Betalingen & Incasso

Invotify zet facturen om in resultaten — betaalde facturen. Het betalingssysteem handelt alles af van de eerste betaalknop op een factuur tot de uiteindelijke afstemming met een banktransactie. Het meeste verloopt automatisch zodra u het heeft ingesteld.

Hoe betalingen van begin tot eind werken:

1. Betaalknop op de factuur. Elke factuur op Pro- en Lifetime-plannen wordt geleverd met een betaallink. Klanten klikken erop en ronden de betaling in seconden af met de door u ingeschakelde methoden.

1. Automatische statusupdates. Wanneer een betaling slaagt, ontvangt Invotify de bevestiging van de betalingsverwerker en zet de factuur automatisch op Betaald. Geen polling, geen handmatige stap.

1. Herinneringen bij achterstallige betalingen. Als een factuur de vervaldatum overschrijdt, stuurt Invotify beleefde herinnerings-e-mails naar de klant op een door u geconfigureerd schema — of informeert u zodat u zelf kunt beslissen of u hen een herinnering stuurt.

1. Bankreconciliatie. Als u uw bank heeft verbonden, houdt Invotify inkomende transacties in de gaten en koppelt ze automatisch aan openstaande facturen. Alles wat het niet zeker kan koppelen, staat beschikbaar voor handmatige koppeling met één klik.

1. Boetes, creditnota's, gedeeltelijke betalingen, handmatige registratie. Elk randgeval van echte facturering is gedekt.

Wat elk plan krijgt: Handmatige betalingsregistratie, gedeeltelijke betalingen met een lopend saldo, herinneringen bij achterstallige betalingen en boetes zijn beschikbaar op alle plannen — Starter, Pro en Lifetime. U kunt altijd betalingen registreren die u buiten Invotify heeft ontvangen (contant, cheque, overschrijving) en achterstallige facturen opvolgen.

Wat Pro en Lifetime toevoegen: Online betalingen via Stripe en PayPal, betaallinks per factuur met automatische statusupdates, banksynchronisatie met automatische koppeling (Plaid) en opgeslagen betaalmethoden met automatisch incasso voor terugkerende facturen.

Verbind Stripe, PayPal of beide — dan heeft elke factuur die u verzendt een betaallink en bijgewerkte betaalde facturen zichzelf. Online betalingen zijn een Pro- en Lifetime-functie.

Stripe verbinden: 1. Ga naar Instellingen → Integraties 2. Klik op "Verbinden" naast Stripe 3. U wordt doorgestuurd naar Stripe om de verbinding te autoriseren of een nieuw account te maken 4. Voltooi de onboarding van Stripe (meestal een paar minuten — ze vragen om basisinformatie over uw bedrijf) 5. Terug op Invotify toont de verbindingsstatus "Verbonden" met uw accountnaam

PayPal verbinden: 1. Klik in dezelfde Integraties-instellingen op "Verbinden" naast PayPal 2. Autoriseer Invotify via de OAuth-stroom van PayPal 3. Eenmaal verbonden kunnen facturen naast (of in plaats van) Stripe ook via PayPal worden betaald

Ondersteunde betaalmethoden via Stripe: - Credit- en betaalkaarten - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA Debit (Europa)

Beschikbare methoden hangen af van uw Stripe-regio. PayPal-betalingen worden verwerkt via de Orders API van PayPal.

Beveiliging: Invotify ziet of slaat nooit de kaart- of bankgegevens van uw klanten op. Betalingsinformatie wordt rechtstreeks vastgelegd door Stripe of PayPal via hun eigen beveiligde formulieren. Kaartgegevens zijn standaard PCI DSS Level 1-conform omdat de verwerker het nalevingsbereik beheert.

Wat er gebeurt wanneer een klant betaalt: 1. Klant klikt op de betaallink op de factuur (e-mail of PDF) 2. Ze ronden de betaling af op de gehoste pagina van Stripe of PayPal 3. De verwerker bevestigt de betaling aan Invotify in realtime via webhook 4. De factuurstatus verandert naar Betaald 5. U ontvangt een melding

Gedeeltelijke betalingen: Als een klant slechts een deel van een factuur betaalt (bijv. een aanbetaling), registreert Invotify de gedeeltelijke betaling en houdt de factuur open voor het resterende saldo. U ziet zowel het betaalde bedrag als het nog verschuldigde bedrag.

