Instellingen

De pagina Instellingen is uw configuratiecentrum om Invotify af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf. De instellingen zijn georganiseerd in tabbladen, te bereiken via de linkerzijbalk (op mobiel een keuzemenu).

Tabbladen met instellingen: - Bedrijfsgegevens (Business Information) - Bedrijfsprofiel, logo, fiscale/btw-nummers, PEPPOL-ID en adres - Documentinstellingen (Document Settings) - Nummering van facturen/offertes, standaardvaluta, betaalgegevens, betalingsvoorwaarden, aanmaningskosten, betalingsherinneringen, btw-voorinstellingen en standaardnotities & -voorwaarden - Functies (Features) - Platformfuncties in- of uitschakelen (Offertes, Producten, Kalender, enz.) - Goedkeuringen (Approvals) - Goedkeuringsregels die akkoord vereisen voordat documenten worden verstuurd (Pro) - Beveiliging (Security) - Wachtwoord, tweefactorauthenticatie (2FA), passkeys en actieve sessies - Facturatie (Billing) - Abonnementsbeheer, plan-upgrades en betaalmethode - Integraties (Integrations) - Stripe en PayPal koppelen voor online betalingen, plus bankafstemming (Plaid) - Meldingen (Notifications) - Kies welke waarschuwingen u ontvangt en via welke kanalen - Privacy & gegevens (Privacy & Data) - Gegevensexport en accountverwijdering

Belangrijk: De pagina Instellingen is altijd toegankelijk, ook als uw abonnement is verlopen. Zo kunt u altijd uw facturatie en account beheren.

Uw bedrijfsgegevens verschijnen op alle facturen en offertes en zijn dus essentieel voor professioneel ogende documenten.

Bedrijfslogo: - Upload uw bedrijfslogo - Ondersteunt de formaten PNG, JPG, GIF en WebP (maximaal 5MB) - Vierkante afbeeldingen geven het meest consistente resultaat - Het logo verschijnt in het blok "Merk" (Brand) op uw sjablonen - Met de verwijderknop kunt u het huidige logo verwijderen

Bedrijfsdetails: - Bedrijfsnaam (Business Name) - Uw bedrijfs- of handelsnaam (verschijnt op alle documenten) - Zakelijk e-mailadres (Business Email) - Contact-e-mailadres voor vragen van klanten - Telefoonnummer (Phone Number) - Zakelijk telefoonnummer - Fiscaal nummer (Tax ID) - Uw lokale fiscale of registratienummer - Btw-nummer (VAT Number) - Voor fiscale compliance en B2B-facturatie - PEPPOL-ID - Uw elektronische adres voor de routering van e-facturen — voer alleen het deelnemersnummer in (bijv. 1234567890123; het GLN-schema 0088 wordt automatisch toegepast). Wordt gebruikt bij het exporteren van UBL/CII/Peppol-e-facturen — zie de sectie E-facturatie & compliance voor details - Belastingstelsel (Tax Scheme) - Het belastingsysteem dat uw bedrijf gebruikt (bijv. VAT, GST, SST)

Adresgegevens: - Straat en huisnummer - Plaats - Provincie / regio - Postcode - Land

Al deze gegevens worden gebruikt in: - Het blok "Van" (From) op facturen en offertes - De afzendergegevens van e-mails bij het versturen van documenten - De PDF-generatie, voor een professionele uitstraling

Let op: Bankgegevens (banknaam, IBAN, SWIFT/BIC) voor het blok Betaalgegevens stelt u in onder Documentinstellingen (Document Settings), niet hier.

De documentinstellingen bepalen hoe uw facturen en offertes worden genummerd en welke standaardwaarden op nieuwe documenten worden toegepast. Facturen en offertes worden onafhankelijk van elkaar genummerd.

