Zahlungen und Forderungsmanagement

Invotify macht aus Rechnungen Ergebnisse — bezahlte Rechnungen. Das Zahlungssystem deckt alles ab: vom ersten Bezahlen-Button auf der Rechnung bis zur abschließenden Abstimmung mit der Banktransaktion. Nach der einmaligen Einrichtung läuft das meiste davon automatisch.

So funktionieren Zahlungen von Anfang bis Ende:

1. Bezahlen-Button auf der Rechnung. Jede Rechnung in den Tarifen Pro und Lifetime enthält einen Zahlungslink. Ihre Kunden klicken darauf und schließen die Zahlung in Sekunden mit den von Ihnen aktivierten Zahlungsmethoden ab.

1. Automatische Statusaktualisierung. Sobald eine Zahlung erfolgreich ist, erhält Invotify die Bestätigung vom Zahlungsdienstleister und setzt die Rechnung automatisch auf „Bezahlt" (Paid). Kein ständiges Nachprüfen, kein manueller Schritt.

1. Erinnerungen bei überfälligen Rechnungen. Wird eine Rechnung überfällig, sendet Invotify dem Kunden nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan höfliche Erinnerungs-E-Mails — oder benachrichtigt Sie, damit Sie selbst entscheiden, ob Sie nachhaken möchten.

1. Bankabstimmung. Wenn Sie Ihre Bank verbunden haben, überwacht Invotify eingehende Transaktionen und ordnet sie automatisch offenen Rechnungen zu. Alles, was sich nicht zuverlässig zuordnen lässt, bleibt für die manuelle Zuordnung per Klick verfügbar.

1. Verzugsgebühren, Gutschriften, Teilzahlungen, manuelle Erfassung. Jeder Sonderfall der realen Rechnungspraxis ist abgedeckt.

Was jeder Tarif enthält: Manuelle Zahlungserfassung, Teilzahlungen mit laufendem Saldo, Erinnerungen bei überfälligen Rechnungen und Verzugsgebühren sind in allen Tarifen verfügbar — Starter, Pro und Lifetime. Zahlungen, die außerhalb von Invotify eingegangen sind (Bargeld, Scheck, Überweisung), können Sie jederzeit erfassen, und überfällige Rechnungen können Sie immer anmahnen.

Was Pro und Lifetime zusätzlich bieten: Online-Zahlungen über Stripe und PayPal, Zahlungslinks pro Rechnung mit automatischer Statusaktualisierung, Bank-Synchronisierung mit automatischer Zuordnung (Plaid) sowie gespeicherte Zahlungsmethoden mit automatischer Abbuchung für wiederkehrende Rechnungen.

Verbinden Sie Stripe, PayPal oder beides — danach enthält jede von Ihnen versendete Rechnung einen Zahlungslink, und bezahlte Rechnungen aktualisieren sich von selbst. Online-Zahlungen sind eine Funktion der Tarife Pro und Lifetime.

Stripe verbinden: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen (Settings → Integrations) 2. Klicken Sie neben Stripe auf „Verbinden" (Connect) 3. Sie werden zu Stripe weitergeleitet, um die Verbindung zu autorisieren oder ein neues Konto zu erstellen 4. Schließen Sie das Stripe-Onboarding ab (in der Regel wenige Minuten — es werden grundlegende Unternehmensdaten abgefragt) 5. Zurück in Invotify zeigt der Verbindungsstatus „Verbunden" (Connected) zusammen mit Ihrem Kontonamen

PayPal verbinden: 1. Klicken Sie in denselben Integrationseinstellungen neben PayPal auf „Verbinden" (Connect) 2. Autorisieren Sie Invotify über den OAuth-Ablauf von PayPal 3. Nach der Verbindung können Rechnungen mit PayPal bezahlt werden — zusätzlich zu Stripe oder stattdessen

Über Stripe unterstützte Zahlungsmethoden: - Kredit- und Debitkarten - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-Lastschrift (Europa)

Welche Methoden verfügbar sind, hängt von Ihrer Stripe-Region ab. PayPal-Zahlungen werden über die PayPal Orders API abgewickelt.

