbinden. Betaal- en banksynchronisatie-integraties zijn beschikbaar op Pro- en Lifetime-plannen.

Online betalingen accepteren: Verbind Stripe en/of PayPal zodat klanten uw facturen online kunnen betalen. Beide gebruiken een beveiligde OAuth-verbinding — u autoriseert Invotify vanuit uw bestaande Stripe- of PayPal-account; Invotify ziet uw aanmeldgegevens nooit.

Een betaalaanbieder instellen: 1. Ga naar Instellingen → Integraties 2. Klik onder "Online betalingen accepteren" op Verbinden naast Stripe of PayPal 3. U wordt doorgestuurd naar de aanbieder om de verbinding te autoriseren 4. Voltooi onboarding (of meld u aan bij uw bestaande account) 5. Eenmaal verbonden, verschijnen de status en accountgegevens in Instellingen

Na verbinding: - Betaallinks kunnen worden gegenereerd voor afzonderlijke facturen - Betaallinks worden automatisch opgenomen in factuur-e-mails - Klanten kunnen direct via de link betalen met kaart of ondersteunde wallet - Betalingen worden gestort op uw verbonden Stripe- of PayPal-account - De factuurstatus wordt automatisch bijgewerkt via webhooks wanneer een klant betaalt

Bankreconciliatie: Pro/Lifetime-gebruikers kunnen ook een bankrekening verbinden (via Plaid) om transacties op te halen en ze te matchen met uitstaande facturen. Zie de sectie Banksynchronisatie voor details.

Beheren & verbreken: - Bekijk verbindingsstatus en accountgegevens in Instellingen - Klik op Verbreken om een integratie op elk moment te verwijderen - Verbreken stopt het werken van nieuwe betaallinks maar heeft geen invloed op uw Stripe/PayPal-account zelf

Bij het toevoegen van een klant met een Europees btw-nummer kan Invotify dit valideren via de officiële EU VIES-database en de bedrijfsgegevens automatisch invullen.

Hoe het werkt: 1. U maakt een nieuwe klant aan en voert hun btw-nummer in (bijv. NL123456789B01) 2. Invotify detecteert dat het een EU-btw-nummer is (begint met een 2-letterige EU-landcode) 3. Het stuurt het nummer naar de VIES-database van de Europese Commissie voor validatie 4. Indien geldig: de bedrijfsnaam en het geregistreerde adres uit de overheidsdatabase worden automatisch ingevuld in het klantrecord 5. Indien ongeldig: u ziet een waarschuwing vóór het opslaan

Waarom dit van belang is: - Voor B2B-facturering in Europa moet u het btw-nummer van uw klant verifiëren voor btw-naleving (verlegging, btw-vrijstellingen) - Het automatisch invullen van de officiële geregistreerde naam en het adres voorkomt typefouten en zorgt ervoor dat uw facturen verwijzen naar de juridisch correcte entiteit - VIES is de gezaghebbende bron — het is dezelfde database die belastingautoriteiten gebruiken

Ondersteunde landen: Alle 27 EU-lidstaten plus Noord-Ierland (XI). De volledige lijst: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratis, geen API-sleutel: VIES wordt beheerd door de Europese Commissie. Het is gratis, openbaar en vereist geen registratie. Invotify roept het direct aan wanneer u een btw-nummer valideert.

Opmerking: VIES is soms traag of niet beschikbaar wanneer databases van EU-lidstaten onderhoud ondergaan. Invotify gaat correct om met time-outs — u kunt de klant altijd opslaan en later valideren.

Het tabblad Privacy & Gegevens geeft u AVG-compatibele controle over uw gegevens: een volledige export en permanente accountverwijdering.

Gegevensexport: Klik op Mijn gegevens downloaden om een enkel JSON-bestand te genereren dat uw profiel, klanten, facturen, offertes, producten, sjablonen en gerelateerde records bevat. Het wordt direct gedownload en is beschikbaar ongeacht uw abonnementsstatus.

Accountverwijdering: Klik op Mijn account verwijderen, typ vervolgens MIJN ACCOUNT VERWIJDEREN ter bevestiging. Dit verwijdert uw account en alle bijbehorende gegevens permanent — dit kan niet ongedaan worden gemaakt, dus exporteer uw gegevens eerst.

Op zoek naar meer exportopties? De sectie E-facturering & Compliance behandelt gestructureerde CSV/JSON-gegevensexports en elektronische factuurindelingen (UBL, CII, Peppol) in detail.