Einstellungen

Die Einstellungsseite ist Ihre Konfigurationszentrale, um Invotify an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Die Einstellungen sind in Registerkarten organisiert, die Sie über die linke Seitenleiste erreichen (auf Mobilgeräten über ein Auswahlmenü).

Registerkarten der Einstellungen: - Unternehmensdaten (Business Information) - Firmenprofil, Logo, Steuer-/USt-Nummern, PEPPOL-ID und Adresse - Dokumenteinstellungen (Document Settings) - Nummerierung von Rechnungen/Angeboten, Standardwährung, Zahlungsdetails, Zahlungsbedingungen, Verzugsgebühren, Zahlungserinnerungen, Steuervorlagen sowie Standard-Notizen & -Bedingungen - Funktionen (Features) - Plattformfunktionen aktivieren oder deaktivieren (Angebote, Produkte, Kalender usw.) - Freigaben (Approvals) - Freigaberegeln, die eine Genehmigung vor dem Versand von Dokumenten verlangen (Pro) - Sicherheit (Security) - Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Passkeys und aktive Sitzungen - Abrechnung (Billing) - Abonnementverwaltung, Plan-Upgrades und Zahlungsmethode - Integrationen (Integrations) - Stripe und PayPal für Online-Zahlungen verbinden, plus Bankabgleich (Plaid) - Benachrichtigungen (Notifications) - Wählen Sie, welche Hinweise Sie auf welchen Kanälen erhalten - Datenschutz & Daten (Privacy & Data) - Datenexport und Kontolöschung

Wichtig: Die Einstellungsseite ist immer zugänglich, auch wenn Ihr Abonnement abgelaufen ist. So können Sie Ihre Abrechnung und Ihr Konto jederzeit verwalten.

Ihre Unternehmensdaten erscheinen auf allen Rechnungen und Angeboten — sie sind daher unverzichtbar für professionell wirkende Dokumente.

Unternehmenslogo: - Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch - Unterstützt die Formate PNG, JPG, GIF und WebP (maximal 5 MB) - Quadratische Bilder eignen sich am besten für eine einheitliche Darstellung - Das Logo erscheint im „Brand“-Block Ihrer Vorlagen - Über die Löschen-Schaltfläche entfernen Sie das aktuelle Logo

Unternehmensangaben: - Unternehmensname (Business Name) - Ihr Firmen- oder Handelsname (erscheint auf allen Dokumenten) - Geschäftliche E-Mail (Business Email) - Kontakt-E-Mail für Kundenanfragen - Telefonnummer (Phone Number) - Geschäftliche Kontaktnummer - Steuernummer (Tax ID) - Ihre lokale Steuer-/Registrierungsnummer - USt-IdNr. (VAT Number) - Für die Steuer-Compliance und B2B-Rechnungsstellung - PEPPOL-ID - Ihre elektronische Adresse für das Routing von E-Rechnungen — geben Sie nur die Teilnehmernummer ein (z. B. 1234567890123; das GLN-Schema 0088 wird automatisch ergänzt). Wird beim Export von UBL-/CII-/Peppol-E-Rechnungen verwendet — Details finden Sie im Abschnitt E-Rechnung & Compliance (E-Invoicing & Compliance) - Steuersystem (Tax Scheme) - Das Steuersystem Ihres Unternehmens (z. B. VAT, GST, SST)

Adressangaben: - Straße und Hausnummer - Stadt - Bundesland / Region - Postleitzahl - Land

Alle diese Angaben werden verwendet in: - Dem „Von“-Block (From) auf Rechnungen und Angeboten - Den Absenderinformationen beim Versand von Dokumenten per E-Mail - Der PDF-Erstellung für ein professionelles Erscheinungsbild

Hinweis: Bankverbindungsdaten (Bankname, IBAN, SWIFT/BIC) für den Zahlungsdetails-Block legen Sie unter Dokumenteinstellungen (Document Settings) fest, nicht hier.

Die Dokumenteinstellungen steuern, wie Ihre Rechnungen und Angebote nummeriert werden und welche Standardwerte auf neue Dokumente angewendet werden. Rechnungen und Angebote werden unabhängig voneinander nummeriert.

