Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen en antwoorden
Algemene vragen
Veelgestelde vragen over het gebruik van Invotify.
Wat is Invotify?
Invotify is een professioneel facturatieplatform dat bedrijven helpt facturen en offertes te maken, te beheren en te versturen. Het bevat functies voor klantbeheer, productcatalogi, terugkerende facturatie, aangepaste sjablonen, betalingsintegratie en analyses.
Voor wie is Invotify?
Invotify is ontworpen voor freelancers, kleine bedrijven en grote ondernemingen die een gestroomlijnde manier nodig hebben om professionele facturen te maken, klanten te beheren en betalingen te volgen.
Hoeveel kost Invotify?
Invotify biedt drie abonnementen: Starter voor €19/maand (€190/jaar) met kernfuncties, Pro voor €49/maand (€490/jaar) met documenten zonder watermerk, betalingen, producten, geavanceerde rapporten en meer, en Lifetime voor €499 eenmalig voor permanente toegang tot alle Pro-functies plus toekomstige updates.
Kan ik Invotify op mobiel gebruiken?
Ja! De webapp is volledig responsief, en er zijn native iOS- en Android-apps plus een Apple Watch-begeleider en iOS-home-/vergrendelschermwidgets — allemaal inbegrepen op elk abonnement, aangemeld met uw bestaande account. De mobiele en watch-apps vereisen een internetverbinding om te synchroniseren. Zie het onderdeel Mobiel, Watch & widgets voor details.
Hoe veilig zijn mijn gegevens?
Invotify gebruikt beveiliging volgens de industriestandaard: versleutelde HTTPS-verbindingen van begin tot eind, tweefactorauthenticatie en passkeys voor accounttoegang, gegevensisolatie per bedrijf (uw gegevens zijn nooit zichtbaar voor andere accounts), en strikte snelheidsbegrenzing om misbruik te voorkomen. Wachtwoorden worden gehasht met moderne algoritmen en nooit in platte tekst opgeslagen.
Welke talen ondersteunt Invotify?
Invotify ondersteunt 21 talen: Arabisch, Chinees, Deens, Nederlands, Engels, Fins, Frans, Duits, Hindi, Italiaans, Japans, Koreaans, Lets, Noors, Pools, Portugees, Russisch, Spaans, Zweeds, Turks en Oekraïens. Lay-out van rechts naar links wordt volledig ondersteund voor Arabisch. Wijzig de interfacetaal via het wereldbolpictogram in de navigatie; stel per klant een taal in om elke klant zijn documenten in zijn voorkeurstaal te sturen.
Is er een donkere modus?
Ja! Schakel tussen lichte en donkere thema's met de themaschakelaar in de bovenste navigatiebalk. Invotify kan ook automatisch uw systeemvoorkeur detecteren.
Account & toegang
Vragen over uw account en toegang.
Hoe maak ik een account aan?
Bezoek de Invotify-website en klik op "Aanmelden". U kunt een account aanmaken met e-mail/wachtwoord, inloggen met Google of inloggen met Apple. Als u e-mail gebruikt, moet u uw e-mailadres verifiëren.
Hoe stel ik mijn wachtwoord opnieuw in?
Klik op "Wachtwoord vergeten" op de inlogpagina. Voer uw e-mailadres in en wij sturen u een link om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Controleer uw spammap als u deze niet binnen enkele minuten ziet.
Kan ik mijn e-mailadres wijzigen?
Het wijzigen van het e-mailadres op een bestaand account is momenteel niet beschikbaar in Instellingen — neem contact op met support en wij helpen u uw account naar een nieuw adres over te zetten.
Hoe schakel ik tweefactorauthenticatie in?
Ga naar Instellingen → Beveiliging en zet in het onderdeel Tweefactorauthenticatie "E-mailcode" aan. 2FA is direct actief — vanaf uw volgende aanmelding ontvangt u per e-mail een 6-cijferige code om het inloggen te voltooien.
Wat zijn passkeys en hoe gebruik ik ze?
