Команда та дозволи

Invotify створено для команд із першого дня. Запросіть вашого бухгалтера, віртуального помічника, керівника операцій чи вашого бізнес-партнера — і вирішіть, що саме кожна особа може бачити й робити. Ключові дії журналюються, тож ви завжди знаєте, хто що зробив.

Що ви отримуєте з командами: - Три ролі — Власник, Адміністратор, Учасник — що охоплюють повний спектр повноважень - Дев'ять детальних дозволів для тонкого контролю над кожним Учасником - Email-запрошення з терміном дії, прив'язані до адреси електронної пошти запрошеного - Журнал активності ключових дій - Повна ізоляція даних у межах компанії — ваша команда бачить лише дані вашої компанії

Дані в межах компанії: Кожен рахунок, пропозиція, клієнт, товар, шаблон, розклад і кредит-нота належить компанії. Учасники вашої команди бачать лише те, що належить вашій компанії, — ніколи дані когось іншого. Це забезпечується на кожному рівні системи, а не лише в інтерфейсі.

Місця за тарифом: Кількість людей у команді залежить від вашого тарифу. Pro включає до 10 учасників команди (власник рахується як одне місце). Starter і Lifetime — для одного користувача, вони включають лише 1 місце (власник). Щоб додати колег, перейдіть на Pro. Запрошення, що очікують, резервують місце, тож ви не можете перевищити ліміт вашого тарифу.

Invotify використовує трирівневу ієрархію ролей. Кожна роль має чітку мету та чітку межу.

Власник Власник — це власник облікового запису, зазвичай особа, яка зареєструвалася. Власник має повний доступ до всього, включно з білінгом, і його не можна видалити з команди. Кожен обліковий запис має рівно одного Власника. Якщо Власнику потрібно передати обліковий запис, зверніться до підтримки — передача права власності виконується за вас.

Адміністратор Адміністратори завжди мають усі дев'ять дозволів — включно з білінгом. Вони можуть керувати рахунками, пропозиціями, клієнтами, товарами, шаблонами, розкладами, звітами, учасниками команди та підпискою. Дозволи Адміністратора не можна зменшити окремо: якщо ви хочете, щоб хтось мав майже весь, але не весь доступ, залиште його Учасником і надайте конкретні дозволи. Ви можете мати стільки Адміністраторів, скільки дозволяють місця вашого тарифу.

Учасник Учасники — це гнучка роль. Учасник починає рівно з тими дозволами, які ви йому надаєте, — нічого більше. За замовчуванням нові Учасники можуть керувати рахунками, пропозиціями та клієнтами та можуть переглядати звіти, але не можуть торкатися товарів, шаблонів, розкладів, налаштувань команди чи білінгу. Дозволи кожного Учасника можна налаштувати індивідуально, тож ви можете мати одного Учасника, який лише займається підтримкою клієнтів, та іншого, який керує розкладами повторюваного білінгу.

Дев'ять дозволів охоплюють усю площу застосунку. Кожен із них контролює доступ до конкретної сфери даних і дій. Дозволи явні, а не неявні — якщо Учасник не має дозволу, він буквально не може бачити чи торкатися цієї сфери, навіть вгадуючи URL-адреси.

Доступні дозволи:

Керування рахунками — створювати, редагувати, надсилати, видаляти рахунки. Записувати платежі. Генерувати PDF. Без нього Учасник взагалі не має доступу до рахунків (немає режиму лише для читання).

Керування пропозиціями — створювати, редагувати, надсилати, видаляти пропозиції. Перетворювати пропозиції на рахунки. Обробляти закінчення терміну пропозицій.

Керування клієнтами — додавати, редагувати, видаляти клієнтів. Переглядати історію клієнтів.

Керування товарами — додавати, редагувати, видаляти товари. Оновлювати ціни. Керувати запасами (якщо ввімкнено). Корисно для складського персоналу.

Керування шаблонами — розробляти, зберігати та видаляти шаблони рахунків/пропозицій. Потрібне рідко — більшість команд мають одну-дві особи, які володіють дизайном шаблонів.

