Angebote

Angebote (auch Kostenvoranschläge oder Offerten genannt) ermöglichen es Ihnen, potenziellen Kunden Preisinformationen zu senden, bevor die Arbeit endgültig vereinbart wird. Sobald ein Angebot angenommen wurde, können Sie es mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln.

Angebote vs. Rechnungen: - Angebote haben ein Ablaufdatum statt eines Fälligkeitsdatums - Angebote können bei Annahme in Rechnungen umgewandelt werden - Angebote beeinflussen Ihre Umsatzkennzahlen erst nach der Umwandlung - Angebote nutzen dasselbe Vorlagensystem wie Rechnungen - Angebote haben einen eigenen Satz von Status (Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen, Umgewandelt)

Typische Anwendungsfälle: - Projektkostenvoranschläge an Kunden vor Arbeitsbeginn - Angebote für neue Geschäftsmöglichkeiten versenden - Preisfreigabe einholen, bevor abgerechnet wird - Vereinbarte Preise dokumentieren, bevor die endgültige Rechnung erstellt wird

Hinweis: Angebote können unter Einstellungen → Funktionen (Settings → Features) aktiviert oder deaktiviert werden. Sind sie deaktiviert, wird der Bereich Angebote in der Seitenleiste ausgeblendet.

Ein Angebot zu erstellen funktioniert fast genauso wie eine Rechnung. Der Hauptunterschied ist das Feld für das Ablaufdatum sowie die angebotsspezifischen Aktionen.

Angebotseditor: Der Angebotseditor teilt alle Funktionen mit dem Rechnungseditor: - Kundenauswahl mit automatischem Ausfüllen - Positionen mit Produkten und Preisen - Steuer- und Rabattberechnungen - Vorlagenauswahl - Live-A4-Vorschau

Angebotsspezifische Felder: - Gültig bis (Ablaufdatum) - Wann das Angebot abläuft und nicht mehr gültig ist. Dieses Feld ersetzt das Fälligkeitsdatum der Rechnung und ist standardmäßig auf 30 Tage nach dem Ausstellungsdatum gesetzt.

Wiederkehrende Angebote: Wie Rechnungen unterstützen auch Angebote wiederkehrende Zeitpläne über denselben Schalter im Editor. Das ist nützlich, um Kunden regelmäßig Angebote oder Verlängerungsangebote zu senden.

Beim Erstellen eines Angebots: 1. Legen Sie eine angemessene Gültigkeitsdauer fest (üblicherweise 14–30 Tage) 2. Berücksichtigen Sie alle Kosten und möglichen Optionen 3. Fügen Sie Notizen mit Bedingungen und Konditionen hinzu 4. Prüfen Sie die Vorschau vor dem Speichern

Die Angebotslisten-Seite bietet dieselben Verwaltungsfunktionen wie Rechnungen, ergänzt um angebotsspezifische Aktionen.

Verfügbare Aktionen: - Ansehen (View) - Angebotsdetailseite mit PDF-Vorschau öffnen - Bearbeiten (Edit) - Angebotsinhalt ändern - Duplizieren (Duplicate) - Eine Kopie des Angebots erstellen - PDF herunterladen (Download PDF) - Das Angebot als professionelles PDF erhalten - E-Mail senden (Send Email) - Mit PDF-Anhang an den Kunden senden (setzt das Angebot auf „Gesendet“) - In Rechnung umwandeln (Convert to Invoice) - Aus diesem Angebot eine Rechnung erstellen - Löschen (Delete) - Das Angebot entfernen

Angebotsstatus: - Entwurf - Angebot erstellt, aber noch nicht gesendet - Gesendet - An den Kunden zugestellt, Antwort steht aus - Angenommen - Der Kunde hat das Angebot angenommen - Abgelehnt - Der Kunde hat das Angebot abgelehnt - Abgelaufen - Ablaufdatum ohne Antwort überschritten - Umgewandelt - Wurde in eine Rechnung umgewandelt

Wenn ein Kunde Ihr Angebot annimmt, können Sie es mit einem einzigen Klick in eine Rechnung umwandeln. Das spart Zeit und sorgt für Genauigkeit, da alle Details übernommen werden. Sie können Angebote im Status Entwurf, Gesendet oder Angenommen umwandeln; ein bereits umgewandeltes Angebot kann nicht erneut umgewandelt werden.

