Aan de slag

Invotify is een professioneel facturatieplatform dat freelancers, kleine bedrijven en grote organisaties helpt om facturen en offertes efficiënt te maken, te beheren en te versturen. Of u nu klanten factureert voor diensten, producten verkoopt of terugkerende abonnementen beheert — Invotify biedt alle tools die u nodig hebt.

Met Invotify kunt u: - Professionele facturen en offertes maken met aanpasbare sjablonen - Uw klantendatabase beheren met volledige contactgegevens - Een productcatalogus opbouwen om snel facturen te maken (Pro) - Terugkerende facturen inplannen voor facturatie op abonnementsbasis - De betaalstatus en achterstallige facturen in de gaten houden - Direct PDF's genereren en downloaden - Documenten rechtstreeks per e-mail versturen - Online betalingen accepteren via Stripe of PayPal (Pro) - Analyses en zakelijke inzichten bekijken op uw dashboard - Realtime meldingen ontvangen over achterstallige facturen en betalingen - De interface aanpassen met een donkere modus en meerdere talen

Om met Invotify te beginnen, maakt u eerst een account aan. Invotify biedt meerdere registratiemogelijkheden voor maximaal gemak.

Registratiemogelijkheden: - E-mail & wachtwoord - Maak een account aan met uw e-mailadres en een veilig wachtwoord - Aanmelden met Google (Google Sign-In) - Registreer u direct met uw Google-account - Aanmelden met Apple (Apple Sign-In) - Registreer u met uw Apple ID

Na registratie via e-mail ontvangt u een bevestigingsmail. Klik op de verificatielink om uw account te activeren. Ziet u de e-mail niet, controleer dan uw spammap.

Belangrijk: Uw e-mailadres wordt gebruikt voor accountherstel en voor het versturen van facturen naar klanten — gebruik dus een geldig zakelijk e-mailadres.

Wanneer u voor het eerst inlogt, leidt Invotify u door een korte installatiewizard in twee stappen om uw account in te richten.

Stap 1: Bedrijfsprofiel Vul uw bedrijfsgegevens in. Alleen de bedrijfsnaam is verplicht — al het andere is optioneel en kan later worden toegevoegd in de instellingen (Settings): - Bedrijfsnaam (verplicht) - Uw bedrijfs- of handelsnaam zoals die op facturen verschijnt - Fiscaal nummer / btw-nummer - Uw fiscale identificatienummer voor compliance - Telefoonnummer - Zakelijk telefoonnummer - Adres - Uw bedrijfsadres (één veld tijdens de installatie; de gedetailleerde velden voor straat/plaats/provincie/postcode/land kunt u later invullen in de instellingen)

Uw account-e-mailadres (van de registratie) wordt standaard gebruikt als contact-e-mailadres van het bedrijf — u kunt dit later wijzigen in de instellingen.

Stap 2: Kies uw abonnement Selecteer het abonnement dat het beste bij uw behoeften past: - Starter (€19/maand, of €190/jaar) - Alle kernfuncties voor facturatie, één gebruiker, watermerk op documenten - Pro (€49/maand, of €490/jaar) - Documenten zonder watermerk, betaalintegraties, producten & voorraad, geavanceerde rapporten, teamtoegang (tot 10 gebruikers) en meer - Lifetime (€499 eenmalig) - Alles uit Pro, één gebruiker, voor altijd

U wordt doorgestuurd naar Stripe om de betaling veilig af te ronden. Na de betaling komt u direct op uw dashboard en kunt u uw eerste factuur maken.

Beginnen met Invotify is eenvoudig. Volg deze stappen om in enkele minuten uw eerste factuur te maken en te versturen.

Invotify heeft een intuïtieve zijbalknavigatie die u snel toegang geeft tot alle onderdelen van de applicatie. De zijbalk kan worden aangepast aan uw werkwijze.

