Налаштування

Сторінка налаштувань — це центр конфігурації для адаптації Invotify до потреб вашого бізнесу. Налаштування організовано у вкладки, між якими можна переходити через ліву панель навігації (випадаючий список на мобільних пристроях).

Вкладки налаштувань: - Інформація про компанію — профіль компанії, логотип, податковий/ПДВ номер, PEPPOL ID та адреса - Параметри документів — нумерація рахунків/комерційних пропозицій, валюта за замовчуванням, платіжні реквізити, умови оплати, штрафи за прострочення, нагадування про оплату, шаблони податків та типові примітки й умови - Функції — увімкнення або вимкнення платформних функцій (Пропозиції, Товари, Календар тощо) - Затвердження — правила затвердження, що вимагають підпису перед надсиланням документів (Pro) - Безпека — пароль, двофакторна аутентифікація (2FA), ключі доступу та активні сесії - Білінг — управління підпискою, оновлення тарифного плану та спосіб оплати - Інтеграції — підключення Stripe та PayPal для онлайн-платежів, а також банківська звірка (Plaid) - Сповіщення — вибір типів сповіщень та каналів їх доставки - Конфіденційність і дані — експорт даних та видалення облікового запису

Важливо: Сторінка налаштувань завжди доступна, навіть якщо термін дії підписки закінчився. Це гарантує, що ви завжди зможете керувати білінгом та обліковим записом.

Інформація про вашу компанію відображається на всіх рахунках і комерційних пропозиціях, тому вона є основою для створення професійних документів.

Логотип компанії: - Завантажте логотип вашої компанії - Підтримуються формати PNG, JPG, GIF та WebP (максимум 5 МБ) - Найкращий результат дають квадратні зображення - Логотип відображається у блоці «Бренд» на ваших шаблонах - Кнопка видалення дозволяє прибрати поточний логотип

Реквізити компанії: - Назва компанії — ваша компанія або торгова назва (відображається на всіх документах) - Електронна пошта компанії — контактна пошта для запитів клієнтів - Номер телефону — контактний номер компанії - Податковий номер — місцевий податковий або реєстраційний номер - Номер ПДВ — для дотримання податкових вимог та B2B-виставлення рахунків - PEPPOL ID — ваша електронна адреса для маршрутизації е-рахунків — вводьте лише номер учасника (наприклад, 1234567890123; схема GLN 0088 застосовується автоматично). Використовується при експорті е-рахунків у форматах UBL/CII/Peppol — докладніше у розділі Е-рахунки та відповідність - Схема оподаткування — система оподаткування вашого бізнесу (наприклад, ПДВ, GST, SST)

Адресна інформація: - Вулиця - Місто - Область / Провінція - Поштовий індекс - Країна

Ця інформація використовується в: - Блоці «Від» на рахунках і комерційних пропозиціях - Інформації відправника при надсиланні документів електронною поштою - Генерації PDF для професійного вигляду

Примітка: Банківські реквізити (назва банку, IBAN, SWIFT/BIC), що використовуються у блоці платіжних реквізитів, налаштовуються в розділі Параметри документів, а не тут.

Параметри документів визначають нумерацію рахунків і комерційних пропозицій та типові значення для нових документів. Рахунки та пропозиції нумеруються незалежно.

Нумерація документів: Побудуйте формат нумерації з взаємозамінних елементів із попереднім переглядом наступного номера: - Префікс — літери перед номером (наприклад, «INV», «QT») — до 6 символів - Рік / Місяць — перемикання відображення року та/або місяця у номері - Скорочений рік — дворозрядний рік (наприклад, 24) замість повного - Розділювач — символ між елементами (наприклад, -, /, . або без розділювача) - Кількість цифр — кількість цифр із заповненням нулями (наприклад, 4 → 0001) - Скидання послідовності — лічильник можна скидати щороку, щоб кожен рік починався заново

Попередній перегляд у реальному часі показує точний вигляд наступного номера документа (наприклад, INV-2026-0042).

Валюта за замовчуванням: Встановіть найпоширенішу для вас валюту. Invotify підтримує 102 валюти у всьому світі. Валюта за замовчуванням попередньо вибирається при створенні нових рахунків і пропозицій (її можна змінити для кожного клієнта або документа окремо).

