Erste Schritte

Invotify ist eine professionelle Rechnungsplattform, die Freiberuflern, kleinen Unternehmen und großen Organisationen dabei hilft, Rechnungen und Angebote effizient zu erstellen, zu verwalten und zu versenden. Ob Sie Kunden Dienstleistungen in Rechnung stellen, Produkte verkaufen oder wiederkehrende Abonnements verwalten — Invotify bietet alle Werkzeuge, die Sie benötigen.

Mit Invotify können Sie: - Professionelle Rechnungen und Angebote mit anpassbaren Vorlagen erstellen - Ihre Kundendatenbank mit vollständigen Kontaktdaten verwalten - Einen Produktkatalog für die schnelle Rechnungserstellung aufbauen (Pro) - Wiederkehrende Rechnungen für abonnementbasierte Abrechnung planen - Zahlungsstatus und überfällige Rechnungen im Blick behalten - PDFs sofort generieren und herunterladen - Dokumente direkt per E-Mail versenden - Online-Zahlungen über Stripe oder PayPal akzeptieren (Pro) - Analysen und Geschäftskennzahlen auf Ihrem Dashboard einsehen - Echtzeit-Benachrichtigungen zu überfälligen Rechnungen und Zahlungen erhalten - Die Oberfläche mit Dunkelmodus und mehreren Sprachen an Ihre Bedürfnisse anpassen

Um mit Invotify zu starten, müssen Sie zunächst ein Konto erstellen. Für maximalen Komfort bietet Invotify mehrere Registrierungsmöglichkeiten.

Registrierungsmöglichkeiten: - E-Mail & Passwort - Erstellen Sie ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem sicheren Passwort - Anmeldung mit Google (Google Sign-In) - Registrieren Sie sich sofort mit Ihrem Google-Konto - Anmeldung mit Apple (Apple Sign-In) - Registrieren Sie sich mit Ihrer Apple ID

Nach der Registrierung per E-Mail erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Klicken Sie auf den Verifizierungslink, um Ihr Konto zu aktivieren. Falls Sie die E-Mail nicht finden, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner.

Wichtig: Ihre E-Mail-Adresse wird für die Kontowiederherstellung und für den Versand von Rechnungen an Kunden verwendet — nutzen Sie daher eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse.

Bei Ihrer ersten Anmeldung führt Sie Invotify durch einen kurzen, zweistufigen Einrichtungsassistenten, um Ihr Konto startklar zu machen.

Schritt 1: Unternehmensprofil Füllen Sie Ihre Unternehmensdaten aus. Nur der Unternehmensname ist erforderlich — alles andere ist optional und kann später in den Einstellungen (Settings) ergänzt werden: - Unternehmensname (erforderlich) - Ihr Firmen- oder Handelsname, der auf Rechnungen erscheint - Steuernummer / USt-IdNr. - Ihre Steueridentifikationsnummer für die Compliance - Telefonnummer - Geschäftliche Telefonnummer - Adresse - Ihre Geschäftsadresse (während der Einrichtung ein einzelnes Feld; die detaillierten Felder für Straße/Stadt/Bundesland/Postleitzahl/Land können später in den Einstellungen ausgefüllt werden)

Ihre Konto-E-Mail-Adresse (aus der Registrierung) wird standardmäßig als Kontakt-E-Mail des Unternehmens verwendet — Sie können sie später in den Einstellungen ändern.

Schritt 2: Plan wählen Wählen Sie den Abonnementplan, der am besten zu Ihren Anforderungen passt: - Starter (€19/Monat oder €190/Jahr) - Alle zentralen Rechnungsfunktionen, ein Benutzer, Wasserzeichen auf Dokumenten - Pro (€49/Monat oder €490/Jahr) - Dokumente ohne Wasserzeichen, Zahlungsintegrationen, Produkte & Lagerbestand, erweiterte Berichte, Teamzugriff (bis zu 10 Benutzer) und mehr - Lifetime (€499 einmalig) - Alles aus Pro, ein Benutzer, für immer

Sie werden zu Stripe weitergeleitet, um die Zahlung sicher abzuschließen. Nach der Zahlung gelangen Sie direkt auf Ihr Dashboard und können Ihre erste Rechnung erstellen.

Der Einstieg in Invotify ist einfach. Folgen Sie diesen Schritten, um in wenigen Minuten Ihre erste Rechnung zu erstellen und zu versenden.

Invotify bietet eine intuitive Seitenleisten-Navigation, die Ihnen schnellen Zugriff auf alle Bereiche der Anwendung gibt. Die Seitenleiste lässt sich an Ihren Arbeitsablauf anpassen.

