Рахунки

Рахунки — це основа Invotify. Розділ «Рахунки» дозволяє створювати професійні рахунки, відстежувати їхній статус, надсилати їх клієнтам і керувати всім вашим робочим процесом білінгу.

Що ви можете робити з рахунками: - Створювати нові рахунки з нуля чи з шаблонів - Редагувати наявні рахунки - Переглядати деталі рахунка з повним попереднім переглядом PDF - Надсилати рахунки електронною поштою з вкладеннями PDF - Завантажувати рахунки як файли PDF - Дублювати рахунки для схожих транзакцій - Відстежувати статус оплати (чернетка, надіслано, частково, оплачено, прострочено) - Фільтрувати та шукати у вашій історії рахунків - Налаштовувати повторювані рахунки за розкладом для регулярного білінгу - Генерувати платіжні посилання для онлайн-платежів (Pro/Lifetime) - Записувати ручні та часткові платежі з поточним балансом

Створення рахунка в Invotify просте завдяки нашому редактору з розділеним екраном. Ліва панель містить усі поля введення, а права панель показує попередній перегляд вашого рахунка розміру A4 в реальному часі.

Можливості редактора рахунків:

Розділ заголовка: - Номер рахунка (генерується автоматично на основі ваших налаштувань нумерації в Налаштуваннях) - Дата видачі (за замовчуванням сьогодні) - Термін оплати (за замовчуванням 30 днів після дати видачі) - Вибір шаблону з ваших збережених шаблонів

Розділ клієнта (Кому виставлено): - Виберіть наявного клієнта з розкривного списку з пошуком - Або створіть нового клієнта вбудовано, не залишаючи редактор - Дані клієнта (ім'я, електронна пошта, адреса, податковий номер) заповнюються автоматично зі збережених даних

Позиції: - Додавайте необмежену кількість позицій до кожного рахунка - Кожна позиція має: опис, кількість, ціну за одиницю - Вибирайте позиції з вашого каталогу товарів для швидкого введення (каталог товарів потребує Pro) - До двох незалежних ставок податку для кожної позиції - Знижка для кожного рядка у відсотках або фіксованою сумою - Автоматичний розрахунок проміжного підсумку для кожного рядка - Видаляйте позиції одним кліком

Розділ підсумків: - Проміжний підсумок (сума всіх позицій до податку) - Сума податку (розрахована зі ставок окремих позицій або ставки за замовчуванням) - Знижка (необов'язково, фіксована сума чи відсоток) - Загальний підсумок (розраховується автоматично)

Додаткові параметри: - Поле нотаток для умов оплати, повідомлень чи спеціальних інструкцій - Номер замовлення на закупівлю для посилання на замовлення клієнта - Власні текстові блоки та інші елементи через 22 типи блоків шаблонів, що живлять кожен PDF рахунка

Сторінка списку рахунків надає потужні інструменти для керування всіма вашими рахунками. Ви можете шукати, фільтрувати, сортувати та виконувати дії з окремими рахунками.

Можливості перегляду списку: - Сортовані стовпці: Номер, Клієнт, Дата, Термін оплати, Сума, Статус - Пошук за номером рахунка чи іменем клієнта - Фільтрація за статусом (Чернетка, Надіслано, Оплачено, В очікуванні, Прострочено) - Фільтрація за клієнтом і за діапазоном дат - Розбиття на сторінки для великих списків рахунків

Доступні дії: Кожен рахунок має меню дій (кнопка з трьома крапками) з такими параметрами:

Рахунки в Invotify мають різні статуси, що допомагають вам відстежувати, на якому етапі вашого робочого процесу білінгу перебуває кожен рахунок. Розуміння цих статусів допомагає ефективно керувати вашою дебіторською заборгованістю.

Invotify генерує професійні документи PDF і надає вбудовану функціональність email для надсилання рахунків безпосередньо вашим клієнтам.

Генерація PDF: - Професійні документи PDF розміру A4, що відповідають конструктору піксель у піксель - Включає всі деталі рахунка та брендинг вашого бізнесу (логотип, назва, адреса) - Точно дотримується макета вибраного шаблону - Автоматичне форматування та розриви сторінок для довгих списків позицій - Завантажуйте миттєво з будь-якої сторінки деталей рахунка - Оптимізовано для друку на стандартному папері

Примітка про водяні знаки: У тарифі Starter надіслані PDF несуть невеликий водяний знак "Invoice created with Invotify". Тарифи Pro та Lifetime створюють чисті документи без водяних знаків.