Passkeys zijn een moderne, phishingbestendige tweede factor: nadat u uw wachtwoord hebt ingevoerd, bevestigt u de aanmelding met de biometrische sensor van uw apparaat (vingerafdruk, gezicht) of een beveiligingssleutel. Stel ze in onder Instellingen → Beveiliging → Passkeys.
Hoe verwijder ik mijn account?
Ga naar Instellingen → Privacy & gegevens en klik op "Mijn account verwijderen". Dit is permanent en verwijdert al uw gegevens. Wij raden aan eerst uw gegevens te exporteren.
Kunnen meerdere gebruikers toegang krijgen tot mijn account?
Ja, op het Pro-abonnement, dat tot 10 teamplaatsen omvat. Nodig uw boekhouder, virtuele assistent of teamleden uit via e-mail en kies hun rol (Beheerder of Lid). Leden krijgen precies de rechten die u toekent — negen gedetailleerde rechten dekken facturen, offertes, klanten, producten, sjablonen, schema's, rapporten, teambeheer en facturatie. Starter en Lifetime zijn voor één gebruiker (1 plaats). Zie het onderdeel Team van de documentatie voor details.
Facturen & offertes
Vragen over het maken en beheren van documenten.
Waar vind ik mijn facturen?
Al uw facturen staan in het onderdeel "Facturen" van uw dashboard. Gebruik de zoekbalk om specifieke facturen op nummer of klantnaam te vinden, en gebruik filters om op status te verfijnen.
Kan ik een verstuurde factuur bewerken?
Ja, facturen kunnen na het versturen worden bewerkt — stuur de klant daarna een bijgewerkte versie. Voor facturen die formeel zijn uitgegeven of betaald, overweeg in plaats daarvan een creditnota, die het controlespoor behoudt.
Hoe dupliceer ik een factuur?
Open de factuur die u wilt dupliceren en klik op de knop "Dupliceren" in het actiemenu. Dit maakt een nieuwe factuur met een nieuw nummer, de datum van vandaag, maar dezelfde inhoud en klant.
Kan ik een offerte omzetten in een factuur?
Ja! Open de geaccepteerde offerte en klik op "Omzetten naar factuur". Dit maakt een nieuwe factuur met alle offertegegevens. De oorspronkelijke offerte blijft behouden en wordt gemarkeerd als "Omgezet".
Hoe werken terugkerende facturen?
Schakel een terugkerend schema in bij het maken van een factuur. Kies het patroon — dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks — of een aangepast interval (elke N dagen/weken/maanden/jaren), inclusief regels voor wekelijks-op-specifieke-dagen en "de Nde weekdag van de maand". Invotify genereert automatisch nieuwe facturen op hun geplande datums (of een gekozen aantal dagen vooruit, wat u een beoordelingsvenster geeft), en — als u automatisch verzenden inschakelt — e-mailt ze op de factuurdatum naar de klant met de PDF bijgevoegd. U kunt een schema op elk moment pauzeren, hervatten of beëindigen. Terugkerende schema's zijn op elk abonnement beschikbaar; het automatisch afschrijven van een opgeslagen kaart bij generatie is alleen voor Pro.
Kan ik online betalingen op mijn facturen accepteren?
Ja, met een Pro- of Lifetime-abonnement. Koppel uw Stripe- of PayPal-account onder Instellingen → Integraties, dan reist er een betaalknop (en optioneel een betaallink) mee met elke factuur. Klanten betalen rechtstreeks en de factuur springt automatisch naar Betaald. Op Starter kunt u nog steeds handmatig betalingen registreren.
Hoe verstuur ik een factuur naar mijn klant?
Open de detailpagina van de factuur en klik op "Versturen". Controleer het e-mailadres van de ontvanger, voeg eventueel een bericht toe en klik op Versturen. De factuur-PDF wordt automatisch aan de e-mail toegevoegd, samen met de deellink (en op Pro een betaallink).
Kan ik een factuur als link delen in plaats van per e-mail te versturen?
