Kundenportal & Freigabe

Das Kundenportal ist die kundenseitige Seite von Invotify — alles, was Ihr Kunde sieht und tut, ohne jemals ein Konto anzulegen. Sie erzeugen einen sicheren Freigabelink, senden ihn an Ihren Kunden, und dieser erhält eine aufgeräumte, mit Ihrem Branding versehene Seite, auf der er die Rechnung lesen, das PDF herunterladen und (mit Pro) online bezahlen kann. Sie selbst erhalten währenddessen eine stille Aufzeichnung darüber, wann und von wo die Rechnung geöffnet wurde.

Was das Portal leistet:

• Öffentliche Rechnungsansicht — Ein tokenbasierter Link öffnet die Rechnung im Browser. Kein Login, kein Passwort, keine Hürde für den Kunden.
• PDF-Download — Der Kunde lädt mit einem Klick ein pixelgenaues A4-PDF seiner Rechnung herunter.
• Online-Zahlung (Pro) — Ein Button „Jetzt bezahlen“ (Pay Now) führt den Kunden zu einem sicheren Stripe-Checkout für die vollständige oder teilweise Zahlung.
• Aufruf-Tracking — Jedes Öffnen wird protokolliert: wann, von wo, Anzahl der Aufrufe sowie Zeitstempel des ersten/letzten Aufrufs.
• E-Mail-Einstellungen — Abmeldung mit einem Klick und granulare Kontrolle darüber, welche E-Mails der Kunde erhält.

Zwei Linktypen:

• Einzelrechnungslink (/invoice/{token}) — Zeigt genau eine Rechnung mit allen Details und einer Download-/Zahlaktion.
• Kundenportallink (/portal/{token}) — Eine zusammengefasste Ansicht der letzten Rechnungen des Kunden, seines gesamten offenen Saldos, einer etwaigen Überfälligkeitsmarkierung und des Gutschriftsaldos — jede Rechnung mit eigener Zahlaktion.

Pläne: Öffentliche Ansicht, PDF-Download, Aufruf-Tracking und die Verwaltung der E-Mail-Einstellungen sind in jedem Plan enthalten. Die Online-Zahlung aus dem Portal erfordert einen Pro-Plan mit verbundenem Stripe-Konto.

Jede Portalseite trägt Ihren Firmennamen und Ihr Logo, führt eine dezente „Powered by Invotify“-Fußzeile und ist mit noindex markiert, sodass sie niemals in Suchmaschinen auftaucht.

Beim Teilen einer Rechnung wird ein eindeutiges, schwer zu erratendes Freigabetoken erzeugt und in einen öffentlichen Link verwandelt, den Ihr Kunde ohne Anmeldung öffnen kann. Das Token ist eine zufällige UUID — es lässt sich nicht durch Hochzählen einer Nummer erraten — und gehört zu genau einer Rechnung.

So funktioniert das Freigabetoken:

• Beim Erzeugen eines Links wird ein share_token für die Rechnung erstellt und eine URL der Form https://your-app/invoice/{token} zurückgegeben.
• Existiert für die Rechnung bereits ein Token, gibt Invotify dasselbe zurück — erneutes Teilen verändert den Link nicht und macht keine bereits versendete URL kaputt.
• Der Link ist der einzige Berechtigungsnachweis. Jeder, der ihn besitzt, kann die Rechnung einsehen — behandeln Sie ihn daher wie einen privaten Link.
• Sie können einen Freigabelink jederzeit widerrufen. Beim Widerruf wird das Token gelöscht und die alte URL funktioniert sofort nicht mehr (sie liefert „nicht gefunden“). Erzeugen Sie einen neuen Link, um erneut zu teilen.

Berechtigungen: Zum Erzeugen oder Widerrufen eines Freigabelinks ist die Berechtigung „Rechnungen verwalten“ (Manage invoices) erforderlich — nur autorisierte Teammitglieder können eine Rechnung öffentlich zugänglich machen.

Was der Kunde erhält: Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail versenden, kann der Link (und mit Pro ein Zahlungslink) mitgesendet werden. Sie können die Freigabe-URL auch kopieren und über einen beliebigen Kanal verschicken — Chat, Ihr eigenes E-Mail-Programm, eine Messaging-App.

