Bank-Synchronisierung und Abstimmung

Die Bank-Synchronisierung verbindet das Bankkonto Ihres Unternehmens über Plaid mit Invotify, holt Ihre Transaktionen herein und ordnet eingehende Zahlungen offenen Rechnungen zu — bereits bezahlte Rechnungen markieren sich also von selbst als bezahlt. Diese Funktion nimmt Ihnen die manuelle Abstimmung ab.

Was die Bank-Synchronisierung leistet: - Verbindet Ihre Bank sicher über den gehosteten Anmeldeablauf von Plaid - Holt neue Transaktionen automatisch jeden Tag in Invotify - Bewertet jede eingehende Gutschrift gegen Ihre offenen Rechnungen und bestätigt eindeutige Treffer selbstständig - Stellt Kandidaten mit geringerer Konfidenz als Vorschläge bereit, die Sie mit einem Klick bestätigen - Lässt Sie Transaktionen ignorieren oder archivieren, die keine Kundenzahlungen sind

Wo Sie die Funktion finden: Banken verbinden und trennen Sie unter Einstellungen → Integrationen (Settings → Integrations); der Transaktions-Feed lebt auf der Bank-Seite (/dashboard/bank), gegliedert in die Ansichten „Erfordert Aufmerksamkeit" (Needs Attention — Vorschläge und Transaktionen, die auf eine Entscheidung warten), „Zugeordnet" (Matched) und „Ignoriert" (Ignored).

Tarifverfügbarkeit: Die Bank-Synchronisierung ist eine Pro-Funktion (auch in Lifetime enthalten). Im Starter-Tarif zeigt die Bank-Seite stattdessen eine Upgrade-Aufforderung. Jeder Bank-API-Aufruf ist serverseitig abgesichert — die Funktion ist also wirklich gesperrt und nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet.

Das Verbinden einer Bank ist ein kurzer, geführter Ablauf, den Plaid übernimmt. Invotify erhält ausschließlich die Daten, die Plaid zurückgibt — niemals Ihre Bankanmeldung.

Wo Plaid verfügbar ist: Die Verbindung unterstützt Banken in den USA, dem Vereinigten Königreich und Kanada und deckt über Plaid Tausende Institute ab, darunter große überregionale Banken, Regionalbanken und Genossenschaftsbanken.

So funktioniert die Verbindung: 1. Invotify fordert für Ihr Konto ein Plaid-Link-Token an. 2. Das sichere Pop-up von Plaid öffnet sich. Sie wählen Ihre Bank und melden sich direkt bei Plaid an — Invotify steht nie zwischen Ihnen und Ihren Zugangsdaten. 3. Sie wählen das Konto aus, das Sie verknüpfen möchten. 4. Plaid gibt ein temporäres öffentliches Token zurück, das Invotify gegen ein langlebiges Zugriffstoken eintauscht und Ihrem Unternehmen zuordnet. 5. Die Verbindung wird mit dem Namen Ihres Instituts, dem Kontonamen und einer maskierten Kontonummer gespeichert und ist bereit zur Synchronisierung.

Sobald eine Bank verbunden ist und Transaktionen synchronisiert wurden, erscheinen sie in Invotify — gegliedert danach, wo sie im Zuordnungsprozess stehen.

So ist der Feed organisiert: - „Erfordert Aufmerksamkeit" (Needs Attention) — Vorgeschlagene Treffer, die die Zuordnung gefunden, aber nicht sicher genug bestätigt hat (angezeigt mit ihrem Konfidenzwert und einer Bestätigung per Klick), plus Transaktionen ohne bisherigen Kandidaten. Ordnen Sie jede einer Rechnung zu oder ignorieren Sie sie. - „Zugeordnet" (Matched) — Transaktionen, die gegen eine Rechnung bestätigt wurden — ob automatisch durch die Zuordnung oder manuell durch Sie. - „Ignoriert" (Ignored) — Transaktionen, die Sie beiseitegelegt haben, weil sie keine Kundenzahlungen sind (Gebühren, Umbuchungen, Lieferantenabbuchungen und Ähnliches).

