Facturen

Facturen vormen de kern van Invotify. In het onderdeel Facturen kunt u professionele facturen maken, hun status volgen, ze naar klanten versturen en uw volledige facturatieproces beheren.

Wat u met facturen kunt doen: - Nieuwe facturen maken, vanaf nul of op basis van sjablonen - Bestaande facturen bewerken - Factuurdetails bekijken met volledig PDF-voorbeeld - Facturen per e-mail versturen met PDF-bijlage - Facturen downloaden als PDF-bestand - Facturen dupliceren voor vergelijkbare transacties - De betaalstatus volgen (concept, verzonden, gedeeltelijk betaald, betaald, achterstallig) - Uw volledige factuurgeschiedenis filteren en doorzoeken - Terugkerende facturen volgens een schema instellen voor periodieke facturatie - Betaallinks genereren voor onlinebetalingen (Pro/Lifetime) - Handmatige en gedeeltelijke betalingen registreren met een doorlopend openstaand saldo

Een factuur maken in Invotify is eenvoudig dankzij de gesplitste editor. Het linkerpaneel bevat alle invoervelden, terwijl het rechterpaneel een realtime voorbeeld van uw factuur op A4-formaat toont.

Functies van de factuureditor:

Koptekstgedeelte: - Factuurnummer (automatisch gegenereerd op basis van uw nummeringsvoorkeuren onder Instellingen (Settings)) - Factuurdatum (standaard de datum van vandaag) - Vervaldatum (standaard 30 dagen na de factuurdatum) - Sjabloonkeuze uit uw opgeslagen sjablonen

Klantgedeelte (Factuuradres — Bill To): - Kies een bestaande klant uit een doorzoekbare keuzelijst - Of maak een nieuwe klant direct in de editor aan, zonder deze te verlaten - Klantgegevens (naam, e-mail, adres, btw-nummer) worden automatisch ingevuld vanuit de opgeslagen gegevens

Factuurregels: - Voeg onbeperkt regels toe aan elke factuur - Elke regel heeft: omschrijving, aantal, eenheidsprijs - Kies regels uit uw productcatalogus voor snelle invoer (de productcatalogus vereist Pro) - Maximaal twee onafhankelijke btw-tarieven per regel - Korting per regel als percentage of vast bedrag - Automatische subtotaalberekening per regel - Regels met één klik verwijderen

Totalengedeelte: - Subtotaal (som van alle regels vóór btw) - Btw-bedrag (berekend op basis van de tarieven per regel of het standaardtarief) - Korting (optioneel, vast bedrag of percentage) - Eindtotaal (wordt automatisch berekend)

Extra opties: - Notitieveld voor betalingsvoorwaarden, mededelingen of bijzondere instructies - Inkoopordernummer (PO Number) als referentie naar de inkooporder van de klant - Eigen tekstblokken en andere elementen via de 22 sjabloonbloktypen waarop elke factuur-PDF is gebaseerd

De factuurlijstpagina biedt krachtige hulpmiddelen om al uw facturen te beheren. U kunt zoeken, filteren, sorteren en acties uitvoeren op afzonderlijke facturen.

Functies van de lijstweergave: - Sorteerbare kolommen: nummer, klant, datum, vervaldatum, bedrag, status - Zoeken op factuurnummer of klantnaam - Filteren op status (Concept, Verzonden, Betaald, In afwachting, Achterstallig) - Filteren op klant en op datumbereik - Paginering voor grote factuurlijsten

Beschikbare acties: Elke factuur heeft een actiemenu (de knop met drie puntjes) met de volgende opties:

Facturen hebben in Invotify verschillende statussen waarmee u kunt volgen waar elke factuur zich in uw facturatieproces bevindt. Inzicht in deze statussen helpt u uw debiteuren effectief te beheren.

Invotify genereert professionele PDF-documenten en biedt ingebouwde e-mailfunctionaliteit om facturen rechtstreeks naar uw klanten te sturen.

PDF-generatie: - Professionele PDF-documenten op A4-formaat die pixel voor pixel overeenkomen met de bouwer - Bevat alle factuurgegevens en uw bedrijfsbranding (logo, naam, adres) - Volgt exact de lay-out van uw gekozen sjabloon - Automatische opmaak en pagina-einden bij lange regellijsten - Direct te downloaden vanaf elke factuurdetailpagina - Geoptimaliseerd voor afdrukken op standaardpapier

Opmerking over watermerken: In het Starter-plan dragen afgeleverde PDF's een klein watermerk "Invoice created with Invotify". De plannen Pro en Lifetime produceren schone documenten zonder watermerk.