Dokumentnummerierung: Stellen Sie Ihr Nummernformat aus austauschbaren Bausteinen zusammen — mit Live-Vorschau der nächsten Nummer: - Präfix (Prefix) - Buchstaben vor der Nummer (z. B. „INV“, „QT“) — bis zu 6 Zeichen - Jahr / Monat (Year / Month) - Legen Sie fest, ob Jahr und/oder Monat in der Nummer erscheinen - Kurzes Jahr (Short year) - Zweistelliges Jahr (z. B. 24) statt des vollständigen Jahres - Trennzeichen (Separator) - Das Zeichen zwischen den Segmenten (z. B. -, /, . oder keines) - Stellen (Digits) - Auf wie viele Stellen die laufende Nummer aufgefüllt wird (z. B. 4 → 0001) - Zurücksetzen der Sequenz (Sequence reset) - Der Zähler kann jährlich zurückgesetzt werden, sodass jedes Jahr neu beginnt

Eine Live-Vorschau zeigt genau, wie die nächste Dokumentnummer aussehen wird (z. B. INV-2026-0042).

Standardwährung: Legen Sie Ihre am häufigsten verwendete Währung fest. Invotify unterstützt 102 Währungen weltweit. Die Standardwährung ist beim Erstellen neuer Rechnungen und Angebote vorausgewählt (Sie können sie weiterhin pro Kunde oder pro Dokument überschreiben).

Zahlungsdetails: Hinterlegen Sie Ihre Bankverbindung, damit sie im Zahlungsdetails-Block auf Dokumenten erscheint: - Bankname - SWIFT / BIC - IBAN

Standard-Zahlungsbedingungen: Wählen Sie die Standardbedingungen für neue Dokumente: Zahlbar bei Erhalt, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 oder Netto 90 Tage. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch aus diesen Bedingungen berechnet.

Verzugsgebühren: Konfigurieren Sie automatische Verzugsgebühren für überfällige Rechnungen — Karenzzeit, Prozentsatz oder Festbetrag, optionale Obergrenze und ob die Gebühr wiederkehrend anfällt.

Zahlungserinnerungen: Aktivieren Sie automatische Erinnerungs-E-Mails, die eine festgelegte Anzahl von Tagen vor und/oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet werden.

Steuervorlagen: Speichern Sie wiederverwendbare Steuerkonfigurationen (siehe den Abschnitt Steuervorlagen weiter unten).

Unterschrift: Hinterlegen Sie einen Standardnamen und -titel des Unterzeichners, die im Unterschriften-Block auf Dokumenten erscheinen können.

Standard-Notizen & -Bedingungen: Hinterlegen Sie Standardtexte für Notizen sowie allgemeine Geschäftsbedingungen, die auf neuen Rechnungen und Angeboten vorausgefüllt werden.

Mit Steuervorlagen speichern Sie gängige Steuersätze einmalig und verwenden sie in Rechnungen und Angeboten immer wieder, statt die Prozentsätze jedes Mal neu einzutippen. Sie sind in allen Plänen verfügbar.

Was eine Vorlage speichert: - Name - Eine Bezeichnung für den Satz (z. B. „Regelsteuersatz“, „Ermäßigter Satz“, „Steuerfrei“) - Satz (Rate) - Der Steuersatz in Prozent (0–100 %) - Beschreibung (Description) - Optionale Notiz, wann der Satz zu verwenden ist - Standard (Default) - Markieren Sie optional eine Vorlage als Standard, der auf neue Positionen angewendet wird

Vorlagen verwalten: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumenteinstellungen (Settings → Document Settings) und öffnen Sie den Abschnitt Steuervorlagen 2. Klicken Sie auf Hinzufügen (Add), um eine Vorlage zu erstellen, oder bearbeiten/löschen Sie eine bestehende 3. Markieren Sie eine Vorlage über den Stern-Schalter als Standard, damit sie auf neuen Dokumenten vorausgewählt ist

So werden Vorlagen verwendet: Wenn Sie einer Position oder einem Dokument Steuern hinzufügen, können Sie eine gespeicherte Vorlage auswählen und den Satz sofort übernehmen. Sie können den Satz weiterhin pro Position überschreiben — Vorlagen sind eine Erleichterung, keine Einschränkung.