Ja. Genereer een deellink op de factuur en verstuur deze via elk kanaal — chat, uw eigen e-mailprogramma, een berichtenapp. De ontvanger opent een overzichtelijke, gebrande pagina zonder login, waar hij de factuur kan bekijken en de PDF kan downloaden (en online kan betalen op Pro met een gekoppeld Stripe-account). De link gebruikt een willekeurig, moeilijk te raden token, en u kunt deze op elk moment intrekken. Beschikbaar op elk abonnement.
Kan ik zien wanneer een klant mijn factuur heeft bekeken?
Ja — factuurweergavetracking registreert elke keer dat een gedeelde factuur wordt geopend, met het tijdstip, de bron (link, e-mail, portaal of api), het IP-adres en de browser. De detailpagina van de factuur toont een aantal weergaven plus het eerste en laatste weergavemoment, zodat een weergave zonder betaling uw signaal is om op te volgen. Inbegrepen op elk abonnement.
Sjablonen & aanpassing
Vragen over het aanpassen van uw documenten.
Kan ik mijn factuursjabloon aanpassen?
Ja. Met de Sjabloonbouwer kunt u elk van de 22 bloktypen op een precisieraster slepen en elk blok stylen om bij uw merk te passen. Sla zoveel sjablonen op als u nodig hebt, dupliceer en remix ze, en wijs per factuur een ander sjabloon toe.
Hoe voeg ik mijn logo toe?
Ga naar Instellingen → Bedrijfsgegevens en upload uw logo. Ondersteunde formaten: PNG, JPG, GIF, WebP (maximaal 5MB). Vierkante afbeeldingen werken het beste. Het logo verschijnt automatisch in het Merk-blok op uw sjablonen.
Kan ik meerdere sjablonen gebruiken?
Ja, maak en sla zoveel sjablonen op als u nodig hebt. Selecteer bij het maken van een factuur of offerte welk sjabloon u wilt gebruiken. Dit is handig voor verschillende documenttypen of klantcategorieën.
Zijn er kant-en-klare sjablonen beschikbaar?
Ja! De Sjablonen-pagina bevat een "Professionele ontwerpen"-winkel met 12 professioneel ontworpen sjablonen. Klik op "Toevoegen" bij een ontwerp om een kopie aan uw collectie toe te voegen en pas deze vervolgens aan om bij uw merk te passen.
Welke bloktypen zijn beschikbaar in de sjabloonbouwer?
De bouwer levert 22 bloktypen, gegroepeerd in vijf categorieën. Identiteit: Merk/Logo, Afzender, Factuuradres, Verzendadres. Document: Factuurnummer, Factuurdatum, Vervaldatum, Serviceperiode, Inkoopordernummer, Aangepaste velden. Inhoud: Regelitems, Tekstblok, Notities & voorwaarden, Afbeelding. Geld: Verschuldigd bedrag, Betalingsgegevens, Betalingsvoorwaarden, Handtekening. Lay-out: Scheidingslijn, Statusstempel, Streepjescode, QR-code.
Kan ik bepaalde velden op mijn sjabloon verbergen?
Ja. Open het configuratiepaneel van een blok en gebruik het tabblad Velden om afzonderlijke velden (labels, datums, kolommen en meer) te tonen of te verbergen zonder het blok te verwijderen — eenvoudig later weer in te schakelen indien nodig.
Kunnen mijn documenten elektronisch worden ondertekend?
Ja. Invotify ondersteunt digitale handtekeningen op zowel facturen als offertes, inbegrepen op elk abonnement. Voeg een Handtekening-blok aan uw sjabloon toe en stel uw standaard-ondertekenaarnaam, -titel en -handtekeningafbeelding in onder Instellingen — uw documenten gaan dan ondertekend de deur uit. Uw klanten kunnen ook ondertekenen, zonder account: de openbare deelpagina heeft een ondertekenveld waar zij hun naam invoeren en hun handtekening tekenen. Vastgelegde handtekeningrecords bevatten de naam van de ondertekenaar, optioneel e-mailadres, IP-adres, browser en het exacte tijdstip als controlespoor. Let op: dit is een eenvoudige elektronische handtekening met een controlespoor — het is geen eIDAS-gekwalificeerde handtekening, en Invotify geeft geen garantie van juridische afdwingbaarheid. Zie het onderdeel Digitale handtekeningen voor details.
