FAQ
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Allgemeine Fragen
Häufige Fragen zur Nutzung von Invotify.
Was ist Invotify?
Invotify ist eine professionelle Rechnungsplattform, die Unternehmen beim Erstellen, Verwalten und Versenden von Rechnungen und Angeboten unterstützt. Sie umfasst Funktionen für Kundenverwaltung, Produktkataloge, wiederkehrende Abrechnung, individuelle Vorlagen, Zahlungsintegrationen und Analysen.
Für wen ist Invotify gedacht?
Invotify richtet sich an Freiberufler, kleine Unternehmen und große Organisationen, die einen effizienten Weg suchen, professionelle Rechnungen zu erstellen, Kunden zu verwalten und Zahlungen zu verfolgen.
Was kostet Invotify?
Invotify bietet drei Pläne: Starter für €19/Monat (€190/Jahr) mit den Kernfunktionen, Pro für €49/Monat (€490/Jahr) mit Dokumenten ohne Wasserzeichen, Zahlungen, Produkten, erweiterten Berichten und mehr, sowie Lifetime für €499 einmalig für dauerhaften Zugriff auf alle Pro-Funktionen plus künftige Updates.
Kann ich Invotify auf dem Smartphone nutzen?
Ja! Die Web-App ist vollständig responsiv, und es gibt native iOS- und Android-Apps, dazu eine Apple Watch-Begleit-App und iOS-Widgets für Home- und Sperrbildschirm — alles in jedem Plan enthalten, angemeldet mit Ihrem bestehenden Konto. Die Mobil- und Watch-Apps benötigen eine Internetverbindung zur Synchronisierung. Details finden Sie im Abschnitt Mobil, Watch & Widgets.
Wie sicher sind meine Daten?
Invotify setzt auf branchenübliche Sicherheitsstandards: durchgängig verschlüsselte HTTPS-Verbindungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passkeys für den Kontozugriff, unternehmensbezogene Datenisolierung (Ihre Daten sind für andere Konten niemals sichtbar) und strikte Ratenbegrenzung gegen Missbrauch. Passwörter werden mit modernen Algorithmen gehasht und nie im Klartext gespeichert.
Welche Sprachen unterstützt Invotify?
Invotify unterstützt 21 Sprachen: Arabisch, Chinesisch, Dänisch, Niederländisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Deutsch, Hindi, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Lettisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch, Schwedisch, Türkisch und Ukrainisch. Für Arabisch wird das Layout von rechts nach links vollständig unterstützt. Die Oberflächensprache wechseln Sie über das Globus-Symbol in der Navigation; legen Sie pro Kunde eine Sprache fest, damit jeder Kunde seine Dokumente in seiner bevorzugten Sprache erhält.
Gibt es einen Dunkelmodus?
Ja! Wechseln Sie über den Theme-Umschalter in der oberen Navigationsleiste zwischen hellem und dunklem Design. Invotify kann Ihre Systemeinstellung auch automatisch erkennen.
Konto & Zugriff
Fragen zu Ihrem Konto und zum Zugriff.
Wie erstelle ich ein Konto?
Besuchen Sie die Invotify-Website und klicken Sie auf „Registrieren“ (Sign Up). Sie können ein Konto mit E-Mail/Passwort, Google-Anmeldung oder Apple-Anmeldung erstellen. Bei der E-Mail-Variante müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.
Wie setze ich mein Passwort zurück?
Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen“ (Forgot Password). Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, und wir senden Ihnen einen Link zum Zurücksetzen des Passworts. Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner, falls die E-Mail nicht innerhalb weniger Minuten ankommt.
Kann ich meine E-Mail-Adresse ändern?
Das Ändern der E-Mail-Adresse eines bestehenden Kontos ist derzeit nicht in den Einstellungen möglich — kontaktieren Sie den Support, und wir helfen Ihnen, Ihr Konto auf eine neue Adresse umzustellen.
Wie aktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Gehen Sie zu Einstellungen → Sicherheit (Settings → Security) und aktivieren Sie im Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung den Schalter „E-Mail-Code“ (Email Code). 2FA ist sofort aktiv — ab Ihrer nächsten Anmeldung erhalten Sie einen 6-stelligen Code per E-Mail, um die Anmeldung abzuschließen.