Ablauf der Umwandlung: 1. Öffnen Sie das Angebot 2. Klicken Sie auf „In Rechnung umwandeln“ (Convert to Invoice) 3. Prüfen Sie die erzeugte Rechnung 4. Passen Sie bei Bedarf die Daten an 5. Speichern und senden Sie die Rechnung

Was übernommen wird: - Alle Positionen mit Beschreibungen, Mengen und Preisen - Kundeninformationen - Notizen - Vorlagenauswahl - Steuersätze und Rabatte

Was sich ändert: - Eine neue Rechnungsnummer wird automatisch generiert - Das Ausstellungsdatum wird auf heute gesetzt - Das Fälligkeitsdatum wird auf 30 Tage nach dem Ausstellungsdatum gesetzt - Der Status des ursprünglichen Angebots wechselt zu „Umgewandelt“ (Converted) - Die Verknüpfung zwischen Angebot und Rechnung bleibt erhalten

Bei größeren oder mehrphasigen Projekten müssen Sie ein Angebot nicht auf einmal abrechnen. Mit Abschlagsrechnungen rechnen Sie ein angenommenes Angebot in mehreren Etappen ab und erzeugen für jede Phase eine eigene Rechnung, während das ursprüngliche Angebot die zentrale Referenz bleibt. Abschlagsrechnungen sind in allen Plänen verfügbar.

So funktioniert es: Jede Abschlagsrechnung schöpft einen Teil der Gesamtsumme des Angebots aus. Sie können jede Etappe prozentual abrechnen (z. B. 30 % Anzahlung, dann 40 %, dann 30 %) oder als Festbetrag (ein konkreter Meilensteinwert). Invotify verfolgt, wie viel des Angebots bereits abgerechnet wurde und wie viel noch offen ist.

Schutz vor Überfakturierung: Sie können nie mehr abrechnen als die Gesamtsumme des Angebots. Sobald der kumulierte Betrag 100 % des Angebots erreicht, können keine weiteren Abschlagsrechnungen erstellt werden — das System blockiert jeden Betrag, der den verbleibenden, noch nicht abgerechneten Saldo übersteigen würde.

Aktivierung: Abschlagsrechnungen werden pro Angebot aktiviert. Setzen Sie im Angebotseditor das Häkchen bei „Abschlagsrechnungen erlauben“ (Allow progress invoicing) (im Bereich der Angebotsdetails, beim Erstellen oder Bearbeiten des Angebots). Erlaubt ein Angebot sie nicht, weist seine Abschlagsansicht darauf hin und führt Sie direkt in den Editor, um die Option zu aktivieren.

Wo Sie die Funktion finden: Öffnen Sie die Detailseite des Angebots und nutzen Sie dort die Ansicht für Abschlagsrechnungen, um Meilensteine hinzuzufügen, den Prozentsatz oder Festbetrag festzulegen und die Rechnung für die jeweilige Etappe zu erzeugen. Jede erzeugte Rechnung verhält sich wie jede andere Rechnung (PDF, E-Mail, Zahlungsverfolgung).

Ablaufdaten von Angeboten werden überall in Invotify verfolgt, damit Sie rechtzeitig bei Ihren Kunden nachfassen können. Das System überwacht Ihre Angebote aktiv und sendet Benachrichtigungen, bevor sie ablaufen.

Wo Ablaufdaten erscheinen: - Angebotsdetailseite - Kalenderansicht als farblich markierte Ereignisse - Benachrichtigungssystem mit Hinweisen mittlerer Priorität

Benachrichtigungen: - Angebot läuft bald ab - Ein Hinweis, wenn ein gesendetes Angebot kurz vor seinem Ablaufdatum steht und noch unbeantwortet ist - Angebot abgelaufen - Wird ausgelöst, wenn ein Angebot sein Ablaufdatum ohne Antwort überschreitet

Bewährte Vorgehensweisen: - Prüfen Sie den Kalender wöchentlich auf ablaufende Angebote - Senden Sie vor dem Ablauf Erinnerungs-E-Mails - Erwägen Sie bei interessierten Kontakten eine Verlängerung des Ablaufdatums - Schließen Sie abgelaufene Angebote, wenn keine Antwort eingeht