Das PDF über WhatsApp, Telegram, Slack & Co. teilen: Der Teilen-Dialog bei Rechnungen und Angeboten übergibt das gerenderte PDF direkt an das Share-Sheet Ihres Geräts (auf Smartphones, Tablets und modernen Desktop-Browsern). Tippen Sie auf WhatsApp, Telegram, Slack oder Messenger — das PDF ist bereits angehängt; Empfänger auswählen und senden. In Browsern, deren Share-Sheet keine Dateien unterstützt, greift Invotify auf den PDF-Download zurück und öffnet die App, damit Sie die Datei manuell anhängen können.

Öffnet ein Kunde einen Freigabelink, landet er auf einer aufgeräumten, mobilfreundlichen Seite ohne Login. Je nach Link gibt es zwei Erlebnisse.

Einzelrechnungsseite (`/invoice/{token}`): Der Kunde sieht die vollständige Rechnung — Ihren Firmennamen und Ihr Logo, Rechnungsnummer und Status, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, die Rechnungsangaben, jede Position mit Mengen und Summen sowie alle von Ihnen hinzugefügten Anmerkungen. Unten stehen die Aktionen: - PDF herunterladen (Download PDF) — Erzeugt und lädt ein professionelles A4-PDF herunter, identisch mit dem, das Sie versenden würden. Wird serverseitig auf Abruf generiert. - Jetzt bezahlen (Pay Now) — Erscheint nur, wenn ein Zahlungslink verfügbar ist und die Rechnung nicht bereits bezahlt oder storniert wurde (Pro — siehe Online-Zahlung weiter unten).

Zusammengefasste Portalseite (`/portal/{token}`): Eine Dashboard-artige Übersicht für den Kunden über alle seine Rechnungen bei Ihnen: - Offener Saldo — Die Gesamtsumme aller noch offenen Rechnungen (nicht nur der angeklickten), mit einer Überfälligkeitsmarkierung, falls Rechnungen überfällig sind. - Gutschriftsaldo — Ausgestellte oder verrechnete Gutschriften des Kunden. - Rechnungsliste — Die letzten Rechnungen (ohne Entwürfe), seitenweise dargestellt, jeweils mit Nummer, Daten, Status, Betrag und einer Zahlaktion.

Privacy by Design: Das Portal liefert immer nur einen sicheren Teilausschnitt der Daten. Interne IDs, das Freigabetoken selbst und alles, was nicht zu diesem Kunden gehört, werden aus der Antwort entfernt. Das zusammengefasste Portal ist strikt auf den einen Kunden beschränkt, dem das Token gehört. Portalantworten werden mit no-store-Caching gesendet, sodass nichts Sensibles von Zwischenstationen zwischengespeichert wird.

Mit einem Pro-Plan und verbundenem Stripe-Konto macht das Portal aus einer Ansicht eine Zahlung. Der Kunde klickt auf „Jetzt bezahlen“ (Pay Now) und landet auf Stripes sicherem, gehostetem Checkout — Invotify kommt mit seinen Kartendaten nie in Berührung.

So läuft eine Portalzahlung ab: 1. Der Kunde öffnet seine Rechnung oder das zusammengefasste Portal und klickt auf Bezahlen (Pay). 2. Invotify erstellt für diese Rechnung eine Stripe-Checkout-Sitzung und leitet den Kunden dorthin weiter. 3. Der Kunde bezahlt auf Stripes gehosteter Seite. Seine E-Mail-Adresse ist für einen schnelleren Checkout vorausgefüllt. 4. Bei Erfolg kehrt er auf eine Bestätigungsseite zurück; bricht er ab, landet er sauber wieder zurück. 5. Stripe bestätigt die Zahlung und der Rechnungsstatus wechselt automatisch auf Bezahlt (Paid).

Vollständige oder Teilzahlungen: - Standardmäßig zahlt der Kunde den vollen offenen Saldo (den fälligen Betrag, nicht nur die ursprüngliche Summe — frühere Teilzahlungen werden also berücksichtigt). - Haben Sie Teilzahlungen für die Rechnung aktiviert, kann der Kunde einen kleineren Betrag zahlen. Invotify setzt einen von Ihnen festgelegten Mindestzahlungsbetrag durch und lässt den Kunden nie mehr zahlen, als noch offen ist.

Eingebaute Schutzmechanismen: - Bereits bezahlte oder stornierte Rechnungen können nicht erneut bezahlt werden — der Bezahlen-Button wird ausgeblendet und die Anfrage serverseitig abgelehnt. - Der Zahlungsendpunkt des Portals ist ratenbegrenzt, um Missbrauch zu verhindern. - Der Zahlungsbetrag wird vor dem Erstellen einer Sitzung gegen den aktuellen offenen Saldo und Stripes Mindestbetrag validiert.

