Facturen

Facturen vormen de kern van Invotify. In de sectie Facturen kunt u professionele facturen maken, de status ervan volgen, ze naar klanten versturen en uw volledige facturatieproces beheren.

Wat u met facturen kunt doen: - Nieuwe facturen vanaf nul of vanuit sjablonen maken - Bestaande facturen bewerken - Factuurdetails met volledige PDF-voorvertoning bekijken - Facturen per e-mail versturen met PDF-bijlagen - Facturen als PDF-bestand downloaden - Facturen dupliceren voor vergelijkbare transacties - De betaalstatus volgen (concept, verzonden, gedeeltelijk, betaald, achterstallig) - Door uw factuurhistorie filteren en zoeken - Terugkerende facturen op een schema instellen voor regelmatige facturatie - Betaallinks genereren voor online betalingen (Pro/Lifetime) - Handmatige en gedeeltelijke betalingen registreren met een doorlopend saldo

Een factuur maken in Invotify is eenvoudig met onze gesplitste editor. Het linkerpaneel bevat alle invoervelden, terwijl het rechterpaneel een realtime voorvertoning op A4-formaat van uw factuur toont.

Functies van de factuureditor:

Koptekstsectie: - Factuurnummer (automatisch gegenereerd op basis van uw nummeringsvoorkeuren in de Instellingen) - Factuurdatum (standaard vandaag) - Vervaldatum (standaard 30 dagen na de factuurdatum) - Sjabloonkeuze uit uw opgeslagen sjablonen

Klantsectie (Factuuradres): - Selecteer een bestaande klant uit een doorzoekbaar keuzemenu - Of maak ter plekke een nieuwe klant aan zonder de editor te verlaten - Klantgegevens (naam, e-mail, adres, fiscaal nummer) worden automatisch ingevuld vanuit opgeslagen gegevens

Factuurregels: - Voeg onbeperkt factuurregels toe aan elke factuur - Elke regel heeft: omschrijving, aantal, eenheidsprijs - Selecteer regels uit uw productcatalogus voor snelle invoer (de productcatalogus vereist Pro) - Tot twee onafhankelijke belastingtarieven per factuurregel - Korting per regel als percentage of vast bedrag - Automatische berekening van het subtotaal per regel - Verwijder regels met één klik

Totalensectie: - Subtotaal (som van alle factuurregels vóór belasting) - Belastingbedrag (berekend op basis van de tarieven per regel of het standaardtarief) - Korting (optioneel, vast bedrag of percentage) - Eindtotaal (automatisch berekend)

Aanvullende opties: - Notitieveld voor betalingsvoorwaarden, berichten of bijzondere instructies - Inkoopnummer (PO Number) als referentie naar de inkooporder van de klant - Eigen tekstblokken en andere elementen via de 22 sjabloonbloktypen die elke factuur-PDF aandrijven

De pagina met de factuurlijst biedt krachtige hulpmiddelen om al uw facturen te beheren. U kunt zoeken, filteren, sorteren en acties uitvoeren op afzonderlijke facturen.

Functies van de lijstweergave: - Sorteerbare kolommen: Nummer, Klant, Datum, Vervaldatum, Bedrag, Status - Zoeken op factuurnummer of klantnaam - Filteren op status (Concept, Verzonden, Betaald, In afwachting, Achterstallig) - Filteren op klant en op datumbereik - Paginering voor grote factuurlijsten

Beschikbare acties: Elke factuur heeft een actiemenu (de knop met drie puntjes) met de volgende opties:

Facturen in Invotify hebben verschillende statussen die u helpen te volgen waar elke factuur zich in uw facturatieproces bevindt. Inzicht in deze statussen helpt u uw vorderingen effectief te beheren.

Invotify genereert professionele PDF-documenten en biedt ingebouwde e-mailfunctionaliteit om facturen rechtstreeks naar uw klanten te versturen.

PDF-generatie: - Professionele PDF-documenten op A4-formaat die pixel voor pixel overeenkomen met de editor - Inclusief alle factuurgegevens en uw bedrijfshuisstijl (logo, naam, adres) - Volgt de door u geselecteerde sjabloonindeling exact - Automatische opmaak en pagina-einden voor lange regellijsten - Direct te downloaden vanaf elke factuurdetailpagina - Geoptimaliseerd voor afdrukken op standaardpapier

Opmerking over watermerken: In het Starter-plan dragen verstuurde PDF's een klein watermerk "Invoice created with Invotify". Pro- en Lifetime-plannen leveren schone documenten zonder watermerk.

