Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen en antwoorden
Algemene vragen
Veelgestelde vragen over het gebruik van Invotify.
Wat is Invotify?
Invotify is een professioneel factureringsplatform dat bedrijven helpt facturen en offertes aan te maken, te beheren en te verzenden. Het omvat functies voor klantbeheer, productcatalogi, terugkerende facturering, aangepaste sjablonen, betalingsintegratie en analyses.
Voor wie is Invotify bedoeld?
Invotify is ontworpen voor freelancers, kleine bedrijven en ondernemingen die op een gestroomlijnde manier professionele facturen willen opstellen, klanten beheren en betalingen bijhouden.
Hoeveel kost Invotify?
Invotify biedt drie plannen: Starter voor €19/maand (€190/jaar) met kernfuncties, Pro voor €49/maand (€490/jaar) met documenten zonder watermerk, betalingen, producten, geavanceerde rapporten en meer, en Lifetime voor €499 eenmalig voor permanente toegang tot alle Pro-functies plus toekomstige updates.
Kan ik Invotify op mobiel gebruiken?
Ja! De webapplicatie is volledig responsief, en er zijn native iOS- en Android-apps plus een Apple Watch-companion en iOS-widgets voor het beginscherm/vergrendelscherm — allemaal inbegrepen in elk plan, aangemeld met uw bestaande account. De mobiele- en watch-apps vereisen een internetverbinding om te synchroniseren. Zie het gedeelte Mobiel, Watch & Widgets voor details.
Hoe veilig zijn mijn gegevens?
Invotify gebruikt industriestandaard beveiliging: gecodeerde HTTPS-verbindingen van begin tot eind, tweefactorauthenticatie en passkeys voor accounttoegang, bedrijfsgebonden gegevensisolatie (uw gegevens zijn nooit zichtbaar voor andere accounts) en strikte snelheidslimieten om misbruik te voorkomen. Wachtwoorden worden gehasht met moderne algoritmen en nooit in platte tekst opgeslagen.
Welke talen ondersteunt Invotify?
Invotify ondersteunt 21 talen: Arabisch, Chinees, Deens, Nederlands, Engels, Fins, Frans, Duits, Hindi, Italiaans, Japans, Koreaans, Lets, Noors, Pools, Portugees, Russisch, Spaans, Zweeds, Turks en Oekraïens. Rechts-naar-links-indeling wordt volledig ondersteund voor Arabisch. Wissel de interfacetaal via het globuspictogram in de navigatie; stel een taal per klant in om elk contact documenten in hun voorkeurstaal te sturen.
Is er een donkere modus?
Ja! Schakel tussen lichte en donkere thema's via de themawisselaar in de bovenste navigatiebalk. Invotify kan ook automatisch uw systeemvoorkeur detecteren.
Account & Toegang
Vragen over uw account en toegang.
Hoe maak ik een account aan?
Bezoek de Invotify-website en klik op "Registreren". U kunt een account aanmaken met e-mail/wachtwoord, aanmelding met Google of aanmelding met Apple. Als u e-mail gebruikt, moet u uw e-mailadres verifiëren.
Hoe reset ik mijn wachtwoord?
Klik op "Wachtwoord vergeten" op de inlogpagina. Voer uw e-mailadres in en wij sturen u een link voor het resetten van uw wachtwoord. Controleer uw spammap als u het niet binnen een paar minuten ziet.
Kan ik mijn e-mailadres wijzigen?
Het wijzigen van het e-mailadres van een bestaand account is momenteel niet beschikbaar in Instellingen — neem contact op met ondersteuning en wij helpen u uw account over te zetten naar een nieuw adres.
Hoe schakel ik tweefactorauthenticatie in?
Ga naar Instellingen → Beveiliging en zet in het gedeelte Tweefactorauthenticatie de schakelaar "E-mailcode" aan. 2FA is direct actief — vanaf uw volgende aanmelding wordt een 6-cijferige code naar u gemaild om de aanmelding te voltooien.
Wat zijn passkeys en hoe gebruik ik ze?
