Е-інвойсинг і відповідність
Експортуйте структуровані е-інвойси (UBL, CII, Peppol) і керуйте своїми даними згідно з GDPR
Огляд е-інвойсингу та відповідності
Invotify допомагає вам виконати дві сучасні вимоги одночасно: машиночитані структуровані е-інвойси для B2B та державного виставлення рахунків і повний контроль над власними даними згідно з GDPR.
Структурований е-інвойсинг (Pro): Поряд зі звичайним PDF Invotify може генерувати стандартизовану XML-версію будь-якого рахунка. Ви завантажуєте файл XML і надсилаєте чи завантажуєте його туди, де потрібно вашому покупцю чи податковому органу. Підтримуються три формати: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) та Peppol BIS 3.0.
Дані та конфіденційність (усі тарифи): Кожен обліковий запис може експортувати свої дані — як готові до відкриття файли CSV для вашого бухгалтера чи як один повний архів JSON — і може остаточно видалити обліковий запис, коли він вам більше не потрібен.
Експорт е-інвойсів — це функція Pro (також включена в Lifetime). Експорт даних і видалення облікового запису доступні в кожному тарифі — а повний архів JSON плюс видалення облікового запису працюють, навіть якщо ваша підписка закінчилася.
Генеруйте XML формату UBL 2.1, CII чи Peppol BIS 3.0 з будь-якого рахунка (Pro)
Формати, узгоджені з EN 16931, для транскордонного та державного е-інвойсингу
Експорт CSV для клієнтів, рахунків і платежів, плюс повний архів JSON
Остаточно стерти ваш обліковий запис і всі пов'язані дані
- PDF усе ще є людиночитаною копією — XML е-інвойса є машиночитаним супутником для вашого покупця чи податкового органу.
- Експорт е-інвойсів з'являється на сторінці деталей рахунка; пропозиції не експортуються як е-інвойси.
Формати е-інвойсів (UBL / CII / Peppol)
Invotify генерує три структуровані формати е-інвойсів. Усі три створюються з тих самих даних рахунка, тож ви можете вибрати той, який потребує ваш одержувач чи юрисдикція.
UBL 2.1: Стандарт OASIS Universal Business Language. Широко прийнятий по всьому ЄС і найпоширеніша відправна точка для структурованого е-інвойсингу.
CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, узгоджений з EN 16931. Це формат, що стоїть за XRechnung (Німеччина) та Factur-X (Франція), тож вибирайте CII під час виставлення рахунків німецькому чи французькому держсектору та багатьом B2B-одержувачам.
Peppol BIS 3.0: Профіль UBL 2.1 зі специфічними для Peppol метаданими — CustomizationID та ProfileID плюс обов'язкові ідентифікатори EndpointID як на боці постачальника, так і покупця. Використовуйте це, коли ваш одержувач просить рахунок Peppol.
Важливо — Invotify генерує файл, він його не передає. Експорт Peppol створює дійсний XML-документ Peppol BIS 3.0. Фактична доставка його в мережу Peppol потребує провайдера Peppol Access Point (наприклад, Pagero, Basware чи Storecove). Invotify передає вам XML; надсилання чи завантаження його — ваш останній крок.
XML стандарту OASIS, прийнятий у більшості країн ЄС
EN 16931 — живить XRechnung (Німеччина) та Factur-X (Франція)
UBL 2.1 плюс Peppol CustomizationID, ProfileID та EndpointID
Який формат мені використовувати?
Використовуйте UBL 2.1 за замовчуванням. Виберіть CII, якщо ви виставляєте рахунки німецьким (XRechnung) чи французьким (Factur-X) одержувачам, і Peppol BIS 3.0, коли покупець спеціально запитує рахунок Peppol.
Чи відповідають е-інвойси EN 16931?
Формат CII узгоджений з EN 16931, а Peppol BIS 3.0 — це сумісний з EN 16931 профіль Peppol. Завжди перевіряйте на відповідність точним вимогам вашого одержувача перед надсиланням.
Чи замінює е-інвойс PDF?
Ні. PDF залишається людиночитаним рахунком. XML е-інвойса — це структурований, машиночитаний супутник, який системи та податкові органи можуть розбирати автоматично.
- У разі невпевненості UBL 2.1 — найбезпечніший варіант за замовчуванням; CII потрібен переважно для німецьких/французьких вимог.
- Peppol BIS 3.0 — правильний вибір, лише коли ваш покупець явно просить рахунок Peppol.
- Invotify не підключається до мережі Peppol. Щоб доставити рахунок Peppol, вам потрібен власний провайдер Peppol Access Point; Invotify лише створює XML.
Експорт е-інвойса
Ви експортуєте е-інвойс з окремого рахунка. Експорт завантажує файл .xml, названий за номером рахунка та форматом (наприклад, INV-001-ubl.xml).
