Klanten

Uw klantenbestand vormt de kern van efficiënt factureren. Door nauwkeurige klantgegevens bij te houden, maakt u in een handomdraai facturen met automatisch ingevulde gegevens en houdt u uw zakelijke relaties door de tijd heen in beeld.

Voordelen van klantenbeheer: - Snel facturen maken met automatisch invullen in één klik - Consistente klantgegevens in alle documenten - De volledige factuurgeschiedenis van elke klant bekijken - Contactgegevens en bedrijfsinformatie van klanten bijhouden - Documenten kunnen in de taal van de klant worden weergegeven, zodat elke klant facturen en offertes in zijn voorkeurstaal leest - Validatie van EU-btw-nummers (VIES) met automatisch invullen van bedrijfsnaam en adres - Interne notities en bestandsbijlagen die per klant worden bewaard - Contacten organiseren met zoeken en sorteren

Alle hier beschreven klantfuncties zijn beschikbaar in elk abonnement.

U kunt klanten toevoegen via de pagina Klanten (Customers) of rechtstreeks tijdens het maken van een factuur of offerte.

Velden met klantgegevens:

Verplicht: - Naam (naam van een persoon of bedrijf) - E-mail (voor het verzenden van facturen en offertes)

Optioneel: - Type ("Klant" (Customer) of "Lead" (Lead) — houd prospects gescheiden van actieve klanten) - Contactpersoon (individuele contactpersoon bij een bedrijf) - Telefoonnummer - Fiscaal nummer (lokaal registratienummer) - Btw-nummer (EU-btw — wordt al tijdens het typen gevalideerd via VIES) - Straat en huisnummer - Plaats - Staat / Provincie - Postcode - Land

Btw-validatie en automatisch invullen: Wanneer u een EU-btw-nummer invoert, valideert Invotify dit in realtime via de VIES-database van de Europese Commissie. Een geldig nummer wordt bevestigd met een groen vinkje; een ongeldig nummer wordt gemarkeerd voordat u opslaat. Bij een geslaagde opzoeking worden de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres automatisch ingevuld in alle velden die u leeg heeft gelaten — zo maakt u een complete B2B-klant aan op basis van alleen een btw-nummer.

Toevoegen via de pagina Klanten: 1. Ga in de zijbalk naar Klanten (Customers) 2. Klik op de knop "Klant toevoegen" (Add Customer) 3. Vul de klantgegevens in 4. Klik op "Opslaan" (Save)

Toevoegen tijdens het maken van een factuur: 1. Schakel in de sectie "Factuuradres" (Bill To) van de factuureditor over naar "Klant toevoegen" (Add Customer) 2. Vul de minimaal verplichte velden in (naam en e-mail) 3. Sla op — de klant wordt opgeslagen in uw klantenlijst en automatisch geselecteerd voor de factuur

De klantenlijst biedt hulpmiddelen om uw klantenbestand efficiënt te doorzoeken, te sorteren en te beheren.

Lijstfuncties: - Zoeken op naam, e-mail en telefoonnummer - Sorteren op naam, e-mail, telefoon of locatie (klik op de kolomkoppen) - Filteren op type (klanten of leads) - Paginering (10 klanten per pagina) - Meervoudige selectie met bulkverwijdering (Shift-klik om een reeks te selecteren) - Snelle acties voor elke klant

Klantacties: - Bekijken (View) — opent de detailpagina van de klant met het volledige profiel en de geschiedenis - Bewerken (Edit) — klantgegevens wijzigen - Verwijderen (Delete) — klant verwijderen (met bevestigingsdialoog)

Detailpagina van de klant: Elke klant heeft een eigen pagina met: - Volledige contactgegevens (naam, contactpersoon, e-mail, telefoon, fiscaal nummer, btw-nummer) - Volledig bedrijfsadres - Omzetstatistieken voor de klant (dit jaar, vorig jaar, gemiddelde factuur, prognose) - Alle facturen die aan de klant zijn gekoppeld (nummer, datum, bedrag, status) - Een activiteitengedeelte voor interne notities en bestandsbijlagen die bij de klant worden bewaard - Een generator voor klantoverzichten (Client Statement) — kies een datumbereik om een PDF met doorlopend saldo te genereren - Snelle acties (bewerken, verwijderen, nieuwe factuur voor deze klant maken)

Klantbestanden: Bestandsbijlagen staan in het activiteitengedeelte van de klant en tellen mee voor het bestandsopslagquotum van uw account. Zie de sectie Bestanden voor opslaglimieten en ondersteunde bestandstypen.

Volg deze aanbevolen werkwijzen om uw klantenbestand schoon en bruikbaar te houden.

Datakwaliteit: - Controleer e-mailadressen vóór het opslaan, zodat facturen zeker aankomen - Gebruik een consistent formaat voor telefoonnummers - Vermeld bij alle zakelijke klanten volledige adressen - Werk gegevens bij wanneer klanten wijzigingen doorgeven

Organisatie: - Gebruik bedrijfsnamen voor B2B-klanten - Gebruik volledige namen voor particuliere klanten - Voeg contactpersonen toe om personen binnen hetzelfde bedrijf te onderscheiden - Houd fiscale nummers actueel voor compliance

Onderhoud: - Controleer en actualiseer klantgegevens regelmatig - Verwijder dubbele vermeldingen met behulp van de zoekfunctie - Exporteer klantgegevens als CSV via de pagina Klanten met "CSV exporteren" (Export CSV), of als onderdeel van het volledige JSON-archief via Instellingen → Privacy & Gegevens (Settings → Privacy & Data)