Aan de slag

Invotify is een professioneel facturatieplatform dat freelancers, kleine ondernemingen en grote organisaties helpt om facturen en offertes efficiënt op te stellen, te beheren en te versturen. Of u nu diensten aan klanten factureert, producten verkoopt of terugkerende abonnementen beheert — Invotify biedt alle hulpmiddelen die u nodig hebt.

Met Invotify kunt u: - Professionele facturen en offertes maken met aanpasbare sjablonen - Uw klantenbestand met volledige contactgegevens beheren - Een productcatalogus opbouwen voor het snel aanmaken van facturen (Pro) - Terugkerende facturen plannen voor abonnementsgebaseerde facturatie - De betaalstatus en achterstallige facturen in de gaten houden - Direct PDF's genereren en downloaden - Documenten rechtstreeks per e-mail versturen - Online betalingen accepteren via Stripe of PayPal (Pro) - Analyses en bedrijfsinzichten op uw dashboard bekijken - Realtime meldingen ontvangen over achterstallige facturen en betalingen - Uw ervaring aanpassen met de donkere modus en meerdere talen

Om met Invotify te starten, moet u eerst een account aanmaken. Voor maximaal gemak biedt Invotify meerdere manieren om u te registreren.

Registratiemethoden: - E-mail & wachtwoord - Maak een account aan met uw e-mailadres en een veilig wachtwoord - Aanmelden met Google (Google Sign-In) - Registreer u direct met uw Google-account - Aanmelden met Apple (Apple Sign-In) - Registreer u met uw Apple ID

Na registratie per e-mail ontvangt u een bevestigingsmail. Klik op de verificatielink om uw account te activeren. Vindt u de e-mail niet, controleer dan uw map met ongewenste e-mail.

Belangrijk: Uw e-mailadres wordt gebruikt voor accountherstel en voor het versturen van facturen naar klanten — gebruik daarom een geldig zakelijk e-mailadres.

Bij uw eerste aanmelding leidt Invotify u door een korte installatiewizard van twee stappen om uw account startklaar te maken.

Stap 1: Bedrijfsprofiel Vul uw bedrijfsgegevens in. Alleen de Bedrijfsnaam is verplicht — al het overige is optioneel en kan later in de Instellingen (Settings) worden toegevoegd: - Bedrijfsnaam (verplicht) - Uw bedrijfs- of handelsnaam die op facturen verschijnt - Fiscaal nummer / btw-nummer - Uw fiscaal identificatienummer voor naleving - Telefoonnummer - Zakelijk telefoonnummer - Adres - Uw bedrijfsadres (tijdens de installatie één enkel veld; de gedetailleerde velden voor straat/plaats/provincie/postcode/land kunnen later in de Instellingen worden ingevuld)

Het e-mailadres van uw account (uit de registratie) wordt standaard gebruikt als zakelijk contact-e-mailadres — u kunt dit later in de Instellingen wijzigen.

Stap 2: Kies uw plan Selecteer het abonnement dat het beste bij uw behoeften past: - Starter (€19/maand of €190/jaar) - Alle kernfuncties voor facturatie, één gebruiker, watermerk op documenten - Pro (€49/maand of €490/jaar) - Documenten zonder watermerk, betaalintegraties, producten & voorraad, geavanceerde rapporten, teamtoegang (tot 10 gebruikers) en meer - Lifetime (€499 eenmalig) - Alles uit Pro, één gebruiker, voor altijd

U wordt doorgestuurd naar Stripe om de betaling veilig af te ronden. Na de betaling komt u direct op uw dashboard terecht en kunt u uw eerste factuur maken.

Beginnen met Invotify is eenvoudig. Volg deze stappen om in enkele minuten uw eerste factuur te maken en te versturen.

Invotify biedt een intuïtieve zijbalknavigatie die u snel toegang geeft tot alle onderdelen van de applicatie. De zijbalk kan worden aangepast aan uw werkwijze.