Passkeys zijn een moderne, phishing-resistente tweede factor: na het invoeren van uw wachtwoord bevestigt u de aanmelding met de biometrische sensor van uw apparaat (vingerafdruk, gezicht) of een beveiligingssleutel. Stel ze in via Instellingen → Beveiliging → Passkeys.
Hoe verwijder ik mijn account?
Ga naar Instellingen → Privacy & Gegevens en klik op "Mijn account verwijderen". Dit is permanent en verwijdert al uw gegevens. We raden aan eerst uw gegevens te exporteren.
Kunnen meerdere gebruikers toegang krijgen tot mijn account?
Ja, op het Pro-plan, dat tot 10 teamplaatsen omvat. Nodig uw accountant, virtueel assistent of teamleden uit via e-mail en kies hun rol (Beheerder of Lid). Leden krijgen precies de machtigingen die u hen verleent — negen gedetailleerde machtigingen beslaan facturen, offertes, klanten, producten, sjablonen, schema's, rapporten, teambeheer en facturering. Starter en Lifetime zijn voor één gebruiker (1 plaats). Zie het Team-gedeelte van de documentatie voor details.
Facturen & Offertes
Vragen over het aanmaken en beheren van documenten.
Waar kan ik mijn facturen vinden?
Al uw facturen staan in het gedeelte "Facturen" van uw dashboard. Gebruik de zoekbalk om specifieke facturen te vinden op nummer of klantnaam, en gebruik filters om te beperken op status.
Kan ik een verzonden factuur bewerken?
Ja, facturen kunnen worden bewerkt na verzending — stuur de klant daarna een bijgewerkte versie. Voor facturen die formeel zijn uitgegeven of betaald, overweeg dan een creditnota, die het auditspoor bewaart.
Hoe dupliceer ik een factuur?
Open de factuur die u wilt dupliceren en klik op de knop "Dupliceren" in het actiemenu. Dit maakt een nieuwe factuur aan met een nieuw nummer, de datum van vandaag, maar dezelfde inhoud en klant.
Kan ik een offerte omzetten naar een factuur?
Ja! Open de geaccepteerde offerte en klik op "Omzetten naar factuur". Dit maakt een nieuwe factuur aan met alle offertedetails. De originele offerte blijft bewaard en wordt gemarkeerd als "Omgezet".
Hoe werken terugkerende facturen?
Schakel een terugkerend schema in bij het aanmaken van een factuur. Kies het patroon — dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks — of een aangepast interval (elke N dagen/weken/maanden/jaren), inclusief wekelijks op specifieke dagen en regels voor "de N-de weekdag van de maand". Invotify genereert automatisch nieuwe facturen op de geplande datums (of een gekozen aantal dagen eerder, wat u een beoordelingsvenster geeft), en — als u automatisch verzenden inschakelt — e-mailt ze op de factuurdatum naar de klant met de PDF bijgevoegd. U kunt een schema op elk moment pauzeren, hervatten of beëindigen. Terugkerende schema's zijn beschikbaar op elk plan; het automatisch incasseren van een opgeslagen kaart bij generatie is alleen Pro.
Kan ik online betalingen accepteren op mijn facturen?
Ja, met een Pro- of Lifetime-plan. Verbind uw Stripe- of PayPal-account in Instellingen → Integraties, en elke factuur die u verzendt heeft een betaalknop (en optionele betaallink). Klanten betalen rechtstreeks en de factuur wordt automatisch op Betaald gezet. Op Starter kunt u nog steeds handmatig betalingen registreren.
Hoe stuur ik een factuur naar mijn klant?
Open de factuurdetailpagina en klik op "Verzenden". Controleer het e-mailadres van de ontvanger, voeg optioneel een bericht toe en klik op Verzenden. De factuur-PDF wordt automatisch bijgevoegd aan de e-mail, samen met de deellink (en op Pro, een betaallink).
Kan ik een factuur delen als link in plaats van per e-mail?
