Digitale Signaturen

Mit Invotify signieren Sie Rechnungen und Angebote elektronisch — und Ihre Kunden können ebenfalls signieren, ganz ohne Konto. Ihre eigene Unterschrift erscheint über den Signaturblock auf dem Dokument, vorausgefüllt aus Ihrem Unternehmensprofil; Kunden zeichnen ihre Unterschrift direkt auf der öffentlichen Freigabeseite, und jeder erfasste Signaturdatensatz enthält die Identität des Unterzeichners sowie einen manipulationssicheren Prüfpfad — ganz ohne Drucken, Scannen oder externen E-Signatur-Dienst.

Digitale Signaturen sind in jedem Plan (Starter, Pro und Lifetime) ohne Aufpreis enthalten.

Was mit jedem Signaturdatensatz erfasst wird: - Das Unterschriftsbild (gespeichert als Base64-Bilddaten) - Der Name des Unterzeichners - Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners (optional) - Die IP-Adresse, von der die Signatur stammt - Der User-Agent-String des Browsers - Der exakte Zeitstempel der Signatur

So funktioniert das Signieren heute: - Signieren auf dem Dokument — der Signaturblock zeigt Ihren Unterzeichnernamen, Titel, das Unterschriftsbild und das Datum auf der Rechnung oder dem Angebot an, vorausgefüllt aus den Standardwerten in den Einstellungen, sodass Ihr Unternehmen jedes Dokument einheitlich signiert. - Kundensignatur auf der Freigabeseite — jeder, mit dem Sie eine Rechnung teilen, kann den Link öffnen, seinen Namen eingeben, seine Unterschrift auf einem Unterschriftenfeld zeichnen und absenden — ganz ohne Invotify-Konto. - Signaturdatensätze — erfasste Kundensignaturen werden dem jeweiligen Dokument zugeordnet gespeichert und auf der Detailseite der Rechnung aufgelistet, sodass Sie immer wissen, wer wann signiert hat.

Wenn Sie eine Rechnung teilen, enthält die öffentliche Freigabeseite einen Abschnitt „Dieses Dokument signieren“ (Sign this document) — Ihr Kunde kann genau dort signieren, wo er die Rechnung ansieht, ohne Konto und ohne zusätzlichen Dienst.

So signiert ein Kunde: 1. Er öffnet den Freigabelink, den Sie ihm gesendet haben. 2. Er gibt seinen vollständigen Namen ein (eine E-Mail-Adresse ist optional, stärkt aber den Prüfpfad). 3. Er zeichnet seine Unterschrift auf dem Unterschriftenfeld — das funktioniert mit Maus, Finger oder Stift. 4. Er sendet ab. Die Signatur wird sofort erfasst, und eine Bestätigung erscheint.

Der Signaturdatensatz — das gezeichnete Unterschriftsbild plus Name des Unterzeichners, optionale E-Mail, IP-Adresse, Browser und exakter Zeitstempel — erscheint auf der Detailseite der Rechnung in Ihrem Dashboard.

Eingebaute Schutzmechanismen: - Übermittlungen sind pro IP ratenbegrenzt (eine Handvoll pro Stunde), um Missbrauch zu verhindern. - Ein Dokument kann nicht zweimal unter demselben Unterzeichnernamen signiert werden — ein doppelter Versuch wird mit einer klaren Meldung abgelehnt. - Eine Signatur wird nur für eine gültige, aktuell geteilte Rechnung oder ein entsprechendes Angebot akzeptiert; ein ungültiger oder widerrufener Link wird abgewiesen. - Der öffentliche Endpunkt kann eine Signatur nur anlegen — bestehende kann er niemals lesen.

Das Signieren Ihrer Dokumente als Unternehmen läuft über den Signaturblock und Ihr Unternehmensprofil.

Einmalig in den Einstellungen einrichten: Hinterlegen Sie Ihren Standard-Unterzeichnernamen, den Titel des Unterzeichners und Ihr Unterschriftsbild unter Einstellungen → Unternehmensinformationen (Settings → Business Information). Diese Angaben werden zu den Standardwerten für jedes Dokument, das einen Signaturblock enthält.

Signieren beim Erstellen: Wenn Sie eine Rechnung oder ein Angebot erstellen oder bearbeiten, dessen Vorlage einen Signaturblock enthält, füllt der Block Ihren Unterzeichnernamen, Titel, das Unterschriftsbild und das heutige Datum automatisch auf dem echten Dokument aus — wiederkehrende Dokumente werden einheitlich signiert, ohne dass Sie die Angaben jedes Mal neu eingeben.

Wie Ihre Kunden ein geteiltes Dokument signieren, lesen Sie oben unter „Kunden signieren auf der Freigabeseite“.

Jeder Signaturdatensatz ist mehr als ein Bild — er ist ein Nachweis, der auf Nachvollziehbarkeit ausgelegt ist.

Was für jeden Signaturdatensatz gespeichert wird: - Name des Unterzeichners: Der Name, den der Unterzeichner eingegeben hat. Für jede Signatur erforderlich. - E-Mail des Unterzeichners: Eine optionale E-Mail-Adresse des Unterzeichners. - Unterschriftsbild: Die Unterschrift, gespeichert als Base64-Bilddaten im Signaturdatensatz des Dokuments. - IP-Adresse: Die Ursprungs-IP, aus der Anfrage gelesen und automatisch erfasst. - User-Agent: Der User-Agent-String von Browser und Gerät des Unterzeichners (wird gespeichert; sehr lange Werte werden gekürzt). - Zeitstempel der Signatur: Der exakte Moment, in dem die Signatur erfasst wurde.

Wo Sie Signaturen sehen: Auf der Detailseite der Rechnung listet eine Infoleiste jede Signatur auf — „Signiert von [Name] am [Datum]“ (Signed by [name] on [date]) — neben den Aufruf-Statistiken des Dokuments, sodass die Signaturhistorie direkt bei der übrigen Aktivität des Dokuments steht.

Wer Signaturen einsehen kann: Signaturdatensätze sind auf Ihr Unternehmen beschränkt. Nur Mitglieder Ihres Unternehmens mit den entsprechenden Berechtigungen können die Signaturen eines Dokuments auflisten und einsehen; die Daten sind für andere Konten niemals sichtbar. Der öffentliche Endpunkt zur Signaturerfassung kann über einen gültigen Freigabetoken nur eine Signatur anlegen — bestehende kann er niemals lesen.

Im Vorlagen-Builder steuert der Signaturblock, wie ein Unterschriftsbereich auf dem gedruckten bzw. PDF-Dokument erscheint. Er ist einer der Standard-Vorlagenblöcke — Sie können ihn wie jeden anderen platzieren, in der Größe anpassen und gestalten.

Was der Block anzeigt: - Eine optionale Überschrift/Beschriftung (standardmäßig „Signatur“ (Signature), anpassbar oder ausblendbar) - Eine optionale Unterschriftslinie, auf der hand- oder digital gezeichnete Unterschriften sitzen - Name, Titel und Signaturdatum des Unterzeichners - Ein optionales Unterschriftsbild

Vorausfüllen aus Ihrem Unternehmensprofil: Auf echten Dokumenten (nicht in der Builder-Vorschau) füllt der Block Unterzeichnernamen, Titel, Unterschriftsbild und das heutige Datum automatisch aus den Standardwerten Ihres Unternehmensprofils aus — Ihre eigenen Dokumente werden also signiert erstellt, ohne dass Sie die Angaben jedes Mal neu eingeben.

Block konfigurieren (Registerkarte „Felder“ (Fields)): - Beschriftung anzeigen (Show label) — die Überschrift ein- oder ausschalten und ihren Text überschreiben. - Unterschriftslinie anzeigen (Show signature line) — die Linie ein- oder ausschalten, auf der die Unterschrift sitzt.

Gestaltung und PDF-Parität: Hintergrund, Rahmen, Eckenradius, Innenabstand und Schriftgestaltung aus dem Builder werden in das erzeugte PDF übernommen, und der Block berücksichtigt die dokumentweite Textskalierung. Im Builder wird er mit Beispiel-Unterzeichnerdaten angezeigt, damit Sie das Layout sehen; auf einem echten Dokument zeigt er den echten Unterzeichner, Titel, das Datum und das Bild.

Die digitalen Signaturen von Invotify sind darauf ausgelegt, Ihnen einen klaren, belastbaren Nachweis darüber zu geben, wer ein Dokument wann signiert hat. Es ist wichtig, genau zu verstehen, was dieser Nachweis ist — und was nicht.

Was Invotify bereitstellt: - Ein erfasstes Unterschriftsbild - Den Namen des Unterzeichners und eine optionale E-Mail - Die IP-Adresse, von der die Signatur stammt - Den Browser-User-Agent des Unterzeichners - Einen präzisen Zeitstempel der Signatur - Unternehmensbezogene Speicherung, sodass nur Ihr Team den Datensatz einsehen kann

Zusammen bilden diese Angaben einen Prüfpfad, der den Signiervorgang dokumentiert.

Was Invotify nicht beansprucht: - Dies ist keine qualifizierte elektronische Signatur und nicht eIDAS-zertifiziert. - Invotify bietet keine Identitätsprüfung des Unterzeichners über die von ihm eingegebenen Angaben und die erfassten technischen Metadaten hinaus. - Invotify gibt keine Garantie für die rechtliche Durchsetzbarkeit in einer bestimmten Rechtsordnung.

Ob eine elektronische Signatur rechtlich bindend ist, hängt von den Gesetzen Ihres Landes, der Art des Dokuments und den beteiligten Parteien ab. Wenn die Durchsetzbarkeit für einen bestimmten Vertrag entscheidend ist, ziehen Sie eine qualifizierte Rechtsberatung hinzu oder nutzen Sie einen dedizierten Anbieter qualifizierter E-Signaturen, wo das Gesetz eine solche verlangt.