Klantenportal & Delen

De klantenportal is de klantgerichte kant van Invotify — alles wat uw klant ziet en doet zonder ooit een account aan te maken. U genereert een beveiligde deellink, stuurt die naar uw klant, en zij krijgen een overzichtelijke, huisstijlpagina waar ze de factuur kunnen lezen, de PDF downloaden en (op Pro) online betalen. Ondertussen krijgt u een stille registratie van precies wanneer en waar ze hem hebben geopend.

Wat de portal doet:

• Openbare factuurweergave — Een tokengebaseerde link opent de factuur in de browser. Geen aanmelding, geen wachtwoord, geen wrijving voor de klant.
• PDF downloaden — De klant downloadt met één klik een pixel-perfecte A4-PDF van hun factuur.
• Online betalen (Pro) — Een "Nu betalen"-knop brengt de klant naar een beveiligde Stripe-checkout voor volledige of gedeeltelijke betaling.
• Weergave bijhouden — Elke opening wordt vastgelegd: wanneer, van waar, het aantal weergaven en de tijdstempels van eerste en laatste weergave.
• E-mailvoorkeuren — Eén-klik-afmelden en gedetailleerde controle over welke e-mails de klant ontvangt.

Twee linktypen:

• Enkele factuurlink (/invoice/{token}) — Toont één specifieke factuur met alle details en een download-/betaalactie.
• Klantenportallink (/portal/{token}) — Een geïntegreerde weergave van de recente facturen van de klant bij u, hun totale openstaande saldo, een achterstalligheidsmarkering en creditnotasaldo, elke factuur met zijn eigen betaalactie.

Plannen: Openbare weergave, PDF downloaden, weergave bijhouden en beheer van e-mailvoorkeuren zijn beschikbaar op elk plan. Online betalen vanuit de portal vereist een Pro-plan met Stripe verbonden.

Elke portalpagina is voorzien van uw bedrijfsnaam en -logo, heeft een subtiele "Mogelijk gemaakt door Invotify"-voettekst en is gemarkeerd als noindex zodat het nooit in zoekmachines verschijnt.

Het delen van een factuur maakt een uniek, moeilijk te raden deeltoken aan en zet dit om in een openbare link die uw klant kan openen zonder in te loggen. Het token is een willekeurige UUID — het kan niet worden geraden door een nummer op te tellen — en het verwijst naar precies één factuur.

Hoe het deeltoken werkt:

• Bij het genereren van een link wordt een share_token aangemaakt voor de factuur en een URL geretourneerd van de vorm https://uw-app/invoice/{token}.
• Als er al een token bestaat voor die factuur, retourneert Invotify hetzelfde token — opnieuw delen zal de link niet vernieuwen of een URL die u al heeft verzonden verbreken.
• De link is de enige toegangssleutel. Iedereen met de link kan de factuur bekijken, dus behandel hem als een privélink.
• U kunt een deellink op elk moment intrekken. Intrekken wist het token en de oude URL werkt direct niet meer (geeft "niet gevonden" terug). Genereer een nieuwe link om opnieuw te delen.

Machtigingen: Het genereren of intrekken van een deellink vereist de machtiging "Facturen beheren", zodat alleen geautoriseerde teamleden een factuur kunnen blootstellen.

Wat de klant ontvangt: Wanneer u een factuur per e-mail verstuurt, kan de link (en op Pro, een betaallink) meegestuurd worden. U kunt de deel-URL ook kopiëren en via elk kanaal versturen — chat, uw eigen e-mailclient, een messaging-app.

De PDF delen via WhatsApp, Telegram, Slack & co.: Het Deeldialoogvenster op facturen en offertes geeft de gerenderde PDF direct aan het deelvenster van uw apparaat (op telefoons, tablets en moderne desktopbrowsers). Tik op WhatsApp, Telegram, Slack of Messenger en de PDF is al bijgevoegd — kies de ontvanger en verzend. Op browsers zonder ondersteuning voor deelvensterbestanden valt Invotify terug op het downloaden van de PDF en het openen van de app zodat u hem handmatig kunt bijvoegen.

