Offertes

Met offertes (ook ramingen of voorstellen genoemd) kunt u prijsinformatie naar potentiële klanten sturen voordat u het werk afrondt. Zodra een offerte is geaccepteerd, kunt u deze eenvoudig met één klik omzetten in een factuur.

Offertes versus facturen: - Offertes hebben een vervaldatum in plaats van een betalingstermijn - Offertes kunnen worden omgezet in facturen wanneer ze worden geaccepteerd - Offertes hebben pas invloed op uw omzetcijfers wanneer ze worden omgezet - Offertes volgen hetzelfde sjabloonsysteem als facturen - Offertes hebben hun eigen reeks statussen (Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen, Verlopen, Omgezet)

Veelvoorkomende toepassingen: - Projectramingen aan klanten geven voordat het werk begint - Voorstellen versturen voor nieuwe zakelijke kansen - Goedkeuring op prijzen krijgen voordat u factureert - Overeengekomen prijzen vastleggen voordat u een definitieve factuur maakt

Opmerking: Offertes kunnen worden in- of uitgeschakeld via Instellingen → Functies. Indien uitgeschakeld, wordt de sectie Offertes verborgen uit de zijbalk.

Een offerte maken is vrijwel identiek aan het maken van een factuur. Het belangrijkste verschil is het veld voor de vervaldatum en de offertespecifieke acties die beschikbaar zijn.

Offerte-editor: De offerte-editor deelt alle functies met de factuureditor: - Klantselectie met automatisch invullen - Factuurregels met producten en prijzen - Berekeningen van belasting en korting - Sjabloonkeuze - Live A4-voorvertoning

Offertespecifieke velden: - Geldig tot (vervaldatum) - Wanneer de offerte verloopt en niet langer geldig is. Dit vervangt de vervaldatum van de factuur en staat standaard op 30 dagen na de uitgiftedatum.

Terugkerende offertes: Net als facturen ondersteunen offertes ook terugkerende schema's via dezelfde schakelaar voor terugkeren in de editor. Dit is handig voor het versturen van periodieke voorstellen of verlengingsoffertes aan klanten.

Bij het maken van een offerte: 1. Stel een redelijke vervalperiode in (doorgaans 14-30 dagen) 2. Neem alle kosten en mogelijke opties op 3. Voeg notities toe waarin de algemene voorwaarden worden toegelicht 4. Bekijk de voorvertoning voordat u opslaat

De pagina met de offertelijst biedt dezelfde beheerfuncties als facturen, met extra offertespecifieke acties.

Beschikbare acties: - Bekijken - Open de offertedetailpagina met PDF-voorvertoning - Bewerken - Wijzig de offerte-inhoud - Dupliceren - Maak een kopie van de offerte - PDF downloaden - Verkrijg de offerte als een professioneel PDF - E-mail versturen - Stuur naar de klant met PDF-bijlage (zet de offerte op "Verzonden") - Omzetten in factuur - Maak van deze offerte een factuur - Verwijderen - Verwijder de offerte

Offertestatussen: - Concept - Offerte aangemaakt maar nog niet verzonden - Verzonden - Bezorgd bij de klant, wacht op reactie - Geaccepteerd - De klant heeft de offerte geaccepteerd - Afgewezen - De klant heeft de offerte afgewezen - Verlopen - De vervaldatum verstreken zonder reactie - Omgezet - Is omgezet in een factuur

Wanneer een klant uw offerte accepteert, kunt u deze met één klik omzetten in een factuur. Dit bespaart tijd en zorgt voor nauwkeurigheid doordat alle details worden overgenomen. U kunt een offerte omzetten die de status Concept, Verzonden of Geaccepteerd heeft; een offerte die al is omgezet, kan niet opnieuw worden omgezet.

Omzettingsproces: 1. Open de offerte 2. Klik op "Omzetten in factuur" 3. Bekijk de gegenereerde factuur 4. Pas datums aan indien nodig 5. Sla de factuur op en verstuur deze

Wat wordt gekopieerd: - Alle factuurregels met omschrijvingen, aantallen en prijzen - Klantgegevens - Notities - Sjabloonkeuze - Belastingtarieven en kortingen

Wat verandert: - Er wordt automatisch een nieuw factuurnummer gegenereerd - De factuurdatum wordt ingesteld op vandaag - De vervaldatum wordt ingesteld op 30 dagen na de factuurdatum - De status van de oorspronkelijke offerte wijzigt in "Omgezet" - Er wordt een koppeling tussen de offerte en de factuur bewaard

Voor grotere of gefaseerde projecten hoeft u een offerte niet in één keer te factureren. Met facturatie in termijnen kunt u een geaccepteerde offerte in meerdere fasen factureren, waarbij voor elke fase een aparte factuur wordt gegenereerd terwijl de oorspronkelijke offerte de enige bron van waarheid blijft. Facturatie in termijnen is beschikbaar in alle plannen.

Hoe het werkt: Elke termijnfactuur trekt een deel van het totaal van de offerte af. U kunt elke fase factureren op basis van een percentage (bv. 30% aanbetaling, dan 40%, dan 30%) of een vast bedrag (een specifieke mijlpaalwaarde). Invotify houdt bij hoeveel van de offerte al is gefactureerd en hoeveel er resteert.

Bescherming tegen te veel factureren: U kunt nooit meer factureren dan het totaal van de offerte. Zodra het cumulatieve bedrag 100% van de offerte bereikt, kunnen er geen verdere termijnfacturen worden gemaakt — het systeem blokkeert elk bedrag dat het resterende, niet-gefactureerde saldo zou overschrijden.

Inschakelen: Facturatie in termijnen is per offerte een keuze. Vink "Facturatie in termijnen toestaan" aan in de offerte-editor (in de offertedetailsectie, bij het maken of bewerken van de offerte). Als een offerte het niet toestaat, vermeldt de termijnweergave dit en linkt u rechtstreeks naar de editor om het in te schakelen.

Waar u het vindt: Open de detailpagina van de offerte en gebruik de weergave voor facturatie in termijnen om mijlpalen toe te voegen, het percentage of vaste bedrag in te stellen en de factuur voor die fase te genereren. Elke gegenereerde factuur gedraagt zich als elke andere factuur (PDF, e-mail, betaalopvolging).

Vervaldata van offertes worden in heel Invotify gevolgd om u te helpen klanten tijdig op te volgen. Het systeem bewaakt uw offertes actief en stuurt meldingen voordat ze verlopen.

Waar vervaldata verschijnen: - Op de offertedetailpagina - In de Kalenderweergave als kleurgecodeerde gebeurtenissen - In het meldingssysteem met waarschuwingen van gemiddelde prioriteit

Meldingen: - Offerte verloopt binnenkort - Een vooraankondiging wanneer een verzonden offerte zijn vervaldatum nadert en nog onbeantwoord is - Offerte verlopen - Geactiveerd wanneer een offerte de vervaldatum overschrijdt zonder reactie

Aanbevolen werkwijzen: - Controleer de Kalender wekelijks op verlopende offertes - Stuur opvolgmails vóór het verlopen - Overweeg de vervaldatum te verlengen voor betrokken prospects - Sluit verlopen offertes als er geen reactie komt