Zijbalknavigatie: - Dashboard - Bekijk bedrijfscijfers, grafieken en recente activiteit - Facturen (Invoices) - Maak en beheer al uw facturen - Offertes (Quotes) - Maak en beheer offertes en ramingen - Producten (Products) - Bouw uw product- en dienstencatalogus op (Pro) - Kalender (Calendar) - Bekijk vervaldata en geplande documenten - Klanten (Customers) - Beheer uw klantenbestand - Creditnota's (Credit Notes) - Stel terugbetalingen en creditnota's op tegenover facturen - Rapporten (Reports) - Rapporten over omzet, ouderdomsanalyse, belasting en winst & verlies (Pro) - Team - Nodig leden uit en beheer rollen en machtigingen - Activiteit (Activity) - Een live controlelogboek van wijzigingen in uw werkruimte - Instellingen (Settings) - Configureer bedrijfsgegevens, facturatie, beveiliging en voorkeuren

De meeste van deze onderdelen kunt u in- of uitschakelen via Instellingen → Functies (Settings → Features), zodat uw zijbalk alleen toont wat u gebruikt. De Sjabloon-editor (Template Builder) bereikt u via de pagina Sjablonen (en via de sjabloonkiezer bij het bewerken van een document), niet als een eigen onderdeel in de zijbalk.

Zijbalk aanpassen: U kunt de menu-items van de zijbalk verslepen en neerzetten zodat ze aansluiten bij uw voorkeurswerkwijze. De volgorde wordt opgeslagen in uw browser en blijft op hetzelfde apparaat over sessies heen bewaard.

Snelle acties: - Gebruik de knop "+ Nieuwe factuur" (+ New Invoice) in de bovenbalk om direct in de factuureditor te springen (wanneer offertes zijn ingeschakeld, staat er een snelkoppeling "Nieuwe offerte" (New Quote) naast) - Open de meldingsbel om waarschuwingen over achterstallige facturen en betalingen te zien - Wissel tussen de donkere/lichte modus met de themaschakelaar in de bovenste navigatie

Mobiele navigatie: Op mobiele apparaten klapt de zijbalk samen tot een hamburgermenu. Tik op het menupictogram in de bovenbalk om alle navigatieopties te openen. De interface is volledig responsief en past zich aan elke schermgrootte aan. Invotify levert ook native iOS- en Android-apps als u de voorkeur geeft aan een speciale mobiele ervaring.

Invotify ondersteunt de donkere modus en meerdere talen om het platform voor alle gebruikers comfortabel en toegankelijk te maken.

Donkere modus: Wissel via de themaschakelaar in de bovenste navigatiebalk tussen lichte en donkere thema's. Bij uw eerste bezoek herkent Invotify automatisch uw systeemvoorkeur. Uw themakeuze wordt opgeslagen en blijft over sessies heen bewaard.

Lichte modus - Heldere, witte interface, ideaal voor lichte omgevingen Donkere modus - Donkere achtergrond met minder belasting voor de ogen, perfect voor gebruik in de avond

Taalondersteuning: Invotify ondersteunt 21 talen op het hele platform — het dashboard, formulieren, foutmeldingen, gegenereerde PDF's en transactionele e-mails worden allemaal vertaald.

Beschikbare talen: Arabisch, Chinees, Deens, Nederlands, Engels, Fins, Frans, Duits, Hindi, Italiaans, Japans, Koreaans, Lets, Noors, Pools, Portugees, Russisch, Spaans, Zweeds, Turks, Oekraïens.

Lay-outs van rechts naar links (zoals Arabisch) worden van begin tot eind correct weergegeven — in de app, in het PDF en in e-mails aan klanten. U wisselt van taal via het wereldbolpictogram in de bovenste navigatie; uw voorkeur wordt in uw browser opgeslagen.

Taal per klant: Stel voor elke klant een voorkeurstaal in, en elk document dat hij ontvangt — facturen, offertes, creditnota's, betalingsherinneringen — wordt automatisch in die taal opgesteld. U blijft in uw eigen taal schrijven; klanten lezen in de hunne.

Opmerking: Inhoud die u zelf typt (omschrijvingen van factuurregels, notities, berichten) wordt nooit automatisch vertaald. Alleen de omringende labels en de lay-out passen zich aan de taal aan.