Betalingen en debiteurenbeheer

Invotify maakt van facturen resultaten — betaalde facturen. Het betalingssysteem dekt alles: van de eerste betaalknop op een factuur tot de uiteindelijke afstemming met een banktransactie. Het meeste verloopt automatisch zodra u het eenmaal hebt ingesteld.

Zo werken betalingen van begin tot eind:

1. Betaalknop op de factuur. Elke factuur in de Pro- en Lifetime-abonnementen bevat een betaallink. Uw klanten klikken erop en ronden de betaling in enkele seconden af met de betaalmethoden die u hebt ingeschakeld.

1. Automatische statusupdates. Zodra een betaling slaagt, ontvangt Invotify de bevestiging van de betaalprovider en zet de factuur automatisch op "Betaald" (Paid). Geen handmatige controle, geen extra stap.

1. Herinneringen bij achterstallige facturen. Raakt een factuur over de vervaldatum, dan stuurt Invotify de klant beleefde herinneringsmails volgens een schema dat u instelt — of ontvangt u een melding, zodat u zelf beslist of u wilt aandringen.

1. Bankafstemming. Hebt u uw bank gekoppeld, dan houdt Invotify inkomende transacties in de gaten en koppelt ze automatisch aan openstaande facturen. Alles wat niet met voldoende zekerheid te koppelen is, blijft beschikbaar voor handmatige koppeling met één klik.

1. Vertragingskosten, creditnota's, deelbetalingen, handmatige registratie. Elk randgeval uit de dagelijkse factureringspraktijk is gedekt.

Wat elk abonnement bevat: Handmatige betalingsregistratie, deelbetalingen met een lopend saldo, herinneringen bij achterstallige facturen en vertragingskosten zijn beschikbaar in alle abonnementen — Starter, Pro en Lifetime. Betalingen die buiten Invotify om zijn ontvangen (contant, cheque, overboeking) kunt u altijd registreren, en achterstallige facturen kunt u altijd opvolgen.

Wat Pro en Lifetime toevoegen: Online betalingen via Stripe en PayPal, betaallinks per factuur met automatische statusupdates, banksynchronisatie met automatisch matchen (Plaid) en opgeslagen betaalmethoden met automatische afschrijving voor terugkerende facturen.

Verbind Stripe, PayPal of beide — daarna bevat elke factuur die u verstuurt een betaallink, en werken betaalde facturen zichzelf bij. Online betalingen zijn een functie van de Pro- en Lifetime-abonnementen.

Stripe verbinden: 1. Ga naar Instellingen → Integraties (Settings → Integrations) 2. Klik op "Verbinden" (Connect) naast Stripe 3. U wordt doorgestuurd naar Stripe om de koppeling te autoriseren of een nieuw account aan te maken 4. Doorloop de onboarding van Stripe (meestal enkele minuten — er wordt om basisgegevens van uw bedrijf gevraagd) 5. Terug in Invotify toont de verbindingsstatus "Verbonden" (Connected) met uw accountnaam

PayPal verbinden: 1. Klik in dezelfde integratie-instellingen op "Verbinden" (Connect) naast PayPal 2. Autoriseer Invotify via de OAuth-flow van PayPal 3. Na het verbinden kunnen facturen met PayPal worden betaald — naast Stripe of in plaats daarvan

Betaalmethoden ondersteund via Stripe: - Creditcards en debetkaarten - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-incasso (Europa)

Welke methoden beschikbaar zijn, hangt af van uw Stripe-regio. PayPal-betalingen worden verwerkt via de Orders API van PayPal.

Beveiliging: Invotify ziet of bewaart nooit de kaart- of bankgegevens van uw klanten. Betaalgegevens worden rechtstreeks door Stripe of PayPal vastgelegd in hun eigen beveiligde formulieren. Kaartgegevens zijn standaard PCI DSS Level 1-conform, omdat de betaalprovider de compliance-scope voor zijn rekening neemt.

Wat er gebeurt wanneer een klant betaalt: 1. De klant klikt op de betaallink in de factuur (e-mail of PDF) 2. De klant rondt de betaling af op de gehoste pagina van Stripe of PayPal 3. De betaalprovider bevestigt de betaling in realtime aan Invotify via een webhook 4. De factuurstatus springt naar "Betaald" (Paid) 5. U ontvangt een melding

Deelbetalingen: Betaalt een klant slechts een deel van een factuur (bijvoorbeeld een aanbetaling), dan registreert Invotify de deelbetaling en blijft de factuur openstaan voor het restant. U ziet zowel het reeds betaalde bedrag als het nog openstaande bedrag.

