Rapporten & analyses

Elke factuur die u verstuurt, is ook een datapunt. De rapportagesuite van Invotify zet die gegevens om in de cijfers die u daadwerkelijk nodig hebt bij de belastingaangifte, bij de bank en bij het opvolgen van late betalers — zonder eerst iets naar een spreadsheet te hoeven exporteren.

Er zijn twee niveaus van rapportage:

Dashboard-analyses (alle abonnementen). Het dashboard toont uw belangrijkste kerncijfers — totale omzet, openstaand, betaald en in afwachting — plus een omzetgrafiek, een statusverdeling (betaald / in afwachting / achterstallig) en een feed met recente activiteit. Met een periodefilter (deze maand, vorige maand, laatste 3 maanden, jaar, alle tijd) herberekent u alle cijfers in één keer. Dit is inbegrepen bij Starter, Pro en Lifetime.

De geavanceerde rapportagesuite (Pro). Vijf afzonderlijke rapporten — Omzet, Winst & verlies, Ouderdom (Aging), DSO en Belasting — vindt u onder "Dashboard → Rapporten" (Dashboard → Reports). Elk rapport heeft een eigen pagina — Omzet, P&L en Belasting met een periodekiezer (Ouderdom en DSO gebruiken een live-momentopname en vaste vensters) — en het belastingrapport biedt daarnaast een CSV-export. Voor deze rapporten is het Pro-abonnement vereist.

Klantoverzichten (alle abonnementen). Een rekeningoverzicht met lopend saldo voor elke afzonderlijke klant, over elk gewenst datumbereik, exporteerbaar als PDF. Dit is beschikbaar in elk abonnement en staat op de detailpagina van de klant, niet in de rapportagesuite.

Waaruit elk rapport is opgebouwd: - De cijfers voor Omzet, Winst & verlies en Belasting tellen uitsluitend betaalde facturen — geld dat daadwerkelijk is binnengekomen. - De rapporten Ouderdom en DSO kijken naar onbetaalde facturen (verzonden, in afwachting, achterstallig) — geld dat u nog tegoed hebt. - Concepten verschijnen nooit in Omzet, P&L, Belasting of Ouderdom.

Het omzetrapport splitst precies uit waar uw betaalde omzet in een datumbereik vandaan kwam. Het beantwoordt drie vragen tegelijk: welke klanten u het meest betalen, welke producten of diensten het meest opleveren en hoe de omzet zich van maand tot maand ontwikkelt.

Wat het toont: - Totale omzet — de som van alle betaalde facturen in de gekozen periode, weergegeven als hoofdcijfer. - Per klant — alle klanten gerangschikt op omzet, met het aantal betaalde facturen dat elk heeft bijgedragen. - Per product — alle regelomschrijvingen gerangschikt op omzet, met de totaal verkochte hoeveelheid. - Per maand — omzet per kalendermaand in het bereik, met het aantal facturen, zodat u seizoenspatronen herkent.

Elke uitsplitsing is aflopend gesorteerd, zodat uw grootste klanten en bestverkopende artikelen bovenaan staan.

Filteren op periode: Gebruik de datumkiezers "Van / Tot" (From / To) bovenaan de pagina. Standaard beslaat het rapport het lopende jaar (van 1 januari van het huidige jaar tot vandaag). Kies een willekeurige begin- en einddatum — de uitsplitsingen worden direct opnieuw berekend. Omzet wordt toegerekend aan de uitgiftedatum van de factuur.

Exporteren: Het omzetrapport is alleen op het scherm beschikbaar — deze pagina heeft geen directe bestandsexport. Hebt u een bestand nodig voor uw boekhouder, gebruik dan de CSV-export van het belastingrapport of de PDF van een klantoverzicht.

Het winst- en verliesrapport (P&L) geeft u een inkomstenoverzicht voor een gekozen periode: totale omzet, nettowinst en dezelfde omzetuitsplitsingen per klant en product die ook het omzetrapport biedt.

