Banksynchronisatie en afstemming

Banksynchronisatie koppelt de zakelijke bankrekening van uw bedrijf via Plaid aan Invotify, haalt uw transacties binnen en matcht inkomende betalingen met openstaande facturen — zodat facturen waarvoor u al betaald bent, zichzelf als betaald markeren. Het is de functie die u de handmatige afstemming uit handen neemt.

Wat banksynchronisatie doet: - Koppelt uw bank veilig via de gehoste inlogflow van Plaid - Haalt nieuwe transacties elke dag automatisch binnen in Invotify - Beoordeelt elke inkomende bijschrijving ten opzichte van uw openstaande facturen en bevestigt betrouwbare matches zelfstandig - Zet kandidaten met een lagere betrouwbaarheid in de wachtrij als suggesties die u met één klik bevestigt - Laat u transacties negeren of archiveren die geen klantbetalingen zijn

Waar u de functie vindt: Banken koppelt en ontkoppelt u via Instellingen → Integraties (Settings → Integrations); de transactiefeed staat op de Bank-pagina (/dashboard/bank), ingedeeld in de weergaven "Vereist aandacht" (Needs Attention — suggesties en transacties die op een beslissing wachten), "Gematcht" (Matched) en "Genegeerd" (Ignored).

Beschikbaarheid per abonnement: Banksynchronisatie is een Pro-functie (ook inbegrepen bij Lifetime). In Starter toont de Bank-pagina in plaats daarvan een upgrade-melding. Elke bank-API-aanroep wordt aan de serverzijde afgeschermd, dus de functie is echt vergrendeld en niet alleen verborgen in de interface.

Een bank koppelen is een korte, begeleide flow die door Plaid wordt afgehandeld. Invotify ontvangt uitsluitend de gegevens die Plaid teruggeeft — nooit uw bankinlog.

Waar Plaid beschikbaar is: De koppeling ondersteunt banken in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Canada en dekt via Plaid duizenden instellingen, waaronder grote landelijke banken, regionale banken en kredietcoöperaties.

Zo werkt de koppeling: 1. Invotify vraagt een Plaid Link-token aan voor uw account. 2. De beveiligde pop-up van Plaid opent. U kiest uw bank en logt rechtstreeks bij Plaid in — Invotify zit nooit tussen u en uw inloggegevens. 3. U kiest de rekening die u wilt koppelen. 4. Plaid geeft een tijdelijk publiek token terug, dat Invotify inwisselt voor een langlevend toegangstoken en opslaat bij uw bedrijf. 5. De koppeling wordt opgeslagen met de naam van uw bank, de rekeningnaam en een gemaskeerd rekeningnummer, en is klaar om te synchroniseren.

Zodra een bank is gekoppeld en transacties zijn gesynchroniseerd, verschijnen ze in Invotify, ingedeeld naar waar ze zich in het matchingproces bevinden.

Zo is de feed ingedeeld: - "Vereist aandacht" (Needs Attention) — Voorgestelde matches die de matcher heeft gevonden maar niet met voldoende zekerheid kon bevestigen (getoond met hun betrouwbaarheidsscore en een bevestiging met één klik), plus transacties waarvoor nog geen kandidaat is gevonden. Match elke transactie met een factuur, of negeer haar. - "Gematcht" (Matched) — Transacties die tegen een factuur zijn bevestigd, automatisch door de matcher of handmatig door u. - "Genegeerd" (Ignored) — Transacties die u opzij hebt gezet omdat het geen klantbetalingen zijn (kosten, overboekingen, afschrijvingen van leveranciers en dergelijke).

Wat elke transactie toont: Elke transactie toont het bedrag, de valuta, de datum, de omschrijving, de handelsnaam (wanneer de bank die meegeeft) en de categorie, samen met de huidige matchstatus en de eventueel gematchte factuur. Voorgestelde matches tonen daarnaast de betrouwbaarheidsscore van de matcher. Inkomende betalingen (bijschrijvingen) zijn de transacties waar de matcher zich op richt; uitgaande afschrijvingen staan gewoon in de feed.

De feed lezen: Transacties staan met de nieuwste bovenaan. De lijst is gepagineerd, zodat grote historieën in behapbare pagina's laden in plaats van allemaal tegelijk.

De matcher van Invotify vergelijkt elke inkomende betaling met uw openstaande facturen en berekent een betrouwbaarheidsscore. Die score bepaalt of de match automatisch wordt toegepast of aan u wordt voorgelegd ter bevestiging.

Zo wordt de score opgebouwd: Voor elke openstaande factuur die overeenkomt met de valuta en het bedrag van de transactie (binnen een kleine afrondingstolerantie) telt Invotify drie signalen bij elkaar op:

Bedrag — Het grootste deel van de score. Een transactie wordt überhaupt pas kandidaat als haar bedrag binnen de tolerantie gelijk is aan een factuurtotaal.

Datumnabijheid — Een betaling die rond de vervaldatum van de factuur binnenkomt, scoort hoger dan een betaling die er weken vanaf zit. Hoe dichter de datums bij elkaar liggen, hoe meer dit oplevert; betalingen ver van elke vervaldatum dragen op dit signaal niets bij.

