常见问题
常见问题与解答
一般问题
关于使用 Invotify 的常见问题。
Invotify 是什么？
Invotify 是一款专业发票平台，帮助企业创建、管理和发送发票及报价单。它包含客户管理、产品目录、循环计费、自定义模板、支付集成和分析等功能。
Invotify 适合谁使用？
Invotify 专为自由职业者、小型企业和需要高效创建专业发票、管理客户和追踪付款的企业设计。
Invotify 的费用是多少？
Invotify 提供三个套餐：Starter 每月 €19（€190/年），包含核心功能；Pro 每月 €49（€490/年），包含无水印文件、在线付款、产品、高级报表等更多功能；以及Lifetime 一次性 €499，永久访问所有 Pro 功能及未来更新。
我可以在手机上使用 Invotify 吗？
可以！网页应用完全响应式，还有原生 iOS 和 Android 应用，以及 Apple Watch 伴侣和 iOS 主屏/锁屏小组件——所有套餐均包含，使用您现有账户即可登录。移动和手表应用需要网络连接才能同步。详见移动端、手表与小组件章节。
我的数据有多安全？
Invotify 采用行业标准安全措施：端到端加密 HTTPS 连接、双因素认证和密钥保护账户访问、公司范围内的数据隔离（您的数据对其他账户不可见），以及严格的速率限制防止滥用。密码使用现代算法哈希处理，从不以明文存储。
Invotify 支持哪些语言？
Invotify 支持 21 种语言：阿拉伯语、中文、丹麦语、荷兰语、英语、芬兰语、法语、德语、印地语、意大利语、日语、韩语、拉脱维亚语、挪威语、波兰语、葡萄牙语、俄语、西班牙语、瑞典语、土耳其语和乌克兰语。完全支持阿拉伯语的从右到左布局。从导航中的地球图标切换界面语言；为每位客户设置语言，以其偏好的语言发送文件。
有深色模式吗？
有！使用顶部导航栏中的主题切换器在浅色和深色主题之间切换。Invotify 也可以自动检测您的系统偏好。
账户与访问
关于您的账户和访问的问题。
如何创建账户？
访问 Invotify 网站，点击"注册"。您可以使用邮箱/密码、Google 登录或 Apple 登录创建账户。如果使用邮箱，您需要验证邮箱地址。
如何重置密码？
在登录页面点击"忘记密码"。输入您的邮箱地址，我们将发送密码重置链接。如果几分钟内未收到，请检查垃圾邮件文件夹。
我可以更改邮箱地址吗？
当前无法在设置中更改现有账户的邮箱——请联系支持团队，我们将帮助您切换到新地址。
如何启用双因素认证？
前往设置 → 安全，在双因素认证部分打开"邮件验证码"开关。2FA 立即生效——从下次登录起，您将收到一封包含 6 位数验证码的邮件以完成登录。
什么是密钥，如何使用？
密钥是一种现代的防网络钓鱼双重认证因素：输入密码后，使用设备的生物识别传感器（指纹、人脸）或安全密钥确认登录。在设置 → 安全 → 密钥中设置。
如何删除我的账户？
前往设置 → 隐私与数据，点击"删除我的账户"。这是永久性操作，将删除您的所有数据。建议先导出您的数据。
多个用户可以访问我的账户吗？
可以，在 Pro 套餐中，最多支持 10 个团队名额。通过邮件邀请您的会计师、虚拟助手或团队成员，并选择其角色（管理员或成员）。成员只获得您授予的权限——九项精细权限涵盖发票、报价单、客户、产品、模板、排期、报表、团队管理和计费。Starter 和 Lifetime 为单用户（1 个名额）。详见文档的团队章节。
发票与报价单
关于创建和管理文件的问题。
在哪里查找我的发票？
所有发票都在仪表板的"发票"部分列出。使用搜索栏按发票编号或客户名称查找特定发票，使用筛选器按状态缩小范围。
发送后可以编辑发票吗？