Wat het toont: - Omzet — het totaal van alle betaalde facturen in de periode. - Nettowinst — uw inkomstencijfer voor de periode. - Omzet per klant — klanten gerangschikt op betaalde omzet. - Omzet per product — factuurregels gerangschikt op betaalde omzet.

Een kanttekening bij de nettowinst: Invotify registreert geen zakelijke uitgaven of kosten, dus het P&L-rapport is op inkomsten gericht — de nettowinst weerspiegelt de omzet die Invotify kan zien (uw betaalde facturen). Het is geen volledige boekhoudkundige winst- en verliesrekening waarin inkopen, lonen of overhead worden verrekend. Beschouw het als een helder overzicht van verdiend geld en combineer het met uw boekhouding voor het volledige beeld.

Filteren op periode: Dezelfde datumkiezers "Van / Tot" (From / To) als in het omzetrapport. Kies een willekeurige begin- en einddatum en de cijfers worden opnieuw berekend. Omzet wordt toegerekend aan de uitgiftedatum van de factuur; alleen betaalde facturen tellen mee.

Exporteren: Alleen op het scherm. Gebruik de CSV van het belastingrapport of de PDF van een klantoverzicht wanneer u een bestand nodig hebt.

Het ouderdomsrapport (Aging) toont alles wat uw klanten u nog verschuldigd zijn, gesorteerd op hoe achterstallig elke factuur is. Het is het rapport dat u opent vóór een incassoronde — het laat u direct zien welk geld vers is en welk geld risico loopt.

De vijf categorieën: Invotify deelt elke onbetaalde factuur (status verzonden, in afwachting of achterstallig) in categorieën in op basis van het aantal dagen na de vervaldatum: - Actueel (Current) — nog niet vervallen (0 of minder dagen achterstallig) - 1–30 dagen achterstallig - 31–60 dagen achterstallig - 61–90 dagen achterstallig - 90+ dagen achterstallig

Elke categorie toont het aantal facturen en het totaalbedrag dat zij vertegenwoordigt. Onder de categorieën somt het rapport de afzonderlijke facturen op — factuurnummer, klant, vervaldatum, bedrag en het exacte aantal dagen achterstallig — zodat u gericht op individuele facturen kunt handelen.

Een eindtotaal over alle categorieën toont in één oogopslag uw totale debiteurenstand.

Filteren op periode: Het ouderdomsrapport is een live-momentopname van wat er op dit moment openstaat, berekend ten opzichte van de datum van vandaag — er is geen datumbereikkiezer. Facturen schuiven automatisch tussen de categorieën naarmate ze ouder worden.

De categorieën lezen: Geld in de categorie 90+ is uw hoogste incassorisico en verdient persoonlijke opvolging. De categorie "Actueel" (Current) bestaat uit gezonde vorderingen die simpelweg nog niet vervallen zijn.

Days Sales Outstanding (DSO) is het ene getal dat u vertelt hoe lang het gemiddeld duurt om betaald te krijgen nadat u een factuur hebt uitgegeven. Een lagere DSO betekent dat het geld sneller binnenkomt. Het DSO-rapport houdt dit getal voor u bij en zet in een grafiek uit hoe het zich het afgelopen jaar heeft ontwikkeld.

Hoe DSO wordt berekend: DSO = (debiteuren ÷ totale verkoop op rekening) × aantal dagen. De debiteuren zijn de waarde van uw onbetaalde facturen; de totale verkoop op rekening is alles wat u in het venster hebt gefactureerd. Het resultaat wordt uitgedrukt in dagen.

Wat het rapport toont: - Huidige DSO — uw DSO over een voortschrijdend venster van 90 dagen, het hoofdcijfer. - 12-maandstrend — de DSO berekend voor elk van de laatste 12 maanden, zodat u ziet of de inning versnelt of vertraagt. - Gemiddelde DSO — het gemiddelde over de maanden met een DSO anders dan nul. - Beste en slechtste DSO — uw snelste en traagste betalingsmaand in de periode.

Maanden met een DSO van nul (geen verkopen, of niets meer openstaand) worden uitgesloten van het gemiddelde en de beste/slechtste cijfers, zodat een rustige maand de trend niet vertekent.