Klantnaam — Bevat de transactieomschrijving de klant- of bedrijfsnaam van de factuur, dan telt dat mee in de score. Bankomschrijvingen zijn vaak rommelig, dus dit is één van de drie signalen en geen vereiste.

Automatisch bevestigen vs. voorgesteld: De drie signalen vormen samen één totale betrouwbaarheid. Komt de beste kandidaat boven een hoge betrouwbaarheidsdrempel uit, dan bevestigt Invotify de match automatisch, registreert de betaling en werkt de factuur bij. Onder die drempel wordt de kandidaat opgeslagen als voorgestelde match — die verschijnt onder "Vereist aandacht" (Needs Attention) met de bijbehorende betrouwbaarheidsscore, zodat u hem met één klik kunt bevestigen (of een andere factuur kiest, of hem negeert). Suggesties worden bij elke synchronisatie opnieuw gecontroleerd: wordt de kandidaat-factuur op een andere manier betaald, dan wordt de verouderde suggestie ingetrokken in plaats van dat u haar dubbel zou moeten bevestigen.

Wat er gebeurt bij een bevestigde match: Wanneer een match wordt bevestigd — door de matcher of door u — registreert Invotify een betaling op de factuur voor het transactiebedrag en herberekent wat er nog openstaat. Is het saldo daarmee voldaan, dan springt de factuur naar "Betaald" (Paid); dekt de betaling slechts een deel, dan wordt de factuur "Gedeeltelijk betaald" (Partial) en blijft ze openstaan voor het restant. Handmatige matches worden vastgelegd in het activiteitenlogboek.

Handmatig matchen: U kunt een transactie altijd zelf vanuit de transactie aan een factuur matchen. Een handmatige match geldt als volledig betrouwbaar en registreert de betaling op precies dezelfde manier als een automatische.

Niet elke regel in uw bankfeed is een klantbetaling. Kosten, overboekingen, terugbetalingen aan leveranciers en uw eigen uitgaande afschrijvingen verschijnen ook. Invotify biedt u een nette manier om die buiten uw afstemmingsweergave te houden.

Een transactie negeren: Markeer een willekeurige transactie als genegeerd en ze verhuist naar de weergave "Genegeerd" (Ignored), uit uw zicht. Gebruik dit voor alles wat geen klantbetaling is, zodat uw feed alleen echte beslissingen bevat. Het negeren van een transactie raakt geen enkele factuur — het dient puur om de feed op te ruimen.

De weergave "Genegeerd" als archief: Genegeerde transacties worden niet verwijderd; ze blijven beschikbaar onder "Genegeerd" (Ignored). Zo behoudt u een volledig overzicht van alles wat via uw rekening is gelopen, terwijl u zich kunt richten op de transacties die ertoe doen om betaald te krijgen.

Een bank ontkoppelen: U kunt een bankkoppeling op elk moment verwijderen via Instellingen → Integraties (Settings → Integrations). Ontkoppelen is een zachte actie — de koppeling wordt als ontkoppeld gemarkeerd en stopt met synchroniseren, en de gebeurtenis wordt vastgelegd in het activiteitenlogboek. Al binnengehaalde transacties blijven in uw feed staan.

Banksynchronisatie draait vanzelf — uw feed blijft actueel en betrouwbare matches stemmen zichzelf af zonder dat u iets hoeft te doen.

Dagelijkse automatische synchronisatie: Elke gekoppelde bank wordt automatisch eenmaal per dag gesynchroniseerd. Er valt niets te starten of in te plannen — nieuwe transacties verschijnen elke ochtend gewoon in uw feed, al door de matcher gehaald.

Incrementele synchronisatie op basis van een cursor: Invotify gebruikt de cursorgebaseerde synchronisatie van Plaid, zodat elke dagelijkse run alleen ophaalt wat nieuw is sinds de vorige, in plaats van uw hele historie opnieuw te downloaden. Nieuwe transacties worden toegevoegd en de cursor wordt opgeslagen, zodat de volgende run precies verdergaat waar de vorige is gestopt. Dat houdt synchronisaties snel en voorkomt dubbele invoer — transacties worden geïdentificeerd via hun bankkenmerk.

Automatisch matchen tijdens de synchronisatie: Na het ophalen van nieuwe transacties voor een koppeling laat de synchronisatie de matcher over uw openstaande inkomende betalingen lopen. Matches met hoge betrouwbaarheid worden bevestigd, de betaling wordt op de factuur geregistreerd en de factuurstatus wordt bijgewerkt — zonder dat u een vinger hoeft uit te steken. Kandidaten met lagere betrouwbaarheid komen als suggesties in "Vereist aandacht" (Needs Attention) terecht, en bestaande suggesties worden ververst (een suggestie waarvan de factuur op een andere manier is betaald, wordt ingetrokken).

Veerkrachtig per koppeling: Loopt één bankkoppeling tijdens een synchronisatie tegen problemen aan, dan markeert Invotify alleen die koppeling als foutief en gaat verder met de rest — een haperende bank blokkeert nooit de andere. Een koppeling met een fout kan opnieuw worden verbonden via de Instellingen (Settings). Elke koppeling houdt bij wanneer ze voor het laatst is gesynchroniseerd.