Платіжні реквізити: Вкажіть банківські реквізити, щоб вони відображалися у блоці платіжних реквізитів на документах: - Назва банку - SWIFT / BIC - IBAN

Типові умови оплати: Виберіть умови оплати за замовчуванням для нових документів: За отриманням, Net 7, Net 15, Net 30, Net 60 або Net 90 днів. Термін оплати розраховується автоматично на основі цих умов.

Штрафи за прострочення: Налаштуйте автоматичні штрафи за прострочення для невиплачених рахунків — пільговий період, відсоткову або фіксовану суму, необов'язкову максимальну межу та нарахування штрафу.

Нагадування про оплату: Увімкніть автоматичні нагадування електронною поштою, що надсилаються за вказану кількість днів до та/або після терміну оплати.

Шаблони податків: Збережіть часто використовувані конфігурації податків (докладніше у розділі «Шаблони податків» нижче).

Підпис: Вкажіть ім'я та посаду підписувача за замовчуванням для блоку підпису на документах.

Типові примітки та умови: Задайте типові примітки та текст загальних положень і умов, які автоматично заповнюватимуться в нових рахунках і комерційних пропозиціях.

Шаблони податків дозволяють зберегти поширені ставки податків і повторно використовувати їх у рахунках та комерційних пропозиціях, не вводячи відсотки щоразу. Вони доступні на всіх тарифних планах.

Що зберігає шаблон: - Назва — мітка для ставки (наприклад, «Стандартний ПДВ», «Знижена ставка», «Нульова ставка») - Ставка — відсоток податку (0–100%) - Опис — необов'язкова примітка з поясненням, коли застосовувати - За замовчуванням — можна позначити один шаблон як типовий для нових позицій

Управління шаблонами: 1. Перейдіть до Налаштування → Параметри документів і знайдіть розділ «Шаблони податків» 2. Натисніть Додати, щоб створити шаблон, або редагуйте/видаліть наявний 3. Позначте шаблон як стандартний за допомогою перемикача зірочки, щоб він попередньо вибирався для нових документів

Як використовуються шаблони: При додаванні податку до позиції або документа можна вибрати збережений шаблон для миттєвого заповнення ставки. Ставку все одно можна змінити для кожної позиції окремо — шаблони лише спрощують роботу, а не обмежують.

Автоматичне визначення ставки за країною: Якщо жоден шаблон не позначений як стандартний, нові позиції попередньо заповнюються стандартною ставкою ПДВ вашої країни (на основі країни компанії в Налаштуваннях — наприклад, Латвія → 21%). Стандартний шаблон завжди перевизначає це значення, включно з явним шаблоном у 0% для бізнесу, що не сплачує ПДВ. Для країн без єдиної національної ставки (наприклад, США) ставка не визначається автоматично, і нові позиції починаються з 0%.

Пов'язані функції оподаткування: - Подвійний податок на позицію (всі плани) — два незалежних рядки податку на кожну позицію - Індивідуальне оподаткування клієнта (всі плани) — збереження типового податкового номера та ставок для кожного клієнта - Категорії податків за товаром (Pro) — типові первинні та вторинні ставки податку для кожного товару

Invotify надає кілька параметрів безпеки для захисту вашого облікового запису.

Управління паролем: Змініть пароль у вкладці «Безпека»: 1. Введіть поточний пароль 2. Введіть новий пароль 3. Підтвердіть новий пароль 4. Натисніть «Змінити пароль» для оновлення

Двофакторна аутентифікація (2FA): Додайте додатковий рівень захисту за допомогою електронної двофакторної аутентифікації: - При увімкненні одноразовий код підтвердження надсилається на вашу електронну пошту під час кожного входу - Введіть 6-значний код для завершення входу - Коди є часово обмеженими з міркувань безпеки

Як увімкнути 2FA: 1. Перейдіть до Налаштування → Безпека 2. У розділі «Двофакторна аутентифікація» увімкніть «Код електронної пошти» 3. 2FA активується негайно — починаючи з наступного входу, 6-значний код надсилатиметься на вашу пошту