Zijbalknavigatie: - Dashboard - Bekijk bedrijfsstatistieken, grafieken en recente activiteit - Facturen (Invoices) - Maak en beheer al uw facturen - Offertes (Quotes) - Maak en beheer offertes en prijsopgaven - Producten (Products) - Bouw uw catalogus van producten en diensten op (Pro) - Kalender (Calendar) - Bekijk vervaldatums en ingeplande documenten - Klanten (Customers) - Beheer uw klantendatabase - Creditnota's (Credit Notes) - Geef terugbetalingen en creditnota's uit op facturen - Rapporten (Reports) - Rapporten over omzet, ouderdom van vorderingen, belasting en winst & verlies (Pro) - Team - Nodig leden uit en beheer rollen en rechten - Activiteit (Activity) - Een live auditlogboek van wijzigingen in uw werkruimte - Instellingen (Settings) - Configureer bedrijfsgegevens, facturatie, beveiliging en voorkeuren

De meeste van deze onderdelen kunt u in- of uitschakelen via Instellingen → Functies (Settings → Features), zodat uw zijbalk alleen toont wat u gebruikt. De sjabloonbouwer (Template Builder) bereikt u via de pagina Sjablonen (en via de sjabloonkiezer bij het bewerken van een document), niet als apart item in de zijbalk.

Zijbalk aanpassen: U kunt de menu-items in de zijbalk slepen en neerzetten in de volgorde die u het beste uitkomt. De volgorde wordt opgeslagen in uw browser en blijft op hetzelfde apparaat behouden tussen sessies.

Snelle acties: - Met de knop "+ Nieuwe factuur" (+ New Invoice) in de bovenbalk springt u direct naar de factuureditor (als offertes zijn ingeschakeld, staat daarnaast de snelkoppeling "Nieuwe offerte" (New Quote)) - Via het meldingenbelletje ziet u waarschuwingen over achterstallige facturen en betalingen - Met de themaschakelaar in de bovennavigatie wisselt u tussen de donkere en lichte modus

Mobiele navigatie: Op mobiele apparaten klapt de zijbalk samen tot een hamburgermenu. Tik op het menupictogram in de bovenbalk voor toegang tot alle navigatieopties. De interface is volledig responsief en past zich aan elk schermformaat aan. Geeft u de voorkeur aan een speciale mobiele ervaring, dan biedt Invotify ook native apps voor iOS en Android.

Invotify ondersteunt een donkere modus en meerdere talen, zodat het platform voor alle gebruikers comfortabel en toegankelijk is.

Donkere modus: Wissel tussen het lichte en donkere thema met de themaschakelaar in de bovenste navigatiebalk. Bij uw eerste bezoek detecteert Invotify automatisch uw systeemvoorkeur. Uw themakeuze wordt opgeslagen en blijft behouden tussen sessies.

Lichte modus - Strakke, witte interface, ideaal voor lichte omgevingen Donkere modus - Donkere achtergrond die de ogen minder belast, perfect voor gebruik in de avond

Taalondersteuning: Invotify ondersteunt 21 talen op het hele platform — het dashboard, formulieren, foutmeldingen, gegenereerde PDF's en transactionele e-mails worden volledig vertaald.

Beschikbare talen: Arabisch, Chinees, Deens, Nederlands, Engels, Fins, Frans, Duits, Hindi, Italiaans, Japans, Koreaans, Lets, Noors, Pools, Portugees, Russisch, Spaans, Zweeds, Turks, Oekraïens.

Lay-outs met een schrijfrichting van rechts naar links (zoals Arabisch) worden overal correct weergegeven — in de app, in de PDF en in e-mails aan klanten. Wissel van taal via het wereldbolpictogram in de bovennavigatie; uw voorkeur wordt opgeslagen in uw browser.

Taal per klant: Stel voor elke klant een voorkeurstaal in, en elk document dat hij of zij ontvangt — facturen, offertes, creditnota's, betalingsherinneringen — wordt automatisch in die taal opgesteld. U blijft schrijven in uw taal; uw klanten lezen in de hunne.

Let op: Inhoud die u zelf typt (omschrijvingen van factuurregels, notities, berichten) wordt nooit automatisch vertaald. Alleen de omringende labels en de lay-out passen zich aan de taal aan.