Wichtig: Die Online-Zahlung erfordert einen Pro-Plan und ein verbundenes Stripe-Konto. Ohne verbundenes Stripe funktioniert das Portal weiterhin zum Ansehen und Herunterladen — es gibt lediglich keinen Bezahlen-Button.

Fragen Sie sich nicht länger, ob Ihr Kunde die Rechnung wirklich geöffnet hat. Jedes Mal, wenn eine geteilte Rechnung angesehen wird, zeichnet Invotify es auf — Sie wissen also genau, wann sie gesehen wurde, wie oft und von wo.

Was bei jedem Aufruf erfasst wird: - Zeitstempel — Wann der Aufruf stattfand. - Quelle — Woher der Aufruf kam: link (ein geteilter Einzelrechnungslink), email, portal oder api. Der Standardwert ist link. - IP des Betrachters — Die IP-Adresse des Kunden (aus dem Forwarding-Header gelesen), damit Sie wiederholte Aufrufe vom selben Ort von neuen unterscheiden können. - User-Agent — Die Browser-/Geräte-Kennung, auf eine sichere Länge gekürzt.

Aggregierte Statistiken, die Invotify pro Rechnung führt: - Aufrufzahl — Die laufende Gesamtzahl der Öffnungen. - Erstmals angesehen am — Der genaue Zeitpunkt der ersten Öffnung (einmal gestempelt, nie überschrieben). - Zuletzt angesehen am — Die jüngste Öffnung. - Eindeutige IPs — Wie viele unterschiedliche IP-Adressen die Rechnung angesehen haben.

Wo Sie es sehen: Die Aufrufstatistiken der Rechnung erscheinen auf der Rechnungsdetailseite — ein kompaktes Badge zeigt die Aufrufzahl, beim Daraufzeigen die Zeitstempel des ersten und letzten Aufrufs sowie einen Live-Indikator, wenn die Rechnung kürzlich geöffnet wurde. Das vollständige Aufrufprotokoll (jede einzelne Öffnung mit Quelle, IP und User-Agent) ist über die Aufrufdaten der Rechnung verfügbar, beschränkt auf Ihr Unternehmen.

Missbrauchsschutz: Der Tracking-Endpunkt ist pro IP und pro Token ratenbegrenzt — ein einzelner Kunde, der die Seite wiederholt neu lädt, kann Ihre Aufrufzahl also nicht aufblähen, und der Endpunkt lässt sich nicht zum Schönen der Zahlen bombardieren.

Jede E-Mail, die Invotify an einen Kunden sendet, enthält einen Abmelde-/Einstellungslink — Ihre Kunden behalten also stets die Kontrolle darüber, was in ihrem Posteingang landet. Der Link funktioniert ganz ohne Login: Das Abmeldetoken selbst belegt die Inhaberschaft der E-Mail-Adresse.

Was Kunden steuern können: - Dokument-E-Mails — Rechnungen, Angebote und andere an sie gesendete Dokumente. - Erinnerungs-E-Mails — Erinnerungen an überfällige und anstehende Zahlungen. - Marketing-E-Mails — Werbe- oder Ankündigungsnachrichten.

Jede Kategorie ist ein unabhängiger Ein/Aus-Schalter. Ein Kunde, der nur Rechnungen, aber keine Erinnerungen möchte, kann genau das haben — es ist kein Alles-oder-nichts.

Abmeldung mit einem Klick: Die Einstellungsseite ist dieselbe Oberfläche wie der Abmeldelink in jeder E-Mail. Kunden können eine einzelne Kategorie abschalten oder sich an einer Stelle von allem abmelden. Änderungen werden sofort gespeichert und gelten für künftige Sendungen.

So bleibt es sicher: - Der Einstellungsendpunkt erfordert ein gültiges Token (zu kurze oder fehlende werden abgelehnt), und allein dieses Token autorisiert das Lesen und Aktualisieren der Einstellungen — kein Konto erforderlich. - Es werden nur die bekannten, zulässigen Einstellungsschlüssel akzeptiert, und zwar ausschließlich mit booleschen Werten — der Endpunkt kann also nicht dazu gebracht werden, etwas anderes zu ändern. - Lese- und Schreibzugriffe sind pro IP ratenbegrenzt.

Das Respektieren dieser Einstellungen hält Ihre Versandreputation gesund und Sie auf der richtigen Seite der Anti-Spam-Regeln — Kunden, die sich abgemeldet haben, erhalten die betreffende Kategorie schlicht nicht mehr.