可以，发票发送后仍可编辑——事后向客户发送更新版本。对于已正式开具或已付款的发票，请考虑使用贷项通知单，这样可以保留审计跟踪。
如何复制发票？
打开要复制的发票，点击操作菜单中的"复制"按钮。这将创建一张新发票，包含新编号、今天的日期，但内容和客户相同。
可以将报价单转换为发票吗？
可以！打开已接受的报价单，点击"转换为发票"。这将创建一张包含报价单所有详情的新发票。原始报价单保留，并标记为"已转换"。
循环发票如何工作？
创建发票时启用循环排期。选择模式——每日、每周、每月或每年——或自定义间隔（每 N 天/周/月/年），包括"每周指定日期"和"每月第 N 个工作日"规则。Invotify 在预定日期自动生成新发票（或提前若干天生成，为您提供审核窗口），如果启用了自动发送，将在发票日期附带 PDF 附件通过邮件发送给客户。您可以随时暂停、恢复或结束排期。所有套餐均支持循环排期；在生成时自动从已保存的卡片扣款是 Pro 专属功能。
可以在发票上接受在线付款吗？
可以，需要 Pro 或 Lifetime 套餐。在设置 → 集成中连接您的 Stripe 或 PayPal 账户，然后每张发票都会附带付款按钮。客户直接付款，发票自动变为已付款。在 Starter 套餐中，您仍可手动记录付款。
如何将发票发送给客户？
打开发票详情页面，点击"发送"。确认收件人邮箱，可选填消息，然后点击发送。发票 PDF 会自动作为附件附在邮件中，同时附上分享链接（在 Pro 套餐中还有付款链接）。
可以以链接形式分享发票而不发送邮件吗？
可以。在发票上生成分享链接，通过任何渠道发送——聊天、您自己的邮件客户端、消息应用。收件人打开干净的品牌页面，无需登录，可以查看发票并下载 PDF（在 Pro 且已连接 Stripe 的情况下还可在线付款）。链接使用随机、难以猜测的令牌，您可以随时撤销。所有套餐均可使用。
我可以知道客户何时查看了我的发票吗？
可以——发票查看追踪记录每次分享发票被打开的时间，包括时间戳、来源（链接、邮件、门户或 API）、IP 地址和浏览器。发票详情页显示查看次数以及首次和最近查看的时间戳，有查看无付款就是您跟进的信号。所有套餐均包含。
模板与自定义
关于自定义文件的问题。
可以自定义发票模板吗？
可以。模板构建器允许您将 22 种积木类型拖放到精准网格上，并为每个积木设置样式以匹配您的品牌。根据需要保存任意数量的模板，复制和重组它们，并为不同发票分配不同模板。
如何添加我的标志？
前往设置 → 业务信息，上传您的标志。支持格式：PNG、JPG、GIF、WebP（最大 5MB）。正方形图片效果最佳。标志会自动显示在模板的品牌积木中。
可以使用多个模板吗？
可以，创建并保存任意数量的模板。创建发票或报价单时，选择要使用的模板。这对于不同文件类型或客户类别非常有用。
有现成模板可用吗？
有！模板页面包含一个"专业设计"商店，提供 12 款专业设计的模板。点击任意设计上的"添加"，将副本添加到您的收藏中，然后自定义以匹配您的品牌。
模板构建器有哪些积木类型？
构建器提供分为五大类的 22 种积木类型。身份：品牌/Logo、发件方、账单方、收货方。文件：发票编号、开具日期、到期日、服务期间、采购订单编号、自定义字段。内容：行项目、文本块、备注与条款、图片。金额：应付金额、付款详情、付款条款、签名。布局：分隔线、状态章、条形码、二维码。
可以在模板上隐藏某些字段吗？
可以。打开积木的配置面板，使用"字段"选项卡显示或隐藏单个字段（标签、日期、列等），无需删除积木——日后需要时轻松重新启用。
文件可以进行电子签名吗？
