Creditnota’s

Een creditnota is een document dat u aan een klant verstrekt om een bedrag dat deze op een eerdere factuur verschuldigd is, te verlagen of terug te draaien. Gebruik creditnota's wanneer:

• Een klant een product retourneert
• U een te hoog bedrag op een betaalde of onbetaalde factuur moet corrigeren
• U een deel van of het volledige openstaande saldo wilt afboeken
• U na het uitreiken van de oorspronkelijke factuur een korting hebt afgesproken
• U een terugbetaling wilt vastleggen die u buiten Invotify om hebt verwerkt

Waarom creditnota's belangrijk zijn: Creditnota's zijn de door accountants goedgekeurde manier om een factuur achteraf aan te passen. Ze herschrijven de geschiedenis niet — de oorspronkelijke factuur blijft precies zoals deze was — maar leggen de correctie vast op een eigen document met een eigen nummer en datum. Zo blijft uw boekhouding controleklaar en het overzicht voor uw klant helder.

Creditnota's versus facturen bewerken: Zolang een factuur nog een concept is, kunt u deze rechtstreeks bewerken. Zodra een factuur is verzonden of als betaald is gemarkeerd, maakt deze deel uit van uw financiële administratie — dan kunt u beter een creditnota uitgeven dan de factuur te wijzigen. Invotify staat beide toe, maar voor verzonden of betaalde facturen is de creditnota de aanbevolen route.

Creditnota's worden in Invotify gemaakt op basis van een bestaande factuur — zo blijft elke creditering gekoppeld aan het document dat wordt gecorrigeerd. U begint op de pagina Creditnota's, kiest de factuur en de rest wordt automatisch ingevuld.

Een creditnota maken: 1. Ga naar de pagina Creditnota's 2. Klik op "Nieuwe creditnota" (New credit note) 3. Kies de factuur die u wilt crediteren 4. De factuurregels worden geladen, met per regel het aantal dat nog te crediteren is 5. Vink de regels aan die u wilt opnemen — allemaal voor een volledige creditering, of specifieke regels voor een gedeeltelijke creditering 6. Pas zo nodig per regel het gecrediteerde aantal aan als u slechts een deel van een artikel crediteert 7. Voeg een reden en eventuele notities toe (sterk aanbevolen voor de audit trail) 8. Sla op als concept en geef de creditnota uit zodra u er klaar voor bent

De klant, valuta en btw-gegevens worden automatisch uit de factuur overgenomen. U kunt nooit meer crediteren dan wat per regel nog niet gecrediteerd is — Invotify blokkeert te veel crediteren.

De creditnota-PDF: Elke creditnota levert een nette, standaard PDF op met het duidelijke opschrift "CREDIT NOTE", zodat er geen verwarring met een factuur kan ontstaan. De PDF toont de gecrediteerde regels, het totale creditbedrag en uw bedrijfsgegevens, en vermeldt de reden die u hebt ingevoerd.

Creditnota's doorlopen vier statussen, van aanmaak tot afwikkeling. Wie deze statussen kent, ziet in één oogopslag welke crediteringen van kracht zijn en welke alleen nog als concept bestaan.

Omdat creditnota's op basis van een factuur worden gemaakt, gebeurt het toepassen grotendeels automatisch.

Bij uitgifte direct toegepast op de gekoppelde factuur Wanneer u een creditnota uitgeeft die aan een factuur is gekoppeld, verlaagt Invotify het openstaande saldo van die factuur direct met het creditbedrag. Was de factuur €1.000 en bedraagt de creditnota €400, dan staat er op de factuur nu €600 open. Is het creditbedrag gelijk aan of hoger dan het openstaande bedrag, dan wordt de factuur als betaald gemarkeerd. Er is geen aparte stap "toepassen" — het uitgeven ís het toepassen.

De status "Toegepast" is een handmatige markering Een creditnota als Toegepast markeren (vanuit de status Uitgegeven) is een boekhoudkundige vlag waarmee u vastlegt dat de creditering volledig is afgehandeld — bijvoorbeeld nadat een terugbetaling is verwerkt. Deze markering wijzigt op zichzelf geen enkel factuursaldo; de saldowijziging vond al plaats bij de uitgifte.

Terugbetalingen verlopen buiten Invotify om Een creditnota is een document, geen geldtransactie. Bent u de klant geld verschuldigd, verwerk de terugbetaling dan via uw gebruikelijke kanaal — Stripe, een bankoverschrijving of contant — en markeer de creditnota als Toegepast zodra de terugbetaling is verwerkt. Invotify stuurt namens u geen terugbetalingen naar een betaalprovider.

Annuleren draait de saldowijziging terug Annuleert u een creditnota die aan een factuur was gekoppeld, dan herstelt Invotify het openstaande saldo van die factuur met het gecrediteerde bedrag, zodat de factuur weer toont wat er werkelijk verschuldigd is.