Team & rechten
Vragen over teams met meerdere gebruikers, rollen en uitnodigingen.
Hoeveel teamleden kan ik uitnodigen?
Teams met meerdere gebruikers zijn een Pro-functie, met in totaal tot 10 plaatsen (het aantal plaatsen omvat de eigenaar). Er is geen extra kosten per plaats binnen die limiet. Starter en Lifetime zijn voor één gebruiker — 1 plaats — dus om teamleden toe te voegen, zou u upgraden naar Pro. Openstaande uitnodigingen reserveren een plaats, dus u kunt niet voorbij de limiet uitnodigen.
Wat kan elke rol doen?
De eigenaar heeft volledige toegang, inclusief facturatie, en kan niet worden verwijderd. De beheerder heeft standaard alle rechten, inclusief facturatie — reserveer deze rol voor vertrouwde teamleden. Het lid heeft alle rechten die u expliciet toekent — facturen, offertes, klanten, producten, sjablonen, schema's, rapporten, teambeheer. Kies precies wat elk teamlid mag aanraken.
Kan ik meer dan één eigenaar hebben?
Nee. Elk account heeft precies één eigenaar — de persoon die zich heeft aangemeld en verantwoordelijk is voor de facturatie. Als u het account moet overdragen (bijv. u verkoopt het bedrijf), neem dan contact op met support om het eigenaarschap over te dragen.
Hoe trek ik toegang in wanneer iemand vertrekt?
Open de Team-pagina vanuit de zijbalk, zoek de persoon en klik op Verwijderen. Hun sessies worden direct ongeldig gemaakt en zij verliezen toegang. Hun historische acties blijven in het activiteitenlogboek voor auditdoeleinden.
Kan een lid facturen zien die het niet zelf heeft gemaakt?
Ja, als het de rechten Facturen beheren heeft. De teamscope is bedrijfsbreed — iedereen met toegang tot een functie ziet alle gegevens in die functie. Invotify heeft (nog) geen eigenaarschap per factuur.
Wat gebeurt er als een uitnodigingse-mail in de spam belandt?
Vraag de uitgenodigde om de spammap te controleren. Als zij hem nog steeds niet kunnen vinden, trek dan de uitnodiging in vanaf de Team-pagina en stuur een nieuwe. Uitnodigingen zijn 7 dagen geldig vanaf het moment dat u ze verstuurt.
Kan ik auditeren wat mijn teamleden hebben gedaan?
Ja — het activiteitenlogboek registreert belangrijke acties (facturen aangemaakt, verstuurd en als betaald gemarkeerd, producten aangemaakt, teamuitnodigingen en rolwijzigingen, bankkoppelingen en -matches) samen met wie het deed en wanneer. Filter op persoon of op datum om de weergave te verfijnen.
Kan ik akkoord vereisen voordat een factuur wordt verstuurd?
Ja, met goedkeuringsworkflows (een Pro-functie, inbegrepen bij Lifetime). Stel regels in onder Instellingen → Goedkeuringen — bijvoorbeeld "facturen boven €1,000 hebben goedkeuring van een beheerder nodig," "eerste factuur aan een nieuwe klant," of "elke offerte." Een overeenkomend document wordt automatisch tegengehouden en kan niet per e-mail worden verstuurd totdat een eigenaar of beheerder het goedkeurt (de blokkade wordt aan de serverkant afgedwongen en geeft een 409 APPROVAL_PENDING terug). De maker kan zijn eigen document niet goedkeuren, dus het is altijd een echte tweede beoordeling. Op Starter ziet u een voorbeeld met een upgrade-melding; er lopen geen regels.
Creditnota's
Vragen over creditnota's, terugbetalingen en correcties.
Wanneer moet ik een creditnota gebruiken in plaats van een factuur te bewerken?
Bewerk een factuur alleen als deze nog in concept is. Zodra deze is verstuurd of als betaald is gemarkeerd, geef dan in plaats daarvan een creditnota uit — deze behoudt het controlespoor en houdt uw boekhouder tevreden. Creditnota's zijn de juiste manier om een correctie te documenteren nadat een factuur is geformaliseerd.
