Klantenportaal & delen

Het klantenportaal is de klantgerichte kant van Invotify — alles wat uw klant ziet en doet zonder ooit een account aan te maken. U genereert een beveiligde deellink, stuurt deze naar uw klant, en zij krijgen een overzichtelijke, gebrande pagina waar zij de factuur kunnen lezen, de PDF kunnen downloaden en (op Pro) online kunnen betalen. Ondertussen krijgt u een stille registratie van precies wanneer en waar zij de factuur openden.

Wat het portaal doet:

• Openbare factuurweergave — Een op tokens gebaseerde link opent de factuur in de browser. Geen login, geen wachtwoord, geen drempel voor de klant.
• PDF-download — De klant downloadt met één klik een pixelperfecte A4-PDF van hun factuur.
• Online betaling (Pro) — Een knop "Nu betalen" brengt de klant naar een beveiligde Stripe-betaalpagina voor een volledige of gedeeltelijke betaling.
• Weergavetracking — Elke opening wordt geregistreerd: wanneer, vanwaar, het aantal weergaven en het eerste/laatste weergavemoment.
• E-mailvoorkeuren — Uitschrijven met één klik en gedetailleerde controle over welke e-mails de klant ontvangt.

Twee linktypen:

• Link voor één factuur (/invoice/{token}) — Toont één specifieke factuur met de volledige details en een download-/betaalactie.
• Klantenportaallink (/portal/{token}) — Een gebundeld overzicht van de recente facturen van de klant, hun totale openstaande saldo, een eventuele markering "achterstallig" en het creditnotasaldo, elke factuur met een eigen betaalactie.

Abonnementen: Openbare weergave, PDF-download, weergavetracking en het beheer van e-mailvoorkeuren zijn op elk abonnement beschikbaar. Online betalen vanuit het portaal vereist een Pro-abonnement met een gekoppeld Stripe-account.

Elke portaalpagina is gebrand met uw bedrijfsnaam en logo, draagt een stille "Powered by Invotify"-voettekst en is gemarkeerd als noindex, zodat deze nooit in zoekmachines verschijnt.

Het delen van een factuur creëert een uniek, moeilijk te raden deeltoken en maakt er een openbare link van die uw klant kan openen zonder in te loggen. Het token is een willekeurige UUID — het kan niet worden geraden door een getal op te hogen — en het verwijst naar precies één factuur.

Hoe het deeltoken werkt:

• Het genereren van een link creëert een share_token voor de factuur en geeft een URL terug in de vorm https://your-app/invoice/{token}.
• Als er al een token voor die factuur bestaat, geeft Invotify hetzelfde terug — opnieuw delen verandert de link niet en breekt een al verstuurde URL niet.
• De link is het enige toegangsbewijs. Iedereen die hem heeft, kan de factuur bekijken, dus behandel hem als een privélink.
• U kunt een deellink op elk moment intrekken. Intrekken wist het token, en de oude URL werkt direct niet meer (deze geeft "niet gevonden" terug). Genereer een nieuwe link om opnieuw te delen.

Rechten: Het genereren of intrekken van een deellink vereist de rechten "Facturen beheren", zodat alleen bevoegde teamleden een factuur kunnen blootstellen.

Wat de klant ontvangt: Wanneer u een factuur per e-mail verstuurt, kan de link (en op Pro een betaallink) ermee meereizen. U kunt de deel-URL ook kopiëren en via elk kanaal versturen — chat, uw eigen e-mailprogramma, een berichtenapp.

De PDF delen naar WhatsApp, Telegram, Slack & co.: Het dialoogvenster Delen op facturen en offertes overhandigt de gerenderde PDF rechtstreeks aan het deelvenster van uw apparaat (op telefoons, tablets en moderne desktopbrowsers). Tik op WhatsApp, Telegram, Slack of Messenger en de PDF is al bijgevoegd — kies de ontvanger en verstuur. Op browsers zonder ondersteuning voor bestanden in het deelvenster valt Invotify terug op het downloaden van de PDF en het openen van de app, zodat u deze handmatig kunt bijvoegen.

