E-facturering & Compliance

Invotify helpt u tegelijkertijd aan twee moderne vereisten te voldoen: machine-leesbare gestructureerde e-facturen voor B2B- en overheidsfacturering, en volledige controle over uw eigen gegevens conform de AVG.

Gestructureerde e-facturering (Pro): Naast de gebruikelijke PDF kan Invotify een standaardconforme XML-versie van elke factuur genereren. U downloadt het XML-bestand en verzendt of uploadt het waar uw afnemer of belastingdienst dat vereist. Drie formaten worden ondersteund: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) en Peppol BIS 3.0.

Gegevens & privacy (alle plannen): Elk account kan zijn gegevens exporteren — als direct te openen CSV-bestanden voor uw accountant, of als één volledig JSON-archief — en kan het account permanent verwijderen wanneer u het niet meer nodig heeft.

E-factuurexport is een Pro-functie (ook inbegrepen bij Lifetime). Gegevensexport en accountverwijdering zijn beschikbaar voor elk plan — en het volledige JSON-archief plus accountverwijdering werken zelfs als uw abonnement is verlopen.

Invotify genereert drie gestructureerde e-factuurformaten. Alle drie worden gegenereerd uit dezelfde factuurgegevens, zodat u kunt kiezen welk formaat uw ontvanger of rechtsgebied vereist.

UBL 2.1: De OASIS Universal Business Language-standaard. Breed geaccepteerd in de hele EU en het meest gebruikelijke startpunt voor gestructureerde e-facturering.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, afgestemd op EN 16931. Dit is het formaat achter XRechnung (Duitsland) en Factur-X (Frankrijk), dus kies CII bij facturering aan de Duitse of Franse publieke sector en veel B2B-ontvangers.

Peppol BIS 3.0: Een profiel van UBL 2.1 met Peppol-specifieke metadata — de CustomizationID en ProfileID plus verplichte EndpointID-identificatoren voor zowel leverancier als afnemer. Gebruik dit wanneer uw ontvanger om een Peppol-factuur vraagt.

Belangrijk — Invotify genereert het bestand, maar verzendt het niet. De Peppol-export produceert een geldig Peppol BIS 3.0 XML-document. Voor daadwerkelijke levering via het Peppol-netwerk is een Peppol Access Point-aanbieder nodig (bijv. Pagero, Basware of Storecove). Invotify geeft u de XML; het verzenden of uploaden ervan is uw laatste stap.

U exporteert een e-factuur vanuit een individuele factuur. De export downloadt een .xml-bestand dat is vernoemd naar het factuurnummer en het formaat (bijv. INV-001-ubl.xml).

Dit is een Pro-functie en is alleen beschikbaar voor facturen — offertes kunnen niet als e-facturen worden geëxporteerd.

Peppol-facturen identificeren elke partij met een Peppol-deelnemersidentificator die EndpointID wordt genoemd. Voor de leverancierszijde komt die identificator van het PEPPOL-ID van uw bedrijf, dat u eenmalig instelt in Instellingen.

Voer alleen uw geregistreerde deelnemersnummer in — bijv. 1234567890123 — en Invotify past het GLN-schema (0088) automatisch toe bij het schrijven van de leverancier-EndpointID op elke Peppol BIS 3.0-export. Voeg het schemacode-voorvoegsel niet zelf toe. Als u het veld leeg laat, gebruikt Invotify uw bedrijfs-e-mailadres als eindpunt, wat de meeste Peppol-ontvangers niet accepteren.

Uw PEPPOL-ID maakt deel uit van uw bedrijfsprofiel en wordt gedeeld door uw hele bedrijf en hergebruikt bij elke Peppol-export — u hoeft het niet per factuur opnieuw in te voeren.

Invotify geeft u volledige toegang tot uw eigen gegevens ter ondersteuning van het AVG-recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20). Er zijn twee complementaire manieren om uw gegevens te exporteren, beschikbaar voor elk plan.

CSV-exports (voor uw accountant): Download gerichte spreadsheets die u kunt openen in Excel, Numbers of een boekhoudtool. Deze staan waar de gegevens staan en vereisen een actief abonnement: - Klanten — geëxporteerd van de Klantenpagina (CSV exporteren): naam, e-mail, telefoon, btw-nummer, volledig adres en aanmaakdatum. - Facturen — geëxporteerd vanuit de factuurlijst: factuurnummer, status, datums, klant, valuta, subtotaal, btw, korting, totalen, betaald bedrag, betalingsprovider/status en notities. U kunt filteren op datumbereik en status.

Volledig JSON-archief (volledige back-up): Eén gestructureerd JSON-bestand met alles wat u kunt inzien — uw account en bedrijfsprofiel, klanten, alle documenten (facturen, offertes, creditnota's, uitgaven), sjablonen, terugkerende schema's, betalingen en btw-presets, bankverbindingen, producten en voorraadmutaties, klantbestanden en notities, en een auditspoor. Veldnamen zijn gealiast zodat het archief leesbaar is en geen interne databasedetails blootlegt. Het archief wordt gedownload vanuit Instellingen → Privacy & Gegevens en werkt zelfs als uw abonnement is verlopen.

Wanneer u Invotify niet meer nodig heeft, kunt u uw account permanent verwijderen ter ondersteuning van het AVG-recht op vergetelheid (artikel 17). Dit is beschikbaar voor elk plan.

Verwijdering is onomkeerbaar. Om ongelukken te voorkomen, moet u de exacte zin DELETE MY ACCOUNT typen ter bevestiging. Na bevestiging doet Invotify het volgende: 1. Annuleert een actief abonnement (best-effort). 2. Wist uw bedrijfsgegevens en het bedrijfsrecord (als u de eigenaar bent). 3. Wist uw persoonlijke gegevens, profiel en inloggegevens. 4. Verwijdert uw geüploade bestanden uit de opslag. 5. Logt u uit.

Als u lid bent van een bedrijf dat u niet bezit, verwijdert het verwijderen van uw account uw lidmaatschap maar blijven het bedrijf en de gegevens intact voor het resterende team.