Платежі та стягнення

Invotify перетворює рахунки на результати — оплачені. Система платежів обробляє все: від першої кнопки оплати на рахунку до фінальної звірки з банківською транзакцією. Більшість цього працює автоматично, щойно ви це налаштуєте.

Як платежі працюють від початку до кінця:

1. Кнопка оплати на рахунку. Кожен рахунок у тарифах Pro та Lifetime постачається з платіжним посиланням. Клієнти натискають його та завершують оплату за секунди, використовуючи ввімкнені вами способи.

1. Автоматичні оновлення статусу. Коли платіж успішний, Invotify отримує підтвердження від платіжного процесора та автоматично змінює рахунок на «Оплачено». Без опитування, без ручного кроку.

1. Нагадування про прострочення. Якщо рахунок минає термін оплати, Invotify надсилає клієнту ввічливі листи-нагадування за розкладом, який ви налаштовуєте, — або сповіщає вас, щоб ви вирішили, чи нагадувати.

1. Банківська звірка. Якщо ви підключили ваш банк, Invotify стежить за вхідними транзакціями та автоматично зіставляє їх із непогашеними рахунками. Усе, що він не може впевнено зіставити, залишається доступним для ручного зіставлення в один клік.

1. Пеня, кредит-ноти, часткові платежі, ручний запис. Кожен граничний випадок реального виставлення рахунків охоплено.

Що отримує кожен тариф: Ручний запис платежів, часткові платежі з поточним балансом, нагадування про прострочення та пеня доступні в усіх тарифах — Starter, Pro та Lifetime. Ви завжди можете записати платежі, отримані поза Invotify (готівка, чек, переказ), і наздоганяти прострочені рахунки.

Що додають Pro та Lifetime: Онлайн-платежі через Stripe і PayPal, платіжні посилання для кожного рахунка з автоматичними оновленнями статусу, банківська синхронізація з автозіставленням (Plaid) та збережені платіжні засоби з автосписанням для повторюваних рахунків.

Підключіть Stripe, PayPal чи обидва — тоді кожен рахунок, який ви надсилаєте, включатиме платіжне посилання, а оплачені рахунки оновлюватимуть себе самі. Онлайн-платежі — це функція Pro та Lifetime.

Підключення Stripe: 1. Перейдіть до Налаштування → Інтеграції 2. Натисніть «Підключити» поруч зі Stripe 3. Вас перенаправлять до Stripe, щоб авторизувати підключення чи створити новий обліковий запис 4. Завершіть онбординг Stripe (зазвичай кілька хвилин — вони запитають базову бізнес-інформацію) 5. Повернувшись в Invotify, статус підключення показує «Підключено» з назвою вашого облікового запису

Підключення PayPal: 1. У тих самих налаштуваннях «Інтеграції» натисніть «Підключити» поруч із PayPal 2. Авторизуйте Invotify через процес OAuth PayPal 3. Щойно підключено, рахунки можна оплачувати через PayPal поряд зі Stripe (чи замість нього)

Способи оплати, підтримувані через Stripe: - Кредитні та дебетові картки - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA Debit (Європа)

Доступні способи залежать від вашого регіону Stripe. Платежі PayPal обробляються через PayPal Orders API.

Безпека: Invotify ніколи не бачить і не зберігає дані карток чи банків ваших клієнтів. Платіжна інформація фіксується безпосередньо Stripe чи PayPal через їхні власні безпечні форми. Дані карток відповідають PCI DSS Level 1 за замовчуванням, оскільки процесор обробляє сферу відповідності.

Що відбувається, коли клієнт платить: 1. Клієнт натискає платіжне посилання на рахунку (email чи PDF) 2. Він завершує оплату на розміщеній сторінці Stripe чи PayPal 3. Процесор підтверджує платіж Invotify у реальному часі через вебхук 4. Статус рахунка змінюється на «Оплачено» 5. Ви отримуєте сповіщення

Часткові платежі: Якщо клієнт оплачує лише частину рахунка (наприклад, завдаток), Invotify записує частковий платіж і залишає рахунок відкритим для решти. Ви побачите і сплачену суму, і суму, що досі винна.