Wanneer een klant een deellink opent, belandt hij op een overzichtelijke, mobielvriendelijke pagina waarvoor geen login nodig is. Er zijn twee ervaringen, afhankelijk van de link.

Pagina voor één factuur (`/invoice/{token}`): De klant ziet de volledige factuur — uw bedrijfsnaam en logo, het factuurnummer en de status, de factuurdatum en vervaldatum, factuurgegevens, elk regelitem met aantallen en totalen, en eventuele notities die u hebt toegevoegd. Onderaan staan de acties: - PDF downloaden — Genereert en downloadt een professionele A4-PDF, identiek aan wat u zou versturen. Op aanvraag aan de serverkant gegenereerd. - Nu betalen — Verschijnt alleen wanneer er een betaallink beschikbaar is en de factuur nog niet betaald of geannuleerd is (Pro — zie Online betalen hieronder).

Gebundelde portaalpagina (`/portal/{token}`): Een dashboardachtig overzicht voor de klant over al hun facturen bij u: - Openstaand saldo — Het totaal dat nog verschuldigd is over elke onbetaalde factuur (niet alleen die waarop ze klikten), met een markering "achterstallig" als er facturen over de vervaldatum zijn. - Creditnotasaldo — Eventueel uitgegeven of toegepast tegoed dat zij hebben. - Factuurlijst — Hun recente niet-concept-facturen, gepagineerd, elk met nummer, datums, status, bedrag en een betaalactie.

Privacy door ontwerp: Het portaal geeft alleen ooit een veilige subset van gegevens terug. Interne ID's, het deeltoken zelf, en alles wat geen verband houdt met die klant worden uit de respons verwijderd. Het gebundelde portaal beperkt zich strikt tot de ene klant waartoe het token behoort. Portaalresponsen worden verstuurd met no-store-caching, zodat tussenpartijen niets gevoeligs cachen.

Op een Pro-abonnement met een gekoppeld Stripe-account verandert het portaal een weergave in een betaling. De klant klikt op Nu betalen en belandt op de beveiligde gehoste betaalpagina van Stripe — Invotify raakt hun kaartgegevens nooit aan.

Hoe een portaalbetaling verloopt: 1. De klant opent zijn factuur of het gebundelde portaal en klikt op Betalen. 2. Invotify maakt een Stripe Checkout-sessie aan voor die factuur en stuurt de klant ernaartoe. 3. De klant betaalt op de gehoste pagina van Stripe. Hun e-mailadres is vooraf ingevuld voor een snellere betaling. 4. Bij succes worden zij teruggebracht naar een bevestigingspagina; als zij annuleren, belanden zij netjes weer terug. 5. Stripe bevestigt de betaling en de factuurstatus wordt automatisch bijgewerkt naar Betaald.

Volledige of gedeeltelijke betalingen: - Standaard betaalt de klant het volledige openstaande saldo (het verschuldigde bedrag, niet alleen het oorspronkelijke totaal — zodat eerdere gedeeltelijke betalingen worden meegerekend). - Als u gedeeltelijke betalingen op de factuur hebt ingeschakeld, kan de klant een kleiner bedrag betalen. Invotify dwingt elk minimumbetalingsbedrag af dat u instelt en laat de klant nooit meer betalen dan wat nog verschuldigd is.

Ingebouwde waarborgen: - Al betaalde of geannuleerde facturen kunnen niet opnieuw worden betaald — de knop Betalen verbergt zich en het verzoek wordt aan de serverkant geweigerd. - Het betalings-endpoint van het portaal heeft een snelheidsbegrenzing (rate limiting) om misbruik te voorkomen. - Het betalingsbedrag wordt gevalideerd aan de hand van het actuele openstaande saldo en de minimale afschrijving van Stripe voordat een sessie wordt aangemaakt.