Was jede Transaktion zeigt: Jede Transaktion trägt Betrag, Währung, Datum, Beschreibung, Händlernamen (sofern die Bank einen liefert) und Kategorie sowie ihren aktuellen Zuordnungsstatus und die ggf. zugeordnete Rechnung. Vorgeschlagene Treffer zeigen zusätzlich die Konfidenz der Zuordnung. Eingehende Zahlungen (Gutschriften) sind die Transaktionen, die für die Zuordnung relevant sind; ausgehende Abbuchungen liegen einfach im Feed.

Den Feed lesen: Transaktionen werden mit den neuesten zuerst aufgelistet. Die Liste ist paginiert, sodass große Historien in handlichen Seiten laden statt auf einmal.

Die Zuordnung von Invotify vergleicht jede eingehende Zahlung mit Ihren offenen Rechnungen und errechnet einen Konfidenzwert. Dieser Wert entscheidet, ob die Zuordnung automatisch angewendet oder Ihnen zur Bestätigung vorgelegt wird.

Wie der Wert zustande kommt: Für jede offene Rechnung, die zur Währung und zum Betrag der Transaktion passt (innerhalb einer kleinen Rundungstoleranz), addiert Invotify drei Signale:

Betrag — der größte Anteil am Wert. Eine Transaktion wird überhaupt nur dann Kandidat, wenn ihr Betrag innerhalb der Toleranz einer Rechnungssumme entspricht.

Datumsnähe — eine Zahlung, die nahe am Fälligkeitsdatum der Rechnung eingeht, erzielt einen höheren Wert als eine, die Wochen entfernt liegt. Je näher die Daten, desto mehr zählt es; Zahlungen fernab jedes Fälligkeitsdatums tragen bei diesem Signal nichts bei.

Kundenname — enthält die Transaktionsbeschreibung den Kunden- oder Firmennamen der Rechnung, erhöht das den Wert. Bankbeschreibungen sind oft unsauber, daher ist dies eines von drei Signalen und keine Voraussetzung.

Automatische Bestätigung vs. Vorschlag: Die drei Signale ergeben zusammen eine Gesamtkonfidenz. Überschreitet der beste Kandidat eine hohe Konfidenzschwelle, bestätigt Invotify die Zuordnung automatisch, erfasst die Zahlung und aktualisiert die Rechnung. Unterhalb dieser Schwelle wird der Kandidat als vorgeschlagene Zuordnung gespeichert — er erscheint unter „Erfordert Aufmerksamkeit" (Needs Attention) mit seinem Konfidenzwert, sodass Sie ihn mit einem Klick bestätigen können (oder eine andere Rechnung wählen oder ihn ignorieren). Vorschläge werden bei jeder Synchronisierung neu geprüft: Wird die Kandidaten-Rechnung anderweitig bezahlt, wird der veraltete Vorschlag zurückgezogen, statt Ihnen eine doppelte Bestätigung zuzumuten.

Was bei einer bestätigten Zuordnung passiert: Wird eine Zuordnung bestätigt — durch die Zuordnung oder durch Sie — erfasst Invotify eine Zahlung auf der Rechnung in Höhe des Transaktionsbetrags und berechnet den offenen Rest neu. Ist der Saldo damit ausgeglichen, wechselt die Rechnung zu „Bezahlt" (Paid); deckt die Zahlung nur einen Teil, wird die Rechnung „Teilweise bezahlt" (Partial) und bleibt für den Rest offen. Manuelle Zuordnungen werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

Manuell zuordnen: Sie können eine Transaktion jederzeit selbst von der Transaktion aus einer Rechnung zuordnen. Eine manuelle Zuordnung gilt als vollständig sicher und erfasst die Zahlung genau so wie eine automatische.

