Файли та сховище
Завантажуйте, упорядковуйте та керуйте файлами клієнтів у межах квоти сховища вашого тарифу
Огляд файлів і сховища
Сховище файлів дозволяє прикріплювати квитанції, договори, підписані пропозиції та фотографії до ваших клієнтів, щоб ви зберігали повний документальний слід для кожних ділових стосунків. Файли зберігаються безпечно та зараховуються до квоти сховища вашого тарифу.
Кожен файл, який ви завантажуєте, прив'язаний до клієнта. Ви можете прикріплювати файли до нотатки клієнта (наприклад, підписану пропозицію разом із коментарем) або завантажувати їх окремо як самостійні файли. Обидва відображаються разом у хронології активності клієнта, а всі файли вашої компанії перелічені в одному місці на сторінці «Файли».
Що можна робити з файлами: - Прикріплювати документи та зображення до нотаток клієнтів - Завантажувати самостійні файли безпосередньо до клієнта - Переглядати кожен файл вашої компанії з єдиної сторінки «Файли» - Шукати файли за назвою, завантажувати їх і видаляти ті, що вам більше не потрібні - Відстежувати, яку частину квоти сховища ви використали
Перетягніть або виберіть файли для прикріплення до клієнта
Кожен файл прив'язаний до клієнта для чіткого документального сліду
Знаходьте будь-який файл вашої компанії за назвою на сторінці «Файли»
Шкала «використано / всього» показує, скільки місця залишилося
- Використовуйте файли, щоб тримати підписані пропозиції, квитанції та договори разом із клієнтом, якому вони належать
- Видаляйте файли, які вам більше не потрібні, щоб звільнити місце в межах квоти тарифу
Завантаження та керування файлами
Файли завантажуються зі сторінки деталей клієнта, у розділі «Активність». Ви можете прикріпити файли до нотатки або завантажити їх як самостійні файли в хронології клієнта.
Прикріплення файлів до нотатки: 1. Відкрийте клієнта та знайдіть розділ «Активність» 2. Натисніть «Додати нотатку» 3. Напишіть нотатку (необов'язково) і натисніть «Прикріпити», щоб вибрати файли, або перетягніть файли на цю зону 4. Натисніть «Додати нотатку», щоб зберегти нотатку разом із вкладеннями
Завантаження самостійних файлів: 1. Відкрийте розділ «Активність» клієнта 2. Перетягніть файли безпосередньо на хронологію (без відкривання форми нотатки) 3. Файли завантажуються та з'являються як власні записи хронології
Дозволені типи файлів: - Документи PDF - Зображення (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Документи Word (.doc, .docx) - Таблиці Excel (.xls, .xlsx) - Файли CSV і простого тексту
Сторінка «Файли» (відкрийте її через посилання "View all files" у розділі сховища Налаштування → Білінг) перелічує кожен файл вашої компанії, спочатку найновіші. Звідси ви можете: - Шукати файли за назвою - Завантажувати файл (відкривається безпечне посилання з обмеженим часом дії) - Видаляти файл (з діалоговим вікном підтвердження) - Бачити, якому клієнту належить кожен файл, або чи це самостійний файл
Видалення файлу прибирає його зі сховища та зі списку файлів і негайно звільняє це місце в межах вашої квоти.
Кроки
- 1
Відкрийте клієнта
Перейдіть до «Клієнтів» і відкрийте клієнта, до якого хочете прикріпити файли.
- 2
Додайте файли
У розділі «Активність» натисніть «Додати нотатку», потім «Прикріпити», або перетягніть файли прямо на хронологію.
- 3
Збережіть
Збережіть нотатку з вкладеннями або дозвольте самостійним файлам завантажитися під час перетягування.
- 4
Керуйте пізніше
Використовуйте сторінку «Файли», щоб шукати, завантажувати чи видаляти будь-який файл вашої компанії.
- Кожен окремий файл може бути до 20 MB
- Перетягуйте кілька файлів одночасно — вони всі завантажуються разом
- Файли, прикріплені до нотатки, видаляються автоматично, якщо ви видаляєте цю нотатку
- Завантаження відкриваються через безпечне посилання з обмеженим часом дії, а не через постійну публічну URL-адресу
- Видалення файлу є остаточним і не може бути скасоване
- Файли більші за 20 MB або непідтримуваного типу відхиляються до завантаження
Квота та ліміти сховища
Кожен тариф включає фіксований обсяг сховища файлів. Загальний розмір усіх ваших завантажених файлів зараховується до цієї квоти.
