Bestanden & opslag

Met bestandsopslag kunt u bonnen, contracten, ondertekende offertes en foto's aan uw klanten koppelen, zodat u voor elke zakenrelatie een volledig papieren spoor behoudt. Bestanden worden veilig opgeslagen en tellen mee voor het opslagquotum van uw plan.

Elk bestand dat u uploadt, is gekoppeld aan een klant. U kunt bestanden aan een klantnotitie koppelen (bijvoorbeeld een ondertekende offerte naast een opmerking) of ze op zichzelf als losse bestanden uploaden. Beide verschijnen samen op de activiteitentijdlijn van de klant, en alle bestanden binnen uw bedrijf worden op één plek vermeld op de pagina Bestanden.

Wat u met bestanden kunt doen: - Documenten en afbeeldingen aan klantnotities koppelen - Losse bestanden rechtstreeks naar een klant uploaden - Elk bestand binnen uw bedrijf vanaf één pagina Bestanden doorbladeren - Bestanden op naam zoeken, ze downloaden en verwijderen die u niet meer nodig hebt - Volgen hoeveel van uw opslagquotum u hebt gebruikt

Bestanden worden geüpload vanaf de detailpagina van een klant, in de sectie Activiteit. U kunt bestanden aan een notitie koppelen of ze als losse bestanden op de tijdlijn van de klant uploaden.

Bestanden aan een notitie koppelen: 1. Open een klant en zoek de sectie Activiteit 2. Klik op "Notitie toevoegen" 3. Schrijf uw notitie (optioneel) en klik op "Koppelen" om bestanden te kiezen, of sleep bestanden naar het gebied 4. Klik op "Notitie toevoegen" om de notitie samen met de bijlagen op te slaan

Losse bestanden uploaden: 1. Open de sectie Activiteit van een klant 2. Sleep bestanden rechtstreeks naar de tijdlijn (zonder het notitieformulier te openen) 3. De bestanden worden geüpload en verschijnen als eigen tijdlijnvermeldingen

Toegestane bestandstypen: - PDF-documenten - Afbeeldingen (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-documenten (.doc, .docx) - Excel-werkbladen (.xls, .xlsx) - CSV- en platte-tekstbestanden

De pagina Bestanden (open deze via de link "Alle bestanden bekijken" in de opslagsectie van Instellingen → Facturatie) vermeldt elk bestand binnen uw bedrijf, met het nieuwste eerst. Vanaf hier kunt u: - Bestanden op naam zoeken - Een bestand downloaden (opent een veilige, in tijd beperkte link) - Een bestand verwijderen (met een bevestigingsvenster) - Zien tot welke klant elk bestand behoort, of dat het een los bestand is

Het verwijderen van een bestand haalt het zowel uit de opslag als uit de bestandslijst, en maakt die ruimte onmiddellijk vrij binnen uw quotum.

Elk plan bevat een vaste hoeveelheid bestandsopslag. De totale grootte van al uw geüploade bestanden telt mee voor dit quotum.

Opslag per plan:

Starter: 100 MB totale bestandsopslag Pro: 5 GB totale bestandsopslag Lifetime: 10 GB totale bestandsopslag

De pagina Bestanden toont een gebruiksbalk met hoeveel opslag u van uw totaal hebt gebruikt. De indicator wordt oranje wanneer u 75% overschrijdt en rood wanneer u 90% overschrijdt, zodat u een duidelijke waarschuwing krijgt voordat de ruimte op is.

Limiet per bestand: Ongeacht het plan mag elk afzonderlijk bestand maximaal 20 MB groot zijn. Het bovenstaande quotum is het gecombineerde totaal van al uw bestanden.

Ruimte vrijmaken: Verwijder bestanden die u niet meer nodig hebt vanaf de pagina Bestanden of de tijdlijn van een klant. De ruimte wordt onmiddellijk teruggewonnen, zodat u kunt blijven uploaden zonder van plan te wisselen.

Bestanden in Invotify zijn altijd gekoppeld aan een klant — er is geen aparte bestandsbijlage op facturen of offertes. In plaats daarvan bewaart u de ondersteunende documenten van een klant (ondertekende offertes, contracten, bonnen, foto's) op het record van die klant, waar ze naast de bijbehorende notities en historie blijven staan.

Twee manieren waarop bestanden aan een klant koppelen:

Gekoppeld aan een notitie: Wanneer u een notitie toevoegt in de sectie Activiteit van een klant, kunt u er een of meer bestanden aan koppelen. De bestanden verschijnen als chips onder de notitietekst, zodat het document en de context ervan samenblijven.

Losse bestanden: U kunt ook bestanden rechtstreeks op de tijdlijn van een klant neerzetten zonder een notitie te schrijven. Deze verschijnen als eigen vermeldingen, gedateerd zoals elke andere activiteit.

Waar u de bestanden van een klant vindt: - Op de detailpagina van de klant, in de activiteitentijdlijn (notities met bijlagen + losse bestanden) - Op de pagina Bestanden, waar de naam van de klant naast elk van zijn bestanden wordt getoond

Machtigingen: Iedereen in uw team met toestemming om klanten te beheren, kan bestanden verwijderen. Hierdoor blijven klantdocumenten onder dezelfde toegangscontrole als de rest van het klantrecord.