Goedkeuringsworkflows

Goedkeuringsworkflows plaatsen een controlepunt tussen "document aangemaakt" en "document verstuurd". U bepaalt regels voor welke facturen en offertes een akkoord nodig hebben; zodra een document aan een regel voldoet, houdt Invotify het automatisch tegen en vraagt het een aangewezen goedkeurder om het te beoordelen. Totdat zij goedkeuren, kan het document uw bedrijf niet verlaten.

Dit is bedoeld voor teams die een tweede paar ogen willen op documenten met een hoge waarde, gevoelige documenten of eerste documenten — zonder al het andere te vertragen. Een herhaalfactuur van €200 kan direct de deur uit, terwijl een factuur van €15,000 of de allereerste factuur aan een gloednieuwe klant wacht tot een eigenaar of beheerder ernaar kijkt.

Het proces van begin tot eind:

1. U stelt een regel in onder Instellingen → Goedkeuringen (Settings → Approvals) — bijvoorbeeld "Facturen boven €1,000 hebben goedkeuring van een beheerder nodig."

1. Een overeenkomend document wordt tegengehouden. Wanneer iemand een factuur of offerte opslaat die aan een regel voldoet, maakt Invotify automatisch een openstaand goedkeuringsverzoek aan. Verder verandert er niets — het document wordt gewoon opgeslagen — maar het is nu gemarkeerd.

1. Bevoegde goedkeurders worden op de hoogte gebracht. Iedereen die over het verzoek kan beslissen, krijgt een melding in de app met een link rechtstreeks naar het document.

1. Een goedkeurder geeft akkoord. Een eigenaar of beheerder opent het document, beoordeelt het en klikt op Goedkeuren of Afwijzen, direct vanuit de banner bovenaan.

1. Versturen wordt ontgrendeld. Na goedkeuring werkt de actie Versturen normaal. Zolang het verzoek nog openstaat, worden verzendpogingen geweigerd.

Abonnement: Goedkeuringsworkflows zijn een Pro-functie (ook inbegrepen bij Lifetime). Op Starter tonen de Goedkeuringen-instellingen een voorbeeld van hoe het werkt met een upgrade-melding — er lopen geen regels.

Een regel bepaalt wanneer een document goedkeuring nodig heeft en wie akkoord mag geven. U kunt zoveel regels hebben als u nodig hebt, elk gekoppeld aan één documenttype. Wanneer een document wordt opgeslagen, controleert Invotify elke actieve regel voor dat documenttype en stopt bij de eerste overeenkomst.

Documenttype Elke regel geldt voor Facturen of Offertes. Kies het type wanneer u de regel aanmaakt. (Facturen en offertes zijn de documenttypen die u vandaag in de Goedkeuringen-instellingen kunt beheren.)

Triggers (voorwaarden) Elke regel heeft precies één trigger die bepaalt of een bepaald document overeenkomt:

• Totaal boven drempel — Goedkeuring is vereist wanneer het documenttotaal gelijk is aan of hoger dan een bedrag dat u instelt (bijvoorbeeld €1,000). Alles onder de drempel gaat zonder akkoord de deur uit.
• Eerste document aan een nieuwe klant — Goedkeuring is alleen vereist voor het eerste niet-concept-document dat wordt verstuurd naar een klant zonder eerdere facturen. Zodra die klant een historie heeft, activeren hun documenten deze regel niet meer.
• Elk document — Elk document van dat type vereist goedkeuring, zonder uitzonderingen. Gebruik dit wanneer er niets ongecontroleerd de deur uit mag.

Wie wordt op de hoogte gebracht Kies welke rol wordt gewaarschuwd wanneer een verzoek wordt aangemaakt: - Eigenaar — de accounteigenaar wordt op de hoogte gebracht. - Eigenaar of beheerder — de beheerders van het team worden op de hoogte gebracht. Dit is de gebruikelijke keuze.

Ongeacht de meldingsinstelling kan elke eigenaar of beheerder een openstaand verzoek beoordelen en goedkeuren (leden kunnen dat niet).

Snelstartsjablonen Wanneer u Goedkeuringen voor het eerst opent, worden drie sjablonen met één klik aangeboden, zodat u niet met een leeg formulier hoeft te beginnen: "Facturen boven [bedrag]," "Eerste factuur aan een nieuwe klant," en "Elke offerte." Elk plaatst een kant-en-klare regel die u kunt aanpassen — of u kunt in plaats daarvan een volledig aangepaste regel toevoegen.

Wanneer een document aan een regel voldoet, maakt Invotify er een goedkeuringsverzoek voor aan. Dat verzoek doorloopt een eenvoudige levenscyclus, en het document zelf laat zien hoe het ervoor staat.

In behandeling Het verzoek begint als in behandeling op het moment dat een overeenkomende factuur of offerte wordt opgeslagen. Het document is volledig opgeslagen en bewerkbaar — het kan alleen nog niet worden verstuurd. Een openstaand verzoek wordt automatisch aangemaakt en is idempotent: het opnieuw opslaan van hetzelfde document stapelt geen dubbele verzoeken op.