Was sind Passkeys und wie verwende ich sie?
Passkeys sind ein moderner, Phishing-resistenter zweiter Faktor: Nach der Eingabe Ihres Passworts bestätigen Sie die Anmeldung mit dem biometrischen Sensor Ihres Geräts (Fingerabdruck, Gesicht) oder einem Sicherheitsschlüssel. Richten Sie sie unter Einstellungen → Sicherheit → Passkeys (Settings → Security → Passkeys) ein.
Wie lösche ich mein Konto?
Gehen Sie zu Einstellungen → Datenschutz & Daten (Settings → Privacy & Data) und klicken Sie auf „Mein Konto löschen“ (Delete My Account). Dies ist endgültig und entfernt alle Ihre Daten. Wir empfehlen, vorher Ihre Daten zu exportieren.
Können mehrere Benutzer auf mein Konto zugreifen?
Ja, im Pro-Plan, der bis zu 10 Teamplätze umfasst. Laden Sie Ihren Steuerberater, Ihre virtuelle Assistenz oder Teammitglieder per E-Mail ein und wählen Sie deren Rolle (Admin oder Mitglied). Mitglieder erhalten genau die Berechtigungen, die Sie ihnen erteilen — neun granulare Berechtigungen decken Rechnungen, Angebote, Kunden, Produkte, Vorlagen, Zeitpläne, Berichte, Teamverwaltung und Abrechnung ab. Starter und Lifetime sind Einzelnutzer-Pläne (1 Platz). Details finden Sie im Team-Abschnitt der Dokumentation.
Rechnungen & Angebote
Fragen zum Erstellen und Verwalten von Dokumenten.
Wo finde ich meine Rechnungen?
Alle Ihre Rechnungen sind im Bereich „Rechnungen“ (Invoices) Ihres Dashboards aufgelistet. Nutzen Sie die Suchleiste, um bestimmte Rechnungen nach Nummer oder Kundenname zu finden, und die Filter, um nach Status einzugrenzen.
Kann ich eine versendete Rechnung bearbeiten?
Ja, Rechnungen lassen sich auch nach dem Versand bearbeiten — schicken Sie dem Kunden anschließend eine aktualisierte Version. Bei formell ausgestellten oder bereits bezahlten Rechnungen sollten Sie stattdessen eine Gutschrift erwägen, die den Prüfpfad bewahrt.
Wie dupliziere ich eine Rechnung?
Öffnen Sie die Rechnung, die Sie duplizieren möchten, und klicken Sie im Aktionsmenü auf die Schaltfläche „Duplizieren“ (Duplicate). Es entsteht eine neue Rechnung mit neuer Nummer und dem heutigen Datum, aber demselben Inhalt und Kunden.
Kann ich ein Angebot in eine Rechnung umwandeln?
Ja! Öffnen Sie das angenommene Angebot und klicken Sie auf „In Rechnung umwandeln“ (Convert to Invoice). Es wird eine neue Rechnung mit allen Angebotsdaten erstellt. Das ursprüngliche Angebot bleibt erhalten und wird als „Umgewandelt“ (Converted) markiert.
Wie funktionieren wiederkehrende Rechnungen?
Aktivieren Sie beim Erstellen einer Rechnung einen wiederkehrenden Zeitplan. Wählen Sie das Muster — täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich — oder ein benutzerdefiniertes Intervall (alle N Tage/Wochen/Monate/Jahre), einschließlich wöchentlich an bestimmten Tagen und Regeln wie „n-ter Wochentag des Monats“. Invotify erzeugt neue Rechnungen automatisch zu ihren geplanten Terminen (oder eine gewählte Anzahl von Tagen im Voraus, was Ihnen ein Prüffenster verschafft) und versendet sie — wenn Sie den automatischen Versand aktivieren — am Rechnungsdatum per E-Mail an den Kunden, mit dem PDF im Anhang. Sie können einen Zeitplan jederzeit pausieren, fortsetzen oder beenden. Wiederkehrende Zeitpläne sind in jedem Plan verfügbar; das automatische Belasten einer hinterlegten Karte bei der Erzeugung ist Pro-exklusiv.