可以。Invotify 支持发票和报价单的数字签名，所有套餐均包含，无需额外费用。将签名积木添加到模板，并在设置中设置默认签名人姓名、职称和签名图片——您的文件就会带签名发出。您的客户也可以签名，无需账户：公共分享页面有一个签名板，客户可以输入姓名并绘制签名。捕获的签名记录包含签名人姓名、可选邮箱、IP 地址、浏览器和精确时间戳作为审计跟踪。注意：这是带审计跟踪的简单电子签名——不是 eIDAS 合格签名，Invotify 不对法律强制执行力做出保证。详见数字签名章节。
团队与权限
关于多用户团队、角色和邀请的问题。
我可以邀请多少团队成员？
多用户团队是 Pro 功能，最多 10 个名额（名额数包含负责人）。在该限制内不收取额外的按席位费用。Starter 和 Lifetime 为单用户——1 个名额——因此添加团队成员需要升级到 Pro。待处理的邀请也占用名额，因此不能邀请超过限制的人数。
每个角色可以做什么？
负责人拥有完整访问权限，包括计费，且无法被移除。管理员默认拥有所有权限，包括计费——仅授予受信任的团队成员。成员只拥有您明确授予的权限——发票、报价单、客户、产品、模板、排期、报表、团队管理。精确控制每位团队成员可以操作的内容。
可以有多个负责人吗？
不可以。每个账户恰好有一名负责人——注册的人，负责计费。如果您需要转让账户（例如出售业务），请联系支持团队进行所有权转让。
某人离职后如何撤销访问权限？
从侧边栏打开团队页面，找到该人员，点击"移除"。其会话立即失效，立即失去访问权限。其历史操作保留在活动日志中以供审计。
成员可以看到他们没有创建的发票吗？
可以，如果他们拥有"管理发票"权限。团队范围是公司级别的——拥有某功能访问权限的每个人都可以看到该功能中的所有数据。Invotify 目前没有按发票的所有权限制。
如果邀请邮件落入垃圾邮件怎么办？
告诉被邀请人检查其垃圾邮件文件夹。如果仍然找不到，从团队页面撤销邀请并重新发送。邀请从发送时起有效期为 7 天。
我可以审计团队成员的操作吗？
可以——活动日志记录关键操作（发票创建、发送和标记为已付款，产品创建，团队邀请和角色变更，银行连接和匹配）以及操作人和时间。按人员或日期筛选以缩小查看范围。
我可以要求在发票发送前获得签核吗？
可以，使用审批工作流（Pro 功能，Lifetime 包含）。在设置 → 审批中设置规则——例如"超过 €1,000 的发票需要管理员审批"、"向新客户发送的第一张发票"或"每份报价单"。符合条件的文件被自动暂扣，在负责人或管理员批准之前无法发送邮件（拦截在服务器端执行，返回 409 APPROVAL_PENDING）。创建者不能批准自己的文件，确保始终是真正的第二次审查。在 Starter 套餐中，您会看到预览和升级提示；不执行任何规则。
贷项通知单
关于贷项通知单、退款和更正的问题。
何时使用贷项通知单而不是编辑发票？
只有在草稿状态下才编辑发票。一旦发票已发送或标记为已付款，请改用贷项通知单——这样可以保留审计跟踪，让您的会计师满意。贷项通知单是发票正式化后记录任何更正的正确方式。
可以开具部分贷项吗？
可以。贷项通知单支持不超过原始发票总额的任何金额。常见用途：多件商品中退回一件、事后协商的折扣，或更正行项目的多收金额。
贷项通知单会自动退款给客户吗？
不会。贷项通知单是一个文件——开具后减少关联发票的未结余额，但不会转移任何资金。Invotify 不代表您向 Stripe、PayPal 或银行推送退款。通过您常用的渠道（Stripe、银行转账、现金）处理实际退款，并在退款到账后将贷项通知单标记为已应用。
可以作废贷项通知单吗？
可以。作废的贷项通知单保留在系统中以供审计，但不产生财务影响。如果贷项通知单是误开的，将其作废。不要删除——删除会破坏审计跟踪。