Ja. Genereer een deellink op de factuur en stuur die via elk kanaal — chat, uw eigen e-mailclient, een messaging-app. De ontvanger opent een overzichtelijke, huisstijlpagina zonder aanmelden, waar ze de factuur kunnen bekijken en de PDF downloaden (en op Pro met Stripe verbonden, online betalen). De link gebruikt een willekeurig, moeilijk te raden token en u kunt het op elk moment intrekken. Beschikbaar op elk plan.
Kan ik zien wanneer een klant mijn factuur heeft geopend?
Ja — bijhouden van factuurweergaven registreert elke keer dat een gedeelde factuur wordt geopend, met het tijdstempel, de bron (link, e-mail, portal of api), IP-adres en browser. De factuurdetailpagina toont een weergavetelling plus tijdstempels van eerste en laatste weergave, zodat een weergave zonder betaling een sein is om contact op te nemen. Inbegrepen in elk plan.
Sjablonen & Aanpassing
Vragen over het aanpassen van uw documenten.
Kan ik mijn factuursjabloon aanpassen?
Ja. Met de Sjabloonbouwer kunt u elk van de 22 bloktypen op een precisierooster slepen en elk blok vormgeven naar uw huisstijl. Sla zoveel sjablonen op als u nodig heeft, dupliceer en herschikte ze, en wijs per factuur een ander sjabloon toe.
Hoe voeg ik mijn logo toe?
Ga naar Instellingen → Bedrijfsinformatie en upload uw logo. Ondersteunde formaten: PNG, JPG, GIF, WebP (maximaal 5 MB). Vierkante afbeeldingen werken het beste. Het logo verschijnt automatisch in het Merkenblok op uw sjablonen.
Kan ik meerdere sjablonen gebruiken?
Ja, maak en sla zoveel sjablonen op als u nodig heeft. Bij het aanmaken van een factuur of offerte selecteert u welk sjabloon u wilt gebruiken. Dit is handig voor verschillende documenttypen of klantcategorieën.
Zijn er kant-en-klare sjablonen beschikbaar?
Ja! De Sjablonenpagina bevat een winkel "Professionele ontwerpen" met 12 professioneel ontworpen sjablonen. Klik op "Toevoegen" bij een ontwerp om een kopie aan uw collectie toe te voegen en pas het aan naar uw huisstijl.
Welke bloktypen zijn beschikbaar in de sjabloonbouwer?
De bouwer heeft 22 bloktypen verdeeld in vijf categorieën. Identiteit: Merk/Logo, Van, Aan, Verzend naar. Document: Factuurnummer, Uitgiftedatum, Vervaldatum, Serviceperiode, Bestelnummer, Aangepaste velden. Inhoud: Regelitems, Tekstblok, Notities & Voorwaarden, Afbeelding. Geld: Te betalen bedrag, Betalingsgegevens, Betalingsvoorwaarden, Handtekening. Indeling: Scheidingslijn, Statusstempel, Streepjescode, QR-code.
Kan ik bepaalde velden verbergen op mijn sjabloon?
Ja. Open het configuratiepaneel van een blok en gebruik het tabblad Velden om afzonderlijke velden (labels, datums, kolommen en meer) te tonen of verbergen zonder het blok te verwijderen — u kunt het later eenvoudig opnieuw inschakelen.
Kunnen mijn documenten elektronisch worden ondertekend?
Ja. Invotify ondersteunt digitale handtekeningen op zowel facturen als offertes, inbegrepen in elk plan. Voeg een Handtekeningblok toe aan uw sjabloon en stel uw standaard ondertekenaarsnaam, titel en handtekeningafbeelding in in Instellingen — uw documenten worden dan ondertekend verstuurd. Uw klanten kunnen ook ondertekenen, zonder account: de openbare deelpagina heeft een ondertekeningspad waar ze hun naam invoeren en hun handtekening tekenen. Vastgelegde handtekeningrecords bevatten de naam van de ondertekenaar, optioneel e-mailadres, IP-adres, browser en exact tijdstempel als auditspoor. Let op: dit is een eenvoudige elektronische handtekening met een auditspoor — het is geen eIDAS-gekwalificeerde handtekening, en Invotify geeft geen garantie voor juridische afdwingbaarheid. Zie het gedeelte Digitale handtekeningen voor details.