Kann ich auf meinen Rechnungen Online-Zahlungen akzeptieren?
Ja, mit einem Pro- oder Lifetime-Plan. Verbinden Sie Ihr Stripe- oder PayPal-Konto unter Einstellungen → Integrationen (Settings → Integrations), dann wird jede Rechnung mit einer Bezahlen-Schaltfläche (und optionalem Zahlungslink) ausgeliefert. Kunden zahlen direkt, und die Rechnung wechselt automatisch auf Bezahlt. Mit Starter können Sie Zahlungen weiterhin manuell erfassen.
Wie sende ich eine Rechnung an meinen Kunden?
Öffnen Sie die Rechnungsdetailseite und klicken Sie auf „Senden“ (Send). Prüfen Sie die Empfänger-E-Mail, fügen Sie optional eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf Senden. Das Rechnungs-PDF wird der E-Mail automatisch angehängt, zusammen mit dem Freigabelink (und bei Pro einem Zahlungslink).
Kann ich eine Rechnung als Link teilen, statt sie per E-Mail zu senden?
Ja. Erzeugen Sie auf der Rechnung einen Freigabelink und versenden Sie ihn über einen beliebigen Kanal — Chat, Ihr eigenes E-Mail-Programm, eine Messaging-App. Der Empfänger öffnet eine aufgeräumte, gebrandete Seite ohne Anmeldepflicht, auf der er die Rechnung ansehen und das PDF herunterladen kann (und bei Pro mit verbundenem Stripe online bezahlen kann). Der Link verwendet ein zufälliges, schwer zu erratendes Token, und Sie können ihn jederzeit widerrufen. In jedem Plan verfügbar.
Kann ich erkennen, wann ein Kunde meine Rechnung angesehen hat?
Ja — die Rechnungsansichts-Verfolgung protokolliert jedes Öffnen einer geteilten Rechnung und erfasst Zeitstempel, Quelle (Link, E-Mail, Portal oder API), IP-Adresse und Browser. Die Rechnungsdetailseite zeigt einen Ansichtszähler sowie Zeitstempel der ersten und letzten Ansicht — eine Ansicht ohne Zahlung ist Ihr Signal zum Nachfassen. In jedem Plan enthalten.
Vorlagen & Anpassung
Fragen zur Anpassung Ihrer Dokumente.
Kann ich meine Rechnungsvorlage anpassen?
Ja. Mit dem Vorlagen-Editor (Template Builder) ziehen Sie jeden der 22 Blocktypen auf ein Präzisionsraster und gestalten jeden Block passend zu Ihrer Marke. Speichern Sie so viele Vorlagen, wie Sie benötigen, duplizieren und kombinieren Sie sie und weisen Sie pro Rechnung unterschiedliche Vorlagen zu.
Wie füge ich mein Logo hinzu?
Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmensdaten (Settings → Business Information) und laden Sie Ihr Logo hoch. Unterstützte Formate: PNG, JPG, GIF, WebP (maximal 5 MB). Quadratische Bilder eignen sich am besten. Das Logo erscheint automatisch im Brand-Block Ihrer Vorlagen.
Kann ich mehrere Vorlagen verwenden?
Ja, erstellen und speichern Sie so viele Vorlagen, wie Sie benötigen. Beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Das ist nützlich für verschiedene Dokumenttypen oder Kundengruppen.
Gibt es vorgefertigte Vorlagen?
Ja! Die Vorlagen-Seite enthält einen Shop „Professionelle Designs“ (Professional Designs) mit 12 professionell gestalteten Vorlagen. Klicken Sie bei einem Design auf „Hinzufügen“ (Add), um eine Kopie in Ihre Sammlung aufzunehmen, und passen Sie sie anschließend an Ihre Marke an.
Welche Blocktypen stehen im Vorlagen-Editor zur Verfügung?