Ключі доступу (WebAuthn): Використовуйте сучасну аутентифікацію без пароля за допомогою ключів доступу: - Вхід за допомогою відбитка пальця, розпізнавання обличчя або PIN-коду пристрою - Надійніше за паролі — стійко до фішингових атак - Підтримує апаратні ключі безпеки (YubiKey тощо) - Для одного облікового запису можна зареєструвати кілька ключів доступу

Як налаштувати ключі доступу: 1. Перейдіть до Налаштування → Безпека 2. Натисніть «Додати ключ доступу» 3. Дотримуйтесь інструкцій пристрою (відбиток, обличчя або PIN) 4. Ключ доступу зареєстровано та може використовуватися для наступних входів 5. Можна зареєструвати кілька ключів для різних пристроїв

Управління ключами доступу: - Перегляньте всі зареєстровані ключі доступу у вкладці «Безпека» - Видаліть ключі, які більше не використовуєте - Додайте нові ключі для інших пристроїв

Активні сесії: У вкладці «Безпека» також відображається список усіх пристроїв, що наразі увійшли до вашого облікового запису. Ваш поточний пристрій позначено «Цей пристрій». Можна завершити окрему сесію або одночасно завершити всі інші сесії у разі підозри на несанкціонований доступ.

Детальніше про всі методи аутентифікації (включно зі входом через Google та Apple і відновленням пароля) — у розділі Безпека та аутентифікація.

Invotify дозволяє вмикати або вимикати певні функції платформи для спрощення робочого простору. Вимкнені функції приховуються з панелі навігації та інтерфейсу, а всі їхні дані зберігаються для повторного увімкнення.

Функції з перемиканням: - Пропозиції — розділ комерційних пропозицій. При вимкненні «Пропозиції» видаляються з навігаційної панелі, і ви працюєте лише з рахунками. - Товари — каталог товарів. При вимкненні «Товари» видаляються з навігаційної панелі. - Відстеження запасів — облік залишків товарів. Це підфункція «Товарів», доступна лише при увімкнених «Товарах» — вимкнення «Товарів» також вимикає «Відстеження запасів». - Календар — перегляд запланованих і регулярних документів у вигляді календаря. - Кредитні ноти — виставлення повернень і кредитних нот до рахунків. - Звіти — розділ звітів (виручка, дебіторська заборгованість, податки, прибутки та збитки тощо). - Активність — журнал змін у вашому робочому просторі в реальному часі. - Команда — запрошення учасників та управління ролями і дозволами.

Як перемикати функції: 1. Перейдіть до Налаштування → Функції 2. Перемкніть перемикач поруч із будь-якою функцією для її увімкнення або вимкнення 3. Зміни набирають чинності негайно

Навіщо вимикати функції? - Спростіть робочий простір, приховавши функції, якими ви не користуєтесь - Зменшіть перевантаженість навігаційної панелі для чистішого інтерфейсу - Зосередьтеся на інструментах, важливих для вашого робочого процесу - Функції можна повторно увімкнути в будь-який час зі збереженням усіх даних

Керуйте підпискою на Invotify у розділі «Білінг» у Налаштуваннях.

Відображення поточного плану: - Назва плану з іконкою (Starter, Pro або Lifetime) - Статус підписки (Активна, Скасована тощо) - Розрахунковий період або «Довічний доступ» для разових покупок - Поточна ціна та інформація про поновлення - Кнопка «Управління підпискою» (відкриває портал клієнтів Stripe) - Кнопка «Змінити план» для порівняння та оновлення

Процес оновлення: 1. Натисніть «Змінити план», щоб переглянути всі доступні плани 2. Порівняйте функції Starter, Pro та Lifetime 3. Натисніть кнопку оновлення для обраного плану 4. Виконайте безпечну оплату через Stripe Checkout 5. Ваш план оновиться негайно і нові функції стануть доступними одразу

Управління підпискою: Кнопка «Управління підпискою» відкриває портал клієнтів Stripe, де можна: - Оновити кредитну або дебетову картку - Переглянути повну історію платежів - Завантажити квитанції та рахунки-фактури - Скасувати підписку - Перейти з щомісячного на щорічний білінг

Вкладка «Інтеграції» дозволяє підключати зовнішні сервіси. Інтеграції для прийому платежів і синхронізації банку доступні для планів Pro та Lifetime.