Seitenleisten-Navigation: - Dashboard - Geschäftskennzahlen, Diagramme und aktuelle Aktivitäten einsehen - Rechnungen (Invoices) - Alle Ihre Rechnungen erstellen und verwalten - Angebote (Quotes) - Angebote und Kostenvoranschläge erstellen und verwalten - Produkte (Products) - Ihren Produkt- und Dienstleistungskatalog aufbauen (Pro) - Kalender (Calendar) - Fälligkeitstermine und geplante Dokumente einsehen - Kunden (Customers) - Ihre Kundendatenbank verwalten - Gutschriften (Credit Notes) - Erstattungen und Gutschriften zu Rechnungen ausstellen - Berichte (Reports) - Berichte zu Umsatz, Forderungslaufzeiten, Steuern und Gewinn & Verlust (Pro) - Team - Mitglieder einladen sowie Rollen und Berechtigungen verwalten - Aktivität (Activity) - Ein Live-Audit-Protokoll aller Änderungen in Ihrem Arbeitsbereich - Einstellungen (Settings) - Unternehmensdaten, Abrechnung, Sicherheit und Einstellungen konfigurieren

Die meisten dieser Bereiche lassen sich unter Einstellungen → Funktionen (Settings → Features) ein- oder ausschalten, sodass Ihre Seitenleiste nur das anzeigt, was Sie nutzen. Den Vorlagen-Editor (Template Builder) erreichen Sie über die Vorlagen-Seite (und über die Vorlagenauswahl beim Bearbeiten eines Dokuments), nicht als eigenen Eintrag in der Seitenleiste.

Seitenleiste anpassen: Sie können die Menüpunkte der Seitenleiste per Drag-and-drop in die für Sie passende Reihenfolge bringen. Die Reihenfolge wird in Ihrem Browser gespeichert und bleibt auf demselben Gerät über Sitzungen hinweg erhalten.

Schnellaktionen: - Mit der Schaltfläche „+ Neue Rechnung“ (+ New Invoice) in der oberen Leiste springen Sie direkt in den Rechnungseditor (wenn Angebote aktiviert sind, befindet sich daneben die Verknüpfung „Neues Angebot“ (New Quote)) - Über die Benachrichtigungsglocke sehen Sie Hinweise zu überfälligen Rechnungen und Zahlungen - Mit dem Theme-Umschalter in der oberen Navigation wechseln Sie zwischen Dunkel- und Hellmodus

Mobile Navigation: Auf Mobilgeräten klappt die Seitenleiste zu einem Hamburger-Menü zusammen. Tippen Sie auf das Menüsymbol in der oberen Leiste, um auf alle Navigationsoptionen zuzugreifen. Die Oberfläche ist vollständig responsiv und passt sich jeder Bildschirmgröße an. Wenn Sie ein dediziertes mobiles Erlebnis bevorzugen, bietet Invotify außerdem native iOS- und Android-Apps.

Invotify unterstützt den Dunkelmodus und mehrere Sprachen, damit die Plattform für alle Nutzer komfortabel und zugänglich ist.

Dunkelmodus: Wechseln Sie über den Theme-Umschalter in der oberen Navigationsleiste zwischen hellem und dunklem Design. Beim ersten Besuch erkennt Invotify automatisch Ihre Systemeinstellung. Ihre Theme-Auswahl wird gespeichert und bleibt über Sitzungen hinweg erhalten.

Heller Modus - Klare, weiße Oberfläche, ideal für helle Umgebungen Dunkler Modus - Dunkler Hintergrund mit geringerer Augenbelastung, perfekt für die Arbeit am Abend

Sprachunterstützung: Invotify unterstützt 21 Sprachen auf der gesamten Plattform — Dashboard, Formulare, Fehlermeldungen, generierte PDFs und Transaktions-E-Mails werden vollständig übersetzt.

Verfügbare Sprachen: Arabisch, Chinesisch, Dänisch, Niederländisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Deutsch, Hindi, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Lettisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch, Schwedisch, Türkisch, Ukrainisch.

Layouts mit Schreibrichtung von rechts nach links (etwa Arabisch) werden durchgängig korrekt dargestellt — in der App, im PDF und in E-Mails an Kunden. Die Sprache wechseln Sie über das Globus-Symbol in der oberen Navigation; Ihre Auswahl wird im Browser gespeichert.

Sprache pro Kunde: Legen Sie für jeden Kunden eine bevorzugte Sprache fest, und jedes Dokument, das er erhält — Rechnungen, Angebote, Gutschriften, Zahlungserinnerungen — wird automatisch in dieser Sprache erstellt. Sie schreiben weiterhin in Ihrer Sprache; Ihre Kunden lesen in ihrer.

Hinweis: Von Ihnen eingegebene Inhalte (Positionsbeschreibungen, Notizen, Nachrichten) werden niemals automatisch übersetzt. Nur die umgebenden Beschriftungen und das Layout passen sich der Sprache an.