Genehmigungs-Workflows

Genehmigungs-Workflows setzen einen Kontrollpunkt zwischen „Dokument erstellt" und „Dokument versendet". Sie legen Regeln fest, welche Rechnungen und Angebote eine Freigabe benötigen; sobald ein Dokument zutrifft, hält Invotify es automatisch zurück und bittet einen bestimmten Genehmiger um Prüfung. Bis zur Genehmigung kann das Dokument Ihr Unternehmen nicht verlassen.

Das ist für Teams gedacht, die bei hochwertigen, sensiblen oder erstmaligen Dokumenten ein zweites Augenpaar wollen — ohne alles andere auszubremsen. Eine wiederkehrende €200-Rechnung kann direkt rausgehen, während eine €15,000-Rechnung oder die allererste Rechnung an einen brandneuen Kunden darauf wartet, dass ein Inhaber oder Admin sie durchsieht.

Der Ablauf von Anfang bis Ende:

1. Sie legen eine Regel fest unter Einstellungen → Genehmigungen (Settings → Approvals) — zum Beispiel: „Rechnungen über €1,000 benötigen die Genehmigung eines Admins."

1. Ein zutreffendes Dokument wird zurückgehalten. Speichert jemand eine Rechnung oder ein Angebot, das einer Regel entspricht, erstellt Invotify automatisch eine ausstehende Genehmigungsanfrage. Sonst ändert sich nichts — das Dokument wird ganz normal gespeichert — aber es ist nun markiert.

1. Berechtigte Genehmiger werden benachrichtigt. Alle, die über die Anfrage entscheiden können, erhalten eine In-App-Benachrichtigung mit einem Link direkt zum Dokument.

1. Ein Genehmiger entscheidet. Ein Inhaber oder Admin öffnet das Dokument, prüft es und klickt direkt im Banner oben auf Genehmigen (Approve) oder Ablehnen (Reject).

1. Der Versand wird freigeschaltet. Nach der Genehmigung funktioniert die Senden-Aktion normal. Solange die Anfrage noch aussteht, werden Versandversuche abgewiesen.

Tarif: Genehmigungs-Workflows sind eine Pro-Funktion (auch in Lifetime enthalten). Im Starter-Tarif zeigen die Genehmigungseinstellungen eine Vorschau der Funktionsweise mit einer Upgrade-Aufforderung — es laufen keine Regeln.

Eine Regel entscheidet, wann ein Dokument eine Genehmigung benötigt und wer freigeben darf. Sie können beliebig viele Regeln anlegen, jede gilt für genau einen Dokumenttyp. Beim Speichern eines Dokuments prüft Invotify jede aktive Regel für diesen Dokumenttyp und stoppt beim ersten Treffer.

Dokumenttyp Jede Regel gilt entweder für Rechnungen oder Angebote. Den Typ wählen Sie beim Anlegen der Regel. (Rechnungen und Angebote sind die Dokumenttypen, die Sie heute in den Genehmigungseinstellungen verwalten können.)

Auslöser (Bedingungen) Jede Regel hat genau einen Auslöser, der entscheidet, ob ein bestimmtes Dokument zutrifft:

• Summe über Schwellenwert — eine Genehmigung ist erforderlich, wenn die Dokumentsumme einen von Ihnen festgelegten Betrag erreicht oder übersteigt (zum Beispiel €1,000). Alles unterhalb des Schwellenwerts geht ohne Freigabe raus.
• Erstes Dokument an einen Neukunden — eine Genehmigung ist nur für das erste Nicht-Entwurfsdokument an einen Kunden ohne bisherige Rechnungen erforderlich. Sobald der Kunde eine Historie hat, lösen seine Dokumente diese Regel nicht mehr aus.
• Jedes Dokument — jedes Dokument dieses Typs benötigt eine Genehmigung, ohne Ausnahme. Nutzen Sie dies, wenn nichts ungeprüft rausgehen soll.

Wer benachrichtigt wird Wählen Sie, welche Rolle beim Erstellen einer Anfrage alarmiert wird: - Inhaber (Owner) — der Kontoinhaber wird benachrichtigt. - Inhaber oder Admin (Owner or admin) — die Admins des Teams werden benachrichtigt. Das ist die übliche Wahl.

Unabhängig von der Benachrichtigungseinstellung kann jeder Inhaber oder Admin eine ausstehende Anfrage prüfen und genehmigen (Mitglieder nicht).

Schnellstart-Vorlagen Beim ersten Öffnen der Genehmigungen werden Ihnen drei Ein-Klick-Vorlagen angeboten, damit Sie nicht mit einem leeren Formular beginnen: „Rechnungen über [Betrag]", „Erste Rechnung an einen Neukunden" und „Jedes Angebot". Jede legt eine fertige Regel an, die Sie anpassen können — oder Sie fügen stattdessen eine vollständig eigene Regel hinzu.

Trifft ein Dokument auf eine Regel zu, erstellt Invotify dafür eine Genehmigungsanfrage. Diese Anfrage durchläuft einen einfachen Lebenszyklus, und das Dokument selbst zeigt, wo sie steht.

Ausstehend Die Anfrage beginnt als ausstehend, sobald eine zutreffende Rechnung oder ein Angebot gespeichert wird. Das Dokument ist vollständig gespeichert und bearbeitbar — es kann nur noch nicht versendet werden. Eine ausstehende Anfrage wird automatisch erstellt und ist idempotent: erneutes Speichern desselben Dokuments häuft keine doppelten Anfragen an.

Genehmigt Ein Inhaber oder Admin prüft das Dokument und genehmigt es. Die Anfrage wird mit Prüfer und Zeitpunkt gestempelt, einschließlich eines etwaigen Kommentars. Der Versand ist nun freigeschaltet.