Documentnummering: Stel uw nummeringsformaat samen uit verwisselbare onderdelen, met een live voorbeeld van het volgende nummer: - Voorvoegsel (Prefix) - Letters vóór het nummer (bijv. "INV", "QT") — maximaal 6 tekens - Jaar / maand (Year / Month) - Schakel in of het jaar en/of de maand in het nummer verschijnen - Kort jaartal (Short year) - Gebruik een 2-cijferig jaartal (bijv. 24) in plaats van het volledige jaar - Scheidingsteken (Separator) - Het teken tussen de segmenten (bijv. -, /, ., of geen) - Cijfers (Digits) - Tot hoeveel cijfers het volgnummer wordt aangevuld (bijv. 4 → 0001) - Reeks resetten (Sequence reset) - De teller kan jaarlijks worden gereset, zodat elk jaar opnieuw begint

Een live voorbeeld toont precies hoe het volgende documentnummer eruit zal zien (bijv. INV-2026-0042).

Standaardvaluta: Stel de valuta in die u het meest gebruikt. Invotify ondersteunt 102 valuta's wereldwijd. De standaardvaluta is voorgeselecteerd bij het aanmaken van nieuwe facturen en offertes (u kunt deze nog steeds per klant of per document aanpassen).

Betaalgegevens: Stel uw bankgegevens in zodat ze verschijnen in het blok Betaalgegevens (Payment Details) op documenten: - Banknaam - SWIFT / BIC - IBAN

Standaard betalingsvoorwaarden: Kies de standaardvoorwaarden voor nieuwe documenten: direct te betalen bij ontvangst, of binnen 7, 15, 30, 60 of 90 dagen (Net 7–90). De vervaldatum wordt automatisch op basis van deze voorwaarden berekend.

Aanmaningskosten: Configureer automatische aanmaningskosten voor achterstallige facturen — een respijtperiode, een percentage of vast bedrag, een optioneel maximum en of de kosten zich herhalen.

Betalingsherinneringen: Schakel automatische herinneringsmails in die een ingesteld aantal dagen vóór en/of na de vervaldatum worden verstuurd.

Btw-voorinstellingen: Sla herbruikbare btw-configuraties op (zie de sectie Btw-voorinstellingen hieronder).

Handtekening: Stel een standaardnaam en -functie van de ondertekenaar in, die kunnen verschijnen in het blok Handtekening (Signature) op documenten.

Standaardnotities & -voorwaarden: Stel standaardteksten in voor notities en algemene voorwaarden, die automatisch worden ingevuld op nieuwe facturen en offertes.

Met btw-voorinstellingen slaat u veelgebruikte belastingtarieven één keer op en hergebruikt u ze op facturen en offertes, in plaats van telkens percentages opnieuw te typen. Ze zijn beschikbaar op alle abonnementen.

Wat een voorinstelling opslaat: - Naam - Een label voor het tarief (bijv. "Standaard btw", "Verlaagd tarief", "Nultarief") - Tarief - Het belastingpercentage (0–100%) - Omschrijving - Optionele notitie die uitlegt wanneer u het tarief gebruikt - Standaard - Markeer optioneel één voorinstelling als standaard die op nieuwe factuurregels wordt toegepast

Voorinstellingen beheren: 1. Ga naar Instellingen → Documentinstellingen (Settings → Document Settings) en zoek de sectie Btw-voorinstellingen 2. Klik op Toevoegen (Add) om een voorinstelling aan te maken, of bewerk/verwijder een bestaande 3. Markeer een voorinstelling als standaard met de ster-schakelaar, zodat deze op nieuwe documenten is voorgeselecteerd

Hoe voorinstellingen worden gebruikt: Wanneer u btw toevoegt aan een factuurregel of document, kunt u een opgeslagen voorinstelling kiezen om het tarief direct in te vullen. U kunt het tarief per regel nog steeds aanpassen — voorinstellingen zijn een gemak, geen vergrendeling.

