Goedkeuringsworkflows

Goedkeuringsworkflows plaatsen een controlepunt tussen "document aangemaakt" en "document verzonden." U stelt regels in voor welke facturen en offertes een aftekening vereisen; wanneer een document overeenkomt, houdt Invotify het automatisch tegen en vraagt een aangewezen goedkeurder het te beoordelen. Totdat zij goedkeuren, kan het document uw bedrijf niet verlaten.

Dit is bedoeld voor teams die een tweede blik willen op documenten met een hoge waarde, gevoelige inhoud of nieuwe documenten — zonder alles te vertragen. Een terugkerende factuur van €200 kan gewoon worden verzonden, terwijl een factuur van €15.000 of de allereerste factuur aan een gloednieuwe klant wacht op beoordeling door een eigenaar of beheerder.

De volledige flow:

1. U stelt een regel in in Instellingen → Goedkeuringen — bijvoorbeeld "Facturen boven €1.000 vereisen goedkeuring van de beheerder."

1. Een overeenkomend document wordt tegengehouden. Wanneer iemand een factuur of offerte opslaat die aan een regel voldoet, maakt Invotify automatisch een openstaand goedkeuringsverzoek aan. Er verandert verder niets — het document wordt normaal opgeslagen — maar het is nu gemarkeerd.

1. In aanmerking komende goedkeurders worden op de hoogte gesteld. Iedereen die op het verzoek kan reageren, ontvangt een melding in de app met een directe link naar het document.

1. Een goedkeurder tekent af. Een eigenaar of beheerder opent het document, beoordeelt het en klikt op Goedkeuren of Afwijzen in de banner bovenaan.

1. Verzenden is ontgrendeld. Na goedkeuring werkt de actie Verzenden normaal. Zolang het verzoek in behandeling is, wordt pogingen tot verzenden geweigerd.

Abonnement: Goedkeuringsworkflows zijn een Pro-functie (ook inbegrepen bij Lifetime). Op Starter toont de Goedkeuringen-instelling een voorbeeld van hoe het werkt met een upgrade-prompt — er worden geen regels uitgevoerd.

Een regel bepaalt wanneer een document goedkeuring nodig heeft en wie kan aftekenen. U kunt zoveel regels instellen als nodig, elk gekoppeld aan één documenttype. Wanneer een document wordt opgeslagen, controleert Invotify elke actieve regel voor dat documenttype en stopt bij de eerste overeenkomst.

Documenttype Elke regel is van toepassing op Facturen of Offertes. Kies het type bij het aanmaken van de regel.

Triggers (voorwaarden) Elke regel heeft precies één trigger die bepaalt of een document overeenkomt:

• Totaal boven drempelwaarde — Goedkeuring is vereist wanneer het documenttotaal gelijk is aan of hoger is dan een bedrag dat u instelt (bijv. €1.000). Alles onder de drempel wordt verzonden zonder aftekening.
• Eerste document aan een nieuwe klant — Goedkeuring is alleen vereist voor het eerste niet-concept document aan een klant zonder eerdere facturen. Zodra die klant een geschiedenis heeft, triggeren hun documenten deze regel niet meer.
• Elk document — Elk document van dat type vereist goedkeuring, zonder uitzonderingen. Gebruik dit wanneer niets onbeoordeeld mag worden verzonden.

Wie wordt geïnformeerd Kies welke rol een melding ontvangt wanneer een verzoek wordt aangemaakt: - Eigenaar — de accounteigenaar wordt op de hoogte gesteld. - Eigenaar of beheerder — de beheerders van het team worden op de hoogte gesteld. Dit is de gebruikelijke keuze.

Ongeacht de meldinginstelling kan elke eigenaar of beheerder een openstaand verzoek beoordelen en goedkeuren (leden niet).

Snelstartsjablonen De eerste keer dat u Goedkeuringen opent, worden drie sjablonen met één klik aangeboden zodat u niet met een leeg formulier begint: "Facturen boven [bedrag]," "Eerste factuur aan een nieuwe klant," en "Elke offerte." Elk voegt een kant-en-klare regel toe die u kunt aanpassen — of u kunt ook een volledig aangepaste regel toevoegen.

Wanneer een document aan een regel voldoet, maakt Invotify er een goedkeuringsverzoek voor aan. Dat verzoek doorloopt een eenvoudige levenscyclus en het document zelf toont de status.

In behandeling Het verzoek begint als in behandeling zodra een overeenkomende factuur of offerte wordt opgeslagen. Het document is volledig opgeslagen en bewerkbaar — het kan alleen nog niet worden verzonden. Een openstaand verzoek wordt automatisch aangemaakt en is idempotent: het opnieuw opslaan van hetzelfde document maakt geen dubbele verzoeken aan.

Goedgekeurd Een eigenaar of beheerder beoordeelt het document en keurt het goed. Het verzoek wordt gestempeld met wie het heeft beoordeeld en wanneer, plus eventuele opmerkingen. Verzenden is nu ontgrendeld.