Abgelehnt Der Prüfer lehnt die Anfrage stattdessen ab, optional mit einem erklärenden Kommentar. Die Ablehnung hebt die Sperre auf — nur eine *ausstehende* Anfrage blockiert den Versand — der erwartete nächste Schritt ist also, das Dokument zu korrigieren und neu zu speichern, wodurch eine neue ausstehende Anfrage zur Prüfung entsteht. Verstehen Sie eine Ablehnung als „so nicht versenden", nicht als dauerhafte Sperre.

Das Banner auf dem Dokument Öffnen Sie eine Rechnung oder ein Angebot mit einer Genehmigungsanfrage, sehen Sie oben ein Banner: - Eine ausstehende Anfrage zeigt ein bernsteinfarbenes Banner mit der auslösenden Regel sowie den Schaltflächen Genehmigen (Approve) und Ablehnen (Reject) für Prüfer. - Eine genehmigte oder abgelehnte Anfrage schrumpft zu einem kleinen grünen oder roten Badge, sodass das Ergebnis sichtbar bleibt, ohne die Seite zu dominieren.

Versandsperre (die 409-Blockade) Das ist der Teil, der Genehmigungen Biss verleiht. Wenn Sie versuchen, eine Rechnung oder ein Angebot mit einer ausstehenden Anfrage per E-Mail zu versenden, weist der Server die Anfrage ab und liefert eine 409-Antwort mit dem stabilen Fehlercode `APPROVAL_PENDING`. Die Oberfläche zeigt dies als „Dieses Dokument wartet auf Genehmigung und kann noch nicht versendet werden." Die Sperre wird serverseitig für die Versand-Endpunkte von Rechnungen und Angeboten durchgesetzt — sie lässt sich auch durch direkte API-Aufrufe nicht umgehen. Sobald die Anfrage genehmigt ist (oder keine ausstehende Anfrage mehr existiert), läuft der Versand normal weiter.

Genehmigungen funktionieren nur, wenn die richtigen Personen wissen, dass etwas zu prüfen ist. Sobald eine ausstehende Anfrage erstellt wird, sendet Invotify eine In-App-Benachrichtigung an jeden berechtigten Genehmiger — damit nichts still in einer Warteschlange liegt.

Wer benachrichtigt wird: - Leitet die Regel an Inhaber (Owner), wird der Inhaber benachrichtigt. - Leitet die Regel an Inhaber oder Admin (Owner or admin), werden der Inhaber und jeder Admin benachrichtigt.

Wer ausgenommen ist: Die Person, die das Dokument erstellt hat, erhält dafür nie die Genehmigungsbenachrichtigung — sie kann ihre eigene Anfrage ohnehin nicht genehmigen, eine Benachrichtigung wäre also nur Rauschen.

Was die Benachrichtigung enthält: Jeder Genehmiger erhält eine In-App-Benachrichtigung mit dem Titel „Genehmigung angefragt" (Approval requested), die darauf hinweist, dass eine Rechnung oder ein Angebot seine Genehmigung benötigt, und die auslösende Regel nennt. Sie verlinkt direkt zur Detailseite des Dokuments, wo das Genehmigungsbanner mit den Schaltflächen Genehmigen (Approve) und Ablehnen (Reject) wartet.

Wo Benachrichtigungen erscheinen: Genehmigungsbenachrichtigungen erscheinen im In-App-Benachrichtigungscenter (die Glocke im Dashboard), neben Ihren übrigen Hinweisen. Ein Klick darauf bringt den Genehmiger direkt zum Dokument, sodass er mit wenigen Klicks handeln kann.

Alle Genehmigungsregeln befinden sich unter Einstellungen → Genehmigungen (Settings → Approvals). Hier richten Inhaber und Admins die Regeln ein, die für das gesamte Unternehmen gelten, bearbeiten sie und entfernen sie.

Die Genehmigungsseite: - Eine kurze „So funktioniert es"-Einführung oben, damit jeder, der hier landet, die Funktion versteht. - Die Liste der Regeln mit Dokumenttyp, Auslöser (und ggf. Schwellenwert) sowie der Genehmiger-Rolle jeder Regel. - Schnellstart-Vorlagen, solange Sie noch keine Regeln haben, damit Sie mit einem Klick eine sinnvolle Regel aufsetzen können.

Eine Regel erstellen: Klicken Sie auf „Regel hinzufügen" (Add Rule) (oder wählen Sie eine Schnellstart-Vorlage). Füllen Sie Name, Dokumenttyp, Auslöser, Schwellenwert (bei Betragsregeln) und die Genehmigungsberechtigung aus. Speichern Sie — die Regel ist sofort aktiv, und das nächste zutreffende Dokument wird zurückgehalten.

Eine Regel bearbeiten: Klicken Sie bei einer Regel auf das Bearbeiten-Symbol (Stift), um Name, Dokumenttyp, Auslöser, Schwellenwert oder Genehmiger-Rolle zu ändern. Änderungen gelten für Dokumente, die ab diesem Zeitpunkt gespeichert werden.

Eine Regel löschen: Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb), um eine Regel zu entfernen. Beachten Sie, dass beim Löschen einer Regel auch die darauf verweisenden Genehmigungsanfragen entfernt werden.

Wer Regeln verwalten darf: Das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Regeln ist Inhabern und Admins vorbehalten. Mitglieder können von Genehmigungen weiterhin betroffen sein — ihre Dokumente werden zurückgehalten — aber sie können die Regeln selbst nicht ändern und keine Anfragen genehmigen.