Automatische landgebonden standaard: Heeft u geen voorinstelling als standaard gemarkeerd, dan worden nieuwe factuurregels vooraf ingevuld met het standaard btw-tarief van uw land (op basis van het bedrijfsland in de instellingen — bijv. Letland → 21%). Een ingestelde standaardvoorinstelling gaat hier altijd boven, ook een expliciete voorinstelling van 0% voor bedrijven die geen btw rekenen. Voor landen zonder één nationaal tarief (zoals de Verenigde Staten) wordt geen tarief aangenomen en beginnen nieuwe regels op 0%.

Gerelateerde belastingfuncties: - Dubbele btw per factuurregel (alle abonnementen) — pas twee onafhankelijke tarieven per regel toe - Btw-instellingen per klant (alle abonnementen) — sla per klant een standaard btw-nummer en standaardtarieven op - Belastingcategorieën per product (Pro) — stel per product een primair en secundair standaardtarief in

Invotify biedt meerdere beveiligingsopties om uw account te beschermen.

Wachtwoordbeheer: Wijzig uw wachtwoord via het tabblad Beveiliging (Security): 1. Voer uw huidige wachtwoord in 2. Voer uw nieuwe wachtwoord in 3. Bevestig het nieuwe wachtwoord 4. Klik op "Wachtwoord wijzigen" (Change Password) om het bij te werken

Tweefactorauthenticatie (2FA): Voeg een extra beveiligingslaag toe met tweefactorauthenticatie via e-mail: - Wanneer ingeschakeld, wordt bij elke aanmelding een eenmalige verificatiecode naar uw e-mailadres gestuurd - Voer de 6-cijferige code in om de aanmelding te voltooien - Codes zijn om veiligheidsredenen beperkt geldig

2FA inschakelen: 1. Ga naar Instellingen → Beveiliging (Settings → Security) 2. Schakel in de sectie "Tweefactorauthenticatie" de optie "E-mailcode" (Email Code) in 3. 2FA is direct actief — vanaf uw volgende aanmelding ontvangt u per e-mail een 6-cijferige code om het inloggen te voltooien

Passkeys (WebAuthn): Gebruik moderne wachtwoordloze authenticatie met passkeys: - Meld u aan met uw vingerafdruk, gezichtsherkenning of apparaat-pincode - Veiliger dan wachtwoorden - bestand tegen phishingaanvallen - Ondersteunt hardwarebeveiligingssleutels (YubiKey, enz.) - Per account kunnen meerdere passkeys worden geregistreerd

Passkeys instellen: 1. Ga naar Instellingen → Beveiliging (Settings → Security) 2. Klik op "Passkey toevoegen" (Add Passkey) 3. Volg de aanwijzingen van uw apparaat (vingerafdruk, gezicht of pincode) 4. De passkey is geregistreerd en kan bij toekomstige aanmeldingen worden gebruikt 5. U kunt meerdere passkeys registreren voor verschillende apparaten

Passkeys beheren: - Bekijk alle geregistreerde passkeys op het tabblad Beveiliging - Verwijder passkeys die u niet meer gebruikt - Voeg nieuwe passkeys toe voor extra apparaten

Actieve sessies: Het tabblad Beveiliging toont ook elk apparaat dat momenteel bij uw account is aangemeld. Uw huidige apparaat is gemarkeerd als "Dit apparaat" (This device). U kunt een individuele sessie afmelden, of in één keer alle andere sessies als u onbevoegde toegang vermoedt.

Voor alle details over de authenticatiemethoden (waaronder aanmelden met Google en Apple en wachtwoordherstel) raadpleegt u de sectie Beveiliging & authenticatie.

Met Invotify kunt u bepaalde platformfuncties in- of uitschakelen om uw werkruimte te vereenvoudigen. Uitgeschakelde functies verdwijnen uit de zijbalk en de interface, en alle bijbehorende gegevens blijven bewaard voor wanneer u ze weer inschakelt.