E-mail versturen: - Verstuur facturen rechtstreeks naar het e-mailadres van de klant - PDF wordt automatisch gegenereerd en aan de e-mail toegevoegd - Aanpasbaar e-mailbericht, gelokaliseerd naar de taal van de klant - Volgt de status "Verzonden" automatisch op de factuur - Een link om online te betalen wordt toegevoegd wanneer u een betaalprovider (Stripe of PayPal) hebt gekoppeld (Pro/Lifetime)

E-mailproces: 1. Open de factuurdetailpagina 2. Klik op de knop "Versturen" 3. Controleer het e-mailadres van de ontvanger 4. Pas eventueel het bericht aan 5. Klik op Versturen om de factuur met PDF-bijlage te bezorgen

Als u een Pro- of Lifetime-plan hebt met een gekoppelde betaalprovider, kunt u betaallinks genereren waarmee uw klanten facturen rechtstreeks online kunnen betalen. Invotify ondersteunt Stripe (Connect) en PayPal.

Hoe betaallinks werken: - Genereer een unieke afrekenlink voor elke factuur - De link kan worden gedeeld via e-mail, berichten of welk kanaal dan ook - Klanten klikken op de link en betalen veilig via Stripe of PayPal - Wanneer de webhook van de provider de betaling bevestigt, springt de factuurstatus automatisch op Betaald

Betaallinks instellen: 1. Koppel Stripe of PayPal in Instellingen → Integraties 2. Maak een factuur aan of open een bestaande 3. Klik op "Betaallink" in de factuuracties 4. Er wordt een deelbare URL gegenereerd 5. Stuur de link naar uw klant of neem deze op in de factuur-e-mail

Geaccepteerde betaalmethoden: Klanten kunnen betalen met de methoden die op uw provideraccount zijn ingeschakeld — voor Stripe omvat dit kaarten plus Apple Pay, Google Pay, iDEAL en SEPA waar beschikbaar.

Voor de volledige instelling van de betaalprovider, het handmatig registreren van betalingen, gedeeltelijke betalingen en aanmaningskosten, zie de aparte sectie Betalingen.

Belangrijk: Betaallinks vereisen een gekoppeld Stripe- of PayPal-account en zijn alleen beschikbaar in de Pro- en Lifetime-plannen.

Voor klanten die u regelmatig factureert, ondersteunt Invotify schema's voor terugkerende facturen. Stel een schema één keer in, en Invotify maakt automatisch facturen aan op het door u gekozen interval. Terugkerende schema's zijn beschikbaar in alle plannen.

Herhalingspatronen: Er zijn vier basispatronen, elk met een interval "elke N" zodat u elke frequentie kunt opbouwen: - Dagelijks - Elke N dagen - Wekelijks - Elke N weken, met selectie van specifieke dagen (bijvoorbeeld elke maandag en donderdag). Stel het interval in op 2 voor een tweewekelijks schema. - Maandelijks - Elke N maanden, op specifieke dag(en) van de maand (bijvoorbeeld de 1e) of volgens een weekdagpatroon (bijvoorbeeld de 2e dinsdag). Gebruik interval 3 voor per kwartaal of 6 voor halfjaarlijks. - Jaarlijks - Elke N jaar, met maandselectie

Configuratieopties: - Schemanaam voor eenvoudige herkenning - Startdatum voor het schema - Eindvoorwaarde: nooit, een specifieke einddatum, of een maximaal aantal herhalingen - Venster "Vooruit genereren" zodat documenten een gekozen aantal dagen vóór de datum worden aangemaakt - Optie voor automatisch versturen om elke factuur (met PDF-bijlage) automatisch op de factuurdatum naar de klant te e-mailen - Automatisch incasseren (Pro): incasseer de opgeslagen betaalmethode van een klant wanneer elke factuur wordt aangemaakt

Hoe het werkt: 1. Maak een factuur als uw sjabloon 2. Schakel de schakelaar voor het terugkerende schema in de factuureditor in 3. Configureer frequentie, patroon en timing 4. Sla de factuur op met het schema eraan gekoppeld 5. Invotify maakt op de geplande datum automatisch facturen aan 6. Aangemaakte facturen verschijnen op uw Kalender en in uw factuurlijst