E-Rechnungen & Compliance

Invotify hilft Ihnen, zwei moderne Anforderungen zugleich zu erfüllen: maschinenlesbare strukturierte E-Rechnungen für die B2B- und Behördenabrechnung sowie volle Kontrolle über Ihre eigenen Daten gemäß DSGVO.

Strukturierte E-Rechnungen (Pro): Neben dem üblichen PDF kann Invotify eine standardkonforme XML-Version jeder Rechnung erzeugen. Sie laden die XML-Datei herunter und senden oder übermitteln sie dorthin, wo Ihr Käufer oder Ihre Steuerbehörde sie benötigt. Drei Formate werden unterstützt: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) und Peppol BIS 3.0.

Daten & Datenschutz (alle Pläne): Jedes Konto kann seine Daten exportieren — als direkt nutzbare CSV-Dateien für Ihre Steuerberatung oder als ein vollständiges JSON-Archiv — und das Konto dauerhaft löschen, wenn Sie es nicht mehr benötigen.

Der E-Rechnungs-Export ist eine Pro-Funktion (auch in Lifetime enthalten). Datenexport und Kontolöschung sind in jedem Plan verfügbar — und das vollständige JSON-Archiv sowie die Kontolöschung funktionieren auch dann, wenn Ihr Abonnement abgelaufen ist.

Invotify erzeugt drei strukturierte E-Rechnungsformate. Alle drei entstehen aus denselben Rechnungsdaten, sodass Sie das Format wählen können, das Ihr Empfänger oder Ihre Rechtsordnung verlangt.

UBL 2.1: Der OASIS-Standard Universal Business Language. In der EU weithin akzeptiert und der gängigste Einstieg in strukturierte E-Rechnungen.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, an EN 16931 ausgerichtet. Dies ist das Format hinter XRechnung (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) — wählen Sie also CII, wenn Sie deutsche oder französische öffentliche Auftraggeber und viele B2B-Empfänger abrechnen.

Peppol BIS 3.0: Ein Profil von UBL 2.1 mit Peppol-spezifischen Metadaten — der CustomizationID und ProfileID sowie verpflichtenden EndpointID-Kennungen sowohl für den Lieferanten als auch für den Käufer. Verwenden Sie dieses Format, wenn Ihr Empfänger eine Peppol-Rechnung verlangt.

Wichtig — Invotify erzeugt die Datei, übermittelt sie aber nicht. Der Peppol-Export erzeugt ein gültiges Peppol-BIS-3.0-XML-Dokument. Für die tatsächliche Zustellung über das Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen Peppol-Access-Point-Anbieter (zum Beispiel Pagero, Basware oder Storecove). Invotify übergibt Ihnen die XML; das Senden oder Hochladen ist Ihr letzter Schritt.

Sie exportieren eine E-Rechnung aus einer einzelnen Rechnung heraus. Der Export lädt eine .xml-Datei herunter, die nach Rechnungsnummer und Format benannt ist (zum Beispiel INV-001-ubl.xml).

Dies ist eine Pro-Funktion und ausschließlich für Rechnungen verfügbar — Angebote können nicht als E-Rechnungen exportiert werden.

Peppol-Rechnungen identifizieren jede Partei über eine Peppol-Teilnehmerkennung namens EndpointID. Auf der Lieferantenseite stammt diese Kennung aus der PEPPOL ID Ihres Unternehmens, die Sie einmalig in den Einstellungen festlegen.

Geben Sie nur die Nummer Ihrer registrierten Teilnehmerkennung ein — zum Beispiel 1234567890123 — und Invotify wendet automatisch das GLN-Schema (0088) an, wenn es die Lieferanten-EndpointID auf jedem Peppol-BIS-3.0-Export schreibt. Stellen Sie den Schema-Code nicht selbst voran. Lassen Sie das Feld leer, greift Invotify ersatzweise auf Ihre Firmen-E-Mail als Endpunkt zurück, was die meisten Peppol-Empfänger nicht akzeptieren.

Ihre PEPPOL ID ist Teil Ihres Unternehmensprofils, wird also unternehmensweit geteilt und bei jedem Peppol-Export wiederverwendet — Sie geben sie nicht pro Rechnung neu ein.

Invotify gibt Ihnen vollen Zugriff auf Ihre eigenen Daten — im Sinne des DSGVO-Rechts auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20). Es gibt zwei sich ergänzende Wege, Ihre Daten zu exportieren, verfügbar in jedem Plan.

CSV-Exporte (für Ihre Steuerberatung): Laden Sie fokussierte Tabellen herunter, die Sie in Excel, Numbers oder jedem Buchhaltungswerkzeug öffnen können. Sie befinden sich dort, wo die Daten liegen, und erfordern ein aktives Abonnement: - Kunden — exportiert von der Kundenseite („CSV exportieren“ (Export CSV)): Name, E-Mail, Telefon, Steuernummer, vollständige Adresse und Erstellungsdatum. - Rechnungen — exportiert aus der Rechnungsliste: Rechnungsnummer, Status, Daten, Kunde, Währung, Zwischensumme, Steuer, Rabatt, Summen, bezahlter Betrag, Zahlungsanbieter/-status und Notizen. Sie können nach Datumsbereich und Status filtern.

Vollständiges JSON-Archiv (komplettes Backup): Eine einzige strukturierte JSON-Datei mit allem, worauf Sie Sicht haben — Ihr Konto und Unternehmensprofil, Kunden, alle Dokumente (Rechnungen, Angebote, Gutschriften, Ausgaben), Vorlagen, wiederkehrende Zeitpläne, Zahlungen und Steuervoreinstellungen, Bankverbindungen, Produkte und Lagerbewegungen, Kundendateien und -notizen sowie ein Prüfprotokoll. Die Feldnamen sind so benannt, dass das Archiv lesbar ist und keine internen Datenbankdetails offenlegt. Das Archiv wird unter „Einstellungen → Datenschutz & Daten“ (Settings → Privacy & Data) heruntergeladen und funktioniert auch dann, wenn Ihr Abonnement abgelaufen ist.

Wenn Sie Invotify nicht mehr benötigen, können Sie Ihr Konto dauerhaft löschen — im Sinne des DSGVO-Rechts auf Löschung (Artikel 17). Dies ist in jedem Plan verfügbar.

Die Löschung ist unumkehrbar. Um Versehen zu verhindern, müssen Sie zur Bestätigung exakt die Phrase DELETE MY ACCOUNT eingeben. Nach der Bestätigung wird Invotify: 1. Jedes aktive Abonnement kündigen (nach bestem Bemühen). 2. Ihre Unternehmensdaten und den Unternehmensdatensatz löschen (wenn Sie der Eigentümer sind). 3. Ihre persönlichen Daten, Ihr Profil und Ihren Login löschen. 4. Ihre hochgeladenen Dateien aus dem Speicher entfernen. 5. Sie abmelden.

Sind Sie Mitglied eines Unternehmens, das Ihnen nicht gehört, entfernt die Kontolöschung Ihre Mitgliedschaft, lässt das Unternehmen und seine Daten für das verbleibende Team jedoch unangetastet.