Schakelbare functies: - Offertes (Quotes) - De sectie Offertes. Indien uitgeschakeld verdwijnt Offertes uit de zijbalk en werkt u alleen met facturen. - Producten (Products) - De productcatalogus. Indien uitgeschakeld verdwijnt Producten uit de zijbalk. - Voorraadbeheer (Stock Tracking) - Voorraadregistratie voor producten. Dit is een subfunctie van Producten en is alleen beschikbaar zolang Producten is ingeschakeld — schakelt u Producten uit, dan gaat ook Voorraadbeheer uit. - Kalender (Calendar) - De kalenderweergave van ingeplande en terugkerende documenten. - Creditnota's (Credit Notes) - Terugbetalingen en creditnota's uitgeven op facturen. - Rapporten (Reports) - Het rapportagegedeelte (omzet, ouderdom van vorderingen, belasting, winst & verlies en meer). - Activiteit (Activity) - Het live auditlogboek van wijzigingen in uw werkruimte. - Team - Leden uitnodigen en rollen en rechten beheren.

Functies in- of uitschakelen: 1. Ga naar Instellingen → Functies (Settings → Features) 2. Zet de schakelaar naast een functie om deze in of uit te schakelen 3. Wijzigingen worden direct van kracht

Waarom functies uitschakelen? - Vereenvoudig uw werkruimte door functies te verbergen die u niet gebruikt - Verminder rommel in de zijbalk voor een overzichtelijkere interface - Focus op de tools die ertoe doen in uw werkwijze - Functies kunnen op elk moment weer worden ingeschakeld, met behoud van alle gegevens

Beheer uw Invotify-abonnement via de sectie Facturatie (Billing) in de instellingen.

Weergave van uw huidige abonnement: - De naam van uw abonnement met een pictogram (Starter, Pro of Lifetime) - De abonnementsstatus (Actief, Geannuleerd, enz.) - De facturatieperiode, of "Levenslange toegang" (Lifetime Access) bij eenmalige aankopen - De huidige prijs en verlengingsinformatie - De knop "Abonnement beheren" (Manage Subscription) — opent het Stripe-klantenportaal - De knop "Abonnement wijzigen" (Change Plan) om te vergelijken en te upgraden

Upgradeproces: 1. Klik op "Abonnement wijzigen" (Change Plan) om alle beschikbare abonnementen te zien 2. Vergelijk de functies van Starter, Pro en Lifetime 3. Klik op de upgradeknop bij het abonnement van uw keuze 4. Rond de betaling veilig af via Stripe Checkout 5. Uw abonnement wordt direct geüpgraded en de nieuwe functies zijn meteen beschikbaar

Abonnement beheren: De knop "Abonnement beheren" (Manage Subscription) opent het Stripe-klantenportaal, waar u het volgende kunt doen: - Uw creditcard of betaalpas bijwerken - Uw volledige facturatiegeschiedenis bekijken - Betalingsbewijzen en facturen downloaden - Uw abonnement opzeggen - Overstappen van maandelijkse naar jaarlijkse facturatie

Via het tabblad Integraties (Integrations) koppelt u externe diensten. Betaal- en banksynchronisatie-integraties zijn beschikbaar op de abonnementen Pro en Lifetime.

Online betalingen accepteren: Koppel Stripe en/of PayPal zodat klanten uw facturen online kunnen betalen. Beide gebruiken een veilige OAuth-verbinding — u autoriseert Invotify vanuit uw bestaande Stripe- of PayPal-account; Invotify ziet uw inloggegevens nooit.

