Producten

De productcatalogus helpt u uw aanbod te standaardiseren en het maken van facturen te versnellen. In plaats van telkens dezelfde artikelomschrijvingen en prijzen in te typen, kiest u bij het maken van facturen uit uw opgeslagen producten.

Voordelen: - Consistente prijzen op al uw facturen - Snelle artikelselectie tijdens het maken van facturen - Georganiseerd in categorieën - Optionele voorraadregistratie met waarschuwingen bij lage voorraad - Standaard belastingtarieven per product - Kostprijsregistratie naast de verkoopprijs - Meerdere eenheidstypen voor verschillende factureringsmodellen

Abonnementsvereiste: De productcatalogus en voorraadregistratie zijn een Pro-functie. Met een Starter-account kunt u factuurregels nog steeds handmatig invoeren op elke factuur, maar voor de opgeslagen productcatalogus is een Pro- (of Lifetime-)abonnement vereist. Op Pro kunt u Producten bovendien tonen of verbergen via Instellingen → Functies (Settings → Features) — als u dit uitschakelt, verdwijnt Producten uit de zijbalk zonder dat uw gegevens worden verwijderd. Voorraadregistratie is een subschakelaar van Producten.

Voeg producten toe aan uw catalogus om het maken van facturen sneller en consistenter te maken.

Productvelden:

Verplicht: - Productcode (unieke identificatie, zoals een SKU — bijv. "SVC-001") - Naam (weergavenaam die op facturen verschijnt) - Eenheidsprijs (standaardprijs per eenheid)

Optioneel: - Kostprijs (wat het artikel u kost — bijgehouden naast de verkoopprijs voor inzicht in uw marge) - Eenheid (hoe het product wordt gemeten of gefactureerd) - Belastingtarief (standaard belastingpercentage dat wordt toegepast bij toevoeging aan facturen) - Categorie (voor organisatie en filtering) - Voorraadaantal en drempel voor lage voorraad (wanneer voorraadregistratie is ingeschakeld)

Beschikbare eenheden: - Eenheid (algemeen) - Uur - Dag - Maand - Jaar - Stuk - Dienst - Project - Licentie - Abonnement

Beschikbare categorieën: - Diensten - Software - Hardware - Consultancy - Training - Support - Licenties - Abonnementen - Overig

Voor fysieke producten biedt Invotify optionele voorraadregistratie, zodat u voorraadniveaus kunt bewaken en een melding ontvangt wanneer de voorraad bijna op is.

Voorraadregistratie inschakelen: Voorraadregistratie is een Pro-functie. Met een Pro- of Lifetime-abonnement schakelt u deze in via Instellingen → Functies (Settings → Features) (het is een subschakelaar van Producten). Eenmaal ingeschakeld kunt u voorraadaantallen en drempels per product instellen.

Voorraadvelden (per product): - Huidige voorraad (Current Stock) — het aantal eenheden dat momenteel op voorraad is - Drempel voor lage voorraad (Low Stock Threshold) — het niveau waarbij u gewaarschuwd wilt worden

Voorraadindicatoren: - Normaal (Normal): de voorraad ligt boven de drempel voor lage voorraad - Lage voorraad (Low Stock, oranje): de voorraad is gelijk aan of lager dan de drempel, maar groter dan nul - Niet op voorraad (Out of Stock, rood): nul eenheden resterend

Hoe voorraadwijzigingen worden vastgelegd: Elke wijziging wordt met een tijdstempel weggeschreven naar een logboek van voorraadmutaties, zodat u een volledige audittrail behoudt. Mutatietypen zijn onder andere: - Beginstand (Initial) — de openingsvoorraad die u instelt bij het aanmaken van het product - Aanvulling (Restock) — u voegt handmatig voorraad toe - Correctie (Adjustment) — u corrigeert het aantal handmatig (omhoog of omlaag) - Verkoop (Sale) — voorraad afgeboekt omdat een product op een factuur is gefactureerd

Automatische afboeking: Voorraad wordt automatisch afgeboekt op een van twee momenten: wanneer een factuur met catalogusproducten wordt aangemaakt met de status Verzonden (Sent), of wanneer een bestaande factuur later wordt gemarkeerd als Betaald (Paid) — afhankelijk van wat zich het eerst voordoet. De afboeking is beveiligd, zodat dezelfde factuur de voorraad nooit twee keer verlaagt.

Meldingen: Het meldingssysteem bewaakt uw voorraadniveaus: - Niet op voorraad (Out of Stock, hoge prioriteit) — wordt geactiveerd wanneer een product nul voorraad bereikt - Lage voorraad (Low Stock, gemiddelde prioriteit) — wordt geactiveerd wanneer de voorraad daalt tot of onder de ingestelde drempel

Bij het maken van een factuur kunt u snel producten uit uw catalogus toevoegen in plaats van alles handmatig in te typen. Dit zorgt voor consistente prijzen en bespaart tijd.

Producten toevoegen aan facturen: 1. Ga in de factuureditor naar de sectie met factuurregels 2. Klik op de vervolgkeuzelijst van de productkiezer 3. Zoek of blader door uw producten 4. Selecteer het product om het als factuurregel toe te voegen 5. Het aantal staat standaard op 1 — pas dit naar wens aan 6. Prijs, belastingtarief en omschrijving worden automatisch ingevuld vanuit het product

Wat wordt ingevuld: - De omschrijving op basis van de productnaam - De eenheidsprijs op basis van de standaardprijs van het product - Het belastingtarief op basis van het standaardtarief van het product

Aanpassen: Na het selecteren van een product kunt u nog steeds: - De omschrijvingstekst bewerken - De prijs voor deze specifieke factuur wijzigen - Het belastingtarief aanpassen - Het aantal wijzigen

Zo gebruikt u producten als uitgangspunt en kunt u toch maatwerk leveren voor specifieke situaties of klantafspraken.