Team & Machtigingen
Vragen over teams met meerdere gebruikers, rollen en uitnodigingen.
Hoeveel teamleden kan ik uitnodigen?
Teams met meerdere gebruikers zijn een Pro-functie, met maximaal 10 plaatsen totaal (het aantal plaatsen omvat de eigenaar). Er zijn geen extra kosten per plaats binnen die limiet. Starter en Lifetime zijn voor één gebruiker — 1 plaats — dus om teamgenoten toe te voegen, moet u upgraden naar Pro. Openstaande uitnodigingen reserveren een plaats, zodat u de limiet van uw plan niet kunt overschrijden.
Wat kan elke rol doen?
Eigenaar heeft volledige toegang inclusief facturering en kan niet worden verwijderd. Beheerder heeft standaard alle machtigingen, inclusief facturering — reserveer dit voor vertrouwde teamgenoten. Lid heeft de machtigingen die u expliciet verleent — facturen, offertes, klanten, producten, sjablonen, schema's, rapporten, teambeheer. Kies precies wat elk teamlid kan aanraken.
Kan er meer dan één eigenaar zijn?
Nee. Elk account heeft precies één eigenaar — de persoon die zich heeft aangemeld en verantwoordelijk is voor facturering. Als u het account wilt overdragen (bijv. u verkoopt het bedrijf), neem dan contact op met ondersteuning om eigendom over te dragen.
Hoe trek ik toegang in wanneer iemand vertrekt?
Open de Teampagina via de zijbalk, zoek de persoon op en klik op Verwijderen. Hun sessies worden direct ongeldig gemaakt en ze verliezen toegang. Hun historische acties blijven in het activiteitenlogboek voor auditdoeleinden.
Kan een lid facturen zien die zij niet hebben aangemaakt?
Ja, als ze de machtiging Facturen beheren hebben. Het teambereik is bedrijfsbreed — iedereen met toegang tot een functie ziet alle gegevens in die functie. Invotify heeft geen eigendom per factuur (nog niet).
Wat als een uitnodigings-e-mail in de spam terechtkomt?
Vertel de genodigde om hun spammap te controleren. Als ze het nog steeds niet kunnen vinden, trek dan de uitnodiging in via de Teampagina en stuur een nieuwe. Uitnodigingen zijn 7 dagen geldig vanaf het moment dat u ze verzendt.
Kan ik controleren wat mijn teamleden hebben gedaan?
Ja — het Activiteitenlogboek registreert belangrijke acties (facturen aangemaakt, verzonden en handmatig als betaald gemarkeerd, producten aangemaakt, teamuitnodigingen en rolwijzigingen, bankverbindingen en koppelingen) samen met wie het heeft gedaan en wanneer. Filter op persoon of datum om het overzicht te beperken.
Kan ik aftekening vereisen voor een factuur wordt verzonden?
Ja, met goedkeuringsworkflows (een Pro-functie, inbegrepen bij Lifetime). Stel regels in via Instellingen → Goedkeuringen — bijv. "facturen boven €1.000 vereisen goedkeuring van de beheerder," "eerste factuur aan een nieuwe klant," of "elke offerte." Een overeenkomend document wordt automatisch tegengehouden en kan niet worden ge-emaild totdat een eigenaar of beheerder het goedkeurt (de blokkering wordt server-side gehandhaafd, met een 409 APPROVAL_PENDING-terugkeer). De maker kan zijn eigen document niet goedkeuren, dus het is altijd een echte tweede beoordeling. Op Starter ziet u een voorbeeld met een upgrade-prompt; er worden geen regels uitgevoerd.
Creditnota's
Vragen over creditnota's, terugbetalingen en correcties.
Wanneer gebruik ik een creditnota versus een factuur bewerken?