Opgeslagen betaalmethoden & automatisch incasso: Op Pro en Lifetime kunnen klanten een betaalmethode opslaan zodat terugkerende facturen automatisch worden geïncasseerd wanneer elke instantie wordt gegenereerd. U stelt dit in per klant en de opgeslagen methode wordt veilig bewaard door de betalingsverwerker — Invotify slaat de kaart zelf nooit op.

Verbind uw zakelijke bankrekening via Plaid en Invotify koppelt inkomende transacties aan openstaande facturen — wat handmatige reconciliatie elimineert. Transacties stromen in, een koppelingsengine beoordeelt ze op basis van uw openstaande facturen, zekere koppelingen markeren de factuur automatisch als betaald en de rest kan met één klik worden gekoppeld (of genegeerd).

Banksynchronisatie is een Pro- en Lifetime-functie en maakt via Plaid veilig verbinding — Invotify ziet alleen transactiegegevens, nooit uw bankinloggegevens. U kunt de verbinding op elk moment intrekken via Instellingen → Integraties.

Zie het speciale Bank-gedeelte voor de volledige handleiding: hoe koppeling wordt beoordeeld (bedrag, datumdichtheid, beschrijving), ondersteunde instellingen, handmatige koppeling en privacydetails.

Wanneer een factuur de vervaldatum overschrijdt, kan Invotify automatisch beleefde herinnerings-e-mails naar de klant sturen — of u eenvoudigweg informeren zodat u zelf besluit of u hen een herinnering stuurt. Geen agressieve kaartherbelasting, geen incassoreeksen. Gewoon een vriendelijk "dit is achterstallig" met de betaallink.

Hoe herinneringen werken: 1. Een factuur overschrijdt de vervaldatum 2. Op de geconfigureerde dag (bijv. 7 dagen na de vervaldatum) stuurt Invotify een beleefde huisstijl-e-mail naar de klant met het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum 3. Als de klant nog niet heeft betaald, kan later een andere herinnering worden verzonden (bijv. 14 dagen, 30 dagen — u kiest het schema) 4. Elke herinnering wordt bijgehouden op de factuur: wanneer de laatste is verzonden en hoeveel er zijn verzonden 5. Herinneringen zijn snelheidsbeperkt zodat een factuur nooit meer dan één per dag triggert

Twee modi: - Automatisch herinneren — Zet in Instellingen aan. Invotify stuurt automatisch herinneringen op het door u geconfigureerde schema. U hoeft niets te doen. - Handmatig herinneren — Invotify informeert U wanneer een factuur achterstallig is. U besluit of u een herinnering stuurt of het zelf afhandelt.

Configuratie: - Dagen vóór de vervaldatum — optioneel een waarschuwing sturen vóór de vervaldatum van de factuur (bijv. 3 dagen ervoor) - Dagen na de vervaldatum — wanneer achterstallige herinneringen te sturen (1, 7, 14 of 30 dagen na de vervaldatum) - Toon — aankomende herinneringen zijn vriendelijk; achterstallige herinneringen zijn steviger

Wat de klant ziet: Een huisstijl-e-mail met het factuurnummer, het verschuldigde bedrag en de vervaldatum. Geen "uw kaart is geweigerd"-taal — gewoon een beleefde aansporing.

Configureer eenmalig een boetebeleid op bedrijfsniveau en pas het vervolgens met één klik toe op achterstallige facturen. Boetes geven uw klanten een echte prikkel om op tijd te betalen zonder dat u ongemakkelijke "we hebben een boete toegevoegd"-e-mails hoeft te sturen.

Configuratie: Ga naar Instellingen → Documentinstellingen (de boeteopties staan in de kaart Standaard betalingsvoorwaarden): - In- of uitschakelen van boetes voor uw bedrijf - Respijttermijn — Het aantal dagen na de vervaldatum voordat boetes ingaan (bijv. 3 dagen: een factuur 1-3 dagen achterstallig is gratis, 4+ dagen komt in aanmerking voor de boete) - Boetetype — Vast bedrag (bijv. €25 vast) of percentage (bijv. 2% van het openstaande saldo) - Maximum — Optioneel plafond op de totale boete, zodat u nooit te veel in rekening brengt bij een betwiste of kleine factuur - Terugkerend — Standaard uitgeschakeld. Wanneer ingeschakeld kan de boete na een ingesteld interval opnieuw worden toegepast (bijv. elke 30 dagen) zolang de factuur achterstallig blijft. De meeste bedrijven laten dit uitgeschakeld.

