Цифрові підписи

Invotify дозволяє підписувати рахунки та пропозиції електронно — і дозволяє вашим клієнтам також підписувати їх, без облікового запису. Ваш власний підпис з'являється на документі через блок «Підпис», попередньо заповнений із профілю вашої компанії; клієнти малюють свій підпис безпосередньо на публічній сторінці поширення, і кожен записаний підпис несе особу підписанта та захищений від підробок журнал аудиту — без друку, сканування чи стороннього сервісу електронного підпису.

Цифрові підписи доступні в кожному тарифі (Starter, Pro та Lifetime) без додаткової плати.

Що фіксується з кожним записом підпису: - Зображення підпису (зберігається як base64-зображення) - Ім'я підписанта - Адреса електронної пошти підписанта (необов'язково) - IP-адреса, з якої надійшов підпис - Рядок user-agent браузера - Точна позначка часу підписання

Як підписання працює сьогодні: - Підписання на документі — блок «Підпис» відображає ім'я підписанта, посаду, зображення підпису та дату на рахунку чи пропозиції, попередньо заповнені зі значень за замовчуванням у Налаштуваннях, тож ваш бізнес узгоджено підписує кожен документ. - Підписання клієнтом на сторінці поширення — будь-хто, з ким ви поділилися рахунком, може відкрити посилання, ввести своє ім'я, намалювати свій підпис на панелі для підпису та надіслати — обліковий запис Invotify не потрібен. - Записи підписів — зафіксовані підписи клієнтів зберігаються до конкретного документа та перелічуються на сторінці деталей рахунка, тож ви завжди знаєте, хто підписав і коли.

Коли ви ділитеся рахунком, публічна сторінка поширення містить розділ «Підписати цей документ» — ваш клієнт може підписати прямо там, де переглядає рахунок, без облікового запису та без додаткового сервісу.

Як клієнт підписує: 1. Відкриває посилання поширення, яке ви надіслали. 2. Уводить своє повне ім'я (адреса електронної пошти необов'язкова, але посилює журнал аудиту). 3. Малює свій підпис на панелі для підпису — це працює з мишею, пальцем чи стилусом. 4. Надсилає. Підпис записується миттєво, і з'являється підтвердження.

Записаний підпис — намальоване зображення підпису плюс ім'я підписанта, необов'язковий email, IP-адреса, браузер і точна позначка часу — з'являється на сторінці деталей рахунка у вашій панелі керування.

Вбудовані запобіжники: - Надсилання обмежені за частотою для кожної IP (кілька на годину), щоб запобігти зловживанням. - Документ не можна підписати двічі під тим самим іменем підписанта — повторна спроба відхиляється з чітким повідомленням. - Підпис приймається лише до дійсного, наразі поширеного рахунка чи пропозиції; недійсне чи відкликане посилання відхиляється. - Публічна кінцева точка може лише створювати підпис — вона ніколи не може читати наявні.

Підписання ваших документів як бізнесу здійснюється через блок «Підпис» і профіль вашої компанії.

Налаштуйте один раз у Налаштуваннях: Збережіть ваше ім'я підписанта за замовчуванням, посаду підписанта та зображення підпису в Налаштування → Бізнес-інформація. Вони стають значеннями за замовчуванням для кожного документа, що містить блок «Підпис».

Підписуйте під час створення: Коли ви створюєте чи редагуєте рахунок чи пропозицію, шаблон яких містить блок «Підпис», блок автоматично заповнює ваше ім'я підписанта, посаду, зображення підпису та сьогоднішню дату на реальному документі — повторювані документи підписуються узгоджено без повторного введення даних щоразу.

Про те, як ваші клієнти підписують поширений документ, дивіться «Клієнти підписують на сторінці поширення» вище.

Кожен запис підпису — це більше, ніж зображення, це запис, створений для підзвітності.

Що зберігається для кожного запису підпису: - Ім'я підписанта: ім'я, яке ввів підписант. Обов'язкове для кожного підпису. - Email підписанта: необов'язкова адреса електронної пошти підписанта. - Зображення підпису: підпис, що зберігається як base64-зображення в записі підпису документа. - IP-адреса: вихідна IP-адреса, зчитана із запиту, фіксується автоматично. - User-agent: рядок user-agent браузера/пристрою підписанта (зберігається, дуже довгі значення скорочуються). - Позначка часу підписання: точний момент, коли підпис було записано.

Де ви бачите підписи: На сторінці деталей рахунка інформаційна панель перелічує кожен підпис — «Підписано [ім'я] [дата]» — поряд зі статистикою відстеження переглядів документа, тож історія підписання знаходиться поряд з рештою активності документа.

Хто може переглядати підписи: Записи підписів обмежені вашою компанією. Лише учасники вашої компанії з відповідними дозволами можуть перелічувати та переглядати підписи документа; дані ніколи не видимі іншим обліковим записам. Публічна кінцева точка фіксації підписів може лише створювати підпис через дійсний токен поширення — вона ніколи не може читати наявні.

У конструкторі шаблонів блок «Підпис» контролює, як зона підпису з'являється на друкованому/PDF-документі. Це один зі стандартних блоків шаблонів, тож ви можете розміщувати, змінювати розмір і стилізувати його, як будь-який інший.

Що показує блок: - Необов'язковий заголовок/підпис (за замовчуванням «Підпис», можна налаштувати чи приховати) - Необов'язкову лінію підпису, на якій розміщуватимуться ручні чи намальовані підписи - Ім'я підписанта, посаду та дату підписання - Необов'язкове зображення підпису

Попереднє заповнення з профілю вашої компанії: На реальних документах (не в попередньому перегляді конструктора) блок автоматично заповнює ім'я підписанта, посаду, зображення підпису та сьогоднішню дату зі значень за замовчуванням профілю вашої компанії — тож ваші власні документи виходять підписаними без повторного введення даних щоразу.

Налаштування блоку (вкладка «Поля»): - Показати підпис — увімкнути чи вимкнути заголовок і перевизначити його текст. - Показати лінію підпису — увімкнути підкреслення, на якому розміщується підпис.

Стилізація та відповідність PDF: Фон, межа, радіус, відступ і стиль шрифту, встановлені в конструкторі, переносяться у згенерований PDF, і блок враховує масштаб тексту всього документа. У конструкторі він відображається зі зразковими даними підписанта, тож ви можете побачити макет; на живому документі він показує реального підписанта, посаду, дату та зображення.

Цифрові підписи Invotify розроблені, щоб дати вам чіткий, обґрунтований запис того, хто підписав документ і коли. Важливо розуміти, що саме цей запис є — а що ні.

Що надає Invotify: - Зафіксоване зображення підпису - Ім'я підписанта та необов'язковий email - IP-адресу, з якої надійшов підпис - User-agent браузера підписанта - Точну позначку часу підписання - Зберігання в межах компанії, тож лише ваша команда може переглядати запис

Разом вони формують журнал аудиту, що документує акт підписання.

Що Invotify не стверджує: - Це не кваліфікований електронний підпис і не сертифікований за eIDAS. - Invotify не надає перевірки особи підписанта поза введеними ним даними та зафіксованими технічними метаданими. - Invotify не дає жодної гарантії юридичної сили в будь-якій конкретній юрисдикції.

Чи є електронний підпис юридично обов'язковим, залежить від законів вашої країни, типу документа та залучених сторін. Якщо юридична сила важлива для конкретного договору, проконсультуйтеся з кваліфікованим юристом або використовуйте спеціалізованого провайдера кваліфікованого електронного підпису там, де цього вимагає закон.