Der Editor bringt 22 Blocktypen in fünf Kategorien mit. Identität: Brand/Logo, Von, Rechnungsempfänger, Lieferadresse. Dokument: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Leistungszeitraum, Bestellnummer, Benutzerdefinierte Felder. Inhalt: Positionen, Textblock, Notizen & Bedingungen, Bild. Geld: Fälliger Betrag, Zahlungsdetails, Zahlungsbedingungen, Unterschrift. Layout: Trennlinie, Status-Stempel, Barcode, QR-Code.
Kann ich bestimmte Felder auf meiner Vorlage ausblenden?
Ja. Öffnen Sie das Konfigurationspanel eines Blocks und nutzen Sie die Registerkarte Felder (Fields), um einzelne Felder (Beschriftungen, Daten, Spalten und mehr) ein- oder auszublenden, ohne den Block zu löschen — bei Bedarf später leicht wieder aktivierbar.
Können meine Dokumente elektronisch signiert werden?
Ja. Invotify unterstützt digitale Signaturen auf Rechnungen und Angeboten, enthalten in jedem Plan. Fügen Sie Ihrer Vorlage einen Unterschriften-Block hinzu und hinterlegen Sie in den Einstellungen Ihren Standard-Unterzeichnernamen, Titel und Ihr Unterschriftsbild — Ihre Dokumente gehen dann signiert hinaus. Auch Ihre Kunden können signieren, ganz ohne Konto: Die öffentliche Freigabeseite enthält ein Unterschriftenfeld, in dem sie ihren Namen eingeben und ihre Unterschrift zeichnen. Erfasste Signaturdatensätze enthalten Name des Unterzeichners, optionale E-Mail, IP-Adresse, Browser und exakten Zeitstempel als Prüfpfad. Hinweis: Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur mit Prüfpfad — sie ist keine eIDAS-qualifizierte Signatur, und Invotify übernimmt keine Garantie für die rechtliche Durchsetzbarkeit. Details finden Sie im Abschnitt Digitale Signaturen.
Team & Berechtigungen
Fragen zu Mehrbenutzer-Teams, Rollen und Einladungen.
Wie viele Teammitglieder kann ich einladen?
Mehrbenutzer-Teams sind eine Pro-Funktion mit insgesamt bis zu 10 Plätzen (der Inhaber zählt mit). Innerhalb dieses Limits fallen keine zusätzlichen Gebühren pro Platz an. Starter und Lifetime sind Einzelnutzer-Pläne — 1 Platz — für Teamkollegen wäre also ein Upgrade auf Pro nötig. Ausstehende Einladungen reservieren einen Platz, Sie können also nicht über das Limit hinaus einladen.
Was kann jede Rolle?
Der Inhaber (Owner) hat vollen Zugriff einschließlich Abrechnung und kann nicht entfernt werden. Ein Admin hat standardmäßig sämtliche Berechtigungen, Abrechnung inklusive — vergeben Sie diese Rolle nur an vertrauenswürdige Teamkollegen. Ein Mitglied (Member) hat genau die Berechtigungen, die Sie ihm ausdrücklich erteilen — Rechnungen, Angebote, Kunden, Produkte, Vorlagen, Zeitpläne, Berichte, Teamverwaltung. Bestimmen Sie exakt, worauf jedes Teammitglied zugreifen darf.
Kann es mehr als einen Inhaber geben?
Nein. Jedes Konto hat genau einen Inhaber — die Person, die sich registriert hat und für die Abrechnung verantwortlich ist. Wenn Sie das Konto übertragen müssen (z. B. weil Sie das Unternehmen verkaufen), kontaktieren Sie den Support für eine Eigentumsübertragung.
Wie entziehe ich den Zugriff, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Öffnen Sie die Team-Seite über die Seitenleiste, suchen Sie die Person und klicken Sie auf Entfernen (Remove). Ihre Sitzungen werden sofort ungültig, und sie verliert den Zugriff. Ihre bisherigen Aktionen bleiben zu Prüfzwecken im Aktivitätsprotokoll erhalten.
Kann ein Mitglied Rechnungen sehen, die es nicht erstellt hat?