Hoe boetes worden toegepast: Zodra een achterstallige factuur de respijttermijn heeft overschreden, gebruik dan de actie Boete toepassen op de factuur. De boete wordt berekend op basis van uw beleid en toegevoegd aan het factuurtotaal — de klant ziet het originele bedrag, het boetebedrag en het nieuwe totaal. Alles is controleerbaar en u blijft in controle: er wordt nooit een boete toegevoegd zonder uw klik.

Communicatie naar de klant: Uw Betalingsvoorwaardenblok kan tekst bevatten die uw boetebeleid uitlegt (bijv. "Een boete van 2% geldt voor facturen die 3+ dagen achterstallig zijn, met een maximum van €50."). Invotify stuurt geen automatische "u bent een boete verschuldigd"-e-mails — dat is waarvoor achterstallige herinneringen zijn.

Voortgangsfacturering is het factureren van één offerte in meerdere fases in plaats van alles tegelijk. Perfect voor langlopende projecten, op mijlpalen gebaseerd werk en retainers met deliverables.

Waarom voortgangsfacturering: Een websiteproject van €18.000 hoeft geen één factuur te zijn. Factureer 30% bij aftrap, 30% bij tussentijdse review, 40% bij oplevering. Elke factuur verwijst naar de originele offerte, houdt het lopende totaal bij en voorkomt dat u ooit te veel factureert.

Een voortgangsfactuur aanmaken: 1. Open de offerte — die moet "Voortgangsfacturering toestaan" aangevinkt hebben in de offertebewerker (schakel dit in bij het aanmaken of bewerken van de offerte) 2. Gebruik de voortgangsfactuurweergave om een fase toe te voegen 3. Kies het bedrag — hetzij een percentage van het totaal (30%) of een specifiek bedrag (€5.400) 4. Invotify maakt een nieuwe factuur aan die verwijst naar de offerte en registreert dit in het lopende totaal 5. Verzend en incasseer zoals gewoonlijk

Bescherming tegen overfacturering: Invotify houdt het totaal gefactureerde bij over alle voortgangsfacturen voor een offerte. Als u probeert een voortgangsfactuur aan te maken die het offertetotaal zou overschrijden, blokkeert Invotify de actie. U kunt nooit per ongeluk meer factureren dan de offerte.

Resterend saldo bijhouden: De voortgangsweergave van de offerte toont het lopende saldo — totaal geoffreerd, totaal gefactureerd tot nu toe en het resterende bedrag — zodat het complete beeld altijd duidelijk is.

De rest factureren: Om het volledige resterende bedrag te factureren, maakt u een definitieve voortgangsfactuur aan voor wat er nog over is (een fase van 100% van het resterende). Zodra het cumulatieve totaal het offertetotaal bereikt, kunnen er geen verdere voortgangsfacturen worden aangemaakt.

Niet elke betaling komt via Stripe of een banksynchronisatie. Contante betalingen, cheques, bankoverschrijvingen, ruiltegoeden of betalingen buiten het systeem moeten allemaal ergens worden geregistreerd. Invotify heeft een handmatige betalingsregistratieprocedure voor precies dit.

Hoe u een handmatige betaling registreert: 1. Open de factuur 2. Klik op "Betaling registreren" 3. Voer in: - Bedrag (voer het openstaande saldo in voor volledige vereffening, of minder voor een gedeeltelijke betaling) - Notities (optioneel — methode, referentienummer, alles wat de moeite waard is om te onthouden) 4. Klik op Opslaan

Het factuursaldo wordt direct bijgewerkt. Als de betaling de factuur volledig vereffent, verandert de status naar Betaald. Als het gedeeltelijk is, blijft de factuur open voor het resterende saldo en wordt de gedeeltelijke betaling geregistreerd in de betalingsgeschiedenis.

Meerdere betalingen per factuur: Een factuur kan in de loop der tijd elk aantal gedeeltelijke betalingen ontvangen. Elke betaling wordt vastgelegd met zijn eigen datum en bedrag. De betalingsgeschiedenis toont de volledige tijdlijn in één oogopslag.

Beschikbaar op alle plannen: Handmatige betalingsregistratie is beschikbaar op Starter, Pro en Lifetime — zelfs zonder een betalingsintegratie verbonden. Het is de basis van het betalingssysteem.