Збережені платіжні засоби та автосписання: У Pro та Lifetime клієнти можуть зберегти платіжний засіб, тож повторювані рахунки стягуються автоматично, коли генерується кожен випадок. Ви налаштовуєте це для кожного клієнта, а збережений засіб безпечно зберігається платіжним процесором — Invotify ніколи не зберігає саму картку.

Підключіть ваш діловий банківський рахунок через Plaid, і Invotify зіставляє вхідні транзакції з непогашеними рахунками — усуваючи ручну звірку. Транзакції синхронізуються, механізм зіставлення оцінює їх щодо ваших відкритих рахунків, високовпевнені зіставлення автоматично позначають рахунок оплаченим, а решту можна зіставити (чи проігнорувати) одним кліком.

Банківська синхронізація — це функція Pro та Lifetime, що підключається безпечно через Plaid — Invotify бачить лише дані транзакцій, ніколи ваші банківські облікові дані. Ви можете відкликати підключення будь-коли в Налаштування → Інтеграції.

Див. спеціальний розділ «Банк» для повного посібника: як оцінюється зіставлення (сума, близькість дати, опис), підтримувані установи, ручне зіставлення та деталі конфіденційності.

Коли рахунок минає термін оплати, Invotify може автоматично надсилати клієнту ввічливі листи-нагадування — або просто сповістити вас, щоб ви вирішили, чи нагадувати. Жодного агресивного повторного стягнення з картки, жодних ланцюжків дискредитації. Просто дружнє «привіт, це прострочено» з платіжним посиланням.

Як працюють нагадування: 1. Рахунок минає термін оплати 2. У налаштований день (наприклад, 7 днів після терміну) Invotify надсилає клієнту ввічливий брендований лист із номером рахунка, сумою та терміном оплати 3. Якщо клієнт усе ще не оплатив, пізніше може вийти ще одне нагадування (наприклад, 14 днів, 30 днів — ви вибираєте розклад) 4. Кожне нагадування відстежується на рахунку: коли надіслали останнє та скільки вийшло 5. Нагадування обмежені за частотою, тож рахунок ніколи не запускає більше одного на день

Два режими: - Автонагадування — увімкніть у Налаштуваннях. Invotify надсилає нагадування автоматично за налаштованим вами розкладом. Вам не потрібно нічого робити. - Ручне нагадування — Invotify сповіщає ВАС, коли рахунок прострочено. Ви вирішуєте, чи надіслати нагадування, чи опрацювати самостійно.

Конфігурація: - Дні до терміну — за бажанням надсилайте попередження перед терміном оплати рахунка (наприклад, за 3 дні) - Дні після терміну — коли надсилати нагадування про прострочення (1, 7, 14 чи 30 днів після) - Тон — майбутні нагадування м'які; нагадування про прострочення твердіші

Що бачить клієнт: Брендований лист із номером рахунка, сумою до оплати та терміном оплати. Жодного «вашу картку відхилено» — просто ввічливе нагадування.

Налаштуйте політику пені один раз на рівні компанії, потім застосовуйте її до прострочених рахунків одним кліком. Пеня дає вашим клієнтам справжній стимул платити вчасно без потреби надсилати незручні листи «ми додали плату».

Конфігурація: Перейдіть до Налаштування → Налаштування документів (параметри пені містяться в картці «Умови оплати за замовчуванням»): - Увімкнути чи вимкнути пеню для вашої компанії - Пільговий період — кількість днів після терміну оплати до того, як починається плата (наприклад, 3 дні: рахунок із запізненням 1-3 дні безплатний, 4+ днів кваліфікується на плату) - Тип плати — фіксована сума (наприклад, €25 фіксовано) чи відсоток (наприклад, 2% непогашеного балансу) - Максимальне обмеження — необов'язкова стеля загальної плати, тож ви ніколи не перестягуєте за спірний чи малий рахунок - Повторювана — вимкнено за замовчуванням. Коли ввімкнено, плату можна застосувати знову після встановленого інтервалу (наприклад, кожні 30 днів) доти, доки рахунок залишається простроченим. Більшість бізнесів тримають це вимкненим — залишайте вимкненим, якщо вам це спеціально не потрібно.