Ja, sofern es die Berechtigung „Rechnungen verwalten“ (Manage Invoices) hat. Der Team-Geltungsbereich ist unternehmensweit — jeder mit Zugriff auf eine Funktion sieht alle Daten dieser Funktion. Invotify kennt (noch) keine Eigentümerschaft auf Rechnungsebene.
Was passiert, wenn eine Einladungs-E-Mail im Spam landet?
Bitten Sie die eingeladene Person, ihren Spam-Ordner zu prüfen. Wenn sie die E-Mail weiterhin nicht findet, widerrufen Sie die Einladung auf der Team-Seite und senden Sie eine neue. Einladungen sind ab dem Versand 7 Tage lang gültig.
Kann ich nachvollziehen, was meine Teammitglieder getan haben?
Ja — das Aktivitätsprotokoll (Activity Log) zeichnet wichtige Aktionen auf (erstellte, versendete und als bezahlt markierte Rechnungen, angelegte Produkte, Team-Einladungen und Rollenänderungen, Bankverbindungen und Zuordnungen), jeweils mit Person und Zeitpunkt. Filtern Sie nach Person oder Datum, um die Ansicht einzugrenzen.
Kann ich eine Freigabe verlangen, bevor eine Rechnung versendet wird?
Ja, mit Freigabe-Workflows (eine Pro-Funktion, in Lifetime enthalten). Legen Sie Regeln unter Einstellungen → Freigaben (Settings → Approvals) fest — zum Beispiel „Rechnungen über €1.000 benötigen eine Admin-Freigabe“, „erste Rechnung an einen neuen Kunden“ oder „jedes Angebot“. Ein passendes Dokument wird automatisch zurückgehalten und kann nicht per E-Mail versendet werden, bis ein Inhaber oder Admin es freigibt (die Sperre wird serverseitig durchgesetzt und liefert ein 409 APPROVAL_PENDING). Der Ersteller kann sein eigenes Dokument nicht freigeben — es ist also immer eine echte zweite Prüfung. Mit Starter sehen Sie eine Vorschau mit Upgrade-Hinweis; es werden keine Regeln ausgeführt.
Gutschriften
Fragen zu Gutschriften, Erstattungen und Korrekturen.
Wann sollte ich eine Gutschrift verwenden statt eine Rechnung zu bearbeiten?
Bearbeiten Sie eine Rechnung nur, solange sie noch ein Entwurf ist. Sobald sie versendet oder als bezahlt markiert wurde, stellen Sie stattdessen eine Gutschrift aus — sie bewahrt den Prüfpfad und freut Ihre Buchhaltung. Gutschriften sind der korrekte Weg, jede Korrektur zu dokumentieren, nachdem eine Rechnung formalisiert wurde.
Kann ich eine Teilgutschrift ausstellen?
Ja. Gutschriften unterstützen jeden Betrag bis zur ursprünglichen Rechnungssumme. Typische Fälle: ein zurückgegebener Artikel von mehreren, ein nachträglich vereinbarter Rabatt oder die Korrektur einer überhöhten Position.
Erstattet eine Gutschrift dem Kunden automatisch Geld?
Nein. Eine Gutschrift ist ein Dokument — sie reduziert bei der Ausstellung den offenen Saldo der verknüpften Rechnung, bewegt aber niemals Geld. Invotify löst in Ihrem Namen keine Erstattungen über Stripe, PayPal oder Ihre Bank aus. Wickeln Sie eine tatsächliche Erstattung über Ihren üblichen Kanal ab (Stripe, Banküberweisung, bar) und markieren Sie die Gutschrift als Angewendet (Applied), sobald sie verbucht ist.
Kann ich eine Gutschrift stornieren?
Ja. Stornierte Gutschriften bleiben zu Prüfzwecken im System, haben aber keine finanzielle Wirkung. Stornieren Sie eine Gutschrift, wenn sie irrtümlich ausgestellt wurde. Löschen Sie sie nicht — eine Löschung unterbricht den Prüfpfad.
Erscheinen Gutschriften auf Kundenauszügen?
Ja. Jeder Kundenauszug enthält Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften mit laufendem Saldo — die vollständige Finanzhistorie in einem Dokument.
