Rechnungen

Erstellen, verwalten und versenden Sie professionelle Rechnungen an Ihre Kunden

Überblick über die Rechnungsverwaltung

Rechnungen sind das Herzstück von Invotify. Im Bereich Rechnungen können Sie professionelle Rechnungen erstellen, ihren Status verfolgen, sie an Kunden versenden und Ihren gesamten Abrechnungsprozess verwalten.

Was Sie mit Rechnungen tun können: - Neue Rechnungen von Grund auf oder aus Vorlagen erstellen - Bestehende Rechnungen bearbeiten - Rechnungsdetails mit vollständiger PDF-Vorschau ansehen - Rechnungen per E-Mail mit PDF-Anhang versenden - Rechnungen als PDF-Dateien herunterladen - Rechnungen für ähnliche Geschäftsvorgänge duplizieren - Den Zahlungsstatus verfolgen (Entwurf, gesendet, teilweise bezahlt, bezahlt, überfällig) - Ihre gesamte Rechnungshistorie filtern und durchsuchen - Wiederkehrende Rechnungen nach Zeitplan für regelmäßige Abrechnungen einrichten - Zahlungslinks für Online-Zahlungen erstellen (Pro/Lifetime) - Manuelle Zahlungen und Teilzahlungen mit laufendem Restsaldo erfassen

Rechnungen erstellen

Eine Rechnung in Invotify zu erstellen ist dank des geteilten Editors unkompliziert. Das linke Panel enthält alle Eingabefelder, während das rechte Panel eine Echtzeit-Vorschau Ihrer Rechnung im A4-Format zeigt.

Funktionen des Rechnungseditors:

Kopfbereich: - Rechnungsnummer (wird automatisch nach Ihren Nummerierungseinstellungen unter Einstellungen (Settings) generiert) - Ausstellungsdatum (standardmäßig der heutige Tag) - Fälligkeitsdatum (standardmäßig 30 Tage nach dem Ausstellungsdatum) - Vorlagenauswahl aus Ihren gespeicherten Vorlagen

Kundenbereich (Rechnungsempfänger — Bill To): - Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus einer durchsuchbaren Auswahlliste - Oder legen Sie einen neuen Kunden direkt im Editor an, ohne ihn zu verlassen - Kundendaten (Name, E-Mail, Adresse, Steuernummer) werden automatisch aus den gespeicherten Daten übernommen

Rechnungspositionen: - Fügen Sie jeder Rechnung beliebig viele Positionen hinzu - Jede Position hat: Beschreibung, Menge, Einzelpreis - Wählen Sie Positionen für die schnelle Eingabe aus Ihrem Produktkatalog (der Produktkatalog erfordert Pro) - Bis zu zwei unabhängige Steuersätze pro Position - Rabatt pro Position als Prozentsatz oder Festbetrag - Automatische Zwischensummenberechnung pro Zeile - Positionen mit einem Klick entfernen

Summenbereich: - Zwischensumme (Summe aller Positionen vor Steuern) - Steuerbetrag (berechnet aus den Steuersätzen der einzelnen Positionen oder dem Standardsatz) - Rabatt (optional, Festbetrag oder Prozentsatz) - Gesamtsumme (wird automatisch berechnet)

Weitere Optionen: - Notizfeld für Zahlungsbedingungen, Mitteilungen oder besondere Hinweise - Bestellnummer (PO Number) als Referenz auf die Bestellung des Kunden - Eigene Textblöcke und weitere Elemente über die 22 Vorlagen-Blocktypen, auf denen jedes Rechnungs-PDF basiert

Schritte

  1. 1

    Klicken Sie auf „Neue Rechnung“ (New Invoice)

    Klicken Sie auf der Rechnungsseite oben rechts auf die Schaltfläche „Neue Rechnung“ (New Invoice)

  2. 2

    Vorlage auswählen

    Wählen Sie eine Vorlage oder verwenden Sie die Standardvorlage. Vorlagen bestimmen das visuelle Layout und welche Blöcke erscheinen.

