Кредит-ноти

Кредит-нота — це документ, який ви видаєте клієнту, щоб зменшити або скасувати суму його заборгованості за попереднім рахунком. Використовуйте кредит-ноти, коли:

• Клієнт повертає товар
• Вам потрібно виправити завищену суму в оплаченому чи неоплаченому рахунку
• Ви хочете списати частину або всю непогашену заборгованість
• Ви погодили знижку після видачі первинного рахунка
• Вам потрібно задокументувати повернення коштів, оброблене поза Invotify

Чому кредит-ноти важливі: Кредит-ноти — це схвалений бухгалтерами спосіб скоригувати рахунок після його видачі. Вони не переписують історію — первинний рахунок залишається точно таким, яким був, — вони просто документують виправлення у власному записі з власним номером і датою. Це тримає вашу бухгалтерію готовою до аудиту, а виписку клієнта зрозумілою.

Кредит-ноти проти редагування рахунків: Якщо рахунок усе ще в чернетці, ви можете редагувати його безпосередньо. Щойно рахунок надіслано чи позначено як оплачений, він стає частиною вашого фінансового запису — вам слід видати кредит-ноту, а не змінювати його. Invotify дозволяє робити і те, і інше, але кредит-ноти — рекомендований шлях для надісланих чи оплачених рахунків.

Кредит-ноти в Invotify створюються з наявного рахунка — це прив'язує кожен кредит до документа, який він виправляє. Ви починаєте зі сторінки «Кредит-ноти», вибираєте рахунок, а решта заповнюється автоматично.

Створення кредит-ноти: 1. Перейдіть на сторінку «Кредит-ноти» 2. Натисніть «Нова кредит-нота» 3. Виберіть рахунок, який хочете кредитувати 4. Його позиції завантажуються з кількістю, ще доступною для кредитування в кожному рядку 5. Позначте рядки для включення — усі для повного кредиту або конкретні для часткового 6. Скоригуйте кредитовану кількість для кожного рядка, якщо кредитуєте лише частину позиції 7. Додайте причину та будь-які нотатки (наполегливо рекомендовано для аудиту) 8. Збережіть як чернетку, а потім видайте, коли будете готові

Клієнт, валюта та податкові дані надходять із рахунка автоматично. Ви не можете кредитувати більше, ніж залишилося некредитованим у кожному рядку — Invotify блокує надмірне кредитування.

PDF кредит-ноти: Кожна кредит-нота створює чистий, стандартний PDF із чітким заголовком "CREDIT NOTE", тож не виникає плутанини з рахунком. Він перелічує кредитовані рядки, загальний кредит і дані вашого бізнесу, а також містить вказану вами причину.

Кредит-ноти проходять чотири статуси від створення до врегулювання. Розуміння їх допомагає відстежувати, які кредити активні, а які лише чернетки.

Оскільки кредит-ноти створюються до рахунка, застосування здебільшого автоматичне.

Застосовується до пов'язаного рахунка під час видачі Коли ви видаєте кредит-ноту, пов'язану з рахунком, Invotify негайно зменшує непогашений баланс цього рахунка на суму кредиту. Якщо рахунок був на €1,000, а кредит-нота на €400, рахунок тепер показує €600 до оплати. Якщо кредит дорівнює непогашеній сумі чи перевищує її, рахунок позначається як оплачений. Ви не робите окремий крок «застосування» — видача і є застосуванням.

Статус «Застосовано» — це ручна позначка Позначення кредит-ноти як «Застосовано» (зі статусу «Видано») — це бухгалтерський прапорець, який ви встановлюєте, щоб зафіксувати, що кредит повністю опрацьовано, — наприклад, після того, як повернення коштів пройшло. Сам по собі він не змінює жодного балансу рахунка; зміна балансу вже відбулася під час видачі.

Повернення коштів обробляються поза Invotify Кредит-нота — це документ, а не рух коштів. Якщо ви винні клієнту повернення готівки, обробіть повернення через ваш звичайний канал — Stripe, банківський переказ чи готівку — і позначте кредит-ноту як «Застосовано», щойно вона пройде. Invotify не надсилає повернення коштів платіжному провайдеру від вашого імені.

Анулювання скасовує зміну балансу Якщо ви анулюєте кредит-ноту, пов'язану з рахунком, Invotify відновлює непогашений баланс цього рахунка на кредитовану суму, тож рахунок знову показує, що дійсно винні.