Це функція Pro і доступна лише для рахунків — пропозиції не можна експортувати як е-інвойси.
Кроки
- 1
Відкрийте рахунок
Перейдіть до «Рахунків» і відкрийте рахунок, який хочете експортувати. Експорт е-інвойсів міститься на сторінці деталей рахунка.
- 2
Знайдіть розділ «Експорт е-інвойса»
У панелі дій ви побачите кнопки UBL, CII та Peppol, згруповані під "E-Invoice Export".
- 3
Виберіть формат
Натисніть UBL, CII чи Peppol залежно від того, що потребує ваш одержувач чи податковий орган.
- 4
Завантажте XML
Invotify генерує документ і завантажує файл .xml на ваш комп'ютер.
- 5
Надішліть чи завантажте його
Надішліть XML вашому покупцю електронною поштою, завантажте його на державний портал або передайте вашому Peppol Access Point — залежно від того, що потребує ваш процес.
Чи можу я експортувати пропозицію як е-інвойс?
Ні. Експорт е-інвойсів призначений лише для рахунків. Спершу перетворіть пропозицію на рахунок, потім експортуйте рахунок.
Що містить завантажений файл?
Один XML-документ із вашою компанією (постачальник), клієнтом (покупець), даними заголовка рахунка, позиціями, розбивкою податків і підсумками, структурований відповідно до вибраного формату.
- Переконайтеся, що ваш податковий номер компанії, адреса та (для Peppol) PEPPOL ID заповнені в Налаштуваннях перед експортом, щоб згенерований XML був повним.
- Генерація е-інвойса не змінює сам рахунок — ви можете повторно експортувати в іншому форматі будь-коли.
- Експорт е-інвойсів потребує тарифу Pro (включено в Lifetime).
- Завантаження е-інвойсів потребує активної підписки Pro чи Lifetime.
Налаштування вашого PEPPOL ID
Рахунки Peppol ідентифікують кожну сторону ідентифікатором учасника Peppol під назвою EndpointID. Для боку постачальника цей ідентифікатор походить із PEPPOL ID вашої компанії, який ви встановлюєте один раз у Налаштуваннях.
Введіть лише ваш зареєстрований номер учасника — наприклад, 1234567890123 — і Invotify застосовує схему GLN (0088) автоматично, коли записує EndpointID постачальника в кожному експорті Peppol BIS 3.0. Не додавайте код схеми самі. Якщо ви залишите поле порожнім, Invotify повертається до email вашої компанії як кінцевої точки, що його більшість одержувачів Peppol не приймуть.
Ваш PEPPOL ID є частиною вашого бізнес-профілю, тож він спільний для всієї вашої компанії та повторно використовується в кожному експорті Peppol — ви не вводите його повторно для кожного рахунка.
Кроки
- 1
Відкрийте Налаштування
Перейдіть до Налаштування → Бізнес-інформація.
- 2
Введіть ваш PEPPOL ID
Заповніть поле PEPPOL ID вашим зареєстрованим номером учасника (наприклад, 1234567890123 — схема GLN застосовується автоматично).
- 3
Збережіть
Збережіть ваш бізнес-профіль. PEPPOL ID тепер застосовується до кожного експорту Peppol.
Де я отримаю PEPPOL ID?
Від провайдера Peppol Access Point. Він підключає ваш бізнес до мережі Peppol і призначає вам ідентифікатор учасника, який ви потім вводите в Invotify.
Чи встановлюю я окремий PEPPOL ID для кожного клієнта?
Ви встановлюєте власний PEPPOL ID компанії один раз у Налаштуваннях; він використовується як кінцева точка постачальника в кожному експорті Peppol. Підтвердьте з вашим покупцем, що його дані сторони правильні для кінцевої точки одержувача.
- Отримайте ваш PEPPOL ID від вашого провайдера Peppol Access Point — він реєструє ваш бізнес у мережі та видає ідентифікатор.
- Також тримайте податковий номер компанії та адресу актуальними; рахунки Peppol потребують повних даних сторони постачальника.
- PEPPOL ID має бути глобально унікальним у мережі Peppol — жодні два бізнеси не мають однакового ідентифікатора.
- Без PEPPOL ID експорт Peppol повертається до вашого email як кінцевої точки, що недійсне для справжньої доставки Peppol.
Експорт даних (GDPR)
Invotify надає вам повний доступ до власних даних на підтримку права на портативність даних згідно з GDPR (стаття 20). Є два взаємодоповнюючі способи отримати ваші дані, доступні в кожному тарифі.