Kan ik een gedeeltelijk credit uitgeven?
Ja. Creditnota's ondersteunen elk bedrag tot het oorspronkelijke factuurtotaal. Veelvoorkomend gebruik: één geretourneerd artikel van meerdere, een achteraf onderhandelde korting, of het corrigeren van een te hoog in rekening gebracht regelitem.
Betaalt een creditnota de klant automatisch terug?
Nee. Een creditnota is een document — het verlaagt het openstaande saldo van de gekoppelde factuur wanneer u het uitgeeft, maar het verplaatst nooit geld. Invotify duwt geen terugbetalingen door naar Stripe, PayPal of uw bank namens u. Verwerk een eventuele werkelijke terugbetaling via uw gebruikelijke kanaal (Stripe, bankoverschrijving, contant) en markeer de creditnota als Toegepast zodra deze is verwerkt.
Kan ik een creditnota nietig verklaren?
Ja. Nietig verklaarde creditnota's blijven in het systeem voor auditdoeleinden, maar hebben geen financieel effect. Verklaar een creditnota nietig als deze per ongeluk is uitgegeven. Verwijder hem niet — verwijdering breekt het controlespoor.
Verschijnen creditnota's op klantoverzichten?
Ja. Elk klantoverzicht bevat facturen, betalingen en creditnota's met een lopend saldo, zodat de volledige financiële historie één document is.
Producten & voorraad
Vragen over de productcatalogus en voorraadbeheer.
Moet ik producten aanmaken om Invotify te gebruiken?
Nee, producten zijn optioneel — en de productcatalogus is een Pro-functie (inbegrepen bij Lifetime). U kunt op elk abonnement altijd handmatig regelitems op elke factuur typen. Op Pro kunt u met producten vooraf geconfigureerde items selecteren met opgeslagen omschrijvingen, prijzen, kostprijzen en btw-categorieën.
Hoe werkt voorraadbeheer?
Voorraadbeheer maakt deel uit van de Pro-productcatalogus. Schakel het in onder Instellingen → Functies, en stel vervolgens voorraadaantallen en lage-voorraaddrempels in op afzonderlijke producten. U ontvangt meldingen wanneer de voorraad onder de drempel zakt of uitgeput is, en elke wijziging wordt vastgelegd in een voorraadmutatielogboek.
Neemt de voorraad automatisch af wanneer ik een factuur maak?
Op Pro met voorraadbeheer ingeschakeld wordt de voorraad automatisch afgeboekt — wanneer een factuur wordt aangemaakt met status Verstuurd, of wanneer deze later als Betaald wordt gemarkeerd (wat het eerst gebeurt, nooit allebei). Elke afboeking vermindert de producten op de factuur en schrijft een "verkoop"-vermelding naar het voorraadmutatielogboek. Als voorraadbeheer uit staat, verandert er niets.
Kan ik producten in categorieën indelen?
Ja, producten kunnen aan categorieën worden toegewezen: Diensten, Software, Hardware, Consultancy, Training, Support, Licenties, Abonnement en Overig.
Welke eenheidstypen zijn beschikbaar?
Invotify ondersteunt 10 eenheidstypen: Eenheid (generiek), Uur, Dag, Maand, Jaar, Stuk, Dienst, Project, Licentie en Abonnement.
Betalingen & facturatie
Vragen over betaald worden en het beheren van uw abonnement.
Hoe accepteer ik online betalingen op facturen?
Stripe en PayPal zijn beschikbaar op de Pro- en Lifetime-abonnementen. Koppel uw account onder Instellingen → Integraties, en elke factuur die u verstuurt reist met een betaalknop mee. Met Stripe betalen klanten met kaarten, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA en meer, afhankelijk van uw regio. Invotify springt de factuur automatisch naar Betaald op het moment dat de betaling slaagt.
Wat gebeurt er wanneer een factuur achterstallig wordt?
