Dateien & Speicher

Mit dem Dateispeicher hängen Sie Belege, Verträge, unterschriebene Angebote und Fotos an Ihre Kunden an und führen so für jede Geschäftsbeziehung eine lückenlose Dokumentation. Dateien werden sicher gespeichert und auf das Speicherkontingent Ihres Plans angerechnet.

Jede hochgeladene Datei ist einem Kunden zugeordnet. Sie können Dateien an eine Kundennotiz anhängen (zum Beispiel ein unterschriebenes Angebot zusammen mit einem Kommentar) oder sie für sich als eigenständige Dateien hochladen. Beide erscheinen gemeinsam in der Aktivitäts-Zeitleiste des Kunden, und alle Dateien Ihres Unternehmens werden an einem Ort auf der Dateien-Seite aufgelistet.

Was Sie mit Dateien tun können: - Dokumente und Bilder an Kundennotizen anhängen - Eigenständige Dateien direkt bei einem Kunden hochladen - Jede Datei Ihres Unternehmens über eine zentrale Dateien-Seite durchstöbern - Dateien nach Namen suchen, herunterladen und nicht mehr benötigte löschen - Verfolgen, wie viel Ihres Speicherkontingents bereits belegt ist

Dateien werden auf der Detailseite eines Kunden im Bereich Aktivität hochgeladen. Sie können Dateien entweder an eine Notiz anhängen oder sie als eigenständige Dateien in die Zeitleiste des Kunden hochladen.

Dateien an eine Notiz anhängen: 1. Öffnen Sie einen Kunden und suchen Sie den Bereich Aktivität 2. Klicken Sie auf „Notiz hinzufügen“ (Add note) 3. Schreiben Sie Ihre Notiz (optional) und klicken Sie auf „Anhängen“ (Attach), um Dateien auszuwählen, oder ziehen Sie Dateien auf den Bereich 4. Klicken Sie auf „Notiz hinzufügen“ (Add note), um die Notiz zusammen mit ihren Anhängen zu speichern

Eigenständige Dateien hochladen: 1. Öffnen Sie den Aktivitätsbereich eines Kunden 2. Ziehen Sie Dateien direkt auf die Zeitleiste (ohne das Notizformular zu öffnen) 3. Die Dateien werden hochgeladen und erscheinen als eigene Einträge in der Zeitleiste

Zulässige Dateitypen: - PDF-Dokumente - Bilder (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-Dokumente (.doc, .docx) - Excel-Tabellen (.xls, .xlsx) - CSV- und reine Textdateien

Die Dateien-Seite (zu öffnen über den Link „Alle Dateien anzeigen“ (View all files) im Speicherbereich unter Einstellungen → Abrechnung (Settings → Billing)) listet jede Datei Ihres Unternehmens auf, die neueste zuerst. Von hier aus können Sie: - Dateien nach Namen suchen - Eine Datei herunterladen (öffnet einen sicheren, zeitlich begrenzten Link) - Eine Datei löschen (mit Bestätigungsdialog) - Sehen, zu welchem Kunden eine Datei gehört oder ob es sich um eine eigenständige Datei handelt

Beim Löschen wird die Datei sowohl aus dem Speicher als auch aus der Dateiliste entfernt, und der belegte Platz wird sofort wieder in Ihrem Kontingent freigegeben.

Jeder Plan enthält eine feste Menge an Dateispeicher. Die Gesamtgröße aller hochgeladenen Dateien wird auf dieses Kontingent angerechnet.

Speicher nach Plan:

Starter: 100 MB Dateispeicher insgesamt Pro: 5 GB Dateispeicher insgesamt Lifetime: 10 GB Dateispeicher insgesamt

Die Dateien-Seite zeigt eine Nutzungsanzeige mit dem belegten Anteil Ihres Gesamtspeichers. Die Anzeige wird gelb, wenn Sie 75 % überschreiten, und rot ab 90 % — Sie werden also deutlich gewarnt, bevor der Speicherplatz ausgeht.

Limit pro Datei: Unabhängig vom Plan darf jede einzelne Datei bis zu 20 MB groß sein. Das obige Kontingent ist die Gesamtsumme über alle Ihre Dateien.

Speicherplatz freigeben: Löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien über die Dateien-Seite oder die Zeitleiste eines Kunden. Der Platz wird sofort wieder frei, sodass Sie weiter hochladen können, ohne den Plan zu wechseln.

Dateien sind in Invotify immer mit einem Kunden verknüpft — es gibt keine separaten Dateianhänge an Rechnungen oder Angeboten. Stattdessen bewahren Sie die Begleitdokumente eines Kunden (unterschriebene Angebote, Verträge, Belege, Fotos) in dessen Kundenakte auf, wo sie zusammen mit den zugehörigen Notizen und der Historie bleiben.

Zwei Wege, wie Dateien an einen Kunden gelangen:

An eine Notiz angehängt: Wenn Sie im Aktivitätsbereich eines Kunden eine Notiz hinzufügen, können Sie ihr eine oder mehrere Dateien anhängen. Die Dateien erscheinen als Chips unter dem Notiztext, sodass das Dokument und sein Kontext beieinander bleiben.

Eigenständige Dateien: Sie können Dateien auch direkt auf die Zeitleiste eines Kunden ziehen, ohne eine Notiz zu schreiben. Diese erscheinen als eigene Einträge, datiert wie jede andere Aktivität.

Wo Sie die Dateien eines Kunden finden: - Auf der Detailseite des Kunden in der Aktivitäts-Zeitleiste (Notizen mit Anhängen + eigenständige Dateien) - Auf der Dateien-Seite, wo neben jeder Datei der Name des zugehörigen Kunden angezeigt wird

Berechtigungen: Jedes Teammitglied mit der Berechtigung zur Kundenverwaltung kann Dateien löschen. So unterliegen Kundendokumente derselben Zugriffskontrolle wie der Rest der Kundenakte.