Produkte & Lagerbestand
Fragen zum Produktkatalog und zur Bestandsverfolgung.
Muss ich Produkte anlegen, um Invotify zu nutzen?
Nein, Produkte sind optional — und der Produktkatalog ist eine Pro-Funktion (in Lifetime enthalten). Sie können Positionen auf jeder Rechnung in jedem Plan jederzeit manuell eingeben. Mit Pro wählen Sie vorkonfigurierte Artikel mit gespeicherten Beschreibungen, Preisen, Einkaufspreisen und Steuerkategorien aus.
Wie funktioniert die Bestandsverfolgung?
Die Bestandsverfolgung ist Teil des Pro-Produktkatalogs. Aktivieren Sie sie unter Einstellungen → Funktionen (Settings → Features) und legen Sie dann Lagerbestände und Mindestbestandsschwellen für einzelne Produkte fest. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn der Bestand unter die Schwelle fällt oder aufgebraucht ist, und jede Änderung wird in einem Lagerbewegungsprotokoll erfasst.
Verringert sich der Lagerbestand automatisch, wenn ich eine Rechnung erstelle?
Mit Pro und aktivierter Bestandsverfolgung wird der Bestand automatisch abgebucht — wenn eine Rechnung mit dem Status Versendet erstellt wird oder wenn sie später als Bezahlt markiert wird (je nachdem, was zuerst eintritt, nie beides). Jede Abbuchung verringert die Produkte auf der Rechnung und schreibt einen „Verkauf“-Eintrag in das Lagerbewegungsprotokoll. Ist die Bestandsverfolgung deaktiviert, ändert sich nichts.
Kann ich Produkte in Kategorien organisieren?
Ja, Produkte können Kategorien zugewiesen werden: Dienstleistungen, Software, Hardware, Beratung, Schulung, Support, Lizenzierung, Abonnement und Sonstiges.
Welche Einheitentypen sind verfügbar?
Invotify unterstützt 10 Einheitentypen: Einheit (generisch), Stunde, Tag, Monat, Jahr, Stück, Dienstleistung, Projekt, Lizenz und Abonnement.
Zahlungen & Abrechnung
Fragen zum Zahlungseingang und zur Verwaltung Ihres Abonnements.
Wie akzeptiere ich Online-Zahlungen auf Rechnungen?
Stripe und PayPal sind in den Plänen Pro und Lifetime verfügbar. Verbinden Sie Ihr Konto unter Einstellungen → Integrationen (Settings → Integrations), und jede versendete Rechnung enthält eine Bezahlen-Schaltfläche. Mit Stripe zahlen Kunden je nach Region mit Karte, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA und mehr. Invotify setzt die Rechnung automatisch auf Bezahlt, sobald die Zahlung erfolgreich ist.
Was passiert, wenn eine Rechnung überfällig wird?
Wenn Sie Erinnerungen aktiviert haben, sendet Invotify dem Kunden höfliche, gebrandete E-Mails nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan (z. B. 7 und 14 Tage nach Fälligkeit). Jede E-Mail enthält Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. Wenn Sie lieber manuell vorgehen, benachrichtigt Invotify stattdessen SIE — Sie entscheiden, ob Sie eine Erinnerung senden oder anders vorgehen.
Kann ich Verzugsgebühren berechnen?
Ja, in allen Plänen. Konfigurieren Sie eine Karenzzeit, einen Gebührentyp (Festbetrag oder Prozentsatz) und eine optionale Obergrenze unter Einstellungen → Dokumenteinstellungen (Settings → Document Settings) (in der Karte Standard-Zahlungsbedingungen). Sobald eine überfällige Rechnung die Karenzzeit überschritten hat, wenden Sie die Gebühr mit einem Klick direkt von der Rechnung aus an. Prüfen Sie vor der Aktivierung von Verzugsgebühren die lokalen Vorschriften.
Kann ich ein großes Angebot in mehrere Rechnungen aufteilen?