  3. 3

    Kunden auswählen

    Wählen Sie einen Kunden aus der Auswahlliste oder legen Sie direkt im Editor einen neuen an

  4. 4

    Daten festlegen

    Passen Sie Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum an, falls die Standardwerte nicht passen

  5. 5

    Positionen hinzufügen

    Fügen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen mit Mengen und Preisen hinzu. Verwenden Sie für gespeicherte Positionen die Produktauswahl.

  6. 6

    Vorschau prüfen

    Kontrollieren Sie die Live-A4-Vorschau auf der rechten Bildschirmseite

  7. 7

    Rechnung speichern

    Klicken Sie auf „Speichern“ (Save), um die Rechnung zu erstellen. Sie wird als Entwurf gespeichert, den Sie weiter bearbeiten oder versenden können.

Tipps
  • Nutzen Sie den Produktkatalog, um häufig abgerechnete Positionen mit voreingestellten Preisen schnell hinzuzufügen
  • Legen Sie Standardsteuersätze in den Einstellungen (Settings) fest, um bei jeder Rechnung Zeit zu sparen
  • Die Vorschau aktualisiert sich in Echtzeit, sobald Sie Änderungen vornehmen
  • Sie können die Vorlage auch nach dem Hinzufügen von Inhalten wechseln — Ihre Daten bleiben erhalten

Rechnungen verwalten

Die Rechnungslisten-Seite bietet leistungsstarke Werkzeuge zur Verwaltung all Ihrer Rechnungen. Sie können suchen, filtern, sortieren und Aktionen für einzelne Rechnungen ausführen.

Funktionen der Listenansicht: - Sortierbare Spalten: Nummer, Kunde, Datum, Fälligkeitsdatum, Betrag, Status - Suche nach Rechnungsnummer oder Kundenname - Filtern nach Status (Entwurf, Gesendet, Bezahlt, Ausstehend, Überfällig) - Filtern nach Kunde und nach Datumsbereich - Seitennummerierung für große Rechnungslisten

Verfügbare Aktionen: Jede Rechnung hat ein Aktionsmenü (die Drei-Punkte-Schaltfläche) mit folgenden Optionen:

Ansehen (View)

Öffnen Sie die Rechnungsdetailseite mit vollständiger PDF-Vorschau und allen Dokumentinformationen

Bearbeiten (Edit)

Ändern Sie den Rechnungsinhalt (bei gesendeten oder bezahlten Rechnungen sollten Sie eine Gutschrift in Betracht ziehen, um den Prüfpfad zu erhalten)

Duplizieren (Duplicate)

Erstellen Sie eine exakte Kopie der Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und dem heutigen Datum

PDF herunterladen (Download PDF)

Generieren Sie die Rechnung als professionelle A4-PDF-Datei und laden Sie sie herunter

E-Mail senden (Send Email)

Senden Sie das Rechnungs-PDF per E-Mail an den Kunden, optional mit einer Nachricht

Löschen (Delete)

Entfernen Sie die Rechnung unwiderruflich (Bestätigung erforderlich)

Tipps
  • Verwenden Sie die Suchleiste, um Rechnungen schnell nach Nummer oder Kundenname zu finden
  • Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um die Liste auf- oder absteigend zu sortieren
  • Duplizieren Sie Rechnungen, wenn Sie ähnliche Rechnungen für denselben Kunden erstellen
  • Filtern Sie nach „Überfällig“ (Overdue), um zu sehen, welche Rechnungen nachverfolgt werden müssen

Rechnungsstatus

Rechnungen haben in Invotify verschiedene Status, mit denen Sie verfolgen können, wo sich jede Rechnung in Ihrem Abrechnungsprozess befindet. Wer diese Status versteht, kann seine Forderungen effektiv verwalten.

Entwurf

Die Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht an den Kunden gesendet. Sie können sie weiterhin frei bearbeiten.

Gesendet

Die Rechnung wurde an den Kunden gesendet (und wartet auf die Zahlung). Beim Versand per E-Mail wird dieser Status automatisch gesetzt.

Teilweise bezahlt

Eine Teilzahlung wurde erfasst. Die Rechnung bleibt für den Restbetrag offen, der als laufender fälliger Betrag geführt wird.

