E-facturatie & naleving

Invotify helpt u twee moderne vereisten tegelijk te vervullen: machineleesbare gestructureerde e-facturen voor B2B- en overheidsfacturatie, en volledige controle over uw eigen gegevens onder de AVG.

Gestructureerde e-facturatie (Pro): Naast de gebruikelijke PDF kan Invotify een normconforme XML-versie van elke factuur genereren. U downloadt het XML-bestand en verstuurt of uploadt het waar uw afnemer of belastingdienst het nodig heeft. Er worden drie formaten ondersteund: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) en Peppol BIS 3.0.

Gegevens & privacy (alle abonnementen): Elk account kan zijn gegevens exporteren — als kant-en-klare CSV-bestanden voor uw boekhouder, of als één volledig JSON-archief — en kan het account permanent verwijderen wanneer u het niet meer nodig hebt.

E-factuurexport is een Pro-functie (ook inbegrepen bij Lifetime). Gegevensexport en accountverwijdering zijn beschikbaar op elk abonnement — en het volledige JSON-archief plus accountverwijdering werken zelfs als uw abonnement is verlopen.

Invotify genereert drie gestructureerde e-factuurformaten. Alle drie worden geproduceerd uit dezelfde factuurgegevens, zodat u kunt kiezen welk formaat uw ontvanger of rechtsgebied vereist.

UBL 2.1: De OASIS Universal Business Language-standaard. Breed geaccepteerd in de hele EU en het meest voorkomende startpunt voor gestructureerde e-facturatie.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, afgestemd op EN 16931. Dit is het formaat achter XRechnung (Duitsland) en Factur-X (Frankrijk), dus kies CII bij facturatie aan Duitse of Franse overheidsinstanties en veel B2B-ontvangers.

Peppol BIS 3.0: Een profiel van UBL 2.1 met Peppol-specifieke metadata — de CustomizationID en ProfileID plus verplichte EndpointID-identificatoren voor zowel de leverancier als de afnemer. Gebruik dit wanneer uw ontvanger om een Peppol-factuur vraagt.

Belangrijk — Invotify genereert het bestand, het verstuurt het niet. De Peppol-export produceert een geldig Peppol BIS 3.0-XML-document. Het daadwerkelijk afleveren op het Peppol-netwerk vereist een Peppol Access Point-provider (bijvoorbeeld Pagero, Basware of Storecove). Invotify overhandigt u de XML; het versturen of uploaden ervan is uw laatste stap.

U exporteert een e-factuur vanuit een afzonderlijke factuur. De export downloadt een .xml-bestand dat is genoemd naar het factuurnummer en het formaat (bijvoorbeeld INV-001-ubl.xml).

Dit is een Pro-functie en is alleen beschikbaar voor facturen — offertes kunnen niet als e-facturen worden geëxporteerd.

Peppol-facturen identificeren elke partij met een Peppol-deelnemersidentificator die een EndpointID wordt genoemd. Voor de leverancierszijde komt die identificator van het PEPPOL ID van uw bedrijf, dat u eenmalig instelt in Instellingen.

Voer alleen uw geregistreerde deelnemersnummer in — bijvoorbeeld 1234567890123 — en Invotify past automatisch het GLN-schema (0088) toe wanneer het de leverancier-EndpointID schrijft bij elke Peppol BIS 3.0-export. Voeg de schemacode niet zelf als prefix toe. Als u het veld leeg laat, valt Invotify terug op uw bedrijfse-mailadres als endpoint, wat de meeste Peppol-ontvangers niet zullen accepteren.

Uw PEPPOL ID maakt deel uit van uw bedrijfsprofiel, dus het wordt gedeeld in uw hele bedrijf en hergebruikt bij elke Peppol-export — u voert het niet per factuur opnieuw in.

Invotify geeft u volledige toegang tot uw eigen gegevens, ter ondersteuning van het AVG-recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20). Er zijn twee complementaire manieren om uw gegevens te exporteren, beschikbaar op elk abonnement.

CSV-exports (voor uw boekhouder): Download gerichte spreadsheets die u kunt openen in Excel, Numbers of een willekeurig boekhoudprogramma. Deze staan waar de gegevens staan en vereisen een actief abonnement: - Klanten — geëxporteerd vanaf de Klanten-pagina (CSV exporteren): naam, e-mail, telefoon, fiscaal nummer, volledig adres en aanmaakdatum. - Facturen — geëxporteerd vanuit de factuurlijst: factuurnummer, status, datums, klant, valuta, subtotaal, btw, korting, totalen, betaald bedrag, betalingsprovider/-status en notities. U kunt filteren op datumbereik en status.

Volledig JSON-archief (complete back-up): Eén gestructureerd JSON-bestand dat alles bevat waar u inzicht in hebt — uw account- en bedrijfsprofiel, klanten, alle documenten (facturen, offertes, creditnota's, uitgaven), sjablonen, terugkerende schema's, betalingen en btw-voorinstellingen, bankkoppelingen, producten en voorraadmutaties, klantbestanden en notities, en een controlespoor. Veldnamen krijgen een alias zodat het archief leesbaar is en geen interne databasedetails blootlegt. Het archief wordt gedownload vanuit Instellingen → Privacy & gegevens en werkt zelfs als uw abonnement is verlopen.

Wanneer u Invotify niet meer nodig hebt, kunt u uw account permanent verwijderen, ter ondersteuning van het AVG-recht op gegevenswissing (artikel 17). Dit is beschikbaar op elk abonnement.

Verwijdering is onomkeerbaar. Om ongelukken te voorkomen, moet u de exacte zin DELETE MY ACCOUNT typen ter bevestiging. Zodra dit is bevestigd, doet Invotify het volgende: 1. Zegt elk actief abonnement op (naar best vermogen). 2. Wist uw bedrijfsgegevens en het bedrijfsrecord (als u de eigenaar bent). 3. Wist uw persoonsgegevens, profiel en login. 4. Verwijdert uw geüploade bestanden uit de opslag. 5. Meldt u af.

Als u lid bent van een bedrijf dat u niet bezit, verwijdert het verwijderen van uw account uw lidmaatschap, maar laat het bedrijf en zijn gegevens intact voor de rest van het team.