Ja — das ist die Abschlagsrechnung (progress invoicing). Setzen Sie im Angebots-Editor das Häkchen bei „Allow progress invoicing“ (beim Erstellen oder Bearbeiten des Angebots) und stellen Sie dann in der Abschlags-Ansicht des Angebots jederzeit einen beliebigen Prozentsatz oder Festbetrag in Rechnung. Invotify verfolgt die laufende Summe und verhindert, dass Sie das Angebot überfakturieren. Übliche Aufteilungen sind 30/30/40 oder 50/50. Details finden Sie im Abschnitt Angebote.
Welche Währungen werden unterstützt?
Invotify unterstützt 102 Währungen, darunter USD, EUR, GBP, CAD, AUD, JPY, CHF, INR, CNY, SEK, NOK, DKK, PLN und viele regionale Währungen. Legen Sie Ihren Unternehmensstandard unter Einstellungen → Dokumenteinstellungen (Settings → Document Settings) fest und überschreiben Sie ihn bei Bedarf pro Kunde oder pro Rechnung. Stripe übernimmt die Rechnungswährung beim Checkout automatisch.
Wie erfasse ich eine Zahlung, die bar oder per Überweisung einging?
Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf „Zahlung erfassen“ (Record payment). Geben Sie den Betrag und optionale Notizen ein (z. B. „Überweisung, Ref 1234“). Die Rechnung aktualisiert sich sofort — Teilbeträge halten sie für den Restbetrag offen. Die manuelle Zahlungserfassung ist in jedem Plan verfügbar, auch in Starter.
Welche Finanzberichte bietet Invotify?
Das Dashboard zeigt in jedem Plan Umsatz, offene, bezahlte und ausstehende Beträge plus ein Umsatzdiagramm, und auch Kundenauszüge (ein PDF mit laufendem Saldo pro Kunde über einen beliebigen Zeitraum) sind in jedem Plan enthalten. Die erweiterte Berichtssuite ist Pro: Umsatz, Gewinn & Verlust, Forderungslaufzeiten (30/60/90+-Klassen), DSO (Days Sales Outstanding) und ein Steuerbericht mit CSV-Export. Umsatz, GuV und Steuern zählen nur bezahlte Rechnungen; Forderungslaufzeiten und DSO betrachten, was noch offen ist. Hinweis: Invotify erfasst keine Ausgaben, die GuV ist daher einnahmenorientiert und keine vollständige buchhalterische GuV. Siehe den Abschnitt Berichte & Analysen.
Kann ich Banktransaktionen automatisch Rechnungen zuordnen?
Ja, mit Pro und Lifetime. Verbinden Sie Ihr Geschäftskonto über Plaid (USA, Vereinigtes Königreich und Kanada) unter Einstellungen → Integrationen (Settings → Integrations). Invotify importiert Transaktionen laufend, bewertet jeden Zahlungseingang anhand von Betrag, Datum und Kundenname gegen Ihre offenen Rechnungen, bestätigt Treffer mit hoher Konfidenz automatisch (erfasst die Zahlung und setzt die Rechnung auf Bezahlt) und lässt Sie den Rest mit einem Klick bestätigen oder ignorieren. Siehe den Abschnitt Bankabgleich.
Wie führe ich ein Plan-Upgrade durch?
Gehen Sie zu Einstellungen → Abrechnung (Settings → Billing) und klicken Sie auf „Plan ändern“ (Change Plan). Vergleichen Sie die Funktionen, wählen Sie Ihren Plan und schließen Sie die Zahlung über Stripe ab. Ihr Upgrade wird sofort wirksam.
Kann ich eine Rückerstattung für mein Invotify-Abonnement erhalten?
Abonnements und Lifetime-Käufe sind gemäß unseren Nutzungsbedingungen nicht erstattungsfähig, außer wenn eine Erstattung gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie können ein Abonnement jederzeit kündigen und behalten den Zugriff bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Kontaktieren Sie den Support, wenn Sie glauben, dass Ihre Situation eine gesetzlich vorgeschriebene Erstattung rechtfertigt.
Kann ich zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wechseln?
