Team & Berechtigungen

Invotify ist vom ersten Tag an für Teams gebaut. Laden Sie Ihren Buchhalter, eine virtuelle Assistenz, eine Operations-Leitung oder Ihren Geschäftspartner ein — und legen Sie genau fest, was jede Person sehen und tun darf. Wichtige Aktionen werden protokolliert, sodass Sie immer wissen, wer was getan hat.

Was Sie mit Teams erhalten: - Drei Rollen — Inhaber (Owner), Administrator (Admin), Mitglied (Member) — die das gesamte Befugnisspektrum abdecken - Neun granulare Berechtigungen für eine feinkörnige Steuerung pro Mitglied - Ablaufende E-Mail-Einladungen, gebunden an die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person - Ein Aktivitätsprotokoll wichtiger Aktionen - Vollständige Datenisolation auf Unternehmensebene — Ihr Team sieht ausschließlich die Daten Ihres Unternehmens

Unternehmensbezogene Daten: Jede Rechnung, jedes Angebot, jeder Kunde, jedes Produkt, jede Vorlage, jeder Zeitplan und jede Gutschrift gehört zu einem Unternehmen. Ihre Teammitglieder sehen nur, was zu Ihrem Unternehmen gehört — niemals die Daten anderer. Das wird auf jeder Ebene des Systems durchgesetzt, nicht nur in der Benutzeroberfläche.

Plätze je nach Plan: Wie viele Personen einem Team angehören können, hängt von Ihrem Plan ab. Pro umfasst bis zu 10 Teammitglieder (der Inhaber zählt als ein Platz). Starter und Lifetime sind Einzelnutzer-Pläne — sie enthalten nur 1 Platz (den Inhaber). Um Teamkollegen hinzuzufügen, führen Sie ein Upgrade auf Pro durch. Ausstehende Einladungen reservieren einen Platz, sodass Sie das Limit Ihres Plans nicht überschreiten können.

Invotify verwendet eine dreistufige Rollenhierarchie. Jede Rolle hat einen klaren Zweck und eine klare Obergrenze.

Inhaber (Owner) Der Inhaber ist der Kontoinhaber — in der Regel die Person, die sich registriert hat. Der Inhaber hat vollen Zugriff auf alles, einschließlich der Abrechnung, und kann nicht aus dem Team entfernt werden. Jedes Konto hat genau einen Inhaber. Muss der Inhaber das Konto übertragen, wenden Sie sich an den Support — die Eigentumsübertragung wird für Sie abgewickelt.

Administrator (Admin) Administratoren haben immer alle neun Berechtigungen — einschließlich der Abrechnung. Sie können Rechnungen, Angebote, Kunden, Produkte, Vorlagen, Zeitpläne, Berichte, Teammitglieder und das Abonnement verwalten. Administratorberechtigungen lassen sich nicht einzeln einschränken: Soll jemand fast vollen, aber nicht uneingeschränkten Zugriff erhalten, belassen Sie die Person als Mitglied und vergeben Sie stattdessen die konkreten Berechtigungen. Sie können so viele Administratoren haben, wie die Plätze Ihres Plans zulassen.

Mitglied (Member) Mitglieder sind die flexible Rolle. Ein Mitglied startet mit genau den Berechtigungen, die Sie ihm gewähren — und keiner mehr. Standardmäßig können neue Mitglieder Rechnungen, Angebote und Kunden verwalten sowie Berichte einsehen, aber weder Produkte noch Vorlagen, Zeitpläne, Teameinstellungen oder die Abrechnung anrühren. Die Berechtigungen jedes Mitglieds lassen sich individuell anpassen — so kann ein Mitglied ausschließlich den Kundensupport übernehmen, während ein anderes die Zeitpläne für wiederkehrende Rechnungen verwaltet.

Neun Berechtigungen decken die gesamte Funktionsfläche der App ab. Jede steuert den Zugriff auf einen bestimmten Daten- und Aktionsbereich. Berechtigungen gelten explizit, nicht implizit — hat ein Mitglied eine Berechtigung nicht, kann es den betreffenden Bereich buchstäblich weder sehen noch anfassen, selbst durch das Erraten von URLs nicht.

Verfügbare Berechtigungen:

Rechnungen verwalten (Manage Invoices) — Rechnungen erstellen, bearbeiten, versenden und löschen. Zahlungen erfassen. PDFs generieren. Ohne diese Berechtigung hat ein Mitglied keinerlei Zugriff auf Rechnungen (einen Nur-Lese-Modus gibt es nicht).

Angebote verwalten (Manage Quotes) — Angebote erstellen, bearbeiten, versenden und löschen. Angebote in Rechnungen umwandeln. Den Ablauf von Angeboten handhaben.

Kunden verwalten (Manage Customers) — Kunden hinzufügen, bearbeiten und entfernen. Kundenhistorie einsehen.

Produkte verwalten (Manage Products) — Produkte hinzufügen, bearbeiten und entfernen. Preise aktualisieren. Lagerbestand verwalten (sofern aktiviert). Nützlich für Lager- und Bestandsmitarbeiter.

Vorlagen verwalten (Manage Templates) — Rechnungs- und Angebotsvorlagen gestalten, speichern und löschen. Selten erforderlich — in den meisten Teams kümmern sich ein oder zwei Personen um das Vorlagendesign.

