Клієнти

Ваша база даних клієнтів — основа ефективного виставлення рахунків. Підтримуючи точні записи про клієнтів, ви можете швидко створювати рахунки з автоматично заповненою інформацією та відстежувати ділові стосунки з часом.

Переваги керування клієнтами: - Швидке створення рахунків з автозаповненням одним кліком - Узгоджена інформація про клієнтів у всіх документах - Перегляд повної історії рахунків клієнта - Відстеження контактних даних і ділової інформації клієнтів - Документи можуть відображатися мовою клієнта, тож кожен клієнт читає рахунки та комерційні пропозиції бажаною мовою - Перевірка ПДВ ЄС (VIES) з автозаповненням назви компанії та адреси - Внутрішні нотатки та вкладені файли зберігаються окремо для кожного клієнта - Упорядкування контактів за допомогою пошуку та сортування

Усі описані тут функції роботи з клієнтами доступні в кожному тарифі.

Ви можете додавати клієнтів зі сторінки «Клієнти» або безпосередньо під час створення рахунка чи комерційної пропозиції.

Поля інформації про клієнта:

Обов'язкові: - Ім'я (особи або назва компанії) - Електронна пошта (для надсилання рахунків і комерційних пропозицій)

Необов'язкові: - Тип (Клієнт або Потенційний клієнт — відстежуйте потенційних клієнтів окремо від активних) - Ім'я контактної особи (конкретна контактна особа в компанії) - Номер телефону - Податковий номер (місцевий реєстраційний номер) - Номер ПДВ (ПДВ ЄС — перевіряється у VIES під час введення) - Адреса (вулиця) - Місто - Область / Регіон - Поштовий індекс - Країна

Перевірка ПДВ і автозаповнення: Коли ви вводите номер ПДВ ЄС, Invotify перевіряє його в базі даних VIES Європейської комісії в реальному часі. Дійсний номер підтверджується зеленою позначкою; недійсний позначається ще до збереження. У разі успішного запиту зареєстровані назва компанії та адреса автоматично заповнюються в усі поля, які ви залишили порожніми, — тож ви можете створити повного B2B-клієнта лише з номера ПДВ.

Додавання зі сторінки «Клієнти»: 1. Перейдіть до розділу «Клієнти» (Customers) на бічній панелі 2. Натисніть кнопку «Додати клієнта» (Add Customer) 3. Заповніть дані клієнта 4. Натисніть «Зберегти» (Save)

Додавання під час створення рахунка: 1. У розділі «Кому виставлено» (Bill To) редактора рахунків перемкніться на «Додати клієнта» (Add Customer) 2. Заповніть мінімально необхідні поля (ім'я та електронну пошту) 3. Збережіть — клієнта буде збережено у вашому списку клієнтів і автоматично вибрано для рахунка

Список клієнтів надає інструменти для ефективного пошуку, сортування та керування базою даних клієнтів.

Можливості списку: - Пошук за іменем, електронною поштою та номером телефону - Сортування за іменем, електронною поштою, телефоном або місцезнаходженням (натисніть заголовки стовпців) - Фільтрація за типом (Клієнти або Потенційні клієнти) - Розбиття на сторінки (10 клієнтів на сторінку) - Множинний вибір із масовим видаленням (Shift-клік для вибору діапазону) - Швидкі дії для кожного клієнта

Дії з клієнтом: - Переглянути (View) — відкрити сторінку деталей клієнта з повним профілем та історією - Редагувати (Edit) — змінити інформацію про клієнта - Видалити (Delete) — видалити клієнта (з діалоговим вікном підтвердження)

Сторінка деталей клієнта: Кожен клієнт має окрему сторінку, на якій показано: - Повну контактну інформацію (ім'я, контактна особа, електронна пошта, телефон, податковий номер, номер ПДВ) - Повну ділову адресу - Статистику доходу за клієнтом (цей рік, минулий рік, середній рахунок, прогноз) - Усі рахунки, пов'язані з клієнтом (номер, дата, сума, статус) - Зону активності для внутрішніх нотаток і вкладених файлів, що зберігаються за клієнтом - Генератор виписки клієнта (client statement) — виберіть діапазон дат, щоб створити PDF із поточним балансом - Швидкі дії (редагувати, видалити, створити новий рахунок для цього клієнта)

Файли клієнта: Вкладені файли зберігаються в зоні активності клієнта та зараховуються до квоти зберігання файлів вашого облікового запису. Див. розділ Файли щодо лімітів зберігання та підтримуваних типів файлів.

Дотримуйтесь цих найкращих практик, щоб підтримувати чисту й корисну базу даних клієнтів.

Якість даних: - Перевіряйте адреси електронної пошти перед збереженням, щоб забезпечити доставку рахунків - Використовуйте узгоджений формат для номерів телефонів - Вказуйте повні адреси для всіх бізнес-клієнтів - Оновлюйте інформацію, коли клієнти повідомляють про зміни

Організація: - Використовуйте назви компаній для B2B-клієнтів - Використовуйте повні імена для приватних клієнтів - Додавайте імена контактних осіб, щоб розрізняти людей в одній компанії - Тримайте податкові номери актуальними для відповідності вимогам

Підтримка: - Регулярно переглядайте та оновлюйте інформацію про клієнтів - Видаляйте дублікати записів за допомогою функції пошуку - Експортуйте дані клієнтів у CSV зі сторінки «Клієнти» (Export CSV) або як частину повного JSON-архіву через Налаштування → Конфіденційність і дані (Settings → Privacy & Data)