Meldingen
Blijf op de hoogte met slimme waarschuwingen over uw facturatieactiviteit
Overzicht van het meldingssysteem
Invotify bevat een slim meldingssysteem dat u op de hoogte houdt van belangrijke gebeurtenissen in uw facturatieproces. Meldingen helpen u grip te houden op achterstallige facturen, verlopende offertes, lage voorraad en binnenkomende betalingen.
Bezorging: Meldingen verschijnen in de app onder het belpictogram in de dashboardkop, met een telling van ongelezen berichten. Voorkeuren per kanaal en per gebeurtenis staan in de Instellingen (zie Meldingsvoorkeuren hieronder).
Hoe meldingen werken: - Meldingen worden automatisch gegenereerd door uw facturen, offertes en producten te bewaken - Het systeem controleert op nieuwe meldingswaardige gebeurtenissen terwijl u werkt en wanneer betalingen binnenkomen - Elke melding heeft een prioriteitsniveau: hoog, gemiddeld of laag - Meldingen over lage voorraad vereisen een Pro- of Lifetime-plan met voorraadregistratie; meldingen over achterstand, betalingen en het verlopen van offertes zijn beschikbaar in alle plannen
Meldingen openen: - Klik op het belpictogram in de dashboardkop om alle meldingen te bekijken - Ongelezen meldingen worden gemarkeerd - Klik op een melding om naar het bijbehorende document te gaan - Markeer afzonderlijke meldingen als gelezen, of markeer alles als gelezen - Negeer meldingen die u niet meer nodig hebt
Soorten meldingen
Meldingen zijn geordend op prioriteitsniveau om u te helpen u te richten op wat onmiddellijke aandacht vereist.
Hoge prioriteit (actie vereist): Deze vereisen uw onmiddellijke aandacht en worden prominent weergegeven.
Gemiddelde prioriteit (waarschuwingen/herinneringen): Dit zijn tijdgevoelige herinneringen die u binnenkort moet aanpakken.
Lage prioriteit (informatief): Dit zijn positieve updates of algemene informatie over uw accountactiviteit.
HOGE PRIORITEIT - Een factuur heeft de vervaldatum overschreden zonder betaling. Neem onmiddellijk contact op met de klant. (Alle plannen)
HOGE PRIORITEIT - Een product heeft voorraadniveau nul bereikt. Bestel bij of schakel het product uit. (Pro/Lifetime — vereist voorraadregistratie)
GEMIDDELDE PRIORITEIT - Een factuur vervalt binnen de komende 3 dagen. Stuur een betalingsherinnering.
GEMIDDELDE PRIORITEIT - Een offerte verloopt binnen de komende 3 dagen. Neem contact op met de klant.
GEMIDDELDE PRIORITEIT - De voorraad van een product is gedaald tot op of onder de ingestelde drempel voor lage voorraad. (Pro/Lifetime)
GEMIDDELDE PRIORITEIT - Een offerte heeft de vervaldatum overschreden zonder reactie van de klant.
LAGE PRIORITEIT - Een klant heeft een factuur betaald (handmatig geregistreerd of via een online betaling). De factuur is als betaald gemarkeerd. (Alle plannen)
Meldingen beheren
Invotify biedt verschillende hulpmiddelen om uw meldingen efficiënt te beheren.
Meldingen bekijken: - Klik op het belpictogram in de dashboardkop om het meldingenpaneel te openen - De badge met het aantal ongelezen berichten toont hoeveel nieuwe meldingen u hebt - Meldingen worden gesorteerd op prioriteit (hoog eerst) en vervolgens op datum
Acties: - Als gelezen markeren - Klik op een melding om deze als gelezen te markeren en naar het bijbehorende document te gaan - Alles als gelezen markeren - Wis de telling van ongelezen berichten door alle meldingen in één keer als gelezen te markeren - Negeren - Verwijder afzonderlijke meldingen uit uw lijst
Meldingslinks: Elke melding bevat een directe link naar de bijbehorende pagina: - Achterstallige factuur → Opent de factuurdetailpagina - Offerte verloopt → Opent de offertedetailpagina - Lage voorraad / niet op voorraad → Opent de pagina Producten - Betaling ontvangen → Opent de betaalde factuur
Integratie met functies: - Voorraadgerelateerde meldingen verschijnen alleen wanneer Voorraadregistratie is ingeschakeld - Offertegerelateerde meldingen verschijnen alleen wanneer Offertes zijn ingeschakeld - Meldingen respecteren uw functieschakelaars in Instellingen → Functies
- Controleer meldingen aan het begin van elke werkdag om achterstallige facturen op te merken
- Gebruik meldingen met hoge prioriteit als actiepunten voor uw dag
- Klik op een melding om direct naar het relevante document te springen
- Markeer alles als gelezen na de controle om uw meldingenlijst overzichtelijk te houden
Meldingsvoorkeuren
U bepaalt welke meldingen u ontvangt. Voorkeuren gelden per gebruiker en per bedrijf, zodat elk teamlid zijn eigen waarschuwingen afstemt.
Waar u ze instelt: Ga naar Instellingen → Meldingen. Elke gebeurtenis heeft eigen schakelaars, zodat u de waarschuwingen die u niet nodig hebt kunt uitschakelen.
Configureerbare gebeurtenissen: - Achterstallige factuur — alle plannen - Betaling ontvangen — alle plannen - Offerte verloopt — alle plannen - Lage voorraad — Pro/Lifetime (vereist voorraadregistratie)
Standaard staat elke gebeurtenis aan. Pro-exclusieve gebeurtenissen kunnen alleen worden ingeschakeld in een Pro- of Lifetime-plan — in Starter zijn die schakelaars vergrendeld (de onderliggende gebeurtenissen kunnen in Starter sowieso niet optreden, omdat ze afhankelijk zijn van Pro-functies).
Klant kan e-mails weigeren: De document-e-mails die uw klanten ontvangen (facturen en offertes die u verstuurt) en betalingsherinneringen bevatten een afmeldlink, zodat ontvangers zich onafhankelijk voor elke categorie kunnen uitschrijven. Geweigerde herinneringen worden stilzwijgend overgeslagen — de factuur wordt nooit gemarkeerd als herinnerd voor een e-mail die niet is verstuurd. Zo blijft Invotify in overeenstemming met antispamregelgeving.
- Schakel gebeurtenissen waarop u niet handelt uit om de meldingenlijst gericht te houden
- Elk teamlid beheert zijn eigen meldingsvoorkeuren
- Klanten kunnen zich afmelden voor document- of herinnerings-e-mails via de afmeldlink in elke e-mail