Bewerk een factuur alleen als die nog in concept staat. Zodra ze is verzonden of als betaald gemarkeerd, geeft u in plaats daarvan een creditnota uit — die bewaart het auditspoor en maakt uw accountant blij. Creditnota's zijn de juiste manier om een correctie te documenteren nadat een factuur is geformaliseerd.
Kan ik een gedeeltelijk tegoed uitschrijven?
Ja. Creditnota's ondersteunen elk bedrag tot het originele factuurtotaal. Veelvoorkomende toepassingen: één geretourneerd artikel van meerdere, een achteraf onderhandelde korting, of het corrigeren van een te hoog gefactureerd regelitem.
Vergoedt een creditnota automatisch de klant?
Nee. Een creditnota is een document — het vermindert het openstaande saldo van de gekoppelde factuur wanneer u het uitgeeft, maar het verplaatst nooit geld. Invotify duwt namens u geen terugbetalingen naar Stripe, PayPal of uw bank. Verwerk een eventuele terugbetaling via uw gebruikelijke kanaal (Stripe, bankoverschrijving, contant) en markeer de creditnota als Verrekend zodra het is verwerkt.
Kan ik een creditnota annuleren?
Ja. Geannuleerde creditnota's blijven in het systeem voor auditdoeleinden maar hebben geen financieel effect. Annuleer een creditnota als deze per ongeluk is uitgegeven. Verwijder hem niet — verwijdering verbreekt het auditspoor.
Verschijnen creditnota's op klantoverzichten?
Ja. Elk klantoverzicht omvat facturen, betalingen en creditnota's met een lopend saldo, zodat de volledige financiële geschiedenis in één document staat.
Producten & Voorraad
Vragen over de productcatalogus en voorraadbeheer.
Moet ik producten aanmaken om Invotify te gebruiken?
Nee, producten zijn optioneel — en de productcatalogus is een Pro-functie (inbegrepen bij Lifetime). U kunt altijd handmatig regelitems typen op elke factuur bij elk plan. Op Pro kunt u met producten vooraf geconfigureerde items selecteren met opgeslagen beschrijvingen, prijzen, kostprijzen en btw-categorieën.
Hoe werkt voorraadbeheer?
Voorraadbeheer maakt deel uit van de Pro-productcatalogus. Schakel het in via Instellingen → Functies en stel vervolgens voorraadhoeveelheden en lage-voorraaddrempels in voor individuele producten. U ontvangt meldingen wanneer de voorraad onder de drempel daalt of is uitgeput, en elke wijziging wordt bijgehouden in een voorraadmutatielogboek.
Daalt de voorraad automatisch bij het aanmaken van een factuur?
Op Pro met voorraadbeheer ingeschakeld, wordt de voorraad automatisch afgetrokken — wanneer een factuur wordt aangemaakt met status Verzonden, of wanneer deze later als Betaald wordt gemarkeerd (wat het eerste gebeurt, nooit beide). Elke aftrek vermindert de producten op de factuur en schrijft een "verkoop"-vermelding in het voorraadmutatielogboek. Als voorraadbeheer uitstaat, verandert er niets.
Kan ik producten indelen in categorieën?
Ja, producten kunnen worden toegewezen aan categorieën: Diensten, Software, Hardware, Consultancy, Training, Ondersteuning, Licenties, Abonnement en Overig.
Welke eenheidtypen zijn beschikbaar?
Invotify ondersteunt 10 eenheidtypen: Eenheid (generiek), Uur, Dag, Maand, Jaar, Stuk, Dienst, Project, Licentie en Abonnement.
Betalingen & Facturering
Vragen over betaald worden en het beheren van uw abonnement.
Hoe accepteer ik online betalingen op facturen?
Stripe en PayPal zijn beschikbaar op Pro- en Lifetime-plannen. Verbind uw account via Instellingen → Integraties, en elke factuur die u verzendt heeft een betaalknop. Met Stripe betalen klanten met kaarten, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA en meer afhankelijk van uw regio. Invotify zet de factuur direct op Betaald zodra de betaling slaagt.
Wat gebeurt er als een factuur achterstallig wordt?
