Rapporten & Analyses

Elke factuur die u verstuurt is ook een datapunt. De rapportagesuite van Invotify zet die data om in de cijfers die u daadwerkelijk nodig heeft bij de belastingaangifte, bij de bank en bij het opvolgen van te late betalers — zonder vooraf iets naar een spreadsheet te exporteren.

Er zijn twee niveaus van rapportage:

Dashboard-analyses (alle plannen). Het dashboard toont uw kerngegevens — totale omzet, openstaand, betaald en in behandeling — plus een omzetgrafiek, een opgesplitste statusoverzicht van betaald/in behandeling/achterstallig en een feed met recente activiteit. Een periodefilter (deze maand, vorige maand, afgelopen 3 maanden, jaar, alle tijden) herberekent alle statistieken tegelijk. Dit is inbegrepen op Starter, Pro en Lifetime.

De geavanceerde rapportagesuite (Pro). Vijf toegewijde rapporten — Omzet, Winst & Verlies, Ouderdomsanalyse, DSO en Btw — staan onder Dashboard → Rapporten. Ze hebben elk hun eigen pagina — Omzet, W&V en Btw met een periodefilter (Ouderdomsanalyse en DSO gebruiken een live momentopname en vaste vensters) — en Btw voegt een CSV-export toe. Deze vereisen het Pro-plan.

Klantenafschriften (alle plannen). Een afschrift met doorlopend saldo voor een specifieke klant, over een door u gekozen datumbereik, exporteerbaar als PDF. Dit is beschikbaar op elk plan en bevindt zich op de detailpagina van de klant in plaats van in de rapportagesuite.

Waarop elk rapport is gebaseerd: - Omzet-, Winst & Verlies- en btw-cijfers tellen alleen betaalde facturen — geld dat daadwerkelijk is binnengekomen. - De ouderdomsanalyse en DSO-rapporten kijken naar onbetaalde facturen (verzonden, in behandeling, achterstallig) — geld dat u nog tegoed heeft. - Concepten verschijnen nooit in Omzet, W&V, Btw of Ouderdomsanalyse.

Het Omzetrapport laat precies zien waar uw betaalde omzet vandaan kwam over een datumbereik. Het beantwoordt drie vragen tegelijk: welke klanten u het meest betalen, welke producten of diensten het meest opleveren, en hoe de omzet maand voor maand verloopt.

Wat het toont: - Totale omzet — de som van alle betaalde facturen in de geselecteerde periode, weergegeven als een hoofdgegeven. - Per klant — elke klant gerangschikt op omzet, met het aantal betaalde facturen dat ze bijdroegen. - Per product — elke regelitemomschrijving gerangschikt op omzet, met de totale verkochte hoeveelheid. - Per maand — omzet per kalendermaand in het bereik, met het aantal facturen, zodat u seizoenspatronen kunt herkennen.

Elke uitsplitsing is gesorteerd van hoog naar laag, zodat uw grootste klanten en best verkopende items bovenaan staan.

Filteren op periode: Gebruik de Van/Tot-datumkiezers bovenaan de pagina. Het rapport is standaard ingesteld op jaar tot heden (1 januari van het huidige jaar tot vandaag). Kies een aangepaste start- en einddatum — de uitsplitsingen worden direct herberekend. Omzet wordt toegeschreven op basis van de uitgifte datum van de factuur.

Exporteren: Het Omzetrapport is alleen op het scherm zichtbaar — er is geen directe bestandsexport op deze pagina. Voor een bestand dat u aan een accountant kunt geven, gebruikt u de CSV-export van het btw-rapport of een klantenafschrift als PDF.

Het Winst & Verlies-rapport (W&V) geeft u een inkomenssamenvatting voor een gekozen periode: totale omzet, nettowinst en dezelfde omzetuitsplitsingen per klant en product als het Omzetrapport.