Als u herinneringen hebt ingeschakeld, stuurt Invotify beleefde, gebrande e-mails naar de klant volgens het schema dat u hebt geconfigureerd (bijv. 7 en 14 dagen na de vervaldatum). Elke e-mail bevat het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum. Als u liever handmatige controle hebt, brengt Invotify in plaats daarvan U op de hoogte — u beslist of u een herinnering stuurt of het op een andere manier afhandelt.
Kan ik te late kosten in rekening brengen?
Ja, op alle abonnementen. Configureer een respijtperiode, een kostentype (vast bedrag of percentage) en een optioneel maximum onder Instellingen → Documentinstellingen (in de kaart Standaard betalingsvoorwaarden). Zodra een achterstallige factuur de respijtperiode passeert, past u de kosten met één klik vanuit de factuur toe. Controleer uw lokale regelgeving voordat u te late kosten inschakelt.
Kan ik een grote offerte in meerdere facturen splitsen?
Ja — dat is termijnfacturatie. Vink "Termijnfacturatie toestaan" aan in de offerte-editor (bij het maken of bewerken van de offerte), en factureer vervolgens op elk moment een willekeurig percentage of vast bedrag vanuit de voortgangsweergave van de offerte. Invotify houdt het lopende totaal bij en blokkeert u om de offerte te veel te factureren. Veelvoorkomende verdelingen zijn 30/30/40 of 50/50. Zie het onderdeel Offertes voor details.
Welke valuta's worden ondersteund?
Invotify ondersteunt 102 valuta's waaronder USD, EUR, GBP, CAD, AUD, JPY, CHF, INR, CNY, SEK, NOK, DKK, PLN en vele regionale valuta's. Stel uw bedrijfsstandaard in onder Instellingen → Documentinstellingen, en overschrijf deze vervolgens per klant of per factuur indien nodig. Stripe pikt de factuurvaluta automatisch op bij het afrekenen.
Hoe registreer ik een betaling die via contant of overschrijving binnenkwam?
Open de factuur en klik op "Betaling registreren". Voer het bedrag en optionele notities in (bijv. "bankoverschrijving, ref 1234"). De factuur wordt direct bijgewerkt — gedeeltelijke bedragen houden hem open voor het restant. Het handmatig registreren van betalingen is op elk abonnement beschikbaar, inclusief Starter.
Welke financiële rapporten biedt Invotify?
Het dashboard toont omzet, openstaand, betaald en in afwachting plus een omzetgrafiek op elk abonnement, en klantoverzichten (een PDF met lopend saldo per klant over een willekeurig datumbereik) zijn ook op elk abonnement beschikbaar. De geavanceerde rapportsuite is Pro: Omzet, Winst & verlies, Veroudering (buckets van 30/60/90+), DSO (days sales outstanding) en een Btw-rapport met CSV-export. Omzet, W&V en Btw tellen alleen betaalde facturen; Veroudering en DSO kijken naar wat nog verschuldigd is. Let op: Invotify houdt geen uitgaven bij, dus de W&V is inkomstengericht, geen volledige boekhoudkundige W&V. Zie het onderdeel Rapporten & analyses.
Kan ik banktransacties automatisch aan facturen matchen?
Ja, op Pro en Lifetime. Koppel uw zakelijke bank via Plaid (VS, VK en Canada) onder Instellingen → Integraties. Invotify haalt transacties binnen, scoort elke binnenkomende creditering tegen uw openstaande facturen op bedrag, datum en klantnaam, bevestigt matches met hoge zekerheid automatisch (registreert de betaling en springt de factuur naar Betaald), en laat u de rest met één klik bevestigen of negeren. Zie het onderdeel Banksynchronisatie.
Hoe upgrade ik mijn abonnement?
Ga naar Instellingen → Facturatie en klik op "Abonnement wijzigen". Vergelijk functies, selecteer uw abonnement en voltooi de betaling via Stripe. Uw upgrade gaat direct in.
Kan ik een terugbetaling krijgen op mijn Invotify-abonnement?