Als u herinneringen heeft ingeschakeld, stuurt Invotify beleefde huisstijl-e-mails naar de klant op het door u geconfigureerde schema (bijv. 7 en 14 dagen na de vervaldatum). Elke e-mail bevat het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum. Als u liever handmatige controle heeft, informeert Invotify u in plaats daarvan — u beslist of u een herinnering wilt sturen of het op een andere manier afhandelt.
Kan ik boetes bij te late betaling in rekening brengen?
Ja, bij alle plannen. Configureer een respijttermijn, een boetetype (vast bedrag of percentage) en een optioneel maximum via Instellingen → Documentinstellingen (in de kaart Standaard betalingsvoorwaarden). Zodra een achterstallige factuur de respijttermijn heeft overschreden, kunt u de boete met één klik toepassen vanuit de factuur. Controleer uw lokale regelgeving voor u boetes inschakelt.
Kan ik een grote offerte in meerdere facturen splitsen?
Ja — dat is voortgangsfacturering. Vink "Voortgangsfacturering toestaan" aan in de offertebewerker (bij het aanmaken of bewerken van de offerte) en factureer vervolgens elk percentage of vast bedrag op elk moment via de voortgangsweergave van de offerte. Invotify houdt het lopende totaal bij en voorkomt dat u de offerte overfactureert. Veelvoorkomende splitsen zijn 30/30/40 of 50/50. Zie het gedeelte Offertes voor details.
Welke valuta's worden ondersteund?
Invotify ondersteunt 102 valuta's waaronder USD, EUR, GBP, CAD, AUD, JPY, CHF, INR, CNY, SEK, NOK, DKK, PLN en vele regionale valuta's. Stel uw bedrijfsstandaard in via Instellingen → Documentinstellingen en overschrijf per klant of per factuur naar wens. Stripe pikt de factuurvaluta automatisch op bij het afrekenen.
Hoe registreer ik een betaling die contant of per overschrijving is ontvangen?
Open de factuur en klik op "Betaling registreren." Voer het bedrag en optionele notities in (bijv. "bankoverschrijving, ref 1234"). De factuur wordt direct bijgewerkt — gedeeltelijke bedragen houden het open voor het resterende saldo. Handmatige betalingsregistratie is beschikbaar op elk plan, inclusief Starter.
Welke financiële rapporten biedt Invotify?
Het dashboard toont omzet, openstaand, betaald en in behandeling plus een omzetgrafiek bij elk plan, en klantoverzichten (een per-klant lopend-saldo-PDF over elk datumbereik) zijn ook bij elk plan. De geavanceerde rapportensuite is Pro: Omzet, Winst & Verlies, Aging (30/60/90+-emmers), DSO (days sales outstanding) en een Btw-rapport met CSV-export. Omzet, W&V en Btw tellen alleen betaalde facturen; Aging en DSO kijken naar wat er nog verschuldigd is. Let op: Invotify houdt geen onkosten bij, dus de W&V is inkomstgericht, geen volledige boekhoudkundige W&V. Zie het gedeelte Rapporten & Analyses.
Kan ik banktransacties automatisch koppelen aan facturen?
Ja, op Pro en Lifetime. Verbind uw zakelijke bank via Plaid (VS, VK en Canada) in Instellingen → Integraties. Invotify streamt transacties in, beoordeelt elk inkomend tegoed op basis van uw openstaande facturen op bedrag, datum en klantnaam, bevestigt automatisch zekere koppelingen (registreert de betaling en zet de factuur op Betaald) en laat u de rest met één klik bevestigen of negeren. Zie het gedeelte Banksynchronisatie.
Hoe upgrade ik mijn plan?
Ga naar Instellingen → Facturering en klik op "Plan wijzigen". Vergelijk functies, selecteer uw plan en voltooi de betaling via Stripe. Uw upgrade gaat direct in.
Kan ik een terugbetaling krijgen voor mijn Invotify-abonnement?