Надсилання email: - Надсилайте рахунки безпосередньо на адресу електронної пошти клієнта - PDF автоматично генерується та прикріплюється до листа - Налаштовуване повідомлення листа, локалізоване мовою клієнта - Автоматично відстежує статус «Надіслано» на рахунку - Посилання для онлайн-оплати включається, коли у вас підключений платіжний провайдер (Stripe чи PayPal) (Pro/Lifetime)

Процес email: 1. Відкрийте сторінку деталей рахунка 2. Натисніть кнопку «Надіслати» 3. Перевірте адресу електронної пошти одержувача 4. За бажанням налаштуйте повідомлення 5. Натисніть «Надіслати», щоб доставити рахунок із вкладенням PDF

Якщо у вас тариф Pro чи Lifetime з підключеним платіжним провайдером, ви можете генерувати платіжні посилання, що дозволяють вашим клієнтам оплачувати рахунки онлайн безпосередньо. Invotify підтримує Stripe (Connect) і PayPal.

Як працюють платіжні посилання: - Згенеруйте унікальне посилання на оформлення для будь-якого рахунка - Посиланням можна поділитися електронною поштою, через месенджери чи будь-яким каналом - Клієнти натискають посилання та платять безпечно через Stripe чи PayPal - Коли вебхук провайдера підтверджує платіж, статус рахунка автоматично змінюється на «Оплачено»

Налаштування платіжних посилань: 1. Підключіть Stripe чи PayPal у Налаштування → Інтеграції 2. Створіть чи відкрийте наявний рахунок 3. Натисніть «Платіжне посилання» з дій рахунка 4. Генерується URL-адреса для поширення 5. Надішліть посилання вашому клієнту чи включіть його в лист із рахунком

Прийняті способи оплати: Клієнти можуть платити способами, увімкненими у вашому обліковому записі провайдера — для Stripe це включає картки плюс Apple Pay, Google Pay, iDEAL та SEPA там, де доступно.

Повне налаштування платіжного провайдера, ручний запис платежів, часткові платежі та пеня дивіться в окремому розділі Платежі.

Важливо: Платіжні посилання потребують підключеного облікового запису Stripe чи PayPal і доступні лише в тарифах Pro та Lifetime.

Для клієнтів, яким ви виставляєте рахунки регулярно, Invotify підтримує розклади повторюваних рахунків. Налаштуйте розклад один раз, і Invotify автоматично генерує рахунки за вибраним вами інтервалом. Повторювані розклади доступні в усіх тарифах.

Шаблони повторення: Є чотири базові шаблони, кожен з інтервалом «кожні N», тож ви можете побудувати будь-який ритм: - Щодня — кожні N днів - Щотижня — кожні N тижнів, із вибором конкретного дня (наприклад, кожного понеділка та четверга). Установіть інтервал 2 для двотижневого розкладу. - Щомісяця — кожні N місяців, за конкретними днями місяця (наприклад, 1-го) або за шаблоном дня тижня (наприклад, 2-й вівторок). Використовуйте інтервал 3 для квартального чи 6 для піврічного. - Щороку — кожні N років, із вибором місяця

Параметри конфігурації: - Назва розкладу для зручного розпізнавання - Дата початку розкладу - Умова завершення: ніколи, конкретна дата завершення чи максимальна кількість випадків - Вікно «генерувати наперед», щоб документи створювалися за вибрану кількість днів до дати - Параметр автонадсилання, щоб автоматично надсилати кожен рахунок (з вкладеним PDF) клієнту в дату його рахунка - Автосписання (Pro): стягуйте збережений платіжний засіб клієнта, коли кожен рахунок генерується

Як це працює: 1. Створіть рахунок як ваш шаблон 2. Увімкніть перемикач повторюваного розкладу в редакторі рахунка 3. Налаштуйте частоту, шаблон і час 4. Збережіть рахунок із прикріпленим розкладом 5. Invotify генерує рахунки автоматично в заплановану дату 6. Згенеровані рахунки з'являються у вашому календарі та у вашому списку рахунків