Afgewezen De beoordelaar wijst het verzoek af, optioneel met een opmerking. Afwijzing heft de blokkering op — alleen een *openstaand* verzoek blokkeert verzenden — dus de verwachte vervolgstap is het document aanpassen en opnieuw opslaan, waardoor een nieuw openstaand verzoek voor beoordeling wordt aangemaakt. Beschouw een afwijzing als "niet zo verzenden," niet als een permanente blokkering.

De banner op het document Open een factuur of offerte met een goedkeuringsverzoek en u ziet een banner bovenaan: - Een openstaand verzoek toont een amber banner met de naam van de regel die het triggerde, met Goedkeuren- en Afwijzen-knoppen voor beoordelaars. - Een goedgekeurd of afgewezen verzoek vouwt samen tot een kleine groene of rode badge zodat de uitkomst zichtbaar blijft zonder de pagina te domineren.

Verzendblokkering (de 409-blokkering) Dit is het onderdeel dat goedkeuringen kracht geeft. Wanneer u probeert een factuur of offerte te e-mailen met een openstaand verzoek, weigert de server het verzoek en geeft een 409-respons terug met de stabiele foutcode `APPROVAL_PENDING`. De UI toont dit als "Dit document wacht op goedkeuring en kan nog niet worden verzonden." De blokkering wordt server-side gehandhaafd voor zowel factuur- als offerteverzendpunten — u kunt het niet omzeilen via de API. Zodra het verzoek is goedgekeurd (of er geen openstaand verzoek meer is), verloopt verzenden normaal.

Goedkeuringen werken alleen als de juiste mensen weten dat er iets te beoordelen is. Wanneer een openstaand verzoek wordt aangemaakt, verstuurt Invotify een in-app melding naar elke in aanmerking komende goedkeurder — zodat niets onopgemerkt in een wachtrij blijft.

Wie een melding ontvangt: - Als de regel naar Eigenaar routeert, wordt de eigenaar op de hoogte gesteld. - Als de regel naar Eigenaar of beheerder routeert, worden de eigenaar en alle beheerders op de hoogte gesteld.

Wie is uitgesloten: De persoon die het document heeft aangemaakt, ontvangt nooit de goedkeuringsmelding ervoor — zij kunnen hun eigen verzoek toch niet goedkeuren, dus hen informeren zou alleen maar ruis zijn.

Wat de melding zegt: Elke goedkeurder ontvangt een in-app melding met de titel "Goedkeuring gevraagd", die aangeeft dat een factuur of offerte hun goedkeuring nodig heeft en de naam van de regel die het getriggerd heeft. Er staat een directe link naar de detailpagina van het document, waar de goedkeuringsbanner met de knoppen Goedkeuren en Afwijzen klaarstaat.

Waar meldingen verschijnen: Goedkeuringsmeldingen verschijnen in het in-app meldingscentrum (de bel in het dashboard), samen met uw andere meldingen. Door erop te klikken gaat de goedkeurder direct naar het document zodat hij of zij in een paar klikken kan reageren.

Alle goedkeuringsregels staan in Instellingen → Goedkeuringen. Dit is waar eigenaren en beheerders de regels instellen, bewerken en verwijderen die het hele bedrijf regelen.

De Goedkeuringen-pagina: - Een korte introductie "hoe het werkt" bovenaan, zodat iedereen die hier terechtkomt de functie begrijpt. - De Regels-lijst met elke regel met het documenttype, de trigger (en drempel, indien aanwezig) en de goedkeurderrol waaraan het wordt gerouteerd. - Snelstartsjablonen wanneer u nog geen regels heeft, zodat u met één klik een verstandige regel kunt instellen.

Een regel aanmaken: Klik op Regel toevoegen (of kies een snelstartsjabloon). Vul een naam in, het documenttype, de trigger, de drempel (voor bedragsregels) en wie kan goedkeuren. Sla op en de regel gaat direct in werking — het volgende overeenkomende document wordt vastgehouden.

Een regel bewerken: Klik op het bewerkingsicoontje (potlood) bij een regel om de naam, het documenttype, de trigger, de drempel of de goedkeurderrol te wijzigen. Wijzigingen gelden voor documenten die daarna worden opgeslagen.

Een regel verwijderen: Klik op het verwijdericoontje (prullenbak) om een regel te verwijderen. Let op: het verwijderen van een regel verwijdert ook de goedkeuringsverzoeken die ernaar verwezen.

Wie regels kan beheren: Het aanmaken, bewerken en verwijderen van regels is beperkt tot eigenaren en beheerders. Leden kunnen nog steeds worden beïnvloed door goedkeuringen — hun documenten worden vastgehouden — maar zij kunnen de regels zelf niet wijzigen en kunnen verzoeken niet goedkeuren.