Automatischer Länder-Standard: Wenn Sie keine Vorlage als Standard markiert haben, werden neue Positionen mit dem regulären Mehrwertsteuersatz Ihres Landes vorausgefüllt (abgeleitet aus dem Firmenland in den Einstellungen — z. B. Lettland → 21 %). Eine als Standard markierte Vorlage hat immer Vorrang, auch eine explizite 0-%-Vorlage für Unternehmen, die keine Mehrwertsteuer berechnen. Für Länder ohne einen einheitlichen nationalen Satz (wie die USA) wird kein Satz angenommen, und neue Positionen starten bei 0 %.

Verwandte Steuerfunktionen: - Zwei Steuersätze pro Position (Dual tax per line item) (alle Pläne) — wenden Sie zwei unabhängige Steuersätze pro Zeile an - Steuereinstellungen pro Kunde (Per-customer tax setup) (alle Pläne) — hinterlegen Sie pro Kunde eine Standard-Steuernummer und Standardsätze - Steuerkategorien pro Produkt (Per-product tax categories) (Pro) — legen Sie primäre und sekundäre Steuerstandards pro Produkt fest

Invotify bietet mehrere Sicherheitsoptionen, um Ihr Konto zu schützen.

Passwortverwaltung: Ändern Sie Ihr Passwort über die Registerkarte Sicherheit: 1. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein 2. Geben Sie Ihr neues Passwort ein 3. Bestätigen Sie das neue Passwort 4. Klicken Sie auf „Passwort ändern“ (Change Password), um die Änderung zu übernehmen

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Fügen Sie mit der E-Mail-basierten Zwei-Faktor-Authentifizierung eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu: - Bei aktivierter 2FA wird Ihnen bei jeder Anmeldung ein einmaliger Bestätigungscode per E-Mail zugesendet - Geben Sie den 6-stelligen Code ein, um die Anmeldung abzuschließen - Die Codes sind aus Sicherheitsgründen zeitlich begrenzt gültig

So aktivieren Sie 2FA: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Sicherheit (Settings → Security) 2. Aktivieren Sie im Abschnitt „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ den Schalter „E-Mail-Code“ (Email Code) 3. 2FA ist sofort aktiv — ab Ihrer nächsten Anmeldung erhalten Sie einen 6-stelligen Code per E-Mail, um die Anmeldung abzuschließen

Passkeys (WebAuthn): Nutzen Sie moderne passwortlose Authentifizierung mit Passkeys: - Melden Sie sich per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN an - Sicherer als Passwörter — resistent gegen Phishing-Angriffe - Unterstützt Hardware-Sicherheitsschlüssel (YubiKey usw.) - Pro Konto können mehrere Passkeys registriert werden

So richten Sie Passkeys ein: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Sicherheit (Settings → Security) 2. Klicken Sie auf „Passkey hinzufügen“ (Add Passkey) 3. Folgen Sie den Aufforderungen Ihres Geräts (Fingerabdruck, Gesicht oder PIN) 4. Der Passkey wird registriert und kann für künftige Anmeldungen verwendet werden 5. Sie können für verschiedene Geräte mehrere Passkeys registrieren

Passkeys verwalten: - Alle registrierten Passkeys sehen Sie in der Registerkarte Sicherheit - Löschen Sie Passkeys, die Sie nicht mehr verwenden - Fügen Sie neue Passkeys für weitere Geräte hinzu

Aktive Sitzungen: Die Registerkarte Sicherheit listet außerdem jedes Gerät auf, das derzeit in Ihrem Konto angemeldet ist. Ihr aktuelles Gerät ist als „Dieses Gerät“ (This device) markiert. Sie können einzelne Sitzungen abmelden oder bei Verdacht auf unbefugten Zugriff alle anderen Sitzungen auf einmal beenden.

Alle Details zu sämtlichen Authentifizierungsmethoden (einschließlich Google- und Apple-Anmeldung sowie Passwortwiederherstellung) finden Sie im Abschnitt Sicherheit & Authentifizierung (Security & Authentication).

Mit Invotify können Sie bestimmte Plattformfunktionen aktivieren oder deaktivieren, um Ihren Arbeitsbereich zu vereinfachen. Deaktivierte Funktionen werden aus der Seitenleiste und der Oberfläche ausgeblendet; alle zugehörigen Daten bleiben erhalten, bis Sie sie wieder aktivieren.

