贷项通知单

贷项通知单是您向客户开具的一种文档，用于减少或冲销其在先前发票上所欠的金额。在以下情况下使用贷项通知单：

• 客户退回产品
• 您需要更正一张已付或未付发票上的多收金额
• 您想核销部分或全部未结余额
• 在原始发票开具后，您同意给予折扣
• 您需要为在 Invotify 之外处理的退款留存记录

贷项通知单为何重要： 贷项通知单是会计认可的、在发票开具后对其进行调整的方式。它们不会改写历史 —— 原始发票保持原样 —— 而只是在自己的记录上，用自己的编号和日期记录这次更正。这使您的账目随时可供审计，并使客户的对账单清晰明了。

贷项通知单 vs. 编辑发票： 如果发票仍处于草稿状态，您可以直接编辑它。一旦发票已发送或被标记为已付，它就成为您财务记录的一部分 —— 您应开具贷项通知单，而不是修改它。Invotify 两者都允许，但对于已发送或已付发票，贷项通知单是推荐的方式。

Invotify 中的贷项通知单是从一张现有发票创建的 —— 这使每张贷项都与它所更正的文档关联。您从"贷项通知单"页面开始，选择发票，其余信息会自动填充。

创建贷项通知单： 1. 进入"贷项通知单"页面 2. 点击"新建贷项通知单" 3. 选择您想计入贷项的发票 4. 其明细项会加载，每行显示仍可计入贷项的数量 5. 勾选要包含的行 —— 全部勾选为全额贷项，或勾选特定行为部分贷项 6. 如果您只想对某项的一部分计入贷项，可逐行调整计贷数量 7. 添加原因和任何备注（强烈建议用于审计记录） 8. 保存为草稿，准备好后再开具

客户、币种和税务信息会自动来自发票。您不能对每行计入超过其未计贷部分的金额 —— Invotify 会阻止超额计贷。

贷项通知单 PDF： 每张贷项通知单都会生成一份整洁、标准的 PDF，明确标题为 "CREDIT NOTE"，以免与发票混淆。它列出计贷的行、贷项总额和您的业务信息，并载明您输入的原因。

贷项通知单从创建到结清会经历四种状态。理解它们有助于您跟踪哪些贷项已生效、哪些仅为草稿。

由于贷项通知单是针对某张发票创建的，因此应用一张贷项通知单基本是自动的。

在开具时应用到关联发票 当您开具一张关联到某发票的贷项通知单时，Invotify 会立即按贷项金额减少该发票的未结余额。如果发票原为 €1,000、贷项通知单金额为 €400，则该发票现在显示应付 €600。如果贷项等于或超过未结金额，该发票将被标记为已付。您无需单独执行"应用"步骤 —— 开具即应用。

"已应用"状态是手动标记 将贷项通知单标记为"已应用"（从"已开具"状态）是一个记账标志，您设置它以记录该贷项已完全处理完毕 —— 例如，退款到账后。它本身不会改变任何发票余额；余额变化在开具时就已发生。

退款在 Invotify 之外处理 贷项通知单是一份文档，而非资金移动。如果您欠客户现金返还，请通过您惯常的渠道处理退款 —— Stripe、银行转账或现金 —— 并在到账后将贷项通知单标记为"已应用"。Invotify 不会代您向付款服务商发起退款。

作废会冲回余额变化 如果您作废一张关联到某发票的贷项通知单，Invotify 会按计贷金额恢复该发票的未结余额，使发票回到显示真正应付的金额。