Filteren op periode: Het DSO-rapport analyseert altijd een vast venster — de afgelopen 90 dagen voor het huidige cijfer en de laatste 12 maanden voor de trend — er is dus geen datumbereikkiezer. Het wordt automatisch bijgewerkt naarmate facturen worden uitgegeven en betaald.

Uw DSO verbeteren: Kortere betalingstermijnen, online betaallinks en tijdige herinneringen bij achterstand drukken het getal allemaal omlaag. Let op de trendlijn, niet op één losse maand.

Het belastingrapport vat de belasting samen die u in een periode hebt geïnd, gegroepeerd per belastingtarief — aangifte doen wordt zo een kwestie van rijen aflezen uit een tabel. Het is het enige rapport met een ingebouwde bestandsexport.

Wat het toont: Voor elk afzonderlijk belastingtarief dat in de periode op uw betaalde facturen is toegepast, vermeldt het rapport: - Belastingtarief — bijv. 0%, 21% - Belastbaar bedrag — het nettototaal dat tegen dat tarief is gefactureerd - Belastingbedrag — de tegen dat tarief geïnde belasting - Aantal facturen — hoeveel facturen tegen dat tarief hebben bijgedragen

Een totaalrij telt het belastbare bedrag, het belastingbedrag en het aantal facturen over alle tarieven op.

Filteren op periode: Anders dan de rapporten met een datumbereik gebruikt het belastingrapport een kalenderperiodekiezer. Kies een jaar en daarna ofwel een specifieke maand ofwel een kwartaal (Q1–Q4). De tabel beslaat exact die maand of dat kwartaal. Alleen betaalde facturen die in de periode zijn uitgegeven, tellen mee.

CSV-export: Klik op "CSV exporteren" (Export CSV) in de paginakop om exact dezelfde tabel te downloaden als kommagescheiden bestand — één rij per belastingtarief plus een totaalrij. Het bestand is genoemd naar de periode (bijvoorbeeld tax-report-2026-03-01.csv). Geef het rechtstreeks aan uw boekhouder of importeer het in uw aangiftesoftware. De exportknop is uitgeschakeld terwijl gegevens laden of wanneer er geen gegevens voor de periode zijn.

Een klantoverzicht is een rekeningoverzicht voor één klant: elke factuur, betaling en creditnota in een datumbereik, in chronologische volgorde, met een lopend saldo. Het is het document waar een klant om vraagt wanneer hij wil afstemmen wat hij u verschuldigd is. Klantoverzichten zijn beschikbaar in alle abonnementen.

Wat een overzicht bevat: - Beginsaldo — het openstaande saldo van de klant dat wordt overgenomen van vóór de begindatum. - Boekingen, in datumvolgorde: - Facturen als debet (ze verhogen wat de klant verschuldigd is) - Betalingen als credit (ze verlagen het saldo) - Creditnota's als credit (ze verlagen het saldo) - Lopend saldo na elke boeking, zodat de klant precies ziet hoe het totaal is veranderd. - Eindsaldo — wat de klant aan het einde van de periode verschuldigd is. - Totalen voor gefactureerde bedragen, ontvangen betalingen en toegepaste creditnota's. - Uw bedrijfsgegevens en de gegevens van de klant in de kop.

Concepten zijn uitgesloten; alleen uitgegeven documenten verschijnen.

Filteren op datumbereik en valuta: Een overzicht is altijd beperkt tot een begin- en einddatum die u zelf kiest. Het is bovendien beperkt tot één valuta — wordt een klant in meerdere valuta's gefactureerd, maak dan per valuta een eigen overzicht, zodat het lopende saldo betekenisvol blijft.

Genereren en exporteren: 1. Open de detailpagina van de klant 2. Kies de begin- en einddatum van het overzicht 3. Genereer het overzicht om het op het scherm te bekijken 4. Download het als PDF om het te e-mailen of voor de klant af te drukken

De PDF is een verzorgd rekeningoverzicht in uw huisstijl, geschikt om rechtstreeks naar de klant te sturen.