Producten

De productcatalogus helpt u uw aanbod te standaardiseren en het maken van facturen te versnellen. In plaats van telkens dezelfde omschrijvingen en prijzen in te typen, kunt u bij het maken van facturen kiezen uit uw opgeslagen producten.

Voordelen: - Consistente prijzen op alle facturen - Snelle regelselectie tijdens het maken van facturen - Geordend op categorie - Optionele voorraadregistratie met waarschuwingen bij lage voorraad - Standaard belastingtarieven per product - Registratie van de kostprijs naast de verkoopprijs - Meerdere eenheidstypen voor verschillende facturatiemodellen

Planvereiste: De productcatalogus en voorraadregistratie zijn een Pro-functie. Starter-accounts kunnen nog altijd handmatig factuurregels typen op elke factuur, maar de opgeslagen productcatalogus vereist een Pro- (of Lifetime-)plan. In Pro kunt u Producten daarnaast tonen of verbergen via Instellingen → Functies — uitschakelen verbergt Producten uit de zijbalk zonder uw gegevens te verwijderen. Voorraadregistratie is een subschakelaar van Producten.

Voeg producten aan uw catalogus toe om het maken van facturen sneller en consistenter te maken.

Productvelden:

Verplicht: - Productcode (unieke identificatie, zoals een SKU - bv. "SVC-001") - Naam (weergavenaam die op facturen verschijnt) - Eenheidsprijs (standaardprijs per eenheid)

Optioneel: - Kostprijs (wat de regel u kost — geregistreerd naast de verkoopprijs voor inzicht in de marge) - Eenheid (hoe het product wordt gemeten of gefactureerd) - Belastingtarief (standaard belastingpercentage dat wordt toegepast bij toevoeging aan facturen) - Categorie (voor ordening en filteren) - Voorraadaantal en drempel voor lage voorraad (wanneer voorraadregistratie is ingeschakeld)

Beschikbare eenheden: - Eenheid (algemeen) - Uur - Dag - Maand - Jaar - Stuk - Dienst - Project - Licentie - Abonnement

Beschikbare categorieën: - Diensten - Software - Hardware - Advies - Opleiding - Ondersteuning - Licenties - Abonnement - Overig

Voor fysieke producten biedt Invotify optionele voorraadregistratie om u te helpen voorraadniveaus te volgen en gewaarschuwd te worden wanneer voorraden laag raken.

Voorraadregistratie inschakelen: Voorraadregistratie is een Pro-functie. Schakel het in een Pro- of Lifetime-plan in via Instellingen → Functies (het is een subschakelaar van Producten). Eenmaal ingeschakeld kunt u voorraadaantallen en drempels voor afzonderlijke producten instellen.

Voorraadvelden (per product): - Huidige voorraad - Het aantal eenheden dat momenteel op voorraad is - Drempel voor lage voorraad - Het niveau waarbij u gewaarschuwd wilt worden

Voorraadindicatoren: - Normaal: De voorraad ligt boven de drempel voor lage voorraad - Lage voorraad (oranje): De voorraad is op of onder de drempel maar groter dan nul - Niet op voorraad (rood): Nul eenheden resterend

Hoe voorraadwijzigingen worden geregistreerd: Elke wijziging wordt met een tijdstempel weggeschreven naar een logboek van voorraadbewegingen, zodat u een volledig controlespoor behoudt. Soorten bewegingen zijn: - Initieel - Het beginaantal dat wordt ingesteld wanneer u het product aanmaakt - Bijvullen - U voegt handmatig voorraad toe - Aanpassing - U corrigeert het aantal handmatig (omhoog of omlaag) - Verkoop - Voorraad afgetrokken omdat een product op een factuur is gefactureerd

Automatische aftrek: Voorraad wordt automatisch afgetrokken op een van twee momenten: wanneer een factuur met catalogusproducten wordt aangemaakt met status Verzonden, of wanneer een bestaande factuur later als Betaald wordt gemarkeerd — afhankelijk van wat het eerst gebeurt. De aftrek is beveiligd zodat dezelfde factuur de voorraad nooit twee keer verlaagt.

Meldingen: Het meldingssysteem bewaakt uw voorraadniveaus: - Niet op voorraad (hoge prioriteit) - Geactiveerd wanneer een product voorraadniveau nul bereikt - Lage voorraad (gemiddelde prioriteit) - Geactiveerd wanneer de voorraad daalt tot op of onder de ingestelde drempel

Bij het maken van een factuur kunt u snel producten uit uw catalogus toevoegen in plaats van alles handmatig te typen. Dit zorgt voor consistente prijzen en bespaart tijd.

Producten aan facturen toevoegen: 1. Ga in de factuureditor naar de sectie met factuurregels 2. Klik op het keuzemenu van de productkiezer 3. Zoek of blader door uw producten 4. Selecteer het product om als factuurregel toe te voegen 5. Het aantal staat standaard op 1 - pas naar behoefte aan 6. Prijs, belastingtarief en omschrijving worden automatisch ingevuld vanuit het product

Wat wordt ingevuld: - Omschrijving vanuit de productnaam - Eenheidsprijs vanuit de standaardprijs van het product - Belastingtarief vanuit het standaardtarief van het product

Aanpassing: Na het selecteren van een product kunt u nog altijd: - De omschrijvingstekst bewerken - De prijs voor deze specifieke factuur wijzigen - Het belastingtarief aanpassen - Het aantal wijzigen

Hiermee kunt u producten als uitgangspunt gebruiken terwijl u toch aanpast voor specifieke situaties of klantafspraken.