Opgeslagen betaalmethoden en automatische afschrijving: In Pro en Lifetime kunnen klanten een betaalmethode opslaan, zodat terugkerende facturen automatisch worden afgeschreven zodra elke nieuwe uitvoering wordt gegenereerd. U stelt dit per klant in; de opgeslagen methode wordt veilig bewaard door de betaalprovider — Invotify slaat de kaart zelf nooit op.

Koppel de zakelijke bankrekening van uw bedrijf via Plaid, en Invotify matcht inkomende transacties met openstaande facturen — handmatige afstemming is niet meer nodig. Transacties worden gesynchroniseerd, een matching-engine beoordeelt ze ten opzichte van uw openstaande facturen, matches met hoge betrouwbaarheid markeren de factuur automatisch als betaald, en de rest kunt u met één klik matchen (of negeren).

Banksynchronisatie is een functie van Pro en Lifetime en verloopt veilig via Plaid — Invotify ziet alleen transactiegegevens, nooit uw bankinloggegevens. U kunt de koppeling op elk moment intrekken via Instellingen → Integraties (Settings → Integrations).

Zie de aparte sectie "Bank" voor de volledige handleiding: hoe matches worden beoordeeld (bedrag, datumnabijheid, omschrijving), ondersteunde banken, handmatig matchen en details over privacy.

Wanneer een factuur de vervaldatum overschrijdt, kan Invotify de klant automatisch beleefde herinneringsmails sturen — of u simpelweg een melding geven, zodat u zelf beslist of u wilt aandringen. Geen agressieve nieuwe kaartafschrijvingen, geen aanmaningsketens. Gewoon een vriendelijk "deze factuur is achterstallig" met de betaallink.

Zo werken herinneringen: 1. Een factuur overschrijdt de vervaldatum 2. Op de ingestelde dag (bijv. 7 dagen na de vervaldatum) stuurt Invotify de klant een beleefde e-mail in uw huisstijl met het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum 3. Heeft de klant dan nog niet betaald, dan kan later een volgende herinnering volgen (bijv. na 14 of 30 dagen — u bepaalt het schema) 4. Elke herinnering wordt bij de factuur bijgehouden: wanneer de laatste is verzonden en hoeveel er in totaal zijn verstuurd 5. Herinneringen zijn in frequentie beperkt, zodat een factuur nooit meer dan één herinnering per dag veroorzaakt

Twee modi: - Automatisch herinneren (Auto-remind) — in te schakelen in Instellingen (Settings). Invotify verstuurt herinneringen automatisch volgens het schema dat u instelt. U hoeft niets te doen. - Handmatig herinneren (Manual remind) — Invotify stuurt een melding naar U wanneer een factuur achterstallig is. U beslist of u een herinnering verstuurt of het zelf anders oplost.

Configuratie: - Dagen vóór vervaldatum — stuur desgewenst een vooraankondiging voordat de factuur vervalt (bijv. 3 dagen ervoor) - Dagen na vervaldatum — wanneer herinneringen bij achterstand worden verstuurd (1, 7, 14 of 30 dagen na de vervaldatum) - Toon — herinneringen vóór de vervaldatum zijn vriendelijk; herinneringen bij achterstand iets dwingender

Wat de klant ziet: Een e-mail in uw huisstijl met het factuurnummer, het openstaande bedrag en de vervaldatum. Geen formuleringen als "uw kaart is geweigerd" — alleen een beleefde herinnering.

Stel uw beleid voor vertragingskosten eenmalig in op bedrijfsniveau en pas het daarna met één klik toe op achterstallige facturen. Vertragingskosten geven uw klanten een echte prikkel om op tijd te betalen — zonder dat u ongemakkelijke e-mails in de trant van "we hebben kosten toegevoegd" hoeft te sturen.

Configuratie: Ga naar Instellingen → Documentinstellingen (Settings → Document Settings) — de opties voor vertragingskosten staan in de kaart "Standaard betalingsvoorwaarden" (Default Payment Terms): - Schakel vertragingskosten in of uit voor uw bedrijf - Respijtperiode — het aantal dagen na de vervaldatum voordat de kosten ingaan (bijv. 3 dagen: een factuur die 1–3 dagen te laat is, blijft kosteloos; vanaf 4 dagen gelden de kosten) - Soort kosten — vast bedrag (bijv. €25 vast) of percentage (bijv. 2% van het openstaande saldo) - Maximum — optioneel plafond op de totale kosten, zodat u nooit te veel rekent bij een betwiste of kleine factuur - Terugkerend — standaard uitgeschakeld. Indien ingeschakeld kunnen de kosten na een vast interval opnieuw worden toegepast (bijv. elke 30 dagen), zolang de factuur achterstallig blijft. De meeste bedrijven laten dit uit — schakel het alleen in als u het echt nodig hebt.