Nicht jede Zeile in Ihrem Bank-Feed ist eine Kundenzahlung. Gebühren, Umbuchungen, Erstattungen an Lieferanten und Ihre eigenen ausgehenden Abbuchungen tauchen ebenfalls auf. Invotify bietet Ihnen einen sauberen Weg, diese aus Ihrer Abstimmungsansicht herauszuhalten.

Eine Transaktion ignorieren: Markieren Sie eine beliebige Transaktion als ignoriert, und sie wandert in die Ansicht „Ignoriert" (Ignored) und aus Ihrem Weg. Nutzen Sie dies für alles, was keine Kundenzahlung ist, damit Ihr Feed nur echte Entscheidungen enthält. Das Ignorieren einer Transaktion berührt keine Rechnung — es dient ausschließlich dem Aufräumen des Feeds.

Die Ansicht „Ignoriert" als Archiv: Ignorierte Transaktionen werden nicht gelöscht; sie bleiben unter „Ignoriert" (Ignored) verfügbar. So behalten Sie eine vollständige Aufzeichnung von allem, was über Ihr Konto gelaufen ist, und können sich zugleich auf die Transaktionen konzentrieren, die für Ihren Zahlungseingang zählen.

Eine Bank trennen: Sie können eine Bankverbindung jederzeit unter Einstellungen → Integrationen (Settings → Integrations) entfernen. Das Trennen ist eine sanfte Aktion — die Verbindung wird als getrennt markiert, die Synchronisierung stoppt, und der Vorgang wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten. Bereits eingelesene Transaktionen verbleiben in Ihrem Feed.

Die Bank-Synchronisierung läuft von allein — Ihr Feed bleibt aktuell, und eindeutige Treffer stimmen sich selbst ab, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Tägliche automatische Synchronisierung: Jede verbundene Bank wird automatisch einmal täglich synchronisiert. Es gibt nichts anzustoßen oder zu planen — neue Transaktionen erscheinen einfach jeden Morgen in Ihrem Feed, bereits durch die Zuordnung gelaufen.

Inkrementelle, Cursor-basierte Synchronisierung: Invotify nutzt die Cursor-basierte Synchronisierung von Plaid: Jeder tägliche Lauf holt nur, was seit dem letzten Lauf neu ist, statt Ihre gesamte Historie erneut herunterzuladen. Neue Transaktionen werden hinzugefügt, und der Cursor wird gespeichert, sodass der nächste Lauf genau dort weitermacht, wo der letzte aufgehört hat. Das hält Synchronisierungen schnell und verhindert doppelte Einträge — Transaktionen werden über ihre Bank-Kennung identifiziert.

Automatische Zuordnung während der Synchronisierung: Nachdem neue Transaktionen für eine Verbindung abgerufen wurden, lässt die Synchronisierung die Zuordnung über Ihre ausstehenden Zahlungseingänge laufen. Treffer mit hoher Konfidenz werden bestätigt, die Zahlung wird auf der Rechnung erfasst und der Rechnungsstatus aktualisiert — ganz ohne Ihr Zutun. Kandidaten mit geringerer Konfidenz landen als Vorschläge unter „Erfordert Aufmerksamkeit" (Needs Attention), und bestehende Vorschläge werden aufgefrischt (ein Vorschlag, dessen Rechnung anderweitig bezahlt wurde, wird zurückgezogen).

Belastbar je Verbindung: Gerät eine Bankverbindung während einer Synchronisierung in Schwierigkeiten, markiert Invotify nur diese Verbindung als fehlerhaft und macht mit den übrigen weiter — der Schluckauf einer Bank blockiert nie die anderen. Eine fehlerhafte Verbindung lässt sich in den Einstellungen (Settings) neu verbinden. Jede Verbindung hält fest, wann sie zuletzt synchronisiert wurde.