Zeitpläne verwalten (Manage Schedules) — Zeitpläne für wiederkehrende Rechnungen erstellen und ändern. Zeitpläne pausieren und fortsetzen. Nützlich für Operations-Mitarbeiter.

Berichte anzeigen (View Reports) — Zugriff auf Berichte zu Umsatz, GuV, Forderungslaufzeiten (Aging), DSO und Steuern. Von der Rechnungsverwaltung getrennt, sodass Sie Berichtszugriff ohne Schreibrechte gewähren können.

Team verwalten (Manage Team) — Neue Mitglieder einladen, Rollen ändern, Berechtigungen anpassen, Mitglieder entfernen. In der Regel nur der Inhaber und vertrauenswürdige Administratoren.

Abrechnung verwalten (Manage Billing) — Das Invotify-Abonnement einsehen und verwalten (Upgrade, Downgrade, Kündigung, Zahlungsmethode aktualisieren).

Standardvorgaben: - Inhaber (Owner): Alle 9 Berechtigungen (nicht änderbar) - Administrator (Admin): Immer alle 9 Berechtigungen (nicht einzeln anpassbar) - Mitglied (Member): Rechnungen verwalten, Angebote verwalten, Kunden verwalten und Berichte anzeigen (anpassbar)

Einen Teamkollegen hinzuzufügen dauert keine Minute.

So laden Sie ein: 1. Öffnen Sie die Seite „Team“ über die Seitenleiste 2. Klicken Sie auf „Mitglied einladen“ (Invite member) 3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein 4. Wählen Sie die Rolle — Administrator oder Mitglied 5. Bei einem Mitglied passen Sie an, welche der 9 Berechtigungen es erhält (die Standardwerte sind vorausgefüllt) 6. Klicken Sie auf „Einladung senden“ (Send invite)

Die eingeladene Person erhält eine gestaltete E-Mail mit einem Annahme-Link. Der Link enthält ein ablaufendes Token, das 7 Tage gültig ist und nur von einem Konto angenommen werden kann, das mit der eingeladenen E-Mail-Adresse angemeldet ist. Nach dem Klick auf den Link wird die Person durch die Erstellung ihres Invotify-Kontos geführt (oder durch die Anmeldung, falls sie bereits eines hat) und landet direkt im Arbeitsbereich Ihres Unternehmens — mit der Rolle und den Berechtigungen, die Sie festgelegt haben.

Einladungen verwalten: Die Team-Seite listet jede ausstehende Einladung auf. Sobald eine Einladung angenommen wurde, erscheint die Person stattdessen in der Mitgliederliste; widerrufene oder abgelaufene Einladungen verschwinden einfach aus der Liste der ausstehenden.

Sie können eine ausstehende Einladung jederzeit widerrufen. Nach dem Widerruf funktioniert der Link nicht mehr. Sie können eine Einladung auch erneut senden, falls die ursprüngliche abgelaufen oder im Spam-Ordner verloren gegangen ist.

Rolle oder Berechtigungen eines Mitglieds ändern: Sobald jemand beigetreten ist, öffnen Sie sein Profil über die Team-Seite. Sie können die Rolle ändern (Mitglied → Administrator), die individuellen Berechtigungen von Mitgliedern anpassen oder die Person aus dem Team entfernen. Änderungen werden sofort wirksam — eine erneute Anmeldung ist nicht erforderlich.

Wichtige Aktionen Ihres Teams werden in einem Aktivitätsprotokoll erfasst. Das dient der Nachvollziehbarkeit, der Fehlersuche und Ihrer Beruhigung — besonders dann, wenn etwas schiefgelaufen ist und Sie herausfinden müssen, was sich geändert hat und wer es geändert hat.

Was protokolliert wird: - Rechnung erstellt, versendet und manuell als bezahlt markiert - Produkt erstellt - Steuervorgabe erstellt oder gelöscht - Teammitglied eingeladen, Rolle geändert, Einladung erneut gesendet - Bankkonto verbunden oder getrennt sowie Banktransaktionen mit Rechnungen abgeglichen

Was zu jedem Eintrag gespeichert wird: - Der Akteur (wer es getan hat) — verknüpft mit seinem Teamprofil - Die Aktion (was passiert ist) - Das Ziel (worauf sich die Aktion bezog — eine Rechnung, ein Kunde usw.) - Ein Zeitstempel - Eine kurze Kontextnotiz, wo sie relevant ist

Das Protokoll einsehen: Öffnen Sie „Aktivität“ (Activity) über die Seitenleiste (aktivieren Sie den Bereich unter Einstellungen → Funktionen (Settings → Features), falls er ausgeblendet ist), um den vollständigen Verlauf zu sehen. Filtern Sie nach Person, Zeitraum oder Objekttyp, um die Liste einzugrenzen.

Aufbewahrung: Einträge im Aktivitätsprotokoll bleiben für die gesamte Lebensdauer Ihres Kontos erhalten. Sie sind Teil Ihres Datenexports — wenn Sie Ihre Daten unter Einstellungen → Datenschutz & Daten (Settings → Privacy & Data) herunterladen, ist das Aktivitätsprotokoll enthalten.