Abonnementen en Lifetime-aankopen zijn niet terugbetaalbaar conform onze Servicevoorwaarden, tenzij een terugbetaling wettelijk vereist is. U kunt een abonnement op elk moment opzeggen en de toegang behouden tot het einde van de betaalde periode. Neem contact op met ondersteuning als u denkt dat uw situatie in aanmerking komt voor een wettelijk vereiste terugbetaling.
Kan ik wisselen tussen maandelijkse en jaarlijkse facturering?
Ja, u kunt op elk moment wisselen via de Stripe-klantenportal (Instellingen → Facturering → Abonnement beheren). Jaarlijkse facturering bespaart 15-20%.
Technische vragen
Technische vragen over Invotify.
Welke browsers worden ondersteund?
Invotify werkt op alle moderne browsers waaronder Chrome, Firefox, Safari en Edge. We raden aan uw browser up-to-date te houden voor de beste ervaring en beveiliging.
Kan ik mijn gegevens exporteren?
Ja! Ga naar Instellingen → Privacy & Gegevens en klik op "Mijn gegevens downloaden". Dit downloadt een JSON-bestand met al uw profielgegevens, facturen, offertes, klanten, producten en sjablonen.
Werkt Invotify offline?
Invotify vereist een internetverbinding. Uw gegevens worden veilig in de cloud opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd.
Hoe worden PDF's gegenereerd?
PDF's worden server-side gegenereerd om consistente, hoogwaardige output te garanderen. Ze komen exact overeen met uw sjabloonindeling en zijn geoptimaliseerd voor A4-afdrukken.
Wanneer worden terugkerende facturen gegenereerd?
Terugkerende facturen worden automatisch gegenereerd op hun geplande datums — of eerder als het schema een venster "van tevoren genereren" heeft. Het systeem draait eenmaal per dag en pikt elk schema op dat die dag vervalt. Als u automatisch verzenden heeft ingeschakeld, wordt de gegenereerde factuur op de factuurdatum naar de klant ge-emaild, zodat een venster voor vroegtijdig genereren ook reviewtijd biedt voor verzending.
Hoe vaak worden meldingen bijgewerkt?
Meldingen worden in bijna realtime afgeleverd voor gebeurtenissen die in de app plaatsvinden (zoals het ontvangen van een betaling) en worden regelmatig geëvalueerd voor tijdgebaseerde gebeurtenissen (achterstallige facturen, verlopen offertes, lage voorraad).
Kan ik functies uitschakelen die ik niet gebruik?
Ja! Ga naar Instellingen → Functies om Offertes, Producten (met genest Voorraadbeheer), Kalender, Creditnota's, Rapporten, Activiteit en Team in of uit te schakelen. Uitgeschakelde functies worden verborgen in de zijbalk maar uw gegevens blijven bewaard.
Kan ik gestructureerde e-facturen exporteren (UBL / CII / Peppol)?
Ja, op Pro (inbegrepen bij Lifetime). Vanuit een factuur kunt u een standaardconform XML-bestand genereren in drie formaten: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT — basis voor XRechnung in Duitsland en Factur-X in Frankrijk) en Peppol BIS 3.0. Dit is alleen export — Invotify produceert de XML en u downloadt die; het verzendt niet via het Peppol-netwerk. Voor het afleveren van een Peppol-factuur is nog steeds uw eigen Peppol Access Point-aanbieder nodig. E-factuurexport is alleen voor facturen, niet offertes. Zie het gedeelte E-facturering.
Hoeveel bestandsopslag krijg ik?
U kunt bonnen, contracten en ondertekende documenten bijvoegen aan klanten. Opslag is 100 MB op Starter, 5 GB op Pro en 10 GB op Lifetime, met elk individueel bestand tot 20 MB ongeacht plan. De Bestandenpagina toont een gebruiksbalk (amber bij 75%, rood bij 90%). Uploads die uw quota overschrijden, worden geblokkeerd — de limiet wordt gehandhaafd op databaseniveau — en het verwijderen van bestanden maakt direct ruimte vrij. Zie het gedeelte Bestanden & Opslag.