Sicherheit: Invotify sieht oder speichert niemals die Karten- oder Bankdaten Ihrer Kunden. Die Zahlungsinformationen werden direkt von Stripe oder PayPal in deren eigenen sicheren Formularen erfasst. Kartendaten sind standardmäßig PCI-DSS-Level-1-konform, da der Zahlungsdienstleister den Compliance-Umfang verantwortet.

Was passiert, wenn ein Kunde bezahlt: 1. Der Kunde klickt auf den Zahlungslink in der Rechnung (E-Mail oder PDF) 2. Er schließt die Zahlung auf der von Stripe oder PayPal gehosteten Seite ab 3. Der Zahlungsdienstleister bestätigt die Zahlung in Echtzeit per Webhook an Invotify 4. Der Rechnungsstatus wechselt zu „Bezahlt" (Paid) 5. Sie erhalten eine Benachrichtigung

Teilzahlungen: Bezahlt ein Kunde nur einen Teil einer Rechnung (z. B. eine Anzahlung), erfasst Invotify die Teilzahlung und lässt die Rechnung für den Restbetrag offen. Sie sehen sowohl den bereits bezahlten Betrag als auch den noch offenen Restbetrag.

Gespeicherte Zahlungsmethoden und automatische Abbuchung: In Pro und Lifetime können Kunden eine Zahlungsmethode hinterlegen, sodass wiederkehrende Rechnungen automatisch abgebucht werden, sobald die jeweilige Ausführung erzeugt wird. Sie richten dies pro Kunde ein; die hinterlegte Methode wird sicher beim Zahlungsdienstleister verwahrt — Invotify speichert die Karte selbst niemals.

Verbinden Sie das Bankkonto Ihres Unternehmens über Plaid, und Invotify ordnet eingehende Transaktionen offenen Rechnungen zu — die manuelle Abstimmung entfällt. Transaktionen werden synchronisiert, eine Zuordnungs-Engine bewertet sie gegen Ihre offenen Rechnungen, Treffer mit hoher Konfidenz markieren die Rechnung automatisch als bezahlt, und der Rest lässt sich per Klick zuordnen (oder ignorieren).

Die Bank-Synchronisierung ist eine Funktion von Pro und Lifetime und wird sicher über Plaid hergestellt — Invotify sieht nur Transaktionsdaten, niemals Ihre Bank-Zugangsdaten. Sie können die Verbindung jederzeit unter Einstellungen → Integrationen (Settings → Integrations) widerrufen.

Siehe den eigenen Abschnitt „Bank" für den vollständigen Leitfaden: wie die Zuordnung bewertet wird (Betrag, Datumsnähe, Beschreibung), unterstützte Institute, manuelle Zuordnung und Details zum Datenschutz.

Wenn eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet, kann Invotify dem Kunden automatisch höfliche Erinnerungs-E-Mails senden — oder Sie einfach benachrichtigen, damit Sie selbst entscheiden, ob Sie nachhaken. Keine aggressiven erneuten Kartenabbuchungen, keine Mahnketten. Nur ein freundliches „diese Rechnung ist überfällig" mit dem Zahlungslink.

So funktionieren Erinnerungen: 1. Eine Rechnung überschreitet ihr Fälligkeitsdatum 2. Am konfigurierten Tag (z. B. 7 Tage nach Fälligkeit) sendet Invotify dem Kunden eine höfliche E-Mail in Ihrem Branding mit Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum 3. Hat der Kunde weiterhin nicht bezahlt, kann später eine weitere Erinnerung folgen (z. B. nach 14 oder 30 Tagen — den Zeitplan bestimmen Sie) 4. Jede Erinnerung wird an der Rechnung protokolliert: wann die letzte gesendet wurde und wie viele es insgesamt waren 5. Erinnerungen sind frequenzbegrenzt, sodass eine Rechnung niemals mehr als eine Erinnerung pro Tag auslöst

Zwei Modi: - Automatische Erinnerungen (Auto-remind) — in den Einstellungen (Settings) aktivierbar. Invotify sendet Erinnerungen automatisch nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan. Sie müssen nichts tun. - Manuelle Erinnerungen (Manual remind) — Invotify benachrichtigt SIE, wenn eine Rechnung überfällig ist. Sie entscheiden, ob Sie eine Erinnerung senden oder die Sache anders klären.