E-mail versturen: - Stuur facturen rechtstreeks naar het e-mailadres van de klant - De PDF wordt automatisch gegenereerd en als bijlage aan de e-mail toegevoegd - Aanpasbaar e-mailbericht, gelokaliseerd in de taal van de klant - De status "Verzonden" (Sent) wordt automatisch op de factuur ingesteld - Er wordt een link om online te betalen toegevoegd wanneer een betaalprovider (Stripe of PayPal) is gekoppeld (Pro/Lifetime)

E-mailproces: 1. Open de factuurdetailpagina 2. Klik op de knop "Versturen" (Send) 3. Controleer het e-mailadres van de ontvanger 4. Pas eventueel het bericht aan 5. Klik op Versturen om de factuur met PDF-bijlage te bezorgen

Als u een Pro- of Lifetime-plan met een gekoppelde betaalprovider hebt, kunt u betaallinks genereren waarmee uw klanten facturen rechtstreeks online betalen. Invotify ondersteunt Stripe (Connect) en PayPal.

Zo werken betaallinks: - Genereer voor elke factuur een unieke checkout-link - De link kan worden gedeeld via e-mail, chat of elk ander kanaal - Klanten klikken op de link en betalen veilig via Stripe of PayPal - Zodra de webhook van de provider de betaling bevestigt, springt de factuurstatus automatisch op Betaald

Betaallinks instellen: 1. Koppel Stripe of PayPal onder Instellingen → Integraties (Settings → Integrations) 2. Maak een factuur of open een bestaande 3. Klik bij de factuuracties op "Betaallink" (Payment Link) 4. Er wordt een deelbare URL gegenereerd 5. Stuur de link naar uw klant of neem deze op in de factuur-e-mail

Geaccepteerde betaalmethoden: Klanten kunnen betalen met de methoden die in uw provideraccount zijn ingeschakeld — bij Stripe zijn dat kaarten plus Apple Pay, Google Pay, iDEAL en SEPA, waar beschikbaar.

De volledige installatie van de betaalprovider, het registreren van handmatige betalingen, gedeeltelijke betalingen en kosten bij te late betaling vindt u in het aparte onderdeel Betalingen.

Belangrijk: Betaallinks vereisen een gekoppeld Stripe- of PayPal-account en zijn alleen beschikbaar in de plannen Pro en Lifetime.

Voor klanten die u regelmatig factureert, ondersteunt Invotify terugkerende factuurschema's. Stel een schema eenmalig in en Invotify genereert automatisch facturen met het door u gekozen interval. Terugkerende schema's zijn beschikbaar in alle plannen.

Herhalingspatronen: Er zijn vier basispatronen, elk met een "elke N"-interval, zodat u elk ritme kunt instellen: - Dagelijks - elke N dagen - Wekelijks - elke N weken, met keuze van specifieke dagen (bijv. elke maandag en donderdag). Stel het interval in op 2 voor een tweewekelijks schema. - Maandelijks - elke N maanden, op specifieke dagen van de maand (bijv. de 1e) of volgens een weekdagpatroon (bijv. de tweede dinsdag). Gebruik interval 3 voor facturatie per kwartaal of 6 voor halfjaarlijkse facturatie. - Jaarlijks - elke N jaar, met maandkeuze

Configuratieopties: - Naam van het schema voor eenvoudige herkenning - Startdatum van het schema - Eindvoorwaarde: nooit, een specifieke einddatum of een maximumaantal keren - Venster "Vooruit genereren" (Generate ahead), zodat documenten een gekozen aantal dagen vóór de datum worden aangemaakt - Optie voor automatisch versturen om elke factuur (met PDF-bijlage) op de factuurdatum automatisch naar de klant te e-mailen - Automatisch afschrijven (Auto-charge) (Pro): belast de opgeslagen betaalmethode van de klant zodra elke factuur wordt gegenereerd

Zo werkt het: 1. Maak een factuur als basis 2. Schakel in de factuureditor de optie voor het terugkerende schema in 3. Configureer frequentie, patroon en timing 4. Sla de factuur op met het gekoppelde schema 5. Invotify genereert de facturen automatisch op de geplande datum 6. Gegenereerde facturen verschijnen in uw kalender en in uw factuurlijst