Produkte

Der Produktkatalog hilft Ihnen, Ihr Angebot zu standardisieren und die Rechnungserstellung zu beschleunigen. Statt dieselben Positionsbeschreibungen und Preise immer wieder einzutippen, wählen Sie beim Erstellen von Rechnungen einfach aus Ihren gespeicherten Produkten.

Vorteile: - Einheitliche Preise auf allen Rechnungen - Schnelle Positionsauswahl bei der Rechnungserstellung - Organisation nach Kategorien - Optionale Bestandsverfolgung mit Warnungen bei niedrigem Lagerbestand - Standard-Steuersätze pro Produkt - Erfassung des Einkaufspreises neben dem Verkaufspreis - Mehrere Einheitentypen für unterschiedliche Abrechnungsmodelle

Planvoraussetzung: Der Produktkatalog und die Bestandsverfolgung sind eine Pro-Funktion. Starter-Konten können Rechnungspositionen weiterhin auf jeder Rechnung manuell eintippen, der gespeicherte Produktkatalog erfordert jedoch einen Pro-Plan (oder Lifetime). Auf Pro können Sie Produkte zusätzlich unter Einstellungen → Funktionen (Settings → Features) ein- oder ausblenden — beim Deaktivieren verschwindet der Bereich Produkte aus der Seitenleiste, ohne dass Ihre Daten gelöscht werden. Die Bestandsverfolgung ist ein untergeordneter Schalter von Produkte.

Fügen Sie Produkte zu Ihrem Katalog hinzu, um die Rechnungserstellung schneller und konsistenter zu machen.

Produktfelder:

Pflichtfelder: - Produktcode (eindeutige Kennung, ähnlich einer SKU – z. B. "SVC-001") - Name (Anzeigename, der auf Rechnungen erscheint) - Stückpreis (Standardpreis pro Einheit)

Optional: - Einkaufspreis (was Sie der Artikel kostet — wird neben dem Verkaufspreis erfasst, um die Marge im Blick zu behalten) - Einheit (wie das Produkt gemessen oder abgerechnet wird) - Steuersatz (Standard-Steuersatz in Prozent, der beim Hinzufügen zu Rechnungen angewendet wird) - Kategorie (zur Organisation und Filterung) - Lagerbestand und Mindestbestand-Schwelle (wenn die Bestandsverfolgung aktiviert ist)

Verfügbare Einheiten: - Einheit (generisch) - Stunde - Tag - Monat - Jahr - Stück - Dienstleistung - Projekt - Lizenz - Abonnement

Verfügbare Kategorien: - Dienstleistungen - Software - Hardware - Beratung - Schulung - Support - Lizenzierung - Abonnement - Sonstiges

Für physische Produkte bietet Invotify eine optionale Bestandsverfolgung, mit der Sie Lagerbestände überwachen und gewarnt werden, wenn der Vorrat zur Neige geht.

Bestandsverfolgung aktivieren: Die Bestandsverfolgung ist eine Pro-Funktion. Aktivieren Sie sie auf einem Pro- oder Lifetime-Plan unter Einstellungen → Funktionen (Settings → Features) — sie ist ein untergeordneter Schalter von Produkte. Anschließend können Sie für einzelne Produkte Lagerbestände und Schwellenwerte festlegen.

Bestandsfelder (pro Produkt): - Aktueller Bestand (Current Stock) — Anzahl der derzeit vorrätigen Einheiten - Mindestbestand-Schwelle (Low Stock Threshold) — der Wert, bei dem Sie gewarnt werden möchten

Bestandsanzeigen: - Normal: Der Bestand liegt über der Mindestbestand-Schwelle - Niedriger Bestand (Low Stock, Orange): Der Bestand liegt auf oder unter der Schwelle, aber über null - Nicht vorrätig (Out of Stock, Rot): Keine Einheiten mehr vorhanden

So werden Bestandsänderungen protokolliert: Jede Änderung wird mit Zeitstempel in ein Bestandsbewegungsprotokoll geschrieben, sodass Sie einen vollständigen Prüfpfad behalten. Zu den Bewegungsarten gehören: - Anfangsbestand (Initial) — die Eröffnungsmenge, die beim Anlegen des Produkts festgelegt wird - Auffüllung (Restock) — Sie stocken den Bestand manuell auf - Korrektur (Adjustment) — Sie korrigieren die Menge manuell (nach oben oder unten) - Verkauf (Sale) — Bestand wird abgezogen, weil ein Produkt auf einer Rechnung abgerechnet wurde

Automatischer Abzug: Der Bestand wird automatisch zu einem von zwei Zeitpunkten abgezogen: wenn eine Rechnung mit Katalogprodukten mit dem Status „Gesendet“ (Sent) erstellt wird, oder wenn eine bestehende Rechnung später als „Bezahlt“ (Paid) markiert wird — je nachdem, was zuerst eintritt. Der Abzug ist abgesichert, sodass dieselbe Rechnung den Bestand nie zweimal verringert.

Benachrichtigungen: Das Benachrichtigungssystem überwacht Ihre Lagerbestände: - Nicht vorrätig (Out of Stock, hohe Priorität) — wird ausgelöst, wenn ein Produkt den Bestand null erreicht - Niedriger Bestand (Low Stock, mittlere Priorität) — wird ausgelöst, wenn der Bestand auf oder unter die konfigurierte Schwelle fällt

Beim Erstellen einer Rechnung können Sie Produkte aus Ihrem Katalog schnell hinzufügen, statt alles manuell einzutippen. Das sorgt für einheitliche Preise und spart Zeit.

Produkte zu Rechnungen hinzufügen: 1. Gehen Sie im Rechnungseditor zum Abschnitt der Rechnungspositionen 2. Klicken Sie auf das Produktauswahl-Dropdown 3. Suchen oder durchstöbern Sie Ihre Produkte 4. Wählen Sie das Produkt aus, um es als Position hinzuzufügen 5. Die Menge ist standardmäßig 1 — passen Sie sie bei Bedarf an 6. Preis, Steuersatz und Beschreibung werden automatisch aus dem Produkt übernommen

Was automatisch übernommen wird: - Die Beschreibung aus dem Produktnamen - Der Stückpreis aus dem Standardpreis des Produkts - Der Steuersatz aus dem Standardsatz des Produkts

Anpassung: Nach der Auswahl eines Produkts können Sie weiterhin: - Den Beschreibungstext bearbeiten - Den Preis für diese konkrete Rechnung ändern - Den Steuersatz anpassen - Die Menge ändern

So dienen Produkte als Ausgangspunkt, den Sie für bestimmte Situationen oder Kundenvereinbarungen weiterhin individuell anpassen können.