Creditnota's

Een creditnota is een document dat u aan een klant verstrekt om een bedrag dat hij op een eerdere factuur verschuldigd is te verlagen of terug te draaien. Gebruik creditnota's wanneer:

• Een klant een product retourneert
• U een te hoog gefactureerd bedrag op een betaalde of onbetaalde factuur moet corrigeren
• U een deel of het geheel van een openstaand saldo wilt afschrijven
• U na het uitgeven van de oorspronkelijke factuur akkoord ging met een korting
• U een terugbetaling moet vastleggen die u buiten Invotify hebt verwerkt

Waarom creditnota's belangrijk zijn: Creditnota's zijn de door accountants goedgekeurde manier om een factuur aan te passen nadat deze is uitgegeven. Ze herschrijven de geschiedenis niet — de oorspronkelijke factuur blijft precies zoals hij was — ze leggen de correctie eenvoudig vast op een eigen record met een eigen nummer en datum. Zo blijven uw boeken klaar voor controle en het overzicht van uw klant duidelijk.

Creditnota's versus facturen bewerken: Als een factuur nog in concept is, kunt u deze rechtstreeks bewerken. Zodra een factuur is verzonden of als betaald is gemarkeerd, maakt deze deel uit van uw financiële administratie — u kunt dan beter een creditnota uitgeven dan deze te wijzigen. Invotify laat u beide doen, maar creditnota's zijn de aanbevolen route voor verzonden of betaalde facturen.

Creditnota's in Invotify worden gemaakt vanuit een bestaande factuur — zo blijft elke creditering verbonden aan het document dat deze corrigeert. U begint op de pagina Creditnota's, kiest de factuur, en de rest wordt automatisch ingevuld.

Een creditnota maken: 1. Ga naar de pagina Creditnota's 2. Klik op "Nieuwe creditnota" 3. Kies de factuur die u wilt crediteren 4. De factuurregels worden geladen met op elke regel het aantal dat nog gecrediteerd kan worden 5. Vink de op te nemen regels aan — allemaal voor een volledige creditering, of specifieke regels voor een gedeeltelijke creditering 6. Pas het gecrediteerde aantal per regel aan als u slechts een deel van een regel crediteert 7. Voeg een reden en eventuele notities toe (sterk aanbevolen voor controlesporen) 8. Sla op als concept en geef het uit wanneer u klaar bent

De klant, valuta en belastinggegevens worden automatisch overgenomen uit de factuur. U kunt niet meer crediteren dan er op elke regel ongecrediteerd resteert — Invotify blokkeert te veel crediteren.

Het creditnota-PDF: Elke creditnota levert een schoon, standaard PDF op met duidelijk bovenaan "CREDIT NOTE", zodat er geen verwarring met een factuur ontstaat. Het vermeldt de gecrediteerde regels, het totale creditbedrag en uw bedrijfsgegevens, en draagt de reden die u hebt ingevoerd.

Creditnota's doorlopen vier statussen van aanmaak tot afhandeling. Inzicht hierin helpt u te volgen welke crediteringen actief zijn en welke slechts concepten zijn.

Omdat creditnota's tegenover een factuur worden gemaakt, gaat het toepassen ervan grotendeels automatisch.

Toegepast op de gekoppelde factuur bij uitgifte Wanneer u een creditnota uitgeeft die aan een factuur is gekoppeld, verlaagt Invotify onmiddellijk het openstaande saldo van die factuur met het creditbedrag. Als de factuur €1.000 was en de creditnota €400 bedraagt, toont de factuur nu €600 te betalen. Als de creditering gelijk is aan of hoger dan het openstaande bedrag, wordt de factuur als betaald gemarkeerd. U neemt geen aparte "toepassen"-stap — het uitgeven is wat het toepast.

De status "Toegepast" is een handmatige markering Een creditnota als Toegepast markeren (vanuit de status Uitgegeven) is een boekhoudkundige vlag die u instelt om vast te leggen dat de creditering volledig is afgehandeld — bijvoorbeeld nadat een terugbetaling is voltooid. Het wijzigt op zichzelf geen enkel factuursaldo; de saldowijziging vond al plaats bij uitgifte.

Terugbetalingen worden buiten Invotify afgehandeld Een creditnota is een document, geen geldstroom. Als u de klant geld terugverschuldigd bent, verwerk de terugbetaling dan via uw gebruikelijke kanaal — Stripe, een bankoverschrijving of contant geld — en markeer de creditnota als Toegepast zodra deze is voltooid. Invotify stuurt geen terugbetalingen namens u naar een betaalprovider.

Ongeldig maken draait de saldowijziging terug Als u een creditnota ongeldig maakt die aan een factuur was gekoppeld, herstelt Invotify het openstaande saldo van die factuur met het gecrediteerde bedrag, zodat de factuur weer toont wat werkelijk verschuldigd is.