Konfiguration: - Tage vor Fälligkeit — senden Sie optional einen Hinweis, bevor die Rechnung fällig wird (z. B. 3 Tage vorher) - Tage nach Fälligkeit — wann Überfälligkeitserinnerungen gesendet werden (1, 7, 14 oder 30 Tage nach Fälligkeit) - Tonfall — Erinnerungen vor Fälligkeit sind sanft; Überfälligkeitserinnerungen etwas bestimmter

Was der Kunde sieht: Eine E-Mail in Ihrem Branding mit Rechnungsnummer, offenem Betrag und Fälligkeitsdatum. Keine Formulierungen wie „Ihre Karte wurde abgelehnt" — nur eine höfliche Erinnerung.

Richten Sie Ihre Verzugsgebühren-Richtlinie einmalig auf Unternehmensebene ein und wenden Sie sie anschließend mit einem Klick auf überfällige Rechnungen an. Verzugsgebühren geben Ihren Kunden einen echten Anreiz, pünktlich zu zahlen — ohne dass Sie unangenehme E-Mails der Sorte „wir haben eine Gebühr hinzugefügt" schreiben müssen.

Konfiguration: Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumenteinstellungen (Settings → Document Settings) — die Optionen für Verzugsgebühren befinden sich in der Karte „Standard-Zahlungsbedingungen" (Default Payment Terms): - Aktivieren oder deaktivieren Sie Verzugsgebühren für Ihr Unternehmen - Karenzzeit — die Anzahl der Tage nach dem Fälligkeitsdatum, bevor Gebühren greifen (z. B. 3 Tage: eine Rechnung mit 1–3 Tagen Verzug bleibt gebührenfrei, ab dem 4. Tag fällt die Gebühr an) - Gebührenart — fester Betrag (z. B. pauschal €25) oder Prozentsatz (z. B. 2% des offenen Saldos) - Obergrenze — optionale Deckelung der Gesamtgebühr, damit Sie bei einer strittigen oder kleinen Rechnung nie zu viel berechnen - Wiederkehrend — standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, kann die Gebühr nach einem festgelegten Intervall erneut angewendet werden (z. B. alle 30 Tage), solange die Rechnung überfällig bleibt. Die meisten Unternehmen lassen dies aus — aktivieren Sie es nur, wenn Sie es ausdrücklich benötigen.

So werden Gebühren angewendet: Sobald eine überfällige Rechnung die Karenzzeit überschritten hat, nutzen Sie die Aktion „Verzugsgebühr anwenden" (Apply late fee) an der Rechnung. Die Gebühr wird gemäß Ihrer Richtlinie berechnet und zur Rechnungssumme hinzugefügt — der Kunde sieht den ursprünglichen Betrag, die Gebühr und die neue Gesamtsumme. Alles ist nachvollziehbar, und Sie behalten die Kontrolle: Keine Gebühr wird ohne Ihren Klick hinzugefügt.

Kommunikation mit dem Kunden: Ihr Zahlungsbedingungen-Block (Payment Terms) kann einen Text enthalten, der Ihre Verzugsgebühren-Richtlinie erklärt (z. B. „Bei Rechnungen mit mehr als 3 Tagen Verzug fällt eine Verzugsgebühr von 2% an, maximal €50."). Invotify versendet keine automatischen E-Mails der Art „Sie schulden eine Verzugsgebühr" — dafür sind die Überfälligkeitserinnerungen da.