Wat het toont: - Omzet — het totaal van alle betaalde facturen in de periode. - Nettowinst — uw inkomstencijfer voor de periode. - Omzet per klant — klanten gerangschikt op betaalde omzet. - Omzet per product — regelitems gerangschikt op betaalde omzet.

Een opmerking over nettowinst: Invotify houdt geen bedrijfskosten of uitgaven bij, dus het W&V-rapport is inkomstengericht — nettowinst weerspiegelt de omzet die Invotify kan zien (uw betaalde facturen). Het is geen volledige boekhoudkundige W&V die inkopen, loonkosten of overheadkosten verrekent. Beschouw het als een helder overzicht van verdiend geld, en combineer het met uw boekhouding voor een volledig beeld.

Filteren op periode: Dezelfde Van/Tot-datumkiezers als het Omzetrapport. Kies een begin- en einddatum en de cijfers worden herberekend. Omzet wordt toegeschreven op basis van de uitgiftedatum van de factuur, waarbij alleen betaalde facturen worden meegenomen.

Exporteren: Alleen op het scherm zichtbaar. Gebruik de CSV-export van het btw-rapport of een klantenafschrift als PDF wanneer u een bestand nodig heeft.

De Ouderdomsanalyse toont alles wat uw klanten nog aan u verschuldigd zijn, gesorteerd op hoe achterstallig elke factuur is. Dit is het rapport dat u opent voordat u begint met innen — het vertelt u direct welk geld vers is en welk risico loopt.

De vijf categorieën: Invotify groepeert elke onbetaalde factuur (status verzonden, in behandeling of achterstallig) in categorieën op basis van het aantal dagen na de vervaldatum: - Actueel — nog niet vervallen (0 of minder dagen achterstallig) - 1–30 dagen achterstallig - 31–60 dagen achterstallig - 61–90 dagen achterstallig - 90+ dagen achterstallig

Elke categorie toont het aantal facturen en het totale bedrag dat het vertegenwoordigt. Onder de categorieën worden de afzonderlijke facturen weergegeven — factuurnummer, klant, vervaldatum, bedrag en exact aantal achterstallige dagen — zodat u op specifieke kunt handelen.

Een eindtotaal over alle categorieën geeft u uw totale debiteuren in één oogopslag.

Filteren op periode: De Ouderdomsanalyse is een live momentopname van wat momenteel uitstaat, berekend ten opzichte van de datum van vandaag — er is geen datumbereikfilter. Categorieën worden automatisch bijgewerkt naarmate facturen ouder worden.

De categorieën interpreteren: Geld in de 90+-categorie heeft het hoogste inningsrisico en verdient persoonlijke aandacht. De categorie Actueel zijn gezonde debiteuren die nog niet verschuldigd zijn.

Days Sales Outstanding (DSO) is het ene getal dat u vertelt hoe lang het gemiddeld duurt om betaling te innen na het uitsturen van een factuur. Een lagere DSO betekent dat geld sneller binnenkomt. Het DSO-rapport houdt dit voor u bij en zet de ontwikkeling van het afgelopen jaar in een grafiek.

Hoe DSO wordt berekend: DSO = (Debiteuren ÷ Totale kredietverkopen) × Aantal dagen. Debiteuren is de waarde van uw onbetaalde facturen; totale kredietverkopen is alles wat u in het venster heeft gefactureerd. Het resultaat wordt uitgedrukt in dagen.

Wat het rapport toont: - Huidige DSO — uw DSO over een voortschrijdend 90-dagenvenster, het hoofdcijfer. - 12-maandstrend — DSO berekend voor elk van de afgelopen 12 maanden, zodat u kunt zien of de inning sneller of langzamer wordt. - Gemiddelde DSO — het gemiddelde over maanden met een DSO groter dan nul. - Beste en slechtste DSO — uw snelste en langzaamste inningsmaanden in de periode.

Maanden met een nul-DSO (geen verkopen, of niets meer uitstaand) worden buiten het gemiddelde, beste en slechtste gehouden zodat een stille maand de trend niet vertekent.