贷项通知单会显示在客户对账单上吗？
会。每份客户对账单包含发票、付款和贷项通知单及滚动余额，因此完整的财务历史一目了然。
产品与库存
关于产品目录和库存追踪的问题。
使用 Invotify 需要创建产品吗？
不需要，产品是可选的——产品目录是 Pro 功能（Lifetime 包含）。您始终可以在任何套餐的每张发票上手动输入行项目。在 Pro 套餐中，产品允许您选择包含已保存描述、价格、成本价和税务类别的预配置项目。
库存追踪如何工作？
库存追踪是 Pro 产品目录的一部分。在设置 → 功能中启用，然后在各个产品上设置库存数量和低库存阈值。库存低于阈值或耗尽时，您将收到通知，每次变动都记录在库存变动日志中。
创建发票时库存会自动减少吗？
在已启用库存追踪的 Pro 套餐中，库存会自动扣减——当发票以"已发送"状态创建时，或随后标记为"已付款"时（两者取其先发生的，绝不重复扣减）。每次扣减会减少发票上的产品库存，并在库存变动日志中写入"销售"记录。如果库存追踪关闭，则不会有任何变化。
可以将产品组织到类别中吗？
可以，产品可以分配到以下类别：服务、软件、硬件、咨询、培训、支持、许可、订阅和其他。
有哪些单位类型？
Invotify 支持 10 种单位类型：单位（通用）、小时、天、月、年、件、服务、项目、许可和订阅。
付款与计费
关于收款和管理订阅的问题。
如何在发票上接受在线付款？
Stripe 和 PayPal 在 Pro 和 Lifetime 套餐中可用。在设置 → 集成中连接您的账户，每张发送的发票都附带付款按钮。通过 Stripe，客户可以用银行卡、Apple Pay、Google Pay、iDEAL、SEPA 等方式付款，具体取决于您的地区。付款成功后，Invotify 立即将发票标记为已付款。
发票逾期后会发生什么？
如果您启用了提醒，Invotify 会按您配置的计划（例如到期后 7 天和 14 天）向客户发送礼貌的品牌提醒邮件。每封邮件包含发票编号、金额和到期日。如果您偏好手动控制，Invotify 会改为通知您——由您决定是否发送催款或以其他方式处理。
可以收取滞纳金吗？
可以，所有套餐均支持。在设置 → 文件设置（默认付款条款卡中）中配置宽限期、费用类型（固定金额或百分比）和可选上限。一旦逾期发票超过宽限期，点击一下即可从发票中应用费用。启用滞纳金前请查阅您当地的法规。
可以将大型报价单拆分成多张发票吗？
可以——这就是进度开票。在报价单编辑器中勾选"允许进度开票"（创建或编辑报价单时），然后随时从报价单的进度视图中按任意比例或固定金额开票。Invotify 追踪累计开票总额，并阻止您超额开票。常见拆分方式为 30/30/40 或 50/50。详见报价单章节。
支持哪些货币？
Invotify 支持 102 种货币，包括美元、欧元、英镑、加拿大元、澳元、日元、瑞士法郎、印度卢比、人民币、瑞典克朗、挪威克朗、丹麦克朗、波兰兹罗提和许多地区货币。在设置 → 文件设置中设置公司默认货币，然后按客户或按发票覆盖。Stripe 在结账时自动使用发票货币。
如何记录通过现金或电汇收到的付款？
打开发票并点击"记录付款"。输入金额和可选备注（例如"电汇，参考编号 1234"）。发票立即更新——部分金额让发票保持未结状态并显示剩余余额。手动付款记录在所有套餐中均可用，包括 Starter。
Invotify 提供哪些财务报表？
仪表板在所有套餐中显示收入、未结、已付和待处理以及收入图表，客户对账单（按任意日期范围生成的每客户滚动余额 PDF）也适用于所有套餐。高级报表套件是 Pro 专属：收入、利润损益、账龄（30/60/90+ 天桶）、DSO（销售应收天数）和包含 CSV 导出的税务报表。收入、利润损益和税务仅计算已付款发票；账龄和 DSO 查看仍欠款项。注意：Invotify 不追踪支出，因此利润损益侧重收入，而非完整的会计利润损益表。详见报表与分析章节。
