Banksynchronisatie & Reconciliatie

Banksynchronisatie verbindt uw zakelijke bankrekening met Invotify via Plaid, importeert uw transacties en koppelt inkomende betalingen aan openstaande facturen — zodat de facturen waarvoor u betaald bent zichzelf als betaald markeren. Dit is de functie die handmatige reconciliatie van uw bord neemt.

Wat banksynchronisatie doet: - Verbindt uw bank veilig via Plaid's gehoste inlogprocedure - Importeert automatisch dagelijks nieuwe transacties in Invotify - Vergelijkt elk inkomend tegoed met uw openstaande facturen en bevestigt zekere koppelingen zelf - Zet minder zekere kandidaten in de wachtrij als suggesties die u met één klik bevestigt - Hiermee kunt u transacties die geen klantbetalingen zijn negeren of archiveren

Waar het te vinden is: U verbindt en verbreekt banken via Instellingen → Integraties; de transactiefeed staat op de Bankpagina (/dashboard/bank), georganiseerd in Aandacht vereist (suggesties en transacties die wachten op een beslissing), Gekoppeld en Genegeerd.

Beschikbaarheid per abonnement: Banksynchronisatie is een Pro-functie (ook inbegrepen bij Lifetime). Op Starter toont de Bankpagina een upgrade-prompt. Elke bank-API-aanroep is server-side beveiligd, zodat de functie echt vergrendeld is en niet alleen verborgen in de UI.

Een bank koppelen is een korte, begeleide procedure via Plaid. Invotify ontvangt alleen de gegevens die Plaid teruggeeft — nooit uw banklogin.

Waar Plaid beschikbaar is: De verbinding ondersteunt banken in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Canada, met duizenden instellingen inclusief grote nationale banken, regionale banken en kredietunies via Plaid.

Hoe de verbinding werkt: 1. Invotify vraagt een Plaid Link-token op voor uw account. 2. Plaid's beveiligde pop-up opent. U kiest uw bank en logt in rechtstreeks bij Plaid — Invotify zit nooit tussen uw inloggegevens. 3. U kiest het account dat u wilt koppelen. 4. Plaid geeft een tijdelijk publiek token terug, dat Invotify omwisselt voor een langdurig toegangstoken en opslaat bij uw bedrijf. 5. De verbinding is opgeslagen met uw instellingsnaam, accountnaam en een gemaskeerd rekeningnummer, en staat klaar voor synchronisatie.

Zodra een bank is gekoppeld en transacties zijn gesynchroniseerd, komen ze in Invotify terecht, georganiseerd op basis van waar ze staan in het koppelingsproces.

Hoe de feed is georganiseerd: - Aandacht vereist — Gesuggereerde koppelingen die de matcher heeft gevonden maar niet zeker genoeg was om te bevestigen (weergegeven met hun betrouwbaarheidsscore en een bevestiging met één klik), plus transacties zonder kandidaat. Koppel elk aan een factuur, of negeer het. - Gekoppeld — Transacties die zijn bevestigd aan een factuur, of automatisch door de matcher of handmatig door u. - Genegeerd — Transacties die u terzijde heeft gelegd omdat ze geen klantbetalingen zijn (kosten, overboekingen, leverancierskosten en dergelijke).

Wat elke transactie toont: Elke transactie bevat het bedrag, de valuta, de datum, de beschrijving, de handelaarsnaam (indien verstrekt door de bank) en de categorie, samen met de huidige koppelsstatus en eventuele gekoppelde factuur. Gesuggereerde koppelingen tonen bovendien de betrouwbaarheidsscore van de matcher. Inkomende betalingen (tegoeden) zijn de transacties waar de matcher om geeft; uitgaande kosten staan gewoon in de feed.

De feed lezen: Transacties staan op volgorde van nieuwste eerst. De lijst is gepagineerd, zodat grote geschiedenissen in beheersbare pagina's worden geladen in plaats van alles tegelijk.

De matcher van Invotify vergelijkt elke inkomende betaling met uw openstaande facturen en geeft een betrouwbaarheidsscore. De score bepaalt of de koppeling automatisch wordt toegepast of voor u beschikbaar wordt gesteld ter bevestiging.

Hoe de score wordt opgebouwd: Voor elke openstaande factuur die overeenkomt met de valuta en het bedrag van de transactie (binnen een kleine afrondingstolerantie), telt Invotify drie signalen op:

Bedrag — Het grootste deel van de score. Een transactie wordt alleen een kandidaat als het bedrag overeenkomt met een factuurtotaal binnen de tolerantie.

Datumdichtheid — Een betaling die aankomt nabij de vervaldatum van de factuur scoort hoger dan een die weken later aankomt. Hoe dichter de datums, hoe meer het toevoegt; betalingen ver van een vervaldatum dragen niets bij aan dit signaal.