Експорт CSV (для вашого бухгалтера): Завантажуйте сфокусовані таблиці, які можна відкрити в Excel, Numbers чи будь-якому бухгалтерському інструменті. Вони містяться там, де містяться дані, і потребують активної підписки: - Клієнти — експортуються зі сторінки «Клієнти» (Export CSV): ім'я, email, телефон, податковий номер, повна адреса та дата створення. - Рахунки — експортуються зі списку рахунків: номер рахунка, статус, дати, клієнт, валюта, проміжний підсумок, податок, знижка, підсумки, оплачена сума, платіжний провайдер/статус і нотатки. Ви можете фільтрувати за діапазоном дат і статусом.
Повний архів JSON (повне резервне копіювання): Один структурований файл JSON, що містить усе, що вам видно — ваш обліковий запис і бізнес-профіль, клієнтів, усі документи (рахунки, пропозиції, кредит-ноти, витрати), шаблони, повторювані розклади, платежі та податкові пресети, банківські підключення, товари та рухи запасів, файли та нотатки клієнтів і журнал аудиту. Назви полів аліасовані, тож архів читабельний і не розкриває внутрішніх деталей бази даних. Архів завантажується з Налаштування → Конфіденційність і дані та працює, навіть якщо ваша підписка закінчилася.
Кроки
- 1
CSV: відкрийте відповідну сторінку
Експортуйте клієнтів зі сторінки «Клієнти» та рахунки зі списку рахунків, використовуючи їхні дії Export CSV.
- 2
Повний архів: відкрийте «Конфіденційність і дані»
Перейдіть до Налаштування → Конфіденційність і дані та натисніть "Download My Data" для повного архіву JSON.
- 3
Завантажте
Invotify генерує файл і завантажує його на ваш комп'ютер — файли CSV відкриваються в будь-якому табличному застосунку; архів JSON відкривається в будь-якому текстовому редакторі.
Чи доступний експорт даних у тарифі Starter?
Так. Експорт CSV і повний архів JSON доступні в кожному тарифі. Архів JSON (і видалення облікового запису) залишаються доступними, навіть якщо ваша підписка закінчилася; експорт CSV потребує активної підписки.
У якому форматі дані?
CSV для експорту клієнтів, рахунків і платежів (відкривається в будь-якій таблиці) та один структурований файл JSON для повного архіву.
Чи включає експорт чутливі реквізити доступу?
Ні. Архів навмисно опускає чутливі внутрішні значення, як-от ID клієнтів платіжного процесора та токени доступу, — він містить ваші бізнес-дані, а не секретні ключі.
- Експортуйте ваші дані регулярно як резервну копію та завжди перед скасуванням чи видаленням облікового запису.
- Використовуйте датовані експорти CSV, щоб передати чисті записи вашому бухгалтеру в кінці періоду.
- Загальнокомпанійні дані JSON обмежені власниками та адміністраторами, тож учасник не може експортувати записи всіх інших.
Видалення облікового запису
Коли вам більше не потрібен Invotify, ви можете остаточно видалити свій обліковий запис на підтримку права на стирання згідно з GDPR (стаття 17). Це доступно в кожному тарифі.
Видалення незворотне. Щоб запобігти випадковостям, ви повинні ввести точну фразу DELETE MY ACCOUNT для підтвердження. Після підтвердження Invotify: 1. Скасовує будь-яку активну підписку (за можливості). 2. Очищає дані вашої компанії та запис компанії (якщо ви власник). 3. Очищає ваші особисті дані, профіль і вхід. 4. Очищає ваші завантажені файли зі сховища. 5. Виводить вас із системи.
Якщо ви є учасником компанії, якою не володієте, видалення вашого облікового запису прибирає ваше членство, але залишає компанію та її дані недоторканими для решти команди.
Кроки
- 1
Спершу зробіть резервну копію
Експортуйте ваші дані (CSV та/або повний архів JSON) перед видаленням — видалення не можна скасувати.
- 2
Відкрийте «Конфіденційність і дані»
Перейдіть до Налаштування → Конфіденційність і дані та виберіть видалення облікового запису.
- 3
Введіть фразу підтвердження
Уведіть DELETE MY ACCOUNT точно, щоб підтвердити, що ви розумієте, що дія постійна.
- 4
Підтвердьте видалення
Invotify скасовує вашу підписку, стирає ваші дані, очищає ваші файли та виводить вас із системи.
Чи можу я відновити обліковий запис після його видалення?
Ні. Видалення постійне, і ваші дані не можна відновити. Спершу експортуйте все, що вам потрібно.
Що станеться з моєю підпискою, коли я видалю обліковий запис?
Invotify скасовує будь-яку активну підписку як частину процесу видалення, тож вам не виставлять рахунок знову.
Я в команді, якою не володію — що видаляється?
Прибираються лише ваш особистий обліковий запис і членство. Компанія, до якої ви належите, та її дані залишаються недоторканими для решти команди.
- Видалення облікового запису постійне та не може бути скасоване.
- Усі рахунки, пропозиції, клієнти, товари, шаблони, файли та інші записи остаточно стираються.
- Завжди завантажуйте експорт даних перед видаленням облікового запису.