Filteren op periode: Het DSO-rapport analyseert altijd een vast venster — de voortschrijdende 90 dagen voor het huidige cijfer en de afgelopen 12 maanden voor de trend — dus er is geen datumbereikfilter. Het wordt automatisch bijgewerkt naarmate facturen worden uitgegeven en betaald.

Uw DSO verbeteren: Kortere betalingstermijnen, online betaallinks en snelle herinneringen voor achterstallige betalingen drijven het getal omlaag. Let op de trendlijn, niet slechts op één maand.

Het Btw-rapport vat de btw samen die u in een periode heeft geïnd, gegroepeerd per btw-tarief, zodat het indienen van aangiften een kwestie is van rijen van een tabel aflezen. Het is het enige rapport met een ingebouwde bestandsexport.

Wat het toont: Voor elk afzonderlijk btw-tarief dat is toegepast op uw betaalde facturen in de periode geeft het rapport: - Btw-tarief — bijv. 0%, 21% - Belastbaar bedrag — het nettototaal gefactureerd tegen dat tarief - Btw-bedrag — de geïnde btw tegen dat tarief - Aantal facturen — hoeveel facturen hebben bijgedragen aan dat tarief

Een totaalrij telt het belastbaar bedrag, btw-bedrag en factuuraantal op over elk tarief.

Filteren op periode: In tegenstelling tot de datumbereikrapporten gebruikt het Btw-rapport een kalenderperiodekiezer. Kies een jaar, kies vervolgens een specifieke maand of een kwartaal (K1–K4). De tabel bestrijkt precies die maand of dat kwartaal. Alleen betaalde facturen uitgegeven in de periode worden meegeteld.

CSV-export: Klik op CSV exporteren in de paginaheader om dezelfde tabel te downloaden als kommagescheiden bestand — één rij per btw-tarief plus een totaalrij. Het bestand is vernoemd naar de periode (bijv. tax-report-2026-03-01.csv). Geef het direct aan uw accountant of importeer het in uw aangiftesoftware. De exportknop is uitgeschakeld tijdens het laden of wanneer er geen gegevens zijn voor de periode.

Een klantenafschrift is een rekeningafschrift voor een enkele klant: elke factuur, betaling en creditnota over een datumbereik, in chronologische volgorde, met een doorlopend saldo. Het is het document dat een klant vraagt wanneer ze willen reconciliëren wat ze u nog verschuldigd zijn. Klantenafschriften zijn beschikbaar op alle plannen.

Wat een afschrift bevat: - Openingssaldo — het uitstaande saldo van de klant dat is meegenomen van vóór de begindatum. - Boekingen, in datumvolgorde: - Facturen als debiteringen (ze verhogen wat de klant verschuldigd is) - Betalingen als crediteringen (ze verlagen het saldo) - Creditnota's als crediteringen (ze verlagen het saldo) - Doorlopend saldo na elke boeking, zodat de klant precies ziet hoe het totaal is veranderd. - Eindsaldo — wat ze aan het einde van de periode verschuldigd zijn. - Totalen voor gefactureerd, ontvangen betalingen en verrekende tegoeden. - Uw bedrijfsgegevens en de klantgegevens in de koptekst.

Concepten zijn uitgesloten; alleen uitgegeven documenten verschijnen.

Filteren op datumbereik en valuta: Een afschrift heeft altijd een begin- en einddatum die u kiest. Het is ook beperkt tot één valuta — als een klant in meer dan één valuta wordt gefactureerd, genereert u één afschrift per valuta zodat het doorlopend saldo zinvol blijft.

Genereren en exporteren: 1. Open de detailpagina van de klant 2. Kies de begin- en einddatum van het afschrift 3. Genereer het afschrift om het op het scherm te bekijken 4. Download het als PDF om te e-mailen of af te drukken voor de klant

De PDF is een overzichtelijk, huisstijlafschrift van rekening dat u direct aan de klant kunt sturen.