Kunden

Ihre Kundendatenbank ist das Herzstück einer effizienten Rechnungsstellung. Mit gepflegten Kundendaten erstellen Sie Rechnungen im Handumdrehen mit automatisch ausgefüllten Informationen und behalten Ihre Geschäftsbeziehungen langfristig im Blick.

Vorteile der Kundenverwaltung: - Schnelle Rechnungserstellung mit automatischem Ausfüllen per Klick - Einheitliche Kundeninformationen in allen Dokumenten - Vollständige Rechnungshistorie jedes Kunden einsehen - Kontaktdaten und Unternehmensinformationen der Kunden im Überblick - Dokumente können in der Sprache des Kunden gerendert werden, sodass jeder Kunde Rechnungen und Angebote in seiner bevorzugten Sprache liest - Validierung von EU-USt-IdNrn. (VIES) mit automatischem Ausfüllen von Firmenname und Adresse - Interne Notizen und Dateianhänge, die direkt beim jeweiligen Kunden gespeichert werden - Kontakte mit Suche und Sortierung organisieren

Alle hier beschriebenen Kundenfunktionen sind in jedem Plan enthalten.

Sie können Kunden auf der Kundenseite oder direkt beim Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots hinzufügen.

Felder der Kundeninformationen:

Pflichtfelder: - Name (Name der Person oder des Unternehmens) - E-Mail (für den Versand von Rechnungen und Angeboten)

Optional: - Typ („Kunde“ (Customer) oder „Interessent“ (Lead) — führen Sie Interessenten getrennt von aktiven Kunden) - Ansprechpartner (konkrete Kontaktperson in einem Unternehmen) - Telefonnummer - Steuernummer (lokale Registrierungsnummer) - USt-IdNr. (EU-USt — wird bereits während der Eingabe gegen VIES validiert) - Straße und Hausnummer - Stadt - Bundesland / Region - Postleitzahl - Land

USt-Validierung und automatisches Ausfüllen: Wenn Sie eine EU-USt-IdNr. eingeben, validiert Invotify sie in Echtzeit gegen die VIES-Datenbank der Europäischen Kommission. Eine gültige Nummer wird mit einem grünen Häkchen bestätigt; eine ungültige wird noch vor dem Speichern markiert. Bei einer erfolgreichen Abfrage werden der eingetragene Firmenname und die Adresse automatisch in alle leer gelassenen Felder übernommen — so erstellen Sie einen vollständigen B2B-Kunden allein aus der USt-IdNr.

Hinzufügen über die Kundenseite: 1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Kunden (Customers) 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kunde hinzufügen“ (Add Customer) 3. Füllen Sie die Kundendaten aus 4. Klicken Sie auf „Speichern“ (Save)

Hinzufügen beim Erstellen einer Rechnung: 1. Wechseln Sie im Abschnitt „Rechnungsempfänger“ (Bill To) des Rechnungseditors zu „Kunde hinzufügen“ (Add Customer) 2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (Name und E-Mail) 3. Speichern Sie — der Kunde wird in Ihrer Kundenliste gespeichert und automatisch für die Rechnung ausgewählt

Die Kundenliste bietet Werkzeuge, um Ihre Kundendatenbank effizient zu durchsuchen, zu sortieren und zu verwalten.

Funktionen der Liste: - Suche über Name, E-Mail und Telefonnummer - Sortierung nach Name, E-Mail, Telefon oder Ort (klicken Sie auf die Spaltenüberschriften) - Filterung nach Typ (Kunden oder Interessenten) - Seitennummerierung (10 Kunden pro Seite) - Mehrfachauswahl mit Massenlöschung (Shift-Klick wählt einen Bereich aus) - Schnellaktionen für jeden Kunden

Kundenaktionen: - Anzeigen (View) — öffnet die Kundendetailseite mit vollständigem Profil und Historie - Bearbeiten (Edit) — Kundeninformationen ändern - Löschen (Delete) — Kunden entfernen (mit Bestätigungsdialog)

Kundendetailseite: Jeder Kunde hat eine eigene Seite mit: - Vollständigen Kontaktinformationen (Name, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Steuernummer, USt-IdNr.) - Vollständiger Geschäftsadresse - Umsatzstatistiken zum Kunden (dieses Jahr, letztes Jahr, durchschnittliche Rechnung, Prognose) - Allen mit dem Kunden verknüpften Rechnungen (Nummer, Datum, Betrag, Status) - Einem Aktivitätsbereich für interne Notizen und Dateianhänge, die beim Kunden gespeichert werden - Einem Generator für Kundenauszüge (Client Statement) — wählen Sie einen Datumsbereich, um ein PDF mit laufendem Saldo zu erstellen - Schnellaktionen (bearbeiten, löschen, neue Rechnung für diesen Kunden erstellen)

Kundendateien: Dateianhänge liegen im Aktivitätsbereich des Kunden und zählen zum Dateispeicher-Kontingent Ihres Kontos. Speicherlimits und unterstützte Dateitypen finden Sie im Abschnitt Dateien.

Mit diesen bewährten Vorgehensweisen halten Sie Ihre Kundendatenbank sauber und nützlich.

Datenqualität: - Prüfen Sie E-Mail-Adressen vor dem Speichern, um die Rechnungszustellung sicherzustellen - Verwenden Sie ein einheitliches Format für Telefonnummern - Hinterlegen Sie bei allen Geschäftskunden vollständige Adressen - Aktualisieren Sie die Daten, wenn Kunden Änderungen mitteilen

Organisation: - Verwenden Sie bei B2B-Kunden Firmennamen - Verwenden Sie bei Privatkunden vollständige Namen - Erfassen Sie Ansprechpartner, um Personen im selben Unternehmen zu unterscheiden - Halten Sie Steuernummern für die Compliance aktuell

Pflege: - Überprüfen und aktualisieren Sie Kundeninformationen regelmäßig - Entfernen Sie doppelte Einträge mithilfe der Suchfunktion - Exportieren Sie Kundendaten als CSV über die Kundenseite mit „CSV exportieren“ (Export CSV) oder als Teil des vollständigen JSON-Archivs unter Einstellungen → Datenschutz & Daten (Settings → Privacy & Data)