Klantnaam — Als de transactiebeschrijving de klant- of bedrijfsnaam van de factuur bevat, voegt dit toe aan de score. Bankbeschrijvingen zijn vaak onzuiver, dus dit is één input naast de andere twee, geen vereiste.

Automatisch bevestigen vs. gesuggereerd: De drie signalen combineren tot een algehele betrouwbaarheid. Wanneer de beste kandidaat een hoge betrouwbaarheidsdrempel haalt, bevestigt Invotify de koppeling automatisch, registreert de betaling en werkt de factuur bij. Onder die drempel wordt de kandidaat opgeslagen als een gesuggereerde koppeling — deze verschijnt onder Aandacht vereist met de betrouwbaarheidsscore zodat u het met één klik kunt bevestigen (of een andere factuur kunt kiezen, of het kunt negeren). Suggesties worden bij elke synchronisatie opnieuw gecontroleerd: als de kandidaatfactuur op een andere manier is betaald, wordt de verouderde suggestie ingetrokken in plaats van dat u die twee keer moet bevestigen.

Wat er gebeurt bij een bevestigde koppeling: Wanneer een koppeling is bevestigd — door de matcher of door u — registreert Invotify een betaling op de factuur voor het transactiebedrag en herberekent het openstaande bedrag. Als dat het saldo vereffent, wordt de factuur omgezet naar Betaald; als het slechts een deel dekt, wordt de factuur Gedeeltelijk en blijft open voor het resterende bedrag. Handmatige koppelingen worden in het activiteitenlogboek bijgehouden.

Handmatig koppelen: U kunt een transactie altijd zelf aan een factuur koppelen. Een handmatige koppeling wordt behandeld als volledig zeker en registreert de betaling op precies dezelfde manier als een automatische.

Niet elke regel in uw bankfeed is een klantbetaling. Kosten, overboekingen, terugbetalingen aan leveranciers en uw eigen uitgaande kosten verschijnen ook. Invotify biedt een overzichtelijke manier om die buiten uw reconciliatieweergave te houden.

Een transactie negeren: Markeer een transactie als genegeerd en deze verplaatst naar de weergave Genegeerd, uit uw weg. Gebruik dit voor alles wat geen klantbetaling is zodat uw feed alleen echte beslissingen bevat. Het negeren van een transactie heeft geen invloed op een factuur — het gaat puur om het opruimen van de feed.

De weergave Genegeerd als archief: Genegeerde transacties worden niet verwijderd; ze blijven beschikbaar onder Genegeerd. Zo is er een volledig overzicht van alles wat via uw account is binnengekomen, terwijl u zich kunt richten op de transacties die van belang zijn voor uw betaald krijgen.

Een bank loskoppelen: U kunt een bankverbinding op elk moment verwijderen via Instellingen → Integraties. Loskoppelen is een zachte actie — de verbinding wordt gemarkeerd als losgekoppeld en stopt met synchroniseren, en de gebeurtenis wordt geregistreerd in het activiteitenlogboek. Transacties die al zijn opgehaald, blijven in uw feed.

Banksynchronisatie werkt op zichzelf — uw feed blijft actueel en zekere koppelingen reconciliëren zichzelf zonder dat u iets hoeft te doen.

Automatische dagelijkse synchronisatie: Elke gekoppelde bank wordt automatisch eenmaal per dag gesynchroniseerd. Er is niets te activeren of in te plannen — nieuwe transacties verschijnen elke ochtend eenvoudigweg in uw feed, al doorlopen door de matcher.

Incrementele, cursor-gebaseerde synchronisatie: Invotify gebruikt de cursor-gebaseerde synchronisatie van Plaid, zodat elke dagelijkse run alleen ophaalt wat nieuw is sinds de laatste. Nieuwe transacties worden toegevoegd en de cursor wordt opgeslagen zodat de volgende run precies verdergaat waar de vorige was gebleven. Dit houdt synchronisaties snel en voorkomt dubbele vermeldingen — transacties worden geïdentificeerd op basis van hun bankidentificatie.

Automatische koppeling tijdens synchronisatie: Na het ophalen van nieuwe transacties voor een verbinding, runt de synchronisatie de matcher over uw openstaande inkomende betalingen. Zekere koppelingen worden bevestigd, de betaling wordt geregistreerd op de factuur en de factuurstatus wordt bijgewerkt — allemaal zonder dat u een vinger hoeft uit te steken. Minder zekere kandidaten worden in de wachtrij gezet als suggesties in Aandacht vereist, en bestaande suggesties worden vernieuwd (een suggestie waarvan de factuur op een andere manier is betaald, wordt ingetrokken).

Veerkrachtig per verbinding: Als één bankverbinding problemen ondervindt tijdens een synchronisatie, markeert Invotify alleen die verbinding als fout en gaat door met de rest — de hapering van één bank blokkeert de andere nooit. Een verbinding met een fout kan opnieuw worden verbonden via Instellingen. Elke verbinding registreert wanneer deze voor het laatst is gesynchroniseerd.