Abschlagsrechnungen bedeuten, ein einzelnes Angebot in mehreren Etappen abzurechnen statt auf einmal. Ideal für langlaufende Projekte, meilensteinbasierte Arbeit und Rahmenverträge mit Liefergegenständen.

Warum in Abschlägen abrechnen: Ein Website-Projekt über €18,000 muss keine einzige Rechnung sein. Berechnen Sie 30% zum Projektstart, 30% nach dem Zwischenreview, 40% bei Lieferung. Jede Rechnung verweist auf das ursprüngliche Angebot, führt die laufende Gesamtsumme mit und verhindert, dass Sie jemals zu viel abrechnen.

Eine Abschlagsrechnung erstellen: 1. Öffnen Sie das Angebot — im Angebots-Editor muss „Allow progress invoicing“ (Abschlagsrechnungen erlauben) angehakt sein (aktivieren Sie es beim Erstellen oder Bearbeiten des Angebots) 2. Fügen Sie in der Abschlagsrechnungs-Ansicht eine Etappe hinzu 3. Wählen Sie den Betrag — entweder einen Prozentsatz der Gesamtsumme (30%) oder einen konkreten Betrag (€5,400) 4. Invotify erstellt eine neue Rechnung, die auf das Angebot verweist und auf die laufende Gesamtsumme angerechnet wird 5. Versenden und kassieren Sie wie gewohnt

Schutz vor Überfakturierung: Invotify führt die Gesamtsumme aller Abschlagsrechnungen eines Angebots mit. Wenn Sie versuchen, eine Abschlagsrechnung zu erstellen, die die Angebotssumme überschreiten würde, blockiert Invotify die Aktion. Sie können nie versehentlich mehr abrechnen als das Angebot.

Restbetrag im Blick: Die Fortschrittsansicht des Angebots zeigt den laufenden Saldo — Angebotssumme, bisher abgerechneter Betrag und verbleibender Betrag — sodass das Gesamtbild immer klar ist.

Den Rest abrechnen: Um den gesamten Restbetrag abzurechnen, erstellen Sie eine letzte Abschlagsrechnung über alles, was noch offen ist (eine Etappe „100% des Restbetrags"). Sobald die kumulierte Summe die Angebotssumme erreicht, können keine weiteren Abschlagsrechnungen mehr erstellt werden.

Nicht jede Zahlung kommt über Stripe oder die Bank-Synchronisierung herein. Bargeld, Schecks, Überweisungen, Verrechnungen oder Zahlungen außerhalb des Systems müssen alle irgendwo erfasst werden. Genau dafür hat Invotify einen Ablauf zur manuellen Zahlungserfassung.

So erfassen Sie eine manuelle Zahlung: 1. Öffnen Sie die Rechnung 2. Klicken Sie auf „Zahlung erfassen" (Record payment) 3. Geben Sie ein: - Betrag (für eine vollständige Begleichung den offenen Saldo, für eine Teilzahlung einen geringeren Betrag) - Notizen (optional — Zahlungsart, Referenznummer, alles, was erwähnenswert ist) 4. Klicken Sie auf Speichern (Save)

Der Rechnungssaldo wird sofort aktualisiert. Begleicht die Zahlung die Rechnung vollständig, wechselt der Status zu „Bezahlt" (Paid). Ist sie nur teilweise, bleibt die Rechnung für den Restbetrag offen, und die Teilzahlung wird in der Zahlungshistorie verzeichnet.

Mehrere Zahlungen pro Rechnung: Eine Rechnung kann im Laufe der Zeit beliebig viele Teilzahlungen erhalten. Jede wird mit eigenem Datum und Betrag protokolliert. Die Zahlungshistorie zeigt den gesamten Verlauf auf einen Blick.

In allen Tarifen verfügbar: Die manuelle Zahlungserfassung ist in Starter, Pro und Lifetime verfügbar — auch ohne verbundene Zahlungsintegration. Sie ist das Fundament des Zahlungssystems.