Een betaalprovider instellen: 1. Ga naar Instellingen → Integraties (Settings → Integrations) 2. Klik onder "Online betalingen accepteren" (Accept online payments) op Koppelen (Connect) naast Stripe of PayPal 3. U wordt doorgestuurd naar de provider om de koppeling te autoriseren 4. Doorloop de onboarding (of log in op uw bestaande account) 5. Na het koppelen verschijnen de status en accountgegevens in de instellingen

Na het koppelen: - Voor individuele facturen kunnen betaallinks worden gegenereerd - Betaallinks worden automatisch opgenomen in factuur-e-mails - Klanten kunnen rechtstreeks via de link betalen met een kaart of ondersteunde wallet - Betalingen worden gestort op uw gekoppelde Stripe- of PayPal-account - De factuurstatus wordt via webhooks automatisch bijgewerkt wanneer een klant betaalt

Bankafstemming: Pro/Lifetime-gebruikers kunnen ook een bankrekening koppelen (via Plaid) om transacties binnen te halen en deze te matchen met openstaande facturen. Zie de sectie Banksynchronisatie voor details.

Beheren & ontkoppelen: - Bekijk de verbindingsstatus en accountgegevens in de instellingen - Klik op Ontkoppelen (Disconnect) om een integratie op elk moment te verwijderen - Na het ontkoppelen werken nieuwe betaallinks niet meer, maar uw Stripe-/PayPal-account zelf blijft onaangetast

Wanneer u een klant toevoegt met een Europees btw-nummer, kan Invotify dit valideren in de officiële VIES-database van de EU en de bedrijfsgegevens automatisch invullen.

Hoe het werkt: 1. U maakt een nieuwe klant aan en voert het btw-nummer in (bijv. LV40203700105) 2. Invotify herkent dat het een Europees btw-nummer is (begint met een tweeletterige EU-landcode) 3. Het nummer wordt ter validatie naar de VIES-database van de Europese Commissie gestuurd 4. Indien geldig: de bedrijfsnaam en het geregistreerde adres uit de overheidsdatabase worden automatisch ingevuld in de klantgegevens 5. Indien ongeldig: u ziet een waarschuwing voordat u opslaat

Waarom dit belangrijk is: - Voor B2B-facturatie in Europa moet u het btw-nummer van uw klant verifiëren voor fiscale compliance (verleggingsregeling, btw-vrijstellingen) - Het automatisch invullen van de officiële geregistreerde naam en het adres voorkomt typefouten en zorgt ervoor dat uw facturen naar de juridisch correcte entiteit verwijzen - VIES is de gezaghebbende bron — het is dezelfde database die belastingdiensten gebruiken

Ondersteunde landen: Alle 27 EU-lidstaten plus Noord-Ierland (XI). De volledige lijst: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratis, geen API-sleutel: VIES wordt beheerd door de Europese Commissie. De dienst is gratis, openbaar en vereist geen registratie. Invotify roept VIES rechtstreeks aan wanneer u een btw-nummer valideert.

Let op: VIES is af en toe traag of niet beschikbaar wanneer databases van EU-lidstaten in onderhoud zijn. Invotify vangt time-outs netjes op — u kunt de klant altijd opslaan en later valideren.

Het tabblad Privacy & gegevens (Privacy & Data) geeft u AVG-conforme controle over uw gegevens: een volledige export en definitieve accountverwijdering.

Gegevensexport: Klik op Mijn gegevens downloaden (Download My Data) om één JSON-bestand te genereren met uw profiel, klanten, facturen, offertes, producten, sjablonen en gerelateerde records. Het wordt direct gedownload en is beschikbaar ongeacht uw abonnementsstatus.

Account verwijderen: Klik op Mijn account verwijderen (Delete My Account) en typ vervolgens DELETE MY ACCOUNT ter bevestiging. Dit verwijdert uw account en alle bijbehorende gegevens definitief — het kan niet ongedaan worden gemaakt, dus exporteer eerst uw gegevens.

Op zoek naar meer exportopties? De sectie E-facturatie & compliance behandelt gestructureerde CSV/JSON-gegevensexports en elektronische factuurformaten (UBL, CII, Peppol) in detail.