Berichte & Analysen

Jede Rechnung, die Sie versenden, ist zugleich ein Datenpunkt. Die Berichtssuite von Invotify verwandelt diese Daten in genau die Zahlen, die Sie zur Steuererklärung, bei der Bank und beim Nachfassen säumiger Zahler tatsächlich brauchen — ohne vorher etwas in eine Tabellenkalkulation exportieren zu müssen.

Es gibt zwei Ebenen der Berichterstattung:

Dashboard-Analysen (alle Pläne). Das Dashboard zeigt Ihre wichtigsten Kennzahlen — Gesamtumsatz, offen, bezahlt und ausstehend — sowie ein Umsatzdiagramm, eine Statusaufschlüsselung (bezahlt / ausstehend / überfällig) und einen Feed der letzten Aktivitäten. Ein Zeitraumfilter (dieser Monat, letzter Monat, letzte 3 Monate, Jahr, gesamter Zeitraum) berechnet alle Kennzahlen auf einmal neu. Dies ist in Starter, Pro und Lifetime enthalten.

Die erweiterte Berichtssuite (Pro). Fünf eigenständige Berichte — Umsatz, Gewinn & Verlust, Altersstruktur (Aging), DSO und Steuern — finden Sie unter „Dashboard → Berichte“ (Dashboard → Reports). Jeder hat seine eigene Seite — Umsatz, P&L und Steuern mit Zeitraumauswahl (Altersstruktur und DSO verwenden eine Live-Momentaufnahme und feste Zeitfenster) — und der Steuerbericht bietet zusätzlich einen CSV-Export. Diese Berichte erfordern den Pro-Plan.

Kundenauszüge (alle Pläne). Ein Kontoauszug mit laufendem Saldo für jeden einzelnen Kunden über einen beliebigen Datumsbereich, als PDF exportierbar. Diese Funktion ist in jedem Plan verfügbar und befindet sich auf der Detailseite des Kunden, nicht in der Berichtssuite.

Woraus jeder Bericht aufgebaut ist: - In die Zahlen für Umsatz, Gewinn & Verlust und Steuern fließen nur bezahlte Rechnungen ein — Geld, das tatsächlich eingegangen ist. - Die Berichte Altersstruktur und DSO betrachten unbezahlte Rechnungen (versendet, ausstehend, überfällig) — Geld, das Ihnen noch geschuldet wird. - Entwürfe erscheinen niemals in Umsatz, P&L, Steuern oder Altersstruktur.

Der Umsatzbericht schlüsselt genau auf, woher Ihr bezahlter Umsatz in einem Datumsbereich stammt. Er beantwortet drei Fragen auf einmal: welche Kunden Ihnen am meisten zahlen, welche Produkte oder Leistungen am meisten einbringen und wie sich der Umsatz von Monat zu Monat entwickelt.

Was er zeigt: - Gesamtumsatz — die Summe aller bezahlten Rechnungen im gewählten Zeitraum, als zentrale Kennzahl dargestellt. - Nach Kunde — alle Kunden nach Umsatz sortiert, mit der Anzahl der jeweils beigesteuerten bezahlten Rechnungen. - Nach Produkt — alle Positionsbeschreibungen nach Umsatz sortiert, mit der insgesamt verkauften Menge. - Nach Monat — Umsatz pro Kalendermonat im Bereich, mit der Rechnungsanzahl, damit Sie saisonale Muster erkennen.

Jede Aufschlüsselung ist absteigend sortiert, sodass Ihre größten Kunden und meistverkauften Positionen ganz oben stehen.

Filtern nach Zeitraum: Verwenden Sie die Datumsauswahl „Von / Bis“ (From / To) oben auf der Seite. Standardmäßig deckt der Bericht das laufende Jahr ab (vom 1. Januar des aktuellen Jahres bis heute). Wählen Sie ein beliebiges Start- und Enddatum — die Aufschlüsselungen werden sofort neu berechnet. Der Umsatz wird dem Ausstellungsdatum der Rechnung zugeordnet.

Exportieren: Der Umsatzbericht ist nur am Bildschirm verfügbar — auf dieser Seite gibt es keinen direkten Dateiexport. Wenn Sie eine Datei für Ihre Steuerberatung benötigen, verwenden Sie den CSV-Export des Steuerberichts oder das PDF eines Kundenauszugs.

Der Gewinn- und Verlustbericht (P&L) liefert eine Ertragsübersicht für einen gewählten Zeitraum: Gesamtumsatz, Nettogewinn und dieselben Umsatzaufschlüsselungen nach Kunde und Produkt, die auch der Umsatzbericht bietet.