Bezahlt

Die Rechnung wurde vollständig bezahlt (der fällige Betrag erreicht null). Keine weiteren Schritte nötig. Beim Erfassen einer Zahlung wird eine Benachrichtigung erzeugt.

Überfällig

Das Fälligkeitsdatum ist verstrichen und die Rechnung ist noch nicht vollständig bezahlt. Setzen Sie diesen Status über das Aktionsmenü — Sie erhalten eine Benachrichtigung mit hoher Priorität, wenn eine Rechnung überfällig wird.

Tipps
  • Überfällige Rechnungen lösen Benachrichtigungen mit hoher Priorität aus und werden im Dashboard hervorgehoben — aktualisieren Sie ihren Status über das Aktionsmenü auf „Überfällig“ (Overdue)
  • Wenn Sie eine Zahlung erfassen, die unter dem fälligen Betrag liegt, wechselt die Rechnung in den Status „Teilweise bezahlt“ (Partial) und bleibt für den Rest offen
  • Markieren Sie Rechnungen bei Zahlungseingang als „Bezahlt“ (Paid), um Ihre Dashboard-Kennzahlen zu aktualisieren
  • Überfällige Rechnungen lösen Benachrichtigungen mit hoher Priorität aus, sodass Ihnen keine Nachverfolgung entgeht

PDF & E-Mail

Invotify generiert professionelle PDF-Dokumente und bietet eine integrierte E-Mail-Funktion, um Rechnungen direkt an Ihre Kunden zu senden.

PDF-Erstellung: - Professionelle PDF-Dokumente im A4-Format, die dem Builder pixelgenau entsprechen - Enthält alle Rechnungsdetails und Ihr Firmenbranding (Logo, Name, Adresse) - Folgt exakt dem Layout Ihrer gewählten Vorlage - Automatische Formatierung und Seitenumbrüche bei langen Positionslisten - Sofortiger Download von jeder Rechnungsdetailseite - Optimiert für den Druck auf Standardpapier

Hinweis zu Wasserzeichen: Im Starter-Plan tragen ausgelieferte PDFs ein kleines Wasserzeichen "Invoice created with Invotify". Die Pläne Pro und Lifetime erzeugen saubere Dokumente ohne Wasserzeichen.

E-Mail-Versand: - Senden Sie Rechnungen direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden - Das PDF wird automatisch generiert und an die E-Mail angehängt - Anpassbarer E-Mail-Text, lokalisiert in der Sprache des Kunden - Der Status „Gesendet“ (Sent) wird auf der Rechnung automatisch gesetzt - Ein Link zur Online-Zahlung wird eingefügt, wenn ein Zahlungsanbieter (Stripe oder PayPal) verbunden ist (Pro/Lifetime)

E-Mail-Ablauf: 1. Öffnen Sie die Rechnungsdetailseite 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“ (Send) 3. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers 4. Passen Sie optional die Nachricht an 5. Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung mit PDF-Anhang zuzustellen

PDF-Download

Generieren Sie ein professionelles A4-PDF und laden Sie es sofort herunter

E-Mail-Zustellung

Senden Sie die Rechnung mit PDF-Anhang direkt an den Kunden

Vorschau

Sehen Sie sich das PDF direkt im Browser an, bevor Sie es herunterladen oder versenden

Druckfertig

PDFs sind für den Druck auf Standard-A4-Papier optimiert

Tipps
  • Prüfen Sie vor dem Versand immer die E-Mail-Adresse des Kunden
  • Fügen Sie Ihren E-Mails eine persönliche Nachricht hinzu — das stärkt die Kundenbeziehung
  • Laden Sie vor dem Versand eine Kopie für Ihre Unterlagen herunter
  • Der Status „Gesendet“ (Sent) hilft Ihnen nachzuvollziehen, welche Rechnungen bereits zugestellt wurden

Wiederkehrende Rechnungen

Für Kunden, denen Sie regelmäßig Rechnungen stellen, unterstützt Invotify wiederkehrende Rechnungszeitpläne. Richten Sie einen Zeitplan einmal ein, und Invotify generiert Rechnungen automatisch im gewählten Intervall. Wiederkehrende Zeitpläne sind in allen Plänen verfügbar.

