Bestanden & Opslag

Met bestandsopslag voegt u bonnen, contracten, ondertekende offertes en foto's toe aan uw klanten, zodat u voor elke zakelijke relatie een volledig dossier bijhoudt. Bestanden worden veilig opgeslagen en tellen mee voor het opslagquotum van uw abonnement.

Elk bestand dat u uploadt, is gekoppeld aan een klant. U kunt bestanden bij een klantnotitie voegen (bijvoorbeeld een ondertekende offerte bij een opmerking) of ze los uploaden als zelfstandige bestanden. Beide verschijnen samen op de activiteitentijdlijn van de klant, en alle bestanden binnen uw bedrijf staan op één plek op de pagina Bestanden (Files).

Wat u met bestanden kunt doen: - Documenten en afbeeldingen bij klantnotities voegen - Zelfstandige bestanden rechtstreeks naar een klant uploaden - Vanaf één pagina Bestanden (Files) door elk bestand in uw bedrijf bladeren - Bestanden zoeken op naam, ze downloaden en bestanden verwijderen die u niet meer nodig heeft - Bijhouden hoeveel van uw opslagquotum u heeft gebruikt

Bestanden worden geüpload vanaf de detailpagina van een klant, in de sectie Activiteit (Activity). U kunt bestanden bij een notitie voegen of ze als zelfstandige bestanden op de tijdlijn van de klant uploaden.

Bestanden bij een notitie voegen: 1. Open een klant en ga naar de sectie Activiteit (Activity) 2. Klik op "Notitie toevoegen" (Add note) 3. Schrijf uw notitie (optioneel) en klik op "Bijvoegen" (Attach) om bestanden te kiezen, of sleep bestanden naar het vak 4. Klik op "Notitie toevoegen" (Add note) om de notitie samen met de bijlagen op te slaan

Zelfstandige bestanden uploaden: 1. Open de sectie Activiteit (Activity) van een klant 2. Sleep bestanden rechtstreeks naar de tijdlijn (zonder het notitieformulier te openen) 3. De bestanden worden geüpload en verschijnen als eigen vermeldingen op de tijdlijn

Toegestane bestandstypen: - PDF-documenten - Afbeeldingen (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-documenten (.doc, .docx) - Excel-spreadsheets (.xls, .xlsx) - CSV- en platte-tekstbestanden

De pagina Bestanden (Files) (te openen via de link "Alle bestanden bekijken" (View all files) in het opslaggedeelte van Instellingen → Facturering (Settings → Billing)) toont elk bestand binnen uw bedrijf, het nieuwste eerst. Vanaf hier kunt u: - Bestanden zoeken op naam - Een bestand downloaden (opent een beveiligde, tijdelijk geldige link) - Een bestand verwijderen (met een bevestigingsdialoog) - Zien bij welke klant elk bestand hoort, of dat het een zelfstandig bestand is

Als u een bestand verwijdert, verdwijnt het zowel uit de opslag als uit de bestandslijst, en komt die ruimte direct weer vrij binnen uw quotum.

Elk abonnement bevat een vaste hoeveelheid bestandsopslag. De totale omvang van al uw geüploade bestanden telt mee voor dit quotum.

Opslag per abonnement:

Starter: 100 MB totale bestandsopslag Pro: 5 GB totale bestandsopslag Lifetime: 10 GB totale bestandsopslag

De pagina Bestanden (Files) toont een verbruiksbalk met hoeveel opslag u van uw totaal heeft gebruikt. De indicator wordt amberkleurig zodra u boven 75% komt en rood boven 90%, zodat u duidelijk wordt gewaarschuwd voordat de ruimte op is.

Limiet per bestand: Ongeacht uw abonnement mag elk afzonderlijk bestand maximaal 20 MB groot zijn. Het bovenstaande quotum is het gecombineerde totaal van al uw bestanden.

Ruimte vrijmaken: Verwijder bestanden die u niet meer nodig heeft via de pagina Bestanden (Files) of de tijdlijn van een klant. De ruimte komt direct weer vrij, zodat u kunt blijven uploaden zonder van abonnement te wisselen.

Bestanden in Invotify zijn altijd aan een klant gekoppeld — er bestaat geen aparte bestandsbijlage op facturen of offertes. In plaats daarvan bewaart u de ondersteunende documenten van een klant (ondertekende offertes, contracten, bonnen, foto's) in het dossier van die klant, waar ze bij de bijbehorende notities en geschiedenis blijven.

Twee manieren waarop bestanden aan een klant worden gekoppeld:

Bij een notitie gevoegd: Wanneer u een notitie toevoegt in de sectie Activiteit (Activity) van een klant, kunt u er een of meer bestanden aan toevoegen. De bestanden verschijnen als labels onder de notitietekst, zodat het document en de context bij elkaar blijven.

Zelfstandige bestanden: U kunt bestanden ook rechtstreeks op de tijdlijn van een klant neerzetten zonder een notitie te schrijven. Deze verschijnen als eigen vermeldingen, gedateerd zoals elke andere activiteit.

Waar u de bestanden van een klant vindt: - Op de detailpagina van de klant, in de activiteitentijdlijn (notities met bijlagen + zelfstandige bestanden) - Op de pagina Bestanden (Files), waar de naam van de klant naast elk van diens bestanden wordt getoond

Rechten: Iedereen in uw team met de bevoegdheid om klanten te beheren, kan bestanden verwijderen. Zo vallen klantdocumenten onder hetzelfde toegangsbeheer als de rest van het klantdossier.