Комерційні пропозиції

Комерційні пропозиції (також звані кошторисами чи пропозиціями) дозволяють надсилати інформацію про ціни потенційним клієнтам перед фіналізацією роботи. Щойно пропозицію прийнято, ви можете легко перетворити її на рахунок одним кліком.

Пропозиції проти рахунків: - Пропозиції мають дату закінчення терміну замість терміну оплати - Пропозиції можна перетворити на рахунки після прийняття - Пропозиції не впливають на показники вашого доходу, поки їх не перетворено - Пропозиції використовують ту саму систему шаблонів, що й рахунки - Пропозиції мають власний набір статусів (Чернетка, Надіслано, Прийнято, Відхилено, Прострочено, Перетворено)

Поширені сценарії використання: - Надання кошторисів проєктів клієнтам перед початком роботи - Надсилання пропозицій щодо нових бізнес-можливостей - Отримання погодження цін перед виставленням рахунка - Документування погоджених цін перед створенням остаточного рахунка

Примітка: Пропозиції можна ввімкнути чи вимкнути в Налаштування → Функції. Якщо вимкнено, розділ «Комерційні пропозиції» приховується з бічної панелі.

Створення пропозиції майже ідентичне створенню рахунка. Головна відмінність — поле дати закінчення терміну та доступні дії, специфічні для пропозиції.

Редактор пропозицій: Редактор пропозицій має всі функції редактора рахунків: - Вибір клієнта з автозаповненням - Позиції з товарами та цінами - Розрахунки податків і знижок - Вибір шаблону - Живий перегляд A4

Поля, специфічні для пропозиції: - Дійсна до (дата закінчення терміну) — коли пропозиція спливає та більше не дійсна. Це замінює термін оплати рахунка та за замовчуванням становить 30 днів після дати видачі.

Повторювані пропозиції: Як і рахунки, пропозиції також підтримують повторювані розклади з використанням того самого перемикача повторення в редакторі. Це корисно для надсилання періодичних пропозицій або пропозицій про поновлення клієнтам.

Під час створення пропозиції: 1. Установіть розумний термін дії (зазвичай 14-30 днів) 2. Включіть усі витрати та можливі варіанти 3. Додайте нотатки, що пояснюють умови та положення 4. Перегляньте попередній перегляд перед збереженням

Сторінка списку пропозицій надає ті самі функції керування, що й рахунки, з додатковими діями, специфічними для пропозицій.

Доступні дії: - Переглянути — відкрити сторінку деталей пропозиції з попереднім переглядом PDF - Редагувати — змінити вміст пропозиції - Дублювати — створити копію пропозиції - Завантажити PDF — отримати пропозицію як професійний PDF - Надіслати email — надіслати клієнту з вкладеним PDF (встановлює пропозицію в статус «Надіслано») - Перетворити на рахунок — створити рахунок із цієї пропозиції - Видалити — прибрати пропозицію

Статуси пропозицій: - Чернетка — пропозицію створено, але ще не надіслано - Надіслано — доставлено клієнту, очікує відповіді - Прийнято — клієнт прийняв пропозицію - Відхилено — клієнт відхилив пропозицію - Прострочено — минув термін без відповіді - Перетворено — перетворено на рахунок

Коли клієнт приймає вашу пропозицію, ви можете перетворити її на рахунок одним кліком. Це заощаджує час і забезпечує точність, переносячи всі деталі. Ви можете перетворити пропозицію зі статусом «Чернетка», «Надіслано» чи «Прийнято»; пропозицію, яку вже перетворено, не можна перетворити знову.

Процес перетворення: 1. Відкрийте пропозицію 2. Натисніть «Перетворити на рахунок» 3. Перегляньте згенерований рахунок 4. Скоригуйте дати за потреби 5. Збережіть і надішліть рахунок

Що копіюється: - Усі позиції з описами, кількостями та цінами - Інформація про клієнта - Нотатки - Вибір шаблону - Ставки податків і знижки

Що змінюється: - Новий номер рахунка генерується автоматично - Дата видачі встановлюється на сьогодні - Термін оплати встановлюється через 30 днів після дати видачі - Статус первинної пропозиції змінюється на «Перетворено» - Підтримується зв'язок між пропозицією та рахунком

Для більших або поетапних проєктів вам не обов'язково виставляти рахунок за пропозицію одразу. Поетапне виставлення рахунків дозволяє виставляти рахунок за прийнятою пропозицією в кілька етапів, генеруючи окремий рахунок для кожної фази, водночас зберігаючи первинну пропозицію як єдине джерело істини. Поетапне виставлення рахунків доступне в усіх тарифах.

Як це працює: Кожен поетапний рахунок списує частину загальної суми пропозиції. Ви можете виставляти рахунок за кожен етап у відсотках (наприклад, 30% завдаток, потім 40%, потім 30%) або фіксованою сумою (значення конкретної віхи). Invotify відстежує, яку частину пропозиції вже виставлено та скільки залишилося.

Захист від надмірного виставлення: Ви ніколи не можете виставити рахунок понад загальну суму пропозиції. Щойно сукупна сума досягає 100% пропозиції, подальші поетапні рахунки створити не можна — система блокує будь-яку суму, що перевищила б залишковий невиставлений баланс.

Увімкнення: Поетапне виставлення рахунків увімкнюється для кожної пропозиції окремо. Позначте «Дозволити поетапне виставлення рахунків» (Allow progress invoicing) у редакторі пропозиції (у розділі деталей пропозиції, під час створення чи редагування). Якщо пропозиція цього не дозволяє, її перегляд поетапного виставлення повідомляє про це й веде вас прямо до редактора, щоб увімкнути.

Де це знайти: Відкрийте сторінку деталей пропозиції та використовуйте її перегляд поетапного виставлення, щоб додавати віхи, встановлювати відсоток чи фіксовану суму та генерувати рахунок для цього етапу. Кожен згенерований рахунок поводиться як будь-який інший рахунок (PDF, email, відстеження платежів).

Дати закінчення терміну пропозицій відстежуються по всьому Invotify, щоб допомогти вам своєчасно контактувати з клієнтами. Система активно стежить за вашими пропозиціями та надсилає сповіщення перед їх закінченням.

Де з'являються дати закінчення терміну: - Сторінка деталей пропозиції - Перегляд календаря як події з кольоровим кодуванням - Система сповіщень із попередженнями середнього пріоритету

Сповіщення: - Термін пропозиції незабаром спливає — попередження, коли надіслана пропозиція близька до дати закінчення терміну та досі без відповіді - Термін пропозиції минув — спрацьовує, коли пропозиція минає дату закінчення терміну без відповіді

Найкращі практики: - Перевіряйте календар щотижня на пропозиції, термін яких спливає - Надсилайте листи-нагадування перед закінченням терміну - Розгляньте продовження терміну для зацікавлених потенційних клієнтів - Закривайте прострочені пропозиції, якщо немає відповіді