可以自动将银行交易与发票匹配吗？
可以，在 Pro 和 Lifetime 套餐中。在设置 → 集成中通过 Plaid 连接您的企业银行（美国、英国和加拿大）。Invotify 导入交易，根据金额、日期和客户名称对每笔传入信贷与未结发票进行评分，自动确认高置信度匹配（记录付款并将发票标记为已付款），并允许您一键确认或忽略其余部分。详见银行同步章节。
如何升级我的套餐？
前往设置 → 计费，点击"变更套餐"。比较功能，选择套餐，通过 Stripe 完成付款。升级立即生效。
可以退款吗？
根据我们的服务条款，订阅和 Lifetime 购买不予退款，法律要求退款的情况除外。您可以随时取消订阅，并在付费周期结束前保留访问权限。如果您认为您的情况符合法律要求的退款，请联系支持团队。
可以在按月和按年计费之间切换吗？
可以，您可以随时通过 Stripe 客户门户（设置 → 计费 → 管理订阅）在按月和按年计费之间切换。按年计费节省 15-20%。
技术问题
关于 Invotify 的技术问题。
支持哪些浏览器？
Invotify 适用于所有现代浏览器，包括 Chrome、Firefox、Safari 和 Edge。建议保持浏览器更新以获得最佳体验和安全性。
可以导出我的数据吗？
可以！前往设置 → 隐私与数据，点击"下载我的数据"。这将下载一个 JSON 文件，包含您所有的资料数据、发票、报价单、客户、产品和模板。
Invotify 可以离线使用吗？
Invotify 需要网络连接才能运行。您的数据安全存储在云端，并自动同步。
PDF 是如何生成的？
PDF 在服务器端生成，以确保一致的高质量输出。它们与您的模板布局完全匹配，并针对 A4 打印进行了优化。
循环发票何时生成？
循环发票在其预定日期自动生成——如果排期有"提前生成"窗口，则会更早生成。系统每天运行一次，处理当天到期的所有排期。如果您启用了自动发送，生成的发票在其发票日期发送给客户，因此提前生成窗口同时也是发送前的审核时间。
通知多久更新一次？
对于应用内发生的事件（例如收到付款），通知实时推送；对于基于时间的事件（逾期发票、到期报价单、低库存），定期评估。
可以禁用我不使用的功能吗？
可以！前往设置 → 功能，切换报价单、产品（含嵌套库存追踪）、日历、贷项通知单、报表、活动和团队的开/关状态。禁用的功能从侧边栏隐藏，但您的数据保留。
可以导出结构化电子发票（UBL / CII / Peppol）吗？
可以，在 Pro 套餐中（Lifetime 包含）。从发票中，您可以生成三种格式的符合标准的 XML 文件：UBL 2.1、CII（UN/CEFACT——德国的 XRechnung 和法国的 Factur-X 背后的格式），以及 Peppol BIS 3.0。这是仅导出功能——Invotify 生成 XML 并供您下载；不在 Peppol 网络上传输。传递 Peppol 发票仍需要您自己的 Peppol 接入点提供商。电子发票导出仅适用于发票，不适用于报价单。详见电子发票章节。
我有多少文件存储空间？
您可以将收据、合同和签署的文件附加给客户。存储空间为 Starter 套餐 100 MB、Pro 套餐 5 GB、Lifetime 套餐 10 GB，每个单独文件最大 20 MB，与套餐无关。文件页面显示使用情况条（75% 时显示琥珀色，90% 时显示红色）。超过配额的上传将被阻止——限制在数据库层面执行——删除文件立即释放空间。详见文件与存储章节。