Umschaltbare Funktionen: - Angebote (Quotes) - Der Angebotsbereich. Bei Deaktivierung verschwinden Angebote aus der Seitenleiste und Sie arbeiten nur mit Rechnungen. - Produkte (Products) - Der Produktkatalog. Bei Deaktivierung verschwinden Produkte aus der Seitenleiste. - Bestandsverfolgung (Stock Tracking) - Lagerverwaltung für Produkte. Dies ist eine Unterfunktion von Produkten und nur verfügbar, solange Produkte aktiviert sind — wenn Sie Produkte ausschalten, wird auch die Bestandsverfolgung deaktiviert. - Kalender (Calendar) - Die Kalenderansicht geplanter und wiederkehrender Dokumente. - Gutschriften (Credit Notes) - Das Ausstellen von Erstattungen und Gutschriften zu Rechnungen. - Berichte (Reports) - Der Berichtsbereich (Umsatz, Forderungslaufzeiten, Steuern, Gewinn & Verlust und mehr). - Aktivität (Activity) - Das Live-Audit-Protokoll aller Änderungen in Ihrem Arbeitsbereich. - Team - Mitglieder einladen sowie Rollen und Berechtigungen verwalten.

So schalten Sie Funktionen um: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Funktionen (Settings → Features) 2. Betätigen Sie den Schalter neben einer Funktion, um sie zu aktivieren oder zu deaktivieren 3. Änderungen werden sofort wirksam

Warum Funktionen deaktivieren? - Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsbereich, indem Sie ungenutzte Funktionen ausblenden - Entlasten Sie die Seitenleiste für eine aufgeräumtere Oberfläche - Konzentrieren Sie sich auf die Werkzeuge, die für Ihren Arbeitsablauf wichtig sind - Funktionen lassen sich jederzeit wieder aktivieren — alle Daten bleiben erhalten

Verwalten Sie Ihr Invotify-Abonnement im Bereich Abrechnung der Einstellungen.

Anzeige des aktuellen Plans: - Ihr Planname mit Symbol (Starter, Pro oder Lifetime) - Abonnementstatus (Aktiv, Gekündigt usw.) - Abrechnungszeitraum bzw. „Lebenslanger Zugang“ (Lifetime Access) bei Einmalkäufen - Aktueller Preis und Informationen zur Verlängerung - Schaltfläche „Abonnement verwalten“ (Manage Subscription) (öffnet das Stripe-Kundenportal) - Schaltfläche „Plan ändern“ (Change Plan) zum Vergleichen und Upgraden

Upgrade-Prozess: 1. Klicken Sie auf „Plan ändern“ (Change Plan), um alle verfügbaren Pläne zu sehen 2. Vergleichen Sie die Funktionen von Starter, Pro und Lifetime 3. Klicken Sie beim gewünschten Plan auf die Upgrade-Schaltfläche 4. Schließen Sie die Zahlung sicher über Stripe Checkout ab 5. Ihr Plan wird sofort hochgestuft und die neuen Funktionen stehen unmittelbar zur Verfügung

Abonnement verwalten: Die Schaltfläche „Abonnement verwalten“ (Manage Subscription) öffnet das Stripe-Kundenportal, in dem Sie: - Ihre Kredit- oder Debitkarte aktualisieren können - Ihre vollständige Abrechnungshistorie einsehen können - Zahlungsbelege und Rechnungen herunterladen können - Ihr Abonnement kündigen können - Von monatlicher auf jährliche Abrechnung wechseln können

Über die Registerkarte Integrationen verbinden Sie externe Dienste. Zahlungs- und Bankabgleich-Integrationen sind in den Plänen Pro und Lifetime verfügbar.

Online-Zahlungen akzeptieren: Verbinden Sie Stripe und/oder PayPal, damit Kunden Ihre Rechnungen online bezahlen können. Beide nutzen eine sichere OAuth-Verbindung — Sie autorisieren Invotify aus Ihrem bestehenden Stripe- oder PayPal-Konto heraus; Invotify sieht Ihre Zugangsdaten nie.