Wanneer een klant een deellink opent, belandt hij op een overzichtelijke, mobielvriendelijke pagina die geen aanmelding vereist. Er zijn twee ervaringen afhankelijk van de link.

Pagina met één factuur (`/invoice/{token}`): De klant ziet de volledige factuur — uw bedrijfsnaam en -logo, het factuurnummer en de status, uitgifte- en vervaldatums, factuurgegevens, elk regelitem met hoeveelheden en totalen, en eventuele notities die u heeft toegevoegd. Onderaan staan de acties: - PDF downloaden — Genereert en downloadt een professionele A4-PDF, identiek aan wat u zou versturen. Server-side gegenereerd op aanvraag. - Nu betalen — Verschijnt alleen wanneer een betaallink beschikbaar is en de factuur nog niet is betaald of geannuleerd (Pro — zie Online betalen hieronder).

Unified portalpagina (`/portal/{token}`): Een dashboard-achtig overzicht voor de klant over al hun facturen bij u: - Openstaand saldo — Het totale nog verschuldigde bedrag over alle onbetaalde facturen (niet alleen de factuur waarop ze hebben geklikt), met een achterstalligheidsmarkering als er facturen zijn die de vervaldatum hebben overschreden. - Creditnotasaldo — Eventueel uitgesteld of verrekend tegoed dat ze hebben. - Factuurlijst — Hun recente niet-concept facturen, gepagineerd, elk met nummer, datums, status, bedrag en een betaalactie.

Privacy door ontwerp: De portal retourneert altijd een veilige subset van gegevens. Interne ID's, het deeltoken zelf en alles wat niet betrekking heeft op die klant worden verwijderd. De unified portal beperkt zich strikt tot de ene klant waartoe het token behoort. Portalrespons worden verzonden met no-store-caching zodat niets gevoeligs door intermediairs wordt gecached.

Op een Pro-plan met Stripe verbonden zet de portal een weergave om in een betaling. De klant klikt op Nu betalen en belandt op de beveiligde gehoste checkout van Stripe — Invotify raakt hun kaartgegevens nooit aan.

Hoe een portalbetaling verloopt: 1. De klant opent hun factuur of de unified portal en klikt op Betalen. 2. Invotify maakt een Stripe Checkout-sessie aan voor die factuur en stuurt de klant door. 3. De klant betaalt op de gehoste pagina van Stripe. Hun e-mailadres is vooraf ingevuld voor een snellere checkout. 4. Bij succes worden ze teruggestuurd naar een bevestigingspagina; als ze annuleren, belanden ze vriendelijk terug. 5. Stripe bevestigt de betaling en de factuurstatus wordt automatisch bijgewerkt naar Betaald.

Volledige of gedeeltelijke betalingen: - Standaard betaalt de klant het volledige openstaande saldo (het verschuldigde bedrag, niet alleen het originele totaal — eerdere gedeeltelijke betalingen worden dus meegenomen). - Als u gedeeltelijke betalingen op de factuur heeft ingeschakeld, kan de klant een kleiner bedrag betalen. Invotify handhaaft eventuele minimumbetaalbedragen die u heeft ingesteld en laat de klant nooit meer betalen dan er nog verschuldigd is.

Ingebouwde veiligheidsmechanismen: - Al betaalde of geannuleerde facturen kunnen niet opnieuw worden betaald — de Betalen-knop verdwijnt en het verzoek wordt server-side geweigerd. - Het portalbetalingseindpunt is snelheidsbeperkt om misbruik te voorkomen. - Het betalingsbedrag wordt gevalideerd aan het hand van het live openstaande saldo en het minimumdebetbedrag van Stripe voordat een sessie wordt aangemaakt.