Belangrijk: Online betalen vereist een Pro-abonnement en een gekoppeld Stripe-account. Zonder gekoppeld Stripe werkt het portaal nog steeds voor bekijken en downloaden — er is alleen geen knop Betalen.

Stop met afvragen of uw klant de factuur daadwerkelijk heeft geopend. Elke keer dat een gedeelde factuur wordt bekeken, registreert Invotify het — zodat u precies weet wanneer zij het zagen, hoe vaak en vanwaar.

Wat er bij elke weergave wordt geregistreerd: - Tijdstempel — Wanneer de weergave plaatsvond. - Bron — Waar de weergave vandaan kwam: link (een gedeelde link voor één factuur), email, portal of api. Standaard link. - IP van de kijker — Het IP-adres van de klant (geparseerd uit de doorstuurheader), zodat u herhaalde openingen vanaf dezelfde plek kunt onderscheiden van nieuwe. - User-agent — De browser-/apparaatstring, ingekort tot een veilige lengte.

Geaggregeerde statistieken die Invotify per factuur bijhoudt: - Aantal weergaven — Het lopende totaal van openingen. - Eerst bekeken op — Precies wanneer de factuur voor het eerst werd geopend (eenmalig vastgelegd, nooit overschreven). - Laatst bekeken op — De meest recente opening. - Unieke IP's — Hoeveel verschillende IP-adressen de factuur hebben bekeken.

Waar u het ziet: De weergavestatistieken van de factuur verschijnen op de detailpagina van de factuur — een compacte badge toont het aantal weergaven, met het eerste en laatste weergavemoment bij het zweven, en een live-indicator wanneer de factuur recent is geopend. Het volledige weergavelogboek (elke afzonderlijke opening met de bron, het IP en de user-agent) is beschikbaar via de weergavegegevens van de factuur, beperkt tot uw bedrijf.

Misbruikbescherming: Het tracking-endpoint heeft een snelheidsbegrenzing per IP en per token, zodat één klant die herhaaldelijk vernieuwt uw aantal weergaven niet kan opblazen, en het endpoint niet kan worden bestookt om de cijfers op te krikken.

Elke e-mail die Invotify naar een klant stuurt, bevat een uitschrijf-/voorkeurenlink, zodat klanten altijd controle houden over wat er in hun inbox belandt. De link werkt zonder login — het uitschrijftoken zelf bewijst eigenaarschap van het e-mailadres.

Wat klanten kunnen instellen: - Document-e-mails — Facturen, offertes en andere documenten die naar hen worden gestuurd. - Herinnerings-e-mails — Herinneringen voor achterstallige en aankomende betalingen. - Marketing-e-mails — Elk promotioneel of aankondigingsbericht.

Elke categorie is een onafhankelijke aan/uit-schakelaar. Een klant die alleen facturen wil maar geen herinneringen, kan precies dat hebben — het is niet alles-of-niets.

Uitschrijven met één klik: De voorkeurenpagina is hetzelfde scherm als de uitschrijflink in elke e-mail. Klanten kunnen één categorie uitzetten, of zich voor alles afmelden, op één plek. Wijzigingen worden direct opgeslagen en gelden voor toekomstige verzendingen.

Hoe het veilig blijft: - Het voorkeuren-endpoint vereist een geldig token (geweigerd als het te kort is of ontbreekt), en dat token alleen autoriseert het lezen en bijwerken van de voorkeuren — geen account nodig. - Alleen de bekende, toegestane voorkeurssleutels worden geaccepteerd, en alleen booleaanse waarden, zodat het endpoint niet kan worden gedwongen iets anders te wijzigen. - Lees- en schrijfbewerkingen hebben een snelheidsbegrenzing per IP.

Het respecteren van deze voorkeuren houdt uw verzendreputatie gezond en houdt u aan de goede kant van antispamregels — klanten die ervoor kozen zich af te melden, ontvangen die categorie simpelweg niet meer.