Wiederholungsmuster: Es gibt vier Grundmuster, jeweils mit einem „alle N“-Intervall, sodass Sie jeden Rhythmus abbilden können: - Täglich - alle N Tage - Wöchentlich - alle N Wochen, mit Auswahl bestimmter Tage (z. B. jeden Montag und Donnerstag). Setzen Sie das Intervall auf 2 für einen zweiwöchentlichen Zeitplan. - Monatlich - alle N Monate, an bestimmten Kalendertagen (z. B. am 1.) oder nach Wochentagsmuster (z. B. am zweiten Dienstag). Verwenden Sie Intervall 3 für quartalsweise oder 6 für halbjährliche Abrechnung. - Jährlich - alle N Jahre, mit Monatsauswahl

Konfigurationsoptionen: - Name des Zeitplans zur leichten Wiedererkennung - Startdatum des Zeitplans - Endbedingung: nie, ein bestimmtes Enddatum oder eine maximale Anzahl von Ausführungen - Fenster „Im Voraus generieren“ (Generate ahead), damit Dokumente eine gewählte Anzahl von Tagen vor dem Termin erstellt werden - Auto-Versand-Option, um jede Rechnung (mit PDF-Anhang) am Rechnungsdatum automatisch per E-Mail an den Kunden zu senden - Auto-Abbuchung (Pro): Belasten Sie die hinterlegte Zahlungsmethode des Kunden, sobald jede Rechnung generiert wird

So funktioniert es: 1. Erstellen Sie eine Rechnung als Vorlage 2. Aktivieren Sie im Rechnungseditor den Schalter für den wiederkehrenden Zeitplan 3. Konfigurieren Sie Häufigkeit, Muster und Zeitpunkt 4. Speichern Sie die Rechnung mit dem zugehörigen Zeitplan 5. Invotify generiert die Rechnungen automatisch am geplanten Datum 6. Generierte Rechnungen erscheinen in Ihrem Kalender und in Ihrer Rechnungsliste

Schritte

  1. 1

    Rechnung erstellen

    Richten Sie die Rechnung mit allen Details so ein, wie sie in jedem Zyklus erscheinen soll

  2. 2

    Wiederholung aktivieren

    Aktivieren Sie im Rechnungseditor die Option für den wiederkehrenden Zeitplan

  3. 3

    Häufigkeit festlegen

    Wählen Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich und legen Sie dann das „alle N“-Intervall fest (z. B. wöchentlich alle 2 = zweiwöchentlich)

  4. 4

    Muster konfigurieren

    Legen Sie je nach Häufigkeit bestimmte Tage, Kalendertage oder Wochentagsmuster fest

  5. 5

    Endbedingung festlegen

    Wählen Sie, wann der Zeitplan endet: nie, an einem bestimmten Datum oder nach N Ausführungen

  6. 6

    Optional: Auto-Versand

    Aktivieren Sie den Auto-Versand, damit jede Rechnung an ihrem Datum automatisch per E-Mail verschickt wird — beim Kunden muss dafür eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein

  7. 7

    Zeitplan speichern

    Speichern Sie die Rechnung, um den Zeitplan zu aktivieren

Tipps
  • Verwenden Sie monatliche Zeitpläne für Kunden mit Pauschalvereinbarung oder Abodienste
  • Für zweiwöchentliche, quartalsweise oder halbjährliche Abrechnung setzen Sie das passende „alle N“-Intervall im Wochen-/Monatsmuster
  • Prüfen Sie den Kalender, um anstehende geplante Rechnungen zu sehen — klicken Sie bei einem Ereignis auf „Zeitplan ansehen“ (View Schedule), um dessen Zeitplan zu verwalten
  • Sie können einen Zeitplan jederzeit pausieren, fortsetzen oder abbrechen
  • Aktivieren Sie den Auto-Versand, um Ihre wiederkehrende Abrechnung vollständig zu automatisieren
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