Gutschriften

Eine Gutschrift ist ein Dokument, das Sie einem Kunden ausstellen, um einen Betrag zu reduzieren oder zu stornieren, den er aus einer früheren Rechnung schuldet. Verwenden Sie Gutschriften, wenn:

• ein Kunde ein Produkt zurückgibt
• Sie eine Überberechnung auf einer bezahlten oder unbezahlten Rechnung korrigieren müssen
• Sie einen offenen Saldo ganz oder teilweise abschreiben möchten
• Sie nach Ausstellung der ursprünglichen Rechnung einen Rabatt vereinbart haben
• Sie eine außerhalb von Invotify abgewickelte Erstattung dokumentieren müssen

Warum Gutschriften wichtig sind: Gutschriften sind der von Buchhaltern anerkannte Weg, eine Rechnung nach ihrer Ausstellung anzupassen. Sie schreiben die Vergangenheit nicht um — die ursprüngliche Rechnung bleibt exakt erhalten —, sondern dokumentieren die Korrektur als eigenen Beleg mit eigener Nummer und eigenem Datum. So bleiben Ihre Bücher prüfungssicher und der Kontoauszug Ihres Kunden nachvollziehbar.

Gutschriften vs. Rechnungen bearbeiten: Solange eine Rechnung noch im Entwurf ist, können Sie sie direkt bearbeiten. Sobald eine Rechnung gesendet oder als bezahlt markiert wurde, ist sie Teil Ihrer Finanzunterlagen — Sie sollten dann eine Gutschrift ausstellen, statt sie zu ändern. Invotify erlaubt beides, aber für gesendete oder bezahlte Rechnungen sind Gutschriften der empfohlene Weg.

Gutschriften werden in Invotify aus einer bestehenden Rechnung erstellt — so bleibt jede Gutschrift mit dem Dokument verknüpft, das sie korrigiert. Sie starten auf der Gutschriften-Seite, wählen die Rechnung aus, und der Rest wird automatisch ausgefüllt.

Eine Gutschrift erstellen: 1. Gehen Sie zur Gutschriften-Seite 2. Klicken Sie auf „Neue Gutschrift“ (New credit note) 3. Wählen Sie die Rechnung, die Sie gutschreiben möchten 4. Ihre Positionen werden geladen, mit der pro Zeile noch gutschreibbaren Menge 5. Haken Sie die gewünschten Zeilen an — alle für eine vollständige Gutschrift oder einzelne für eine Teilgutschrift 6. Passen Sie die gutgeschriebene Menge pro Zeile an, wenn Sie nur einen Teil einer Position gutschreiben 7. Geben Sie einen Grund und gegebenenfalls Notizen an (für den Prüfpfad dringend empfohlen) 8. Speichern Sie als Entwurf und stellen Sie die Gutschrift aus, sobald Sie bereit sind

Kunde, Währung und Steuerdetails werden automatisch aus der Rechnung übernommen. Sie können pro Zeile nicht mehr gutschreiben, als noch nicht gutgeschrieben ist — Invotify blockiert eine Übergutschrift.

Das Gutschrift-PDF: Jede Gutschrift erzeugt ein sauberes Standard-PDF, das deutlich mit „CREDIT NOTE“ überschrieben ist, damit keine Verwechslung mit einer Rechnung entsteht. Es listet die gutgeschriebenen Positionen, die Gesamtgutschrift und Ihre Unternehmensdaten auf und enthält den von Ihnen angegebenen Grund.

Gutschriften durchlaufen von der Erstellung bis zur Abwicklung vier Status. Wer sie versteht, sieht auf einen Blick, welche Gutschriften wirksam sind und welche nur als Entwurf vorliegen.

Da Gutschriften zu einer Rechnung erstellt werden, geschieht das Anwenden größtenteils automatisch.

Beim Ausstellen auf die verknüpfte Rechnung angewendet Wenn Sie eine mit einer Rechnung verknüpfte Gutschrift ausstellen, reduziert Invotify sofort den offenen Saldo dieser Rechnung um den Gutschriftbetrag. Lautete die Rechnung über €1,000 und die Gutschrift über €400, weist die Rechnung jetzt €600 als fällig aus. Erreicht oder übersteigt die Gutschrift den offenen Betrag, wird die Rechnung als bezahlt markiert. Ein separater „Anwenden“-Schritt ist nicht nötig — das Ausstellen ist das Anwenden.

Der Status „Angewendet“ ist eine manuelle Markierung Eine Gutschrift als Angewendet zu markieren (aus dem Status Ausgestellt) ist ein Buchhaltungsvermerk, mit dem Sie festhalten, dass die Gutschrift vollständig erledigt ist — zum Beispiel nachdem eine Erstattung verbucht wurde. Er ändert für sich genommen keinen Rechnungssaldo; die Saldoänderung ist bereits beim Ausstellen erfolgt.

Erstattungen laufen außerhalb von Invotify Eine Gutschrift ist ein Dokument, keine Geldbewegung. Wenn Sie dem Kunden Geld zurückzahlen müssen, wickeln Sie die Erstattung über Ihren üblichen Kanal ab — Stripe, eine Banküberweisung oder bar — und markieren Sie die Gutschrift als Angewendet, sobald die Erstattung verbucht ist. Invotify löst in Ihrem Namen keine Erstattungen bei einem Zahlungsanbieter aus.

Stornieren macht die Saldoänderung rückgängig Wenn Sie eine mit einer Rechnung verknüpfte Gutschrift stornieren, stellt Invotify den offenen Saldo dieser Rechnung um den gutgeschriebenen Betrag wieder her — die Rechnung zeigt wieder, was tatsächlich geschuldet wird.