Як застосовується плата: Щойно прострочений рахунок проходить пільговий період, використовуйте дію «Застосувати пеню» на рахунку. Плата розраховується з вашої політики та додається до підсумку рахунка — клієнт бачить первинну суму, суму плати та новий підсумок. Усе підлягає аудиту, і ви залишаєтеся під контролем: жодна плата ніколи не додається без вашого кліку.

Спілкування з клієнтом: Ваш блок «Умови оплати» може містити текст, що пояснює вашу політику пені (наприклад, «Пеня 2% застосовується до рахунків із запізненням 3+ дні, обмежена €50»). Invotify не надсилає автоматично листи «ви винні пеню» — для цього є нагадування про прострочення.

Поетапне виставлення рахунків — це виставлення рахунка за однією пропозицією в кілька етапів замість усього одразу. Ідеально для тривалих проєктів, роботи на основі віх і абонементів із результатами.

Чому поетапний рахунок: Вебпроєкт на €18,000 не повинен бути одним рахунком. Виставте 30% на старті, 30% на проміжному огляді, 40% при здачі. Кожен рахунок посилається на первинну пропозицію, відстежує поточний підсумок і запобігає тому, щоб ви коли-небудь перевиставили рахунок.

Створення поетапного рахунка: 1. Відкрийте пропозицію — у ній має бути позначено «Дозволити поетапне виставлення рахунків» в редакторі пропозиції (увімкніть це під час створення чи редагування) 2. Використовуйте перегляд поетапного виставлення, щоб додати етап 3. Виберіть суму — або відсоток від загальної (30%), або конкретну суму (€5,400) 4. Invotify створює новий рахунок, що посилається на пропозицію, та записує його до поточного підсумку 5. Надсилайте та збирайте як зазвичай

Захист від перевиставлення: Invotify відстежує загальну суму, виставлену по всіх поетапних рахунках за пропозицією. Якщо ви намагаєтеся створити поетапний рахунок, що перевищив би загальну суму пропозиції, Invotify блокує дію. Ви ніколи не зможете випадково виставити рахунок понад пропозицію.

Відстеження залишкового балансу: Перегляд поетапного виставлення пропозиції показує поточний баланс — загальну запропоновану суму, загальну виставлену досі та залишкову суму — тож повна картина завжди зрозуміла.

Виставлення решти: Щоб виставити повну залишкову суму, створіть фінальний поетапний рахунок на те, що залишилося (етап на 100% залишку). Щойно сукупний підсумок досягає загальної суми пропозиції, подальші поетапні рахунки створити не можна.

Не кожен платіж надходить через Stripe чи банківську синхронізацію. Готівка, чеки, банківські перекази, кредити в рахунок обміну чи платежі, здійснені поза системою, — усе це потрібно десь записати. Invotify має процес ручного запису платежів саме для цього.

Як записати ручний платіж: 1. Відкрийте рахунок 2. Натисніть «Записати платіж» 3. Введіть: - Суму (введіть непогашений баланс для повного погашення чи менше для часткового платежу) - Нотатки (необов'язково — спосіб, номер посилання, усе, що варто запам'ятати) 4. Натисніть «Зберегти»

Баланс рахунка оновлюється негайно. Якщо платіж повністю погашає рахунок, статус змінюється на «Оплачено». Якщо він частковий, рахунок залишається відкритим для залишкового балансу та записує частковий платіж в історії платежів.

Кілька платежів за рахунок: Рахунок може отримувати будь-яку кількість часткових платежів з часом. Кожен журналюється з власною датою та сумою. Історія платежів показує повну хронологію з першого погляду.

Доступно в усіх тарифах: Ручний запис платежів доступний у Starter, Pro та Lifetime — навіть без підключеної платіжної інтеграції. Це основа системи платежів.