Zo worden kosten toegepast: Zodra een achterstallige factuur de respijtperiode voorbij is, gebruikt u de actie "Vertragingskosten toepassen" (Apply late fee) op de factuur. De kosten worden berekend volgens uw beleid en opgeteld bij het factuurtotaal — de klant ziet het oorspronkelijke bedrag, de kosten en het nieuwe totaal. Alles is controleerbaar en u houdt de controle: er worden nooit kosten toegevoegd zonder uw klik.

Communicatie met de klant: Uw blok Betalingsvoorwaarden (Payment Terms) kan een tekst bevatten die uw beleid voor vertragingskosten uitlegt (bijv. "Bij facturen die 3 of meer dagen te laat zijn, geldt 2% vertragingskosten, met een maximum van €50."). Invotify verstuurt geen automatische e-mails van het type "u bent vertragingskosten verschuldigd" — daarvoor zijn de herinneringen bij achterstand.

Termijnfacturatie betekent dat u één offerte in meerdere fasen factureert in plaats van in één keer. Ideaal voor langlopende projecten, werk op basis van mijlpalen en retainers met opleverpunten.

Waarom in termijnen factureren: Een websiteproject van €18,000 hoeft niet één factuur te zijn. Factureer 30% bij de start, 30% na de tussentijdse review, 40% bij oplevering. Elke factuur verwijst naar de oorspronkelijke offerte, houdt het lopende totaal bij en voorkomt dat u ooit te veel factureert.

Een termijnfactuur maken: 1. Open de offerte — in de offerte-editor moet "Termijnfacturatie toestaan" (Allow progress invoicing) zijn aangevinkt (schakel dit in bij het aanmaken of bewerken van de offerte) 2. Voeg in de termijnfacturatieweergave een fase toe 3. Kies het bedrag — een percentage van het totaal (30%) of een specifiek bedrag (€5,400) 4. Invotify maakt een nieuwe factuur aan die naar de offerte verwijst en in het lopende totaal wordt meegeteld 5. Verstuur en incasseer zoals gebruikelijk

Bescherming tegen overfacturatie: Invotify houdt het totaal bij van alle termijnfacturen van een offerte. Probeert u een termijnfactuur te maken die het offertetotaal zou overschrijden, dan blokkeert Invotify de actie. U kunt nooit per ongeluk meer factureren dan de offerte.

Resterend saldo volgen: De voortgangsweergave van de offerte toont het lopende saldo — het offertetotaal, het tot nu toe gefactureerde bedrag en het resterende bedrag — zodat het totaalbeeld altijd duidelijk is.

De rest factureren: Om het volledige resterende bedrag te factureren, maakt u een laatste termijnfactuur voor alles wat nog openstaat (een fase van "100% van het restant"). Zodra het cumulatieve totaal het offertetotaal bereikt, kunnen er geen termijnfacturen meer worden aangemaakt.

Niet elke betaling komt binnen via Stripe of banksynchronisatie. Contant geld, cheques, overboekingen, verrekeningen of betalingen buiten het systeem om moeten allemaal ergens worden vastgelegd. Precies daarvoor heeft Invotify een flow voor handmatige betalingsregistratie.

Zo registreert u een handmatige betaling: 1. Open de factuur 2. Klik op "Betaling registreren" (Record payment) 3. Vul in: - Bedrag (het openstaande saldo voor een volledige betaling, of minder voor een deelbetaling) - Notities (optioneel — betaalmethode, referentienummer, alles wat het onthouden waard is) 4. Klik op Opslaan (Save)

Het factuursaldo wordt direct bijgewerkt. Dekt de betaling de factuur volledig, dan springt de status naar "Betaald" (Paid). Is het een deelbetaling, dan blijft de factuur openstaan voor het resterende saldo en wordt de deelbetaling vastgelegd in de betalingshistorie.

Meerdere betalingen per factuur: Een factuur kan in de loop van de tijd een onbeperkt aantal deelbetalingen ontvangen. Elke betaling wordt vastgelegd met een eigen datum en bedrag. De betalingshistorie toont de volledige tijdlijn in één oogopslag.

Beschikbaar in alle abonnementen: Handmatige betalingsregistratie is beschikbaar in Starter, Pro en Lifetime — ook zonder gekoppelde betaalintegratie. Het is het fundament van het betalingssysteem.