Abonnementen en Lifetime-aankopen zijn niet-restitueerbaar volgens onze Servicevoorwaarden, behalve waar een terugbetaling wettelijk vereist is. U kunt een abonnement op elk moment opzeggen en toegang behouden tot het einde van de betaalde periode. Neem contact op met support als u meent dat uw situatie in aanmerking komt voor een wettelijk vereiste terugbetaling.
Kan ik wisselen tussen maandelijkse en jaarlijkse facturatie?
Ja, u kunt op elk moment wisselen tussen maandelijkse en jaarlijkse facturatie via het Stripe-klantenportaal (Instellingen → Facturatie → Abonnement beheren). Jaarlijkse facturatie bespaart 15-20%.
Technische vragen
Technische vragen over Invotify.
Welke browsers worden ondersteund?
Invotify werkt op alle moderne browsers, waaronder Chrome, Firefox, Safari en Edge. Wij raden aan uw browser bijgewerkt te houden voor de beste ervaring en beveiliging.
Kan ik mijn gegevens exporteren?
Ja! Ga naar Instellingen → Privacy & gegevens en klik op "Mijn gegevens downloaden". Dit downloadt een JSON-bestand met al uw profielgegevens, facturen, offertes, klanten, producten en sjablonen.
Werkt Invotify offline?
Invotify vereist een internetverbinding om te functioneren. Uw gegevens worden veilig in de cloud opgeslagen en synchroniseren automatisch.
Hoe worden PDF's gegenereerd?
PDF's worden aan de serverkant gegenereerd om consistente uitvoer van hoge kwaliteit te garanderen. Ze komen exact overeen met uw sjabloonlay-out en zijn geoptimaliseerd voor A4-afdruk.
Wanneer worden terugkerende facturen gegenereerd?
Terugkerende facturen worden automatisch gegenereerd op hun geplande datums — of eerder als het schema een "vooruit genereren"-venster heeft. Het systeem draait eenmaal per dag en pikt elk schema op dat die dag aan de beurt is. Als u automatisch verzenden hebt ingeschakeld, wordt de gegenereerde factuur op de factuurdatum naar de klant gemaild, zodat een vooruit-genereren-venster tevens als beoordelingstijd dient voordat deze de deur uitgaat.
Hoe vaak worden meldingen bijgewerkt?
Meldingen worden bijna in realtime bezorgd voor gebeurtenissen die in de app plaatsvinden (zoals een ontvangen betaling) en worden regelmatig geëvalueerd voor tijdgebonden gebeurtenissen (achterstallige facturen, verlopende offertes, lage voorraad).
Kan ik functies uitschakelen die ik niet gebruik?
Ja! Ga naar Instellingen → Functies om Offertes, Producten (met genest Voorraadbeheer), Agenda, Creditnota's, Rapporten, Activiteit en Team aan of uit te zetten. Uitgeschakelde functies worden uit de zijbalk verborgen, maar uw gegevens blijven behouden.
Kan ik gestructureerde e-facturen exporteren (UBL / CII / Peppol)?
Ja, op Pro (inbegrepen bij Lifetime). Vanuit een factuur kunt u een normconform XML-bestand genereren in drie formaten: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT — achter het Duitse XRechnung en het Franse Factur-X) en Peppol BIS 3.0. Dit is alleen export — Invotify produceert de XML en u downloadt deze; het verstuurt niet naar het Peppol-netwerk. Het afleveren van een Peppol-factuur vereist nog steeds uw eigen Peppol Access Point-provider. E-factuurexport is alleen voor facturen, niet voor offertes. Zie het onderdeel E-facturatie.
Hoeveel bestandsopslag krijg ik?
U kunt bonnen, contracten en ondertekende documenten aan klanten koppelen. De opslag is 100 MB op Starter, 5 GB op Pro en 10 GB op Lifetime, met elk afzonderlijk bestand tot 20 MB ongeacht het abonnement. De Bestanden-pagina toont een gebruiksbalk (oranje bij 75%, rood bij 90%). Uploads die uw quotum zouden overschrijden, worden geblokkeerd — de limiet wordt op databaseniveau afgedwongen — en het verwijderen van bestanden maakt direct ruimte vrij. Zie het onderdeel Bestanden & opslag.