Belangrijk: Online betalen vereist een Pro-plan en een verbonden Stripe-account. Zonder Stripe verbonden werkt de portal nog steeds voor bekijken en downloaden — er is alleen geen Betalen-knop.

Stop met afvragen of uw klant de factuur daadwerkelijk heeft geopend. Elke keer dat een gedeelde factuur wordt bekeken, registreert Invotify het — zodat u precies weet wanneer ze hem hebben gezien, hoe vaak en van waar.

Wat bij elke weergave wordt vastgelegd: - Tijdstempel — Wanneer de weergave plaatsvond. - Bron — Van waar de weergave afkomstig was: link (een gedeelde enkele factuurlink), email, portal of api. Standaard link. - IP-adres — Het IP-adres van de klant (geparseerd uit de doorstuurheader), zodat u herhaalde openingen van dezelfde plek kunt onderscheiden van nieuwe. - Gebruikersagent — De browser-/apparaatstring, ingekort tot een veilige lengte.

Geaggregeerde statistieken die Invotify per factuur bijhoudt: - Aantal weergaven — Het lopende totaal van openingen. - Eerste keer bekeken op — Precies wanneer de factuur voor het eerst werd geopend (eenmalig gestempeld, nooit overschreven). - Laatste keer bekeken op — De meest recente opening. - Unieke IP-adressen — Hoeveel onderscheiden IP-adressen het hebben bekeken.

Waar u het ziet: De weergavestatistieken van de factuur verschijnen op de factuurdetailpagina — een compacte badge toont het aantal weergaven, met tijdstempels van eerste en laatste weergave bij aanwijzen, en een live-indicator wanneer de factuur recentelijk is geopend. Het volledige weergavelogboek (elke afzonderlijke opening met de bron, het IP-adres en de gebruikersagent) is beschikbaar via de weergavegegevens van de factuur, beperkt tot uw bedrijf.

Bescherming tegen misbruik: Het tracking-eindpunt is snelheidsbeperkt per IP-adres en per token, zodat een klant die herhaaldelijk vernieuwt uw weergavetelling niet kan opblazen, en het eindpunt kan niet worden gebombardeerd om de cijfers op te pompen.

Elke e-mail die Invotify naar een klant stuurt, bevat een afmeld-/voorkeurslink, zodat klanten altijd controle houden over wat er in hun inbox terechtkomt. De link werkt zonder aanmelding — het afmeldtoken zelf bewijst eigenaarschap van het e-mailadres.

Wat klanten kunnen beheren: - Documentmails — Facturen, offertes en andere documenten die aan hen worden verstuurd. - Herinneringsmails — Herinneringen bij achterstallige en aankomende betalingen. - Marketingmails — Promotionele of aankondigingsberichten.

Elke categorie is een onafhankelijke aan-/uitschakelaar. Een klant die alleen facturen maar geen herinneringen wil ontvangen, kan precies dat instellen — het is niet alles-of-niets.

Afmelden met één klik: De voorkeursenpagina is hetzelfde als de afmeldlink in elke e-mail. Klanten kunnen één categorie uitschakelen of zich voor alles afmelden op één plek. Wijzigingen worden direct opgeslagen en zijn van toepassing op toekomstige verzendingen.

Hoe het veilig blijft: - Het voorkeurseindpunt vereist een geldig token (geweigerd als het te kort of ontbrekend is), en dat token alleen autoriseert het lezen en bijwerken van de voorkeuren — geen account nodig. - Alleen de bekende, toegestane voorkeurssleutels worden geaccepteerd, en alleen booleaanse waarden, zodat het eindpunt niet kan worden gedwongen om iets anders te wijzigen. - Lees- en schrijfacties zijn snelheidsbeperkt per IP-adres.

Het respecteren van deze voorkeuren houdt uw verzendreputatie gezond en houdt u aan de juiste kant van antispamregels — klanten die hebben gekozen voor afmelden ontvangen die categorie eenvoudigweg niet meer.