Offertes

Met offertes (ook wel prijsopgaven of voorstellen genoemd) stuurt u prijsinformatie naar potentiële klanten voordat het werk definitief wordt. Zodra een offerte is geaccepteerd, zet u deze eenvoudig met één klik om naar een factuur.

Offertes versus facturen: - Offertes hebben een geldigheidsdatum in plaats van een vervaldatum - Offertes kunnen na acceptatie worden omgezet naar facturen - Offertes tellen pas mee in uw omzetcijfers nadat ze zijn omgezet - Offertes gebruiken hetzelfde sjabloonsysteem als facturen - Offertes hebben hun eigen statussen (Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen, Verlopen, Omgezet)

Veelvoorkomende toepassingen: - Projectramingen aan klanten verstrekken voordat het werk begint - Voorstellen versturen voor nieuwe zakelijke kansen - Akkoord krijgen op de prijs voordat u factureert - Afgesproken prijzen vastleggen voordat u de definitieve factuur maakt

Opmerking: Offertes kunnen worden in- of uitgeschakeld via Instellingen → Functies (Settings → Features). Als deze functie is uitgeschakeld, is het onderdeel Offertes verborgen in de zijbalk.

Een offerte maken werkt vrijwel hetzelfde als een factuur maken. Het belangrijkste verschil is het veld voor de geldigheidsdatum en de offertespecifieke acties die beschikbaar zijn.

Offerte-editor: De offerte-editor deelt alle functies met de factuureditor: - Klantselectie met automatisch invullen - Regels met producten en prijzen - Btw- en kortingsberekeningen - Sjabloonkeuze - Live A4-voorbeeld

Offertespecifieke velden: - Geldig tot (Valid Until) - De datum waarop de offerte verloopt en niet langer geldig is. Dit veld vervangt de vervaldatum van de factuur en staat standaard op 30 dagen na de uitgiftedatum.

Terugkerende offertes: Net als facturen ondersteunen ook offertes terugkerende schema's, via dezelfde herhalingsschakelaar in de editor. Dit is handig om periodieke voorstellen of verlengingsoffertes naar klanten te sturen.

Bij het maken van een offerte: 1. Stel een redelijke geldigheidsperiode in (doorgaans 14-30 dagen) 2. Neem alle kosten en mogelijke opties op 3. Voeg notities toe met een toelichting op de voorwaarden 4. Controleer het voorbeeld voordat u opslaat

De offertelijstpagina biedt dezelfde beheerfuncties als facturen, aangevuld met offertespecifieke acties.

Beschikbare acties: - Bekijken - Open de offertedetailpagina met PDF-voorbeeld - Bewerken - Wijzig de inhoud van de offerte - Dupliceren - Maak een kopie van de offerte - PDF downloaden - Ontvang de offerte als professionele PDF - E-mail versturen - Verstuur de offerte met PDF-bijlage naar de klant (zet de offerte op "Verzonden" (Sent)) - Omzetten naar factuur - Maak een factuur op basis van deze offerte - Verwijderen - Verwijder de offerte

Offertestatussen: - Concept - Offerte aangemaakt maar nog niet verzonden - Verzonden - Bezorgd bij de klant, in afwachting van reactie - Geaccepteerd - De klant heeft de offerte geaccepteerd - Afgewezen - De klant heeft de offerte afgewezen - Verlopen - De geldigheidsdatum is verstreken zonder reactie - Omgezet - De offerte is omgezet naar een factuur

Wanneer een klant uw offerte accepteert, kunt u deze met één klik omzetten naar een factuur. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten, omdat alle gegevens worden overgenomen. U kunt een offerte omzetten met de status Concept, Verzonden of Geaccepteerd; een offerte die al is omgezet, kan niet opnieuw worden omgezet.

Omzettingsproces: 1. Open de offerte 2. Klik op "Omzetten naar factuur" (Convert to Invoice) 3. Controleer de gegenereerde factuur 4. Pas indien nodig de datums aan 5. Sla de factuur op en verstuur deze

Wat wordt overgenomen: - Alle regels met omschrijvingen, aantallen en prijzen - Klantgegevens - Notities - Sjabloonkeuze - Btw-tarieven en kortingen

Wat verandert: - Er wordt automatisch een nieuw factuurnummer gegenereerd - De factuurdatum wordt op vandaag gezet - De vervaldatum wordt op 30 dagen na de factuurdatum gezet - De status van de oorspronkelijke offerte verandert in "Omgezet" (Converted) - De koppeling tussen de offerte en de factuur blijft behouden

Bij grotere of gefaseerde projecten hoeft u een offerte niet in één keer te factureren. Met termijnfacturatie factureert u een geaccepteerde offerte in meerdere fasen en genereert u voor elke fase een aparte factuur, terwijl de oorspronkelijke offerte de centrale referentie blijft. Termijnfacturatie is beschikbaar in alle plannen.

Zo werkt het: Elke termijnfactuur neemt een deel van het offertetotaal voor zijn rekening. U kunt elke fase factureren als percentage (bijv. 30% aanbetaling, daarna 40%, daarna 30%) of als vast bedrag (een concrete mijlpaalwaarde). Invotify houdt bij hoeveel van de offerte al is gefactureerd en hoeveel er nog resteert.

Bescherming tegen te veel factureren: U kunt nooit meer factureren dan het totaal van de offerte. Zodra het cumulatieve bedrag 100% van de offerte bereikt, kunnen er geen verdere termijnfacturen meer worden aangemaakt — het systeem blokkeert elk bedrag dat het resterende, nog niet gefactureerde saldo zou overschrijden.

Inschakelen: Termijnfacturatie schakelt u per offerte in. Vink "Termijnfacturatie toestaan" (Allow progress invoicing) aan in de offerte-editor (in het gedeelte met offertegegevens, bij het maken of bewerken van de offerte). Staat termijnfacturatie voor een offerte niet aan, dan meldt de termijnweergave dat en brengt deze u rechtstreeks naar de editor om de optie in te schakelen.

Waar u het vindt: Open de detailpagina van de offerte en gebruik daar de termijnfacturatieweergave om mijlpalen toe te voegen, het percentage of vaste bedrag in te stellen en de factuur voor die fase te genereren. Elke gegenereerde factuur gedraagt zich als elke andere factuur (PDF, e-mail, betalingsregistratie).

De geldigheidsdatums van offertes worden in heel Invotify bijgehouden, zodat u klanten tijdig kunt opvolgen. Het systeem bewaakt uw offertes actief en stuurt meldingen voordat ze verlopen.

Waar geldigheidsdatums verschijnen: - Op de offertedetailpagina - In de kalenderweergave als kleurgecodeerde gebeurtenissen - In het meldingensysteem als meldingen met gemiddelde prioriteit

Meldingen: - Offerte verloopt binnenkort - Een waarschuwing wanneer een verzonden offerte haar geldigheidsdatum nadert en nog onbeantwoord is - Offerte verlopen - Wordt geactiveerd wanneer een offerte de geldigheidsdatum passeert zonder reactie

Aanbevolen werkwijze: - Controleer de kalender wekelijks op offertes die binnenkort verlopen - Stuur vóór de geldigheidsdatum een opvolgmail - Overweeg de geldigheid te verlengen voor geïnteresseerde prospects - Sluit verlopen offertes af als er geen reactie komt