Прийом онлайн-платежів: Підключіть Stripe та/або PayPal, щоб клієнти могли сплачувати ваші рахунки онлайн. Обидва сервіси використовують безпечне OAuth-підключення — ви авторизуєте Invotify через свій обліковий запис Stripe або PayPal; Invotify ніколи не бачить ваших облікових даних.

Налаштування платіжного сервісу: 1. Перейдіть до Налаштування → Інтеграції 2. У розділі «Прийом онлайн-платежів» натисніть Підключити поруч із Stripe або PayPal 3. Вас буде перенаправлено до сервісу для авторизації підключення 4. Завершіть реєстрацію (або увійдіть до наявного облікового запису) 5. Після підключення статус та реквізити облікового запису відображаються в Налаштуваннях

Після підключення: - Для окремих рахунків можна створювати посилання на оплату - Посилання на оплату автоматично додаються до листів із рахунками - Клієнти можуть оплатити за посиланням карткою або підтримуваним гаманцем - Платежі зараховуються на ваш підключений рахунок Stripe або PayPal - Статус рахунку оновлюється автоматично через вебхуки після оплати клієнтом

Банківська звірка: Користувачі Pro/Lifetime також можуть підключити банківський рахунок (через Plaid) для завантаження транзакцій і їх зіставлення з неоплаченими рахунками. Докладніше — у розділі Банківська синхронізація.

Управління та відключення: - Перегляньте статус підключення та реквізити облікового запису в Налаштуваннях - Натисніть Відключити, щоб видалити інтеграцію в будь-який час - Відключення зупиняє роботу нових посилань на оплату, але не впливає на ваш рахунок Stripe/PayPal

При додаванні клієнта з європейським номером ПДВ Invotify може перевірити його в офіційній базі ЄС VIES та автоматично заповнити реквізити компанії.

Як це працює: 1. Ви створюєте нового клієнта та вводите його номер ПДВ (наприклад, LV40203700105) 2. Invotify визначає, що це номер ПДВ ЄС (починається з 2-літерного коду країни ЄС) 3. Номер надсилається до бази даних VIES Європейської комісії для перевірки 4. Якщо дійсний: назва компанії та зареєстрована адреса з урядової бази автоматично заповнюються в картці клієнта 5. Якщо недійсний: перед збереженням відображається попередження

Чому це важливо: - Для B2B-виставлення рахунків у Європі необхідно перевіряти номер ПДВ клієнта для дотримання податкових вимог (механізм зворотного нарахування, звільнення від ПДВ) - Автоматичне заповнення офіційної зареєстрованої назви та адреси запобігає помилкам і гарантує, що ваші рахунки посилаються на юридично коректну особу - VIES є авторитетним джерелом — та сама база, яку використовують податкові органи

Підтримувані країни: Усі 27 держав-членів ЄС, а також Північна Ірландія (XI). Повний список: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Безкоштовно, без API-ключа: VIES управляється Європейською комісією. Це безкоштовний публічний сервіс без необхідності реєстрації. Invotify звертається до нього напряму при перевірці номера ПДВ.

Примітка: VIES іноді може працювати повільно або бути недоступним під час технічного обслуговування баз даних держав-членів ЄС. Invotify коректно обробляє тайм-аути — ви завжди можете зберегти клієнта та перевірити пізніше.

Вкладка «Конфіденційність і дані» надає контроль над вашими даними відповідно до GDPR: повний експорт і постійне видалення облікового запису.

Експорт даних: Натисніть Завантажити мої дані, щоб створити єдиний JSON-файл із вашим профілем, клієнтами, рахунками, пропозиціями, товарами, шаблонами та пов'язаними записами. Завантаження відбувається миттєво і доступне незалежно від статусу підписки.

Видалення облікового запису: Натисніть Видалити мій обліковий запис, потім введіть DELETE MY ACCOUNT для підтвердження. Це назавжди видалить ваш обліковий запис і всі пов'язані дані — цю дію неможливо скасувати, тому спочатку експортуйте дані.

Потрібні додаткові варіанти експорту? У розділі Е-рахунки та відповідність детально розглядаються структурований експорт даних у форматах CSV/JSON та електронні рахунки (UBL, CII, Peppol).