Сховище за тарифами:
Starter: 100 MB загального сховища файлів Pro: 5 GB загального сховища файлів Lifetime: 10 GB загального сховища файлів
Сторінка «Файли» показує шкалу використання з тим, скільки сховища ви використали зі свого загального обсягу. Індикатор стає бурштиновим, коли ви проходите 75%, і червоним, коли проходите 90%, тож ви отримуєте чітке попередження, перш ніж вичерпаєте місце.
Ліміт на файл: Незалежно від тарифу, кожен окремий файл може бути до 20 MB. Квота вище — це сумарний обсяг усіх ваших файлів.
Звільнення місця: Видаляйте файли, які вам більше не потрібні, зі сторінки «Файли» чи з хронології клієнта. Місце звільняється негайно, тож ви можете продовжувати завантажувати без зміни тарифів.
Бачте використане та загальне сховище з першого погляду на сторінці «Файли»
Шкала стає бурштиновою при 75% і червоною при 90% використання
Видалення файлів негайно звільняє квоту
Оновіть тариф для більшої квоти сховища
Starter
€19
/міс
- 100 MB сховища файлів
- До 20 MB на файл
- Прикріплення файлів до клієнтів і нотаток
Pro
€49
/міс
- 5 GB сховища файлів
- До 20 MB на файл
- Прикріплення файлів до клієнтів і нотаток
Lifetime
€499
одноразово
- 10 GB сховища файлів
- До 20 MB на файл
- Прикріплення файлів до клієнтів і нотаток
Що станеться, коли я досягну ліміту сховища?
Завантаження, які перевищили б вашу квоту, блокуються. Застосунок попереджає вас перед завантаженням, а ліміт також забезпечується безпосередньо в базі даних як жорстке блокування, тож файли понад квоту ніколи не зберігаються. Видаляйте файли, щоб звільнити місце, або оновіть тариф із більшою квотою.
Чи звільняє видалення файлу місце одразу?
Так. Прибирання файлу зі сторінки «Файли» чи з хронології клієнта негайно повертає це місце в межах вашої квоти, тож ви можете завантажувати знову без затримки.
Чи є ліміт на розмір одного файлу?
Кожен окремий файл може бути до 20 MB. Квота вашого тарифу (100 MB, 5 GB чи 10 GB) — це сумарний обсяг усіх файлів.
- Коли ваше сховище заповнене, нові завантаження блокуються, поки ви не видалите файли чи не оновите тариф
- Блокування перевищення квоти забезпечується на рівні бази даних, тож його неможливо обійти — навіть завантаження, що проходить повз внутрішню перевірку застосунку, відхиляється та відкочується
Прикріплення файлів до клієнтів
Файли в Invotify завжди прив'язані до клієнта — немає окремого вкладення файлів до рахунків чи пропозицій. Натомість ви тримаєте підтверджувальні документи клієнта (підписані пропозиції, договори, квитанції, фотографії) у записі цього клієнта, де вони залишаються поряд із пов'язаними нотатками й історією.
Два способи прикріплення файлів до клієнта:
Прикріплено до нотатки: Коли ви додаєте нотатку в розділі «Активність» клієнта, ви можете прикріпити до неї один або кілька файлів. Файли відображаються як чипи під текстом нотатки, тож документ і його контекст живуть разом.
Самостійні файли: Ви також можете перетягувати файли безпосередньо на хронологію клієнта без написання нотатки. Вони з'являються як власні записи, датовані як і будь-яка інша активність.
Де знайти файли клієнта: - На сторінці деталей клієнта, у хронології «Активність» (нотатки з вкладеннями + самостійні файли) - На сторінці «Файли», де ім'я клієнта показано поруч із кожним його файлом
Дозволи: Будь-хто у вашій команді з дозволом керувати клієнтами може видаляти файли. Це тримає документи клієнтів під тим самим контролем доступу, що й решта запису клієнта.
- Прикріпіть підписану пропозицію чи договір до нотатки, щоб документ і розмова залишалися разом
- Використовуйте стовпець з іменем клієнта на сторінці «Файли», щоб швидко побачити, якому клієнту належить файл
- Самостійні завантаження чудово підходять для швидких дій, як-от відсканована квитанція без потреби в коментарі
- Файли не можна прикріпити безпосередньо до рахунка чи пропозиції — прикріпіть їх до пов'язаного клієнта
- Видалення нотатки також видаляє будь-які файли, прикріплені до цієї нотатки