Was er zeigt: - Umsatz — die Summe aller bezahlten Rechnungen im Zeitraum. - Nettogewinn — Ihre Ertragskennzahl für den Zeitraum. - Umsatz nach Kunde — Kunden nach bezahltem Umsatz sortiert. - Umsatz nach Produkt — Positionen nach bezahltem Umsatz sortiert.

Ein Hinweis zum Nettogewinn: Invotify erfasst keine Geschäftsausgaben oder Kosten, daher ist der P&L-Bericht ertragsorientiert — der Nettogewinn spiegelt den Umsatz wider, den Invotify sehen kann (Ihre bezahlten Rechnungen). Es handelt sich nicht um eine vollständige buchhalterische Gewinn- und Verlustrechnung, die Einkäufe, Löhne oder Gemeinkosten gegenrechnet. Betrachten Sie ihn als klare Übersicht über verdientes Geld und ergänzen Sie ihn durch Ihre Buchhaltung, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Filtern nach Zeitraum: Dieselbe Datumsauswahl „Von / Bis“ (From / To) wie im Umsatzbericht. Wählen Sie ein beliebiges Start- und Enddatum, und die Zahlen werden neu berechnet. Der Umsatz wird dem Ausstellungsdatum der Rechnung zugeordnet; nur bezahlte Rechnungen zählen.

Exportieren: Nur am Bildschirm. Wenn Sie eine Datei benötigen, verwenden Sie den CSV-Export des Steuerberichts oder das PDF eines Kundenauszugs.

Der Altersstrukturbericht (Aging) zeigt alles, was Ihre Kunden Ihnen noch schulden, sortiert danach, wie überfällig jede Rechnung ist. Es ist der Bericht, den Sie vor einer Mahnaktion öffnen — er zeigt Ihnen sofort, welches Geld „frisch“ und welches gefährdet ist.

Die fünf Gruppen: Invotify ordnet jede unbezahlte Rechnung (Status versendet, ausstehend oder überfällig) anhand der Tage seit Fälligkeit in Gruppen ein: - Aktuell (Current) — noch nicht fällig (0 oder weniger Tage überfällig) - 1–30 Tage überfällig - 31–60 Tage überfällig - 61–90 Tage überfällig - 90+ Tage überfällig

Jede Gruppe zeigt die Rechnungsanzahl und den entsprechenden Gesamtbetrag. Unter den Gruppen listet der Bericht die einzelnen Rechnungen auf — Rechnungsnummer, Kunde, Fälligkeitsdatum, Betrag und exakte Anzahl überfälliger Tage — damit Sie gezielt bei einzelnen Rechnungen handeln können.

Eine Gesamtsumme über alle Gruppen zeigt Ihre gesamten Forderungen auf einen Blick.

Filtern nach Zeitraum: Der Altersstrukturbericht ist eine Live-Momentaufnahme der aktuell offenen Posten, berechnet zum heutigen Datum — eine Datumsbereichsauswahl gibt es nicht. Rechnungen wandern automatisch zwischen den Gruppen, wenn sie altern.

Die Gruppen richtig lesen: Geld in der 90+-Gruppe ist Ihr höchstes Ausfallrisiko und verdient eine persönliche Nachfrage. Die Gruppe „Aktuell“ (Current) sind gesunde Forderungen, die schlicht noch nicht fällig geworden sind.

Days Sales Outstanding (DSO) ist die eine Zahl, die Ihnen sagt, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis eine ausgestellte Rechnung bezahlt wird. Ein niedrigerer DSO bedeutet, dass das Geld schneller eingeht. Der DSO-Bericht verfolgt diese Zahl für Sie und stellt im Diagramm dar, wie sie sich im letzten Jahr entwickelt hat.

Wie der DSO berechnet wird: DSO = (Forderungen ÷ Gesamtumsatz auf Ziel) × Anzahl der Tage. Die Forderungen sind der Wert Ihrer unbezahlten Rechnungen; der Gesamtumsatz auf Ziel ist alles, was Sie im Zeitfenster in Rechnung gestellt haben. Das Ergebnis wird in Tagen ausgedrückt.

Was der Bericht zeigt: - Aktueller DSO — Ihr DSO über ein rollierendes 90-Tage-Fenster, die zentrale Kennzahl. - 12-Monats-Trend — der DSO für jeden der letzten 12 Monate, damit Sie sehen, ob sich der Zahlungseingang beschleunigt oder verlangsamt. - Durchschnittlicher DSO — der Mittelwert über die Monate mit einem DSO ungleich null. - Bester und schlechtester DSO — Ihr schnellster und langsamster Zahlungsmonat im Zeitraum.

Monate mit einem DSO von null (keine Verkäufe oder nichts mehr offen) werden aus Durchschnitt, Best- und Schlechtwert ausgeschlossen, damit ein ruhiger Monat den Trend nicht verzerrt.

