Klanten

Uw klantenbestand staat centraal bij efficiënt factureren. Door nauwkeurige klantgegevens bij te houden, kunt u snel facturen maken met automatisch ingevulde gegevens en uw zakenrelaties in de loop van de tijd volgen.

Voordelen van klantenbeheer: - Snel facturen maken met automatisch invullen in één klik - Consistente klantgegevens op alle documenten - De volledige factuurhistorie van een klant bekijken - Contactgegevens en bedrijfsinformatie van klanten bijhouden - Documenten kunnen in de taal van de klant worden weergegeven, zodat elke klant facturen en offertes in zijn voorkeurstaal leest - Validatie van het btw-nummer in de EU (VIES) met automatisch invullen van bedrijfsnaam en adres - Interne notities en bijlagen per klant bewaard - Contacten ordenen met zoeken en sorteren

Alle hier beschreven klantfuncties zijn beschikbaar in elk plan.

U kunt klanten toevoegen vanaf de pagina Klanten of rechtstreeks tijdens het maken van een factuur of offerte.

Velden met klantgegevens:

Verplicht: - Naam (naam van persoon of bedrijf) - E-mail (voor het versturen van facturen en offertes)

Optioneel: - Type (Klant of Lead — houd prospects apart van actieve klanten) - Contactnaam (individuele contactpersoon bij een bedrijf) - Telefoonnummer - Fiscaal nummer (lokaal registratienummer) - Btw-nummer (EU-btw — gevalideerd via VIES terwijl u typt) - Straatadres - Plaats - Staat / provincie - Postcode - Land

Btw-validatie en automatisch invullen: Wanneer u een EU-btw-nummer invoert, valideert Invotify het realtime tegen de VIES-database van de Europese Commissie. Een geldig nummer wordt bevestigd met een groen vinkje; een ongeldig nummer wordt gemarkeerd voordat u opslaat. Bij een geslaagde opzoeking worden de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres automatisch ingevuld in alle velden die u leeg hebt gelaten — zodat u uit alleen een btw-nummer een volledige B2B-klant kunt aanmaken.

Toevoegen via de pagina Klanten: 1. Ga naar Klanten in de zijbalk 2. Klik op de knop "Klant toevoegen" 3. Vul de klantgegevens in 4. Klik op Opslaan

Toevoegen tijdens het maken van een factuur: 1. Schakel in de sectie Factuuradres van de factuureditor over naar "Klant toevoegen" 2. Vul de minimaal vereiste velden in (naam en e-mail) 3. Sla op — de klant wordt opgeslagen in uw klantenlijst en automatisch geselecteerd voor de factuur

De klantenlijst biedt hulpmiddelen om uw klantenbestand efficiënt te doorzoeken, sorteren en beheren.

Lijstfuncties: - Zoeken op naam, e-mail en telefoonnummer - Sorteren op naam, e-mail, telefoon of locatie (klik op de kolomkoppen) - Filteren op type (Klanten of Leads) - Paginering (10 klanten per pagina) - Meervoudige selectie met bulkverwijdering (Shift-klik om een reeks te selecteren) - Snelle acties voor elke klant

Klantacties: - Bekijken - Open de detailpagina van de klant met volledig profiel en historie - Bewerken - Wijzig de klantgegevens - Verwijderen - Verwijder de klant (met bevestigingsvenster)

Detailpagina van de klant: Elke klant heeft een eigen pagina met: - Volledige contactgegevens (naam, contactpersoon, e-mail, telefoon, fiscaal nummer, btw-nummer) - Volledig bedrijfsadres - Omzetstatistieken voor de klant (dit jaar, vorig jaar, gemiddelde factuur, voorspeld) - Alle facturen die aan de klant zijn gekoppeld (nummer, datum, bedrag, status) - Een activiteitenzone voor interne notities en bijlagen die bij de klant worden bewaard - Een generator voor klantafschriften — kies een datumbereik om een PDF met doorlopend saldo te maken - Snelle acties (bewerken, verwijderen, een nieuwe factuur voor deze klant maken)

Klantbestanden: Bijlagen staan in de activiteitenzone van de klant en tellen mee voor het bestandsopslagquotum van uw account. Zie de sectie Bestanden voor opslaglimieten en ondersteunde bestandstypen.

Volg deze aanbevolen werkwijzen om een schoon en bruikbaar klantenbestand te houden.

Gegevenskwaliteit: - Controleer e-mailadressen voordat u opslaat om de bezorging van facturen te verzekeren - Gebruik een consistente notatie voor telefoonnummers - Voeg volledige adressen toe voor alle zakelijke klanten - Werk gegevens bij wanneer klanten u wijzigingen melden

Ordening: - Gebruik bedrijfsnamen voor B2B-klanten - Gebruik volledige namen voor particuliere klanten - Voeg contactnamen toe om personen bij hetzelfde bedrijf te onderscheiden - Houd fiscale nummers actueel voor naleving

Onderhoud: - Bekijk en werk klantgegevens regelmatig bij - Verwijder dubbele vermeldingen met de zoekfunctie - Exporteer klantgegevens als CSV vanaf de pagina Klanten (CSV exporteren), of als onderdeel van het volledige JSON-archief via Instellingen → Privacy & gegevens