Ja, Sie können jederzeit über das Stripe-Kundenportal (Einstellungen → Abrechnung → Abonnement verwalten (Settings → Billing → Manage Subscription)) zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wechseln. Die jährliche Abrechnung spart 15–20 %.
Technische Fragen
Technische Fragen zu Invotify.
Welche Browser werden unterstützt?
Invotify funktioniert in allen modernen Browsern, darunter Chrome, Firefox, Safari und Edge. Wir empfehlen, Ihren Browser aktuell zu halten — für das beste Erlebnis und maximale Sicherheit.
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja! Gehen Sie zu Einstellungen → Datenschutz & Daten (Settings → Privacy & Data) und klicken Sie auf „Meine Daten herunterladen“ (Download My Data). Sie erhalten eine JSON-Datei mit allen Ihren Profildaten, Rechnungen, Angeboten, Kunden, Produkten und Vorlagen.
Funktioniert Invotify offline?
Invotify benötigt eine Internetverbindung. Ihre Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und automatisch synchronisiert.
Wie werden PDFs erzeugt?
PDFs werden serverseitig erzeugt, um eine konsistente, hochwertige Ausgabe zu gewährleisten. Sie entsprechen exakt Ihrem Vorlagenlayout und sind für den A4-Druck optimiert.
Wann werden wiederkehrende Rechnungen erzeugt?
Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch zu ihren geplanten Terminen erzeugt — oder früher, wenn der Zeitplan ein Vorlauf-Fenster („generate ahead“) hat. Das System läuft einmal täglich und erfasst jeden Zeitplan, der an diesem Tag fällig ist. Wenn Sie den automatischen Versand aktiviert haben, wird die erzeugte Rechnung am Rechnungsdatum per E-Mail an den Kunden gesendet — das Vorlauf-Fenster dient damit zugleich als Prüfzeit vor dem Versand.
Wie häufig aktualisieren sich Benachrichtigungen?
Benachrichtigungen zu Ereignissen in der App (etwa ein Zahlungseingang) werden nahezu in Echtzeit zugestellt; zeitbasierte Ereignisse (überfällige Rechnungen, ablaufende Angebote, niedriger Lagerbestand) werden regelmäßig ausgewertet.
Kann ich Funktionen deaktivieren, die ich nicht nutze?
Ja! Gehen Sie zu Einstellungen → Funktionen (Settings → Features), um Angebote, Produkte (mit untergeordneter Bestandsverfolgung), Kalender, Gutschriften, Berichte, Aktivität und Team ein- oder auszuschalten. Deaktivierte Funktionen werden aus der Seitenleiste ausgeblendet, Ihre Daten bleiben jedoch erhalten.
Kann ich strukturierte E-Rechnungen exportieren (UBL / CII / Peppol)?
Ja, mit Pro (in Lifetime enthalten). Aus einer Rechnung können Sie eine standardkonforme XML-Datei in drei Formaten erzeugen: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT — die Grundlage der deutschen XRechnung und der französischen Factur-X) und Peppol BIS 3.0. Dies ist nur ein Export — Invotify erzeugt das XML und Sie laden es herunter; eine Übertragung in das Peppol-Netzwerk findet nicht statt. Für die Zustellung einer Peppol-Rechnung benötigen Sie weiterhin einen eigenen Peppol-Access-Point-Anbieter. Der E-Rechnungsexport gilt nur für Rechnungen, nicht für Angebote. Siehe den Abschnitt E-Rechnung.
Wie viel Dateispeicher erhalte ich?
Sie können Belege, Verträge und unterschriebene Dokumente an Kunden anhängen. Der Speicherplatz beträgt 100 MB bei Starter, 5 GB bei Pro und 10 GB bei Lifetime, wobei jede einzelne Datei unabhängig vom Plan bis zu 20 MB groß sein darf. Die Dateien-Seite zeigt eine Auslastungsanzeige (bernsteinfarben ab 75 %, rot ab 90 %). Uploads, die Ihr Kontingent überschreiten würden, werden blockiert — das Limit wird auf Datenbankebene durchgesetzt — und das Löschen von Dateien gibt sofort Speicherplatz frei. Siehe den Abschnitt Dateien & Speicher.