Filtern nach Zeitraum: Der DSO-Bericht analysiert immer ein festes Zeitfenster — die letzten 90 Tage für die aktuelle Kennzahl und die letzten 12 Monate für den Trend — daher gibt es keine Datumsbereichsauswahl. Er aktualisiert sich automatisch, wenn Rechnungen ausgestellt und bezahlt werden.

So verbessern Sie Ihren DSO: Kürzere Zahlungsziele, Online-Zahlungslinks und zeitnahe Erinnerungen bei Überfälligkeit drücken die Zahl nach unten. Beobachten Sie die Trendlinie, nicht nur einen einzelnen Monat.

Der Steuerbericht fasst die in einem Zeitraum vereinnahmte Steuer zusammen, gruppiert nach Steuersatz — die Steuererklärung wird so zum bloßen Ablesen von Tabellenzeilen. Es ist der einzige Bericht mit integriertem Dateiexport.

Was er zeigt: Für jeden Steuersatz, der im Zeitraum auf Ihre bezahlten Rechnungen angewandt wurde, listet der Bericht auf: - Steuersatz — z. B. 0%, 21% - Bemessungsgrundlage — die Nettosumme, die zu diesem Satz in Rechnung gestellt wurde - Steuerbetrag — die zu diesem Satz vereinnahmte Steuer - Rechnungsanzahl — wie viele Rechnungen zu diesem Satz beigetragen haben

Eine Summenzeile addiert Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag und Rechnungsanzahl über alle Sätze.

Filtern nach Zeitraum: Anders als die Berichte mit Datumsbereich verwendet der Steuerbericht eine Kalenderperioden-Auswahl. Wählen Sie ein Jahr und dann entweder einen bestimmten Monat oder ein Quartal (Q1–Q4). Die Tabelle deckt genau diesen Monat bzw. dieses Quartal ab. Nur im Zeitraum ausgestellte bezahlte Rechnungen werden gezählt.

CSV-Export: Klicken Sie in der Kopfzeile der Seite auf „CSV exportieren“ (Export CSV), um exakt dieselbe Tabelle als kommagetrennte Datei herunterzuladen — eine Zeile pro Steuersatz plus eine Summenzeile. Die Datei ist nach dem Zeitraum benannt (zum Beispiel tax-report-2026-03-01.csv). Geben Sie sie direkt an Ihre Steuerberatung weiter oder importieren Sie sie in Ihre Steuersoftware. Die Export-Schaltfläche ist deaktiviert, während Daten geladen werden oder wenn für den Zeitraum keine Daten vorliegen.

Ein Kundenauszug ist ein Kontoauszug für einen einzelnen Kunden: jede Rechnung, jede Zahlung und jede Gutschrift in einem Datumsbereich, in chronologischer Reihenfolge, mit laufendem Saldo. Es ist das Dokument, das ein Kunde anfordert, wenn er abgleichen möchte, was er Ihnen schuldet. Kundenauszüge sind in allen Plänen verfügbar.

Was ein Auszug enthält: - Anfangssaldo — der offene Saldo des Kunden, der aus der Zeit vor dem Startdatum übernommen wird. - Einträge in Datumsreihenfolge: - Rechnungen als Soll (sie erhöhen die Schuld des Kunden) - Zahlungen als Haben (sie verringern den Saldo) - Gutschriften als Haben (sie verringern den Saldo) - Laufender Saldo nach jedem Eintrag, damit der Kunde genau sieht, wie sich die Summe verändert hat. - Endsaldo — was der Kunde am Ende des Zeitraums schuldet. - Summen für in Rechnung gestellte Beträge, erhaltene Zahlungen und angewandte Gutschriften. - Ihre Firmendaten und die Daten des Kunden in der Kopfzeile.

Entwürfe sind ausgeschlossen; nur ausgestellte Dokumente erscheinen.

Filtern nach Datumsbereich und Währung: Ein Auszug bezieht sich immer auf ein von Ihnen gewähltes Start- und Enddatum. Er bezieht sich außerdem auf eine einzelne Währung — wird ein Kunde in mehreren Währungen abgerechnet, erstellen Sie pro Währung einen eigenen Auszug, damit der laufende Saldo aussagekräftig bleibt.

Erstellen und Exportieren: 1. Öffnen Sie die Detailseite des Kunden 2. Wählen Sie Start- und Enddatum des Auszugs 3. Erstellen Sie den Auszug, um ihn am Bildschirm anzusehen 4. Laden Sie ihn als PDF herunter, um ihn per E-Mail zu versenden oder für den Kunden auszudrucken

Das PDF ist ein sauberer Kontoauszug mit Ihrem Branding, der sich direkt an den Kunden senden lässt.