Goedgekeurd Een eigenaar of beheerder beoordeelt het document en keurt het goed. Het verzoek wordt voorzien van wie het heeft beoordeeld en wanneer, plus een eventuele opmerking die zij hebben achtergelaten. Versturen is nu ontgrendeld.

Afgewezen De beoordelaar wijst het verzoek in plaats daarvan af, eventueel met een opmerking die uitlegt waarom. Afwijzing heft de blokkade op — alleen een verzoek dat *in behandeling* is blokkeert het versturen — dus de verwachte vervolgstap is om het document te corrigeren en opnieuw op te slaan, waardoor een nieuw openstaand verzoek voor beoordeling ontstaat. Beschouw een afwijzing als "verstuur dit niet zoals het nu is," niet als een permanente vergrendeling.

De banner op het document Open een factuur of offerte met een goedkeuringsverzoek en u ziet bovenaan een banner: - Een verzoek in behandeling toont een oranje banner met de naam van de regel die het heeft geactiveerd, met de knoppen Goedkeuren en Afwijzen voor beoordelaars. - Een goedgekeurd of afgewezen verzoek klapt in tot een kleine groene of rode badge, zodat de uitkomst zichtbaar blijft zonder de pagina over te nemen.

Verzendvergrendeling (de 409-blokkade) Dit is het deel dat goedkeuringen kracht geeft. Wanneer u probeert een factuur of offerte met een openstaand verzoek per e-mail te versturen, weigert de server het verzoek en geeft een 409-respons terug met de stabiele foutcode APPROVAL_PENDING. De interface toont dit als "Dit document wacht op goedkeuring en kan nog niet worden verstuurd." De blokkade wordt aan de serverkant afgedwongen voor zowel de verzend-endpoints van facturen als van offertes — u kunt deze niet omzeilen door de API rechtstreeks aan te roepen. Zodra het verzoek is goedgekeurd (of er geen openstaand verzoek meer is), verloopt het versturen normaal.

Goedkeuringen werken alleen als de juiste mensen weten dat er iets te beoordelen valt. Telkens wanneer een openstaand verzoek wordt aangemaakt, stuurt Invotify een melding in de app naar elke bevoegde goedkeurder — zodat er niets stilletjes in een wachtrij blijft staan.

Wie wordt op de hoogte gebracht: - Als de regel naar Eigenaar routeert, wordt de eigenaar op de hoogte gebracht. - Als de regel naar Eigenaar of beheerder routeert, worden de eigenaar en elke beheerder op de hoogte gebracht.

Wie wordt uitgesloten: De persoon die het document heeft aangemaakt ontvangt nooit de goedkeuringsmelding ervoor — zij kunnen hun eigen verzoek toch niet goedkeuren, dus hen op de hoogte brengen zou alleen maar ruis zijn.

Wat de melding zegt: Elke goedkeurder krijgt een melding in de app met de titel "Goedkeuring gevraagd," waarin staat dat een factuur of offerte hun goedkeuring nodig heeft en met de naam van de regel die het heeft geactiveerd. De melding linkt rechtstreeks naar de detailpagina van het document, waar de goedkeuringsbanner met de knoppen Goedkeuren en Afwijzen klaarstaat.

Waar meldingen verschijnen: Goedkeuringsmeldingen verschijnen in het meldingencentrum in de app (de bel in het dashboard), naast uw andere waarschuwingen. Door erop te klikken komt de goedkeurder direct bij het document, zodat hij in een paar klikken kan handelen.

Alle goedkeuringsregels staan onder Instellingen → Goedkeuringen. Hier stellen eigenaren en beheerders de regels in, bewerken ze en verwijderen ze die voor het hele bedrijf gelden.

De Goedkeuringen-pagina: - Een korte uitleg "hoe het werkt" bovenaan, zodat iedereen die hier belandt de functie begrijpt. - De lijst met Regels, die elke regel toont met het documenttype, de trigger (en drempel, indien aanwezig) en de goedkeurdersrol waarnaar deze routeert. - Snelstartsjablonen wanneer u nog geen regels hebt, zodat u in één klik een zinnige regel kunt opzetten.

Een regel aanmaken: Klik op Regel toevoegen (of kies een snelstartsjabloon). Vul een naam in, het documenttype, de trigger, de drempel (voor bedragregels) en wie kan goedkeuren. Sla op, en de regel is direct actief — het volgende overeenkomende document wordt tegengehouden.

Een regel bewerken: Klik op het bewerkpictogram (potlood) bij een regel om de naam, het documenttype, de trigger, de drempel of de goedkeurdersrol te wijzigen. Wijzigingen gelden voor documenten die vanaf dat moment worden opgeslagen.

Een regel verwijderen: Klik op het verwijderpictogram (prullenbak) om een regel te verwijderen. Houd er rekening mee dat het verwijderen van een regel ook de goedkeuringsverzoeken wist die ernaar verwezen.

Wie regels kan beheren: Het aanmaken, bewerken en verwijderen van regels is beperkt tot eigenaren en beheerders. Leden kunnen nog steeds door goedkeuringen worden geraakt — hun documenten worden tegengehouden — maar zij kunnen de regels zelf niet wijzigen, en zij kunnen geen verzoeken goedkeuren.