Керування розкладами — створювати та змінювати розклади повторюваних рахунків. Призупиняти та відновлювати розклади. Корисно для операційного персоналу.

Перегляд звітів — доступ до звітів про дохід, P&L, заборгованість, DSO та податки. Окремо від керування рахунками, тож ви можете надати доступ до звітності без доступу на запис.

Керування командою — запрошувати нових учасників, змінювати ролі, коригувати дозволи, видаляти учасників. Зазвичай лише Власник і довірені Адміністратори.

Керування білінгом — переглядати та керувати підпискою Invotify (підвищення, зниження, скасування, оновлення платіжного засобу).

Пресети за замовчуванням: - Власник: усі 9 дозволів (не можна змінити) - Адміністратор: усі 9 дозволів, завжди (не регулюються окремо) - Учасник: Керування рахунками, Керування пропозиціями, Керування клієнтами та Перегляд звітів (можна налаштувати)

Додавання колеги займає менше хвилини.

Як запросити: 1. Відкрийте сторінку «Команда» з бічної панелі 2. Натисніть «Запросити учасника» 3. Введіть адресу електронної пошти особи 4. Виберіть її роль — Адміністратор чи Учасник 5. Якщо Учасник, налаштуйте, які з 9 дозволів вона отримає (значення за замовчуванням попередньо заповнені) 6. Натисніть «Надіслати запрошення»

Запрошений отримує брендований лист із посиланням для прийняття. Посилання несе токен із терміном дії, дійсний 7 днів, і може бути прийняте лише обліковим записом, увійшовши з запрошеної адреси електронної пошти. Коли вони натискають «Прийняти», їх проводять через створення облікового запису Invotify (або вхід, якщо вони вже мають) і вони потрапляють прямо в робочий простір вашої компанії з роллю та дозволами, які ви встановили.

Керування запрошеннями: Сторінка «Команда» перелічує кожне очікуване запрошення. Щойно запрошення прийнято, особа з'являється в списку учасників замість нього; відкликані чи прострочені запрошення просто зникають зі списку очікуваних.

Ви можете відкликати очікуване запрошення будь-коли. Після відкликання посилання більше не працює. Ви також можете повторно надіслати запрошення, якщо первинне сплило чи загубилося в папці спаму.

Зміна ролі чи дозволів учасника: Після того, як хтось приєднався, відкрийте його профіль зі сторінки «Команда». Ви можете змінити його роль (Учасник → Адміністратор), скоригувати окремі дозволи для Учасників чи видалити його з команди. Зміни набирають чинності негайно — вихід із системи не потрібен.

Ключові дії, які виконує ваша команда, записуються в журнал активності. Це для підзвітності, усунення несправностей і спокою — особливо коли щось іде не так і вам потрібно з'ясувати, що змінилося і хто це змінив.

Що журналюється: - Рахунок створено, надіслано та вручну позначено оплаченим - Товар створено - Податковий пресет створено чи видалено - Учасника команди запрошено, роль змінено, запрошення повторно надіслано - Банківський рахунок підключено чи відключено, і банківські транзакції зіставлено з рахунками

Що зберігається з кожним записом: - Виконавець (хто це зробив) — пов'язаний із його профілем у команді - Дія (що сталося) - Об'єкт (на що вони діяли — рахунок, клієнт тощо) - Позначка часу - Коротка нотатка контексту, де доречно

Перегляд журналу: Відкрийте «Активність» з бічної панелі (увімкніть її в Налаштування → Функції, якщо її приховано), щоб побачити повну стрічку. Фільтруйте за особою, за діапазоном дат чи за типом сутності, щоб звузити її.

Зберігання: Записи журналу активності зберігаються протягом усього терміну дії вашого облікового запису. Вони є частиною вашого експорту даних — коли ви завантажуєте ваші дані з Налаштування → Конфіденційність і дані, журнал активності надходить разом із ними.