Einen Zahlungsanbieter einrichten: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen (Settings → Integrations) 2. Klicken Sie unter „Online-Zahlungen akzeptieren“ (Accept online payments) auf Verbinden (Connect) neben Stripe oder PayPal 3. Sie werden zum Anbieter weitergeleitet, um die Verbindung zu autorisieren 4. Schließen Sie das Onboarding ab (oder melden Sie sich bei Ihrem bestehenden Konto an) 5. Nach der Verbindung erscheinen Status und Kontodetails in den Einstellungen

Nach der Verbindung: - Für einzelne Rechnungen können Zahlungslinks erzeugt werden - Zahlungslinks werden automatisch in Rechnungs-E-Mails eingebunden - Kunden zahlen direkt über den Link per Karte oder unterstützter Wallet - Zahlungen werden Ihrem verbundenen Stripe- oder PayPal-Konto gutgeschrieben - Der Rechnungsstatus aktualisiert sich bei Zahlungseingang automatisch über Webhooks

Bankabgleich: Pro-/Lifetime-Nutzer können zusätzlich ein Bankkonto (über Plaid) verbinden, um Transaktionen zu importieren und mit offenen Rechnungen abzugleichen. Details finden Sie im Abschnitt Bankabgleich (Bank Sync).

Verwalten & Trennen: - Verbindungsstatus und Kontodetails sehen Sie in den Einstellungen - Klicken Sie jederzeit auf Trennen (Disconnect), um eine Integration zu entfernen - Nach dem Trennen funktionieren neue Zahlungslinks nicht mehr; Ihr Stripe-/PayPal-Konto selbst bleibt davon unberührt

Wenn Sie einen Kunden mit einer europäischen USt-IdNr. anlegen, kann Invotify diese gegen die offizielle EU-Datenbank VIES validieren und die Firmendaten automatisch ausfüllen.

So funktioniert es: 1. Sie legen einen neuen Kunden an und geben dessen USt-IdNr. ein (z. B. LV40203700105) 2. Invotify erkennt, dass es sich um eine EU-USt-IdNr. handelt (sie beginnt mit einem 2-Buchstaben-Ländercode der EU) 3. Die Nummer wird zur Validierung an die VIES-Datenbank der Europäischen Kommission gesendet 4. Bei Gültigkeit: Firmenname und eingetragene Adresse aus der amtlichen Datenbank werden automatisch in den Kundendatensatz übernommen 5. Bei Ungültigkeit: Sie sehen vor dem Speichern eine Warnung

Warum das wichtig ist: - Für die B2B-Rechnungsstellung in Europa müssen Sie die USt-IdNr. Ihres Kunden zur Steuer-Compliance prüfen (Reverse Charge, USt-Befreiungen) - Das automatische Übernehmen des amtlich eingetragenen Namens und der Adresse verhindert Tippfehler und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen die rechtlich korrekte Entität ausweisen - VIES ist die maßgebliche Quelle — dieselbe Datenbank, die auch die Steuerbehörden verwenden

Unterstützte Länder: Alle 27 EU-Mitgliedstaaten plus Nordirland (XI). Die vollständige Liste: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Kostenlos, ohne API-Schlüssel: VIES wird von der Europäischen Kommission betrieben. Der Dienst ist kostenlos, öffentlich und erfordert keine Registrierung. Invotify ruft ihn direkt auf, wenn Sie eine USt-IdNr. validieren.

Hinweis: VIES ist gelegentlich langsam oder nicht erreichbar, wenn Datenbanken einzelner EU-Mitgliedstaaten gewartet werden. Invotify behandelt Zeitüberschreitungen elegant — Sie können den Kunden jederzeit speichern und später validieren.

Die Registerkarte Datenschutz & Daten gibt Ihnen DSGVO-konforme Kontrolle über Ihre Daten: einen vollständigen Export und die endgültige Kontolöschung.

Datenexport: Klicken Sie auf „Meine Daten herunterladen“ (Download My Data), um eine einzelne JSON-Datei zu erzeugen, die Ihr Profil, Ihre Kunden, Rechnungen, Angebote, Produkte, Vorlagen und zugehörigen Datensätze enthält. Der Download startet sofort und ist unabhängig vom Status Ihres Abonnements verfügbar.

Kontolöschung: Klicken Sie auf „Mein Konto löschen“ (Delete My Account) und geben Sie anschließend DELETE MY ACCOUNT zur Bestätigung ein. Dadurch werden Ihr Konto und alle zugehörigen Daten dauerhaft entfernt — das lässt sich nicht rückgängig machen, exportieren Sie also vorher Ihre Daten.

Sie suchen weitere Exportoptionen? Der Abschnitt E-Rechnung & Compliance (E-Invoicing & Compliance) behandelt strukturierte CSV-